Pour travailler efficacement avec des équipes dispersées, vous devez réfléchir rapidement et de façon innovante. Si les nouveaux outils et les nouvelles plateformes permettent d’accélérer la communication, en particulier avec des partenaires externes comme des prestataires, ils posent également de sérieux risques de sécurité. D’après un rapport récent de Citrix, 54 % des responsables informatiques ont noté une forte augmentation du nombre de salariés utilisant des outils collaboratifs non autorisés pendant la crise sanitaire.
Les cybermenaces sont également en hausse. Des études montrent que 90 % des fuites de données sont la conséquence d’e-mails de hameçonnage, et se traduisent par des pertes financières de l’ordre de 12 milliards de dollars pour les entreprises, d’après des rapports du FBI. Mais Spotify, le service de streaming qui permet de découvrir des nouveautés musicales, des playlists et des podcasts, a trouvé une solution plus sécurisée pour collaborer avec ses partenaires externes au sein de son QG numérique Slack : Slack Connect.
Pensé pour remplacer les e-mails, Slack Connect permet de mieux sécuriser la collaboration avec vos partenaires externes et d’augmenter la productivité. En effet, Slack Connect permet de transférer vos conversations cloisonnées dans les e-mails au sein d’un espace numérique unique et facile d’accès, pour vous comme pour vos partenaires externes. Slack Connect bénéficie de toutes les fonctionnalités professionnelles et normes de Slack en matière de sécurité et de conformité. De plus, les administrateurs peuvent définir des contrôles granulaires pour gérer les données de leur entreprise.
Jennifer Knode, responsable senior de l’ingénierie chez Spotify, évolue au cœur du réseau de partenaires de l’entreprise. Son travail consiste à évaluer, mettre en œuvre et gérer les outils de communication permettant de réunir tous les collaborateurs au sein d’un QG numérique, y compris Slack Connect. Elle nous explique ici comment les collaborateurs de Spotify se coordonnent avec leurs partenaires pour organiser minutieusement le travail.
Spotify donne la priorité à la sécurité avec Slack Connect
Avec plus de 172 millions d’abonnés dans 184 pays à travers le monde, Spotify est un service de streaming de portée internationale. Et comme toute entreprise internationale, Spotify s’appuie sur des partenariats avec des prestataires répartis aux quatre coins du monde. Slack Connect permet à Spotify de sécuriser les communications et les données de ses 14 bureaux à travers le monde ainsi que dans le cadre de ses partenariats.
« Nous intégrons un nouveau prestataire pratiquement à chaque réunion », explique Mme Knode. « Si le prestataire en question utilise déjà Slack, c’est d’autant plus facile pour nous, car nous pouvons directement nous passer des e-mails et éviter les formalités. »
Dans le cadre de sa politique de sécurité, Spotify demande à ses partenaires externes de signer un accord de confidentialité avant de commencer à travailler dans Slack. Avec Slack Connect, les administrateurs gardent la main sur les données de leur entreprise et paramètrent les accès externes. Et contrairement aux e-mails qui exposent leurs utilisateurs au spam et à l’hameçonnage, les canaux permettent aux équipes de recevoir des messages et des fichiers émanant uniquement de membres vérifiés. De plus, l’ensemble des fonctionnalités et des normes de conformité en matière de sécurité de Slack s’étendent à Slack Connect : paramètres de conservation, prévention de la perte de données, e-discovery, ainsi que la gestion des clés de chiffrement Slack Enterprise.
« Une fois l’accord de confidentialité signé, nous sommes ouverts », explique Mme Knode. « Nous savons que nos données sont protégées, que nous pouvons nous déconnecter sans perdre le contenu de nos conversations, et cela nous rassure. »
Dans Slack Connect, les administrateurs peuvent facilement personnaliser et gérer les paramètres. Spotify a par exemple choisi de désactiver les messages directs Slack Connect. « Nous avons mis en place un nombre important de canaux Slack Connect, ce qui nous permet de nous passer des messages directs », explique Mme Knode. « Les canaux me mettent en contact avec les personnes avec lesquelles j’ai besoin de discuter. Et Slack Connect me permet de me passer des e-mails, ce qui est formidable. »
« Nous savons que nos données sont protégées, que nous pouvons nous déconnecter sans perdre le contenu de nos conversations, et cela nous rassure. »
Une solution simple pour gérer les fusions-acquisitions
Les perspectives de Spotify sont au beau fixe. En seulement quelques années, l’entreprise a acquis des marques reconnues comme Gimlet Media et The Ringer, et prévoit de poursuivre son expansion.
Les fusions-acquisitions impliquent la gestion de nombreux éléments : échanges entre les avocats et les principaux intervenants dans l’entreprise, comptes à équilibrer, ou encore recherches préalables à chaque accord. Grâce à Slack Connect, Spotify communique avec ses partenaires de différentes entreprises au sein de canaux. Toutes les parties concernées par les audits ont la possibilité de discuter et d’échanger des fichiers en toute sécurité. Lorsque chaque intervenant rejoint le canal, il peut simplement le faire défiler pour accéder aux documents partagés et aux conversations, sans devoir perdre de temps à rattraper son retard par e-mail ou par téléphone.
Slack Connect permet également d’éliminer les silos de communication, qui ralentissent généralement les grandes entreprises en plein développement. En faisant de Slack sa plateforme unique de communication, Spotify favorise un environnement de travail plus inclusif pour les nouveaux arrivants lors des fusions-acquisitions. « Nous sommes en mesure d’accueillir tous les nouveaux arrivants dans l’entreprise élargie de Spotify, tout en protégeant ce qui constitue le cœur de notre culture et de notre manière de communiquer », explique Mme Knode.
Productivité accrue pour les administrateurs et les équipes
Comme l’explique Mme Knode, le fait d’adopter Slack Connect a fait gagner un temps précieux aux administrateurs Slack de Spotify, et leur a permis de réaliser des économies. Avant que Spotify ne commence à partager des canaux avec des partenaires externes, les administrateurs devaient créer des comptes invités pour chaque intervenant individuel. Cela impliquait de gérer les autorisations et les dates de fin des accès pour plusieurs milliers de ces comptes.
Aujourd’hui, grâce à Slack Connect, Spotify collabore beaucoup plus facilement avec ses partenaires dans des canaux sécurisés. Slack valide l’authenticité de chaque entreprise en vérifiant s’il s’agit d’un client avec un forfait payant, tandis que les utilisateurs et les administrateurs voient s’afficher une indication visuelle du statut de la vérification avant de pouvoir accepter ou approuver une invitation Slack Connect. Et au lieu de devoir faire appel à un administrateur chaque fois qu’un invité a besoin d’accéder à un nouveau canal, chaque membre Slack Connect peut rapidement ajouter un collègue lorsque c’est nécessaire.
Les administrateurs peuvent également :
- Accéder à un tableau de bord Slack Connect pour une vue d’ensemble des connexions et échanges entre collaborateurs et partenaires externes Effectuer des audits au fil de l’eau pour vérifier qui a initié une connexion et qui l’a approuvée
- Gérer les accès, attribuer des autorisations et définir des contrôles granulaires pour sécuriser les communications.
- Préapprouver automatiquement les demandes pour les partenaires de confiance.
« Slack Connect a eu un effet très positif sur nos procédures d’administration », se réjouit Mme Knode. « Les comptes invités ont toujours leur utilité dans certaines situations, mais les canaux sont essentiels pour les connexions plus permanentes. Chaque collaborateur chez Spotify a la possibilité de demander un canal Slack Connect. »
Le mieux ? Slack Connect est facile à utiliser, et reproduit la manière dont les équipes de Spotify collaborent en interne. « Slack Connect est le prolongement naturel de la manière dont nous utilisions déjà Slack », explique Mme Knode. « Cet outil permet à mon équipe et aux collaborateurs de Spotify de définir de manière plus granulaire la manière dont ils souhaitent échanger avec les interlocuteurs avec lesquels ils travaillent au quotidien. »
