Sacar adelante el trabajo en un lugar de trabajo distribuido requiere pensar de forma rápida y creativa. Si bien las nuevas herramientas y plataformas pueden acelerar la comunicación remota, sobre todo con socios externos como contratistas y proveedores, también pueden presentar graves riesgos de seguridad. Según un informe reciente de Citrix, el 54 % de los líderes de TI han observado un aumento en el número de empleados que han instalado herramientas y software de colaboración no autorizados a raíz de la pandemia de COVID-19.
Las ciberamenazas también van en aumento. La investigaciones muestran que el 90 % de las filtraciones de datos se han producido por correos electrónicos de phishing, lo que, según informes del FBI, genera pérdidas de 12 000 millones de dólares para las empresas cada año. Sin embargo, Spotify, el servicio de transmisión de referencia para explorar nuevas canciones, listas de reproducción y podcasts, ha encontrado una forma mejor y más segura de trabajar con sus socios externos al emplear Slack como su sede digital: Slack Connect.
Diseñado para sustituir al correo electrónico, Slack Connect permite que el trabajo que se lleva a cabo junto a organizaciones externas resulte más rápido, productivo y seguro. Esto se debe a que Slack Connect traslada las conversaciones de hilos de correo electrónico aislados y difíciles de manejar a un único espacio digital al que todos los compañeros de equipo y socios adecuados pueden acceder fácilmente. Todas las funciones de seguridad empresarial y los estándares de cumplimiento normativo de Slack se aplican a Slack Connect. Además, los administradores pueden establecer controles detallados para proteger los datos de su organización.
Jennifer Knode, directora sénior de Ingeniería en el departamento de lugar de trabajo digital de Spotify, trabaja en el centro de la sólida red de socios de la empresa. Su deber es evaluar, implementar y gestionar las herramientas de comunicación que mantienen a los empleados conectados en una sede digital, incluido Slack Connect. En este artículo, Knode cuenta cómo los usuarios de Spotify usan Slack Connect para permanecer sincronizados con los socios, de modo que el trabajo siga llevándose a cabo sin problemas.
Spotify da prioridad a la seguridad con Slack Connect
Con más de 172 millones de suscriptores en 184 países y territorios, el alcance de Spotify es global. Y, como toda empresa global, Spotify depende de sus asociaciones con proveedores internacionales. Slack Connect ayuda a Spotify a mantener la comunicación y la seguridad de los datos en sus 14 oficinas internacionales y sus asociaciones externas.
“En casi todas las reuniones, hablamos o incorporamos a un nuevo proveedor”, afirma Knode. “Si el proveedor usa Slack, supone un alivio porque podemos saltarnos el paso de enviar correos electrónicos y la formalidad”.
Como parte de su política de seguridad, Spotify exige a los socios externos firmar un acuerdo de confidencialidad antes de que comience el trabajo en Slack. Con Slack Connect, los administradores mantienen el control de los datos de su organización y controlan el acceso externo. Asimismo, a diferencia del correo electrónico, que expone a los usuarios al riesgo del spam y el phishing, cuando trabajan en canales, los equipos reciben mensajes y archivos solo de miembros verificados. Además, todas las funciones de seguridad empresarial y los estándares de cumplimiento normativo de Slack se aplican a Slack Connect, incluidos los ajustes de retención, la asistencia para la prevención de pérdida de datos y e-discovery, y la administración de claves de cifrado (EKM) de Slack.
“Nos inclinamos por la transparencia tras el acuerdo de confidencialidad”, señala Knode. “Saber que nuestros datos están protegidos y que podemos abandonar una conexión en cualquier momento, así como retener todo aquello que hemos dicho, nos hace sentir seguridad”.
En Slack Connect, personalizar y gestionar la configuración es un proceso sencillo para los administradores. Spotify, por ejemplo, ha deshabilitado los mensajes directos de Slack Connect. “La cantidad de canales de Slack Connect que hemos establecido en realidad ha hecho que desaparezca la verdadera necesidad real de los mensajes directos”, asegura Knode. “Las personas con las que me conecto en los canales son aquellas con las que quiero conectarme y Slack Connect me permite mantenerme fuera del correo electrónico, lo cual me encanta”.
“Saber que nuestros datos están protegidos y que podemos abandonar una conexión en cualquier momento, así como retener todo aquello que hemos dicho, nos hace sentir seguridad”.
Una forma más sencilla de gestionar fusiones y adquisiciones
La fama de Spotify no hace más que brillar. En solo unos pocos años, la empresa ha adquirido marcas reconocidas como Gimlet Media y The Ringer, y planea seguir expandiéndose.
Cuando se trata de fusiones y adquisiciones, hay una larga lista de elementos en los que las organizaciones deben trabajar: conversaciones entre abogados y partes interesadas clave en toda la empresa, equilibrar libros de contabilidad e investigación previa a acuerdos. Con Slack Connect, Spotify se comunica con socios en varias organizaciones y canales. Todas las partes involucradas en el proceso de diligencia debida tienen la capacidad de chatear e intercambiar archivos de forma segura. Cuando cada parte interesada relevante se une al canal, puede desplazarse hacia arriba para ver los documentos y conversaciones compartidos anteriormente, sin el inconveniente que supone ponerse al día con llamadas telefónicas o correos electrónicos.
Slack Connect también elimina los silos de comunicación demasiado familiares que agobian a las organizaciones grandes y en expansión. Con Slack como única fuente de información para la comunicación, Spotify fomenta un entorno de trabajo más inclusivo para aquellos que se unen a la empresa mediante iniciativas de fusiones y adquisiciones. “Podemos proteger la cultura y las normas de comunicación de la empresa, al tiempo que damos la bienvenida [a los recién llegados] a la organización más grande de Spotify”, afirma Knode.
Un día de trabajo más productivo tanto para los administradores y como para los empleados
Según explica Knode, la implementación de Slack Connect les ha permitido a los administradores de Slack de Spotify ahorrar una gran cantidad de tiempo de trabajo y costes generales. Antes de que Spotify empezara a compartir canales externamente, los administradores creaban cuentas de invitado de canales individuales para cada socio externo. Eso suponía gestionar la configuración de permisos individuales y las fechas de finalización del acceso con miles de cuentas de invitados.
Ahora, gracias a Slack Connect, Spotify puede trabajar con sus socios a largo plazo en canales seguros. Slack verifica la autenticidad de las organizaciones al comprobar que sean clientes de pago de Slack. Además, tanto los usuarios como los administradores verán una señal visual que indica el estado de verificación antes de aceptar o aprobar una invitación de Slack Connect. En lugar de recurrir a un administrador cada vez que un invitado necesita acceder a un nuevo canal, cualquier persona en un canal de Slack Connect puede añadir rápidamente a sus compañeros de equipo a medida que aumenta el trabajo.
Los administradores también pueden:
- Supervisar el panel de Slack Connect para obtener una vista panorámica de todas las conexiones que se producen entre los empleados y los socios externos. De este modo, pueden ver quién ha iniciado y quién ha aprobado la conexión con el fin de facilitar las auditorías en el futuro.
- Gestionar el acceso, asignar permisos y establecer controles detallados para proteger la comunicación.
- Aprobar previamente solicitudes de forma automática para socios de confianza.
“Slack Connect ha generado un beneficio neto en la sobrecarga administrativa”, afirma Knode. “Hay muchos casos en los que puedes usar una cuenta de invitado, pero si planeas conectarte de manera permanente, los canales resultan útiles. En Spotify, todo el mundo puede solicitar un canal de Slack Connect”.
¿Y qué es lo mejor de todo? Slack Connect es fácil de usar, ya que imita la forma en que los equipos de Spotify ya colaboran entre sí internamente. “Slack Connect es una ampliación natural de la forma en que siempre hemos usado Slack”, señala Knode. “Le ha permitido a mi equipo y a los empleados de Spotify definir, con mayor detalle, cómo quieren conectarse y hablar con las personas con las que trabajan todos los días”.
