Im Jahr 2011 hat InboundCycle als erste Inbound-Marketing-Agentur in Spanien und Lateinamerika den Weg geebnet. Seither ist das Unternehmen auf mehr als hundert Mitarbeitende angewachsen und hat über Spanien hinaus nach Frankreich, Chile, Mexiko und Brasilien expandiert. Auf dem Fundament einer absoluten Digital-Native-Unternehmenskultur hat sich ein beachtliches Portfolio von über dreihundert externen Mitarbeitenden entwickelt, die mit vereinten Kräften diverse Projekte angehen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen ihnen und den unterschiedlichen Abteilungen von InboundCycle ist unerlässlich, damit die jeweils einzigartigen Bedürfnisse aller Kund:innen individuell angesprochen werden können.
Bis vor rund 4 Jahren liefen alle internen Interaktionen komplett über E-Mails, erinnert sich Anna Campins, damals Director of IT und inzwischen Process Manager: „Wir waren vollständig darauf angewiesen.“ Das hat sich geändert, als InboundCycle sich unter der Führung von CEO und Mitbegründer Paul Valdés der Technologie von Slack zugewandt hat.
Agiles Wissensmanagement
Die interne Kommunikation hing nicht nur stark an E-Mails, sondern lief in dringenden Angelegenheiten auch über Google Hangouts. Doch Campins stellt klar, dass es bei der „Implementierung von Slack nicht nur um direkte Kommunikation, sondern um die Organisation der gesamten internen Kommunikation“ ging. Als Director of Process Improvement hält sie lange E-Mail-Ketten für unpraktisch, denn sie führen zum Verlust wertvollen Wissens, das für Kundenprojekte nützlich sein könnte.
Der Übergang von E-Mails zu Slack verlief glatt und ohne Probleme. „Das ist von einem Tag auf den anderen passiert“, sagt Campins und ergänzt: „Die Plattform ist nicht schwer zu benutzen; sie ist sehr intuitiv und alle haben schnell die Vorteile erkannt.“
„Wir brauchten eine Lösung, die uns eine effektive Kategorisierung ermöglicht, mit starker Suchfunktion und der Möglichkeit, Personen zu Unterhaltungen hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.“
Verbessertes Projektmanagement
Einer der unmittelbaren Vorteile, der den Mitarbeitenden aufgefallen ist, war das verbesserte Wissensmanagement. „Für mich ist der Schlüssel die Organisation“, so Campins, „denn es gibt unterschiedliche hierarchische Workspaces, die diverse Channels, Threads usw. organisieren.“ Die Vielseitigkeit von Slack geht allerdings über reine Kommunikation hinaus. Das Tool wird zur Plattform für die Zusammenarbeit und Prozess-Management. Andrea Castañar, Director of Sales, veranschaulicht diesen Vorteil so: „Wenn neue Kund:innen gewonnen werden, werden alle beteiligten Teams automatisch benachrichtigt.“ Diesbezüglich ergänzt Campins: „Wir haben einen bestimmten Channel für ein Angebot, und wenn das angenommen wurde und zu einem Projekt wird, tritt eine andere Gruppe für die Ausführung bei und so weiter.“
Die Benutzerfreundlichkeit der Lösung ermöglicht das Einbeziehen bzw. Ausschließen von Einzelpersonen von unterschiedlichen Channels über diverse Zugriffsberechtigungen. Campins betont die Wichtigkeit dieser Funktion, „weil alles im Verlauf erhalten bleibt und Projekte über die Suchfunktion optimiert werden.“
Automatisierung und Produktivitätssteigerung
Zeitgleich hat sich die durch den Workflow-Builder ermöglichte Automatisierung bei der Optimierung des Zeitaufwands und der Steigerung der Produktivität in jedem Projekt als unerlässlich erwiesen. Durch die umfassende Anpassbarkeit nutzen, so Campins, „alle Workflows nach Bedarf, sowohl zur alltäglichen Kommunikation als auch für ausgelöste Benachrichtigungen bei bestimmten Aktionen“. Dank der einfachen Integration in andere Anwendungen werden diese Automatisierungen häufig mit Lösungen wie Trello genutzt, das bei InboundCycle als Ticketing-System läuft, sodass, „wenn eine dringliche Karte mit einer bestimmten Bezeichnung angezeigt wird, eine automatische Mitteilung an das gesamte Team gesendet wird.“
„Wenn wir einen Lead auf der Website mit der Bitte um Informationen zu einem Marketing- oder Vertriebsprojekt erhalten, bekommen wir automatisch eine Benachrichtigung in Slack.“
Gleiches gilt für die Vertriebsabteilung, dank der Integration von Slack in das CRM des Unternehmens. Dort werden nicht nur automatisch Prozesse ausgelöst, sondern jede an dem Projekt beteiligte Person kann wichtige Dokumente schneller, effizienter und effektiver abrufen. Diese reibungslosere Kommunikation und die Möglichkeit, asynchron zusammenzuarbeiten, haben „die Anzahl an Meetings erheblich reduziert, da alles zentral an einem Ort ist, was enorm viel Zeit spart“, so Castañar. Darüber hinaus können Informationen komplett nachverfolgt werden. Das gilt auch für mit und von Kund:innen eingegangene Verpflichtungen und Vereinbarungen.
Größere Geschlossenheit
Zwar hat die Nutzung von Slack auch für Kund:innen erst kürzlich begonnen – typischerweise in Fällen, in denen das Projekt oder Kundendynamiken es erfordern – doch wurde durch die intensivere interne Verwendung die Geschlossenheit des Teams in alltäglichen Abläufen gefestigt.
„Wir haben Channels für Hobbys, wie zum Beispiel Nähen, Lesen, Paddleboarding, Essen, Crossfit… da kommen alle mit Personen aus anderen Abteilungen und sogar anderen Ländern in Kontakt.“
Aus Sicht der Director of Sales: „hat Slack uns als Unternehmen geholfen, zu wachsen und mit allen unseren Zweigstellen in Kontakt zu bleiben“, was bei Projekten mit einer Vielzahl beteiligter Abteilungen (Vertrieb, Entwicklung, Design usw.) entscheidend ist. „Wer kontinuierliches Wachstum anstrebt, braucht unbedingt Slack als Tool für die täglichen Routineaufgaben in der Kommunikation, Führungsebene und Interaktion“, betont Castañar und unterstreicht noch einmal die Produktivitätsverbesserungen.
Der gemeinsame Weg von InboundCycle und Slack ist mittlerweile dauerhaft durch gesteigerte Effizienz, optimierte Kommunikation und ein enger vernetztes, global verbundenes Team gekennzeichnet, und jedes einzelne Element fördert Innovationen im Inbound-Marketing.
