5 Schritte zur erfolgreichen Einführung von Slack in deinem Projekt-Team

 

Du hast Slack in deinem Projekt-Team eingeführt. Herzlichen Glückwunsch zu diesem Meilenstein!

Nach dem ersten Rollout von Slack haben wir beobachtet, dass Organisationen stark von der Entwicklung einer Einführungsstrategie profitieren, die sicherstellt, dass ihr gesamtes Projekt-Team Slack nutzt.

Es hat viele Vorteile, wenn alle Slack nutzen, u. a.:

1. Bessere Kommunikation
2. Nahtloses Projekt-Management
3. Besseres Mitarbeiterengagement
4. Insgesamt bessere Effizienz

Dieser Leitfaden hilft dir, diese Vorteile voll für dich zu nutzen, mit Strategien zur Messung der Annahme und Tipps zur Unterstützung von Mitarbeitenden, die bei der Einführung von Slack möglicherweise an die Hand genommen werden müssen.

1. Den Grad der Akzeptanz verstehen

Der erste Schritt zur Entwicklung deiner Slack-Einführungsstrategie besteht darin, zu verstehen, wie Slack in deinem Projekt-Team angenommen wird. Als Slack-Admin steht dir zum Einstieg eine effektive Analytik zur Verfügung:

Verwende dein Analytik-Dashboard, um einen Einblick zu gewinnen, wie Slack in deiner Organisation eingesetzt wird.

Du kannst im Tab Übersicht eine übergeordnete Ansicht der Aktivität deines Workspace ansehen, darunter:

• Gesamtanzahl der Mitglieder: Die Anzahl der Personen (ohne deaktivierte Mitglieder oder Gäste) mit einem Account mit Zugriffsrechten, einem beanspruchten Account oder einer ausstehenden Einladung
• Abgerufene Mitglieder: Die Anzahl der Personen (ohne deaktivierte Mitglieder oder Gäste), die sich mindestens einmal bei deinem Slack-Workspace oder deiner Organisation angemeldet haben

Wenn du eine Diskrepanz zwischen der Gesamtanzahl der Mitglieder und jener der abgerufenen Mitglieder erkennst, kannst du die Akzeptanz von Slack verbessern. Dabei kann eine Analytik auf Mitgliedsebene hilfreich sein.

Im Tab Mitglieder kannst du eine CSV-Datei mit Mitgliedsdaten exportieren:

Wir empfehlen, die folgenden Datenfelder in deinen Export aufzunehmen, damit du die Akzeptanz von Slack durch die Mitglieder besser nachvollziehen kannst:

• Wähle Spalten bearbeiten und exportiere deine Mitgliederliste mit Datum der Beanspruchung, Deaktiviertes Datum, Aktive Tage, Zuletzt aktiv und anderen Feldern von Interesse
• Wenn du Inhaber:in oder Admin einer Grid-Organisation bist, binde auch das Feld In Rechnung enthalten mit ein
• Verwende die Spalte Datum der Beanspruchung, um Mitglieder zu identifizieren, die sich noch nicht bei Slack angemeldet haben. Wenn in dieser Spalte kein Datum steht, haben die entsprechenden Benutzer:innen ihre Konten noch nicht genutzt
• Wenn Profildaten verfügbar sind, überprüfe die Spalte Mein Job und suche nach Trends bei inaktiven Benutzer:innen
• Verwende die Spalte Aktive Tage, um deine Superuser:innen zu identifizieren

Tipp:  Du kannst Ziele für die Akzeptanz für verschiedene Abteilungen oder Mitarbeitergruppen definieren, basierend auf ihren aktuellen Akzeptanzraten und wo du Wachstum sehen möchtest.

 

 

2. Dein Einführungs-Team sinnvoll zusammenstellen

Jetzt, da du den Stand deiner Slack-Einführung im Blick hast, ist es wichtig, dass du die richtigen Personen involvierst, die deine Einführungsziele unterstützen. Zu einem erfolgreichen Projekt-Team für die Einführung gehören: 

• Sponsor:in: Diese Person hat die Vision und treibt den Wandel voran, normalerweise ein:e CEO, eine Führungskraft oder ein:e Direktor:in auf mittlerer Ebene mit viel Einfluss und dem Auftrag, die digitale Transformation voranzutreiben
• Abteilungsleiter:innen und Botschafter:innen: Diese Personen können das Engagement der Abteilung vorantreiben, Schulungen abhalten und den Input der Benutzer:innen einholen
• Projektleitung: Diese Person kümmert sich um alles, während du deine Einführungsstrategien umsetzt
• Admins: Diese Benutzer:innen unterstützen Mitarbeitende bei der täglichen Nutzung von Slack, bei der Fehlerbehebung und bei allgemeinen Produktfragen
• Interne Kommunikation: Nutze dein Kommunikations- oder HR-Team, um das Bewusstsein für Slack zu stärken und das Engagement zu fördern

Tipp:  Du kannst die Superuser:innen, die du im ersten Schritt identifiziert hast, dafür einsetzen, ein internes Botschafternetzwerk aufzubauen. Botschafter:innen können auf vielfache Weise bei der Einführung helfen – von der Durchführung von Schulungen und dem Angebot von Peer-to-Peer-Support bis hin zum Setzen von Impulsen.

3. Das Warum stärken

Sobald du die richtigen Personen involviert hast, um die Einführung erfolgreich voranzutreiben, liefere deinem Projekt-Team überzeugende Gründe für die Verwendung von Slack. Benutzer:innen probieren Slack eher aus, wenn sie verstehen, warum Slack als Coworking-Tool ausgewählt wurde und wann sie es verwenden sollten.

Orientiere dich an den folgenden Anwendungsbereichen, die unserer Beobachtung nach in allen Organisationen auf breites Interesse stoßen:

• Richte einen #frag-führungskräfte-Channel ein
• Nutze den Channel #allgemein für Unternehmensmitteilungen
• Betreibe deinen IT-Helpdesk über Slack
• Arbeite neue Mitarbeitende mit Slack ein

Tipp:  Führe nicht nur klare Anwendungsbereiche ein, sondern motiviere auch deine leitenden Sponsor:innen und Abteilungsleiter:innen dazu, ihre Unterstützung von Slack zu kommunizieren.

 

4. Deine eingeladenen Benutzer:innen ins Boot holen

Wir alle brauchen manchmal einen kleinen Stups. Es kann sein, dass Mitarbeitende, die zu Slack eingeladen wurden, die Einladungs-E-Mail zur Aktivierung ihres Kontos verpasst haben.

Wir haben jetzt gute Nachrichten… Inhaber:innen und Admins können diese eingeladenen Mitglieder über alle Nachrichten in Channels benachrichtigen, zu denen eingeladene Mitglieder hinzugefügt wurden.

• Bewege in einem Offenen Channel mit eingeladenen Mitgliedern den Mauszeiger über die Nachricht, die du teilen möchtest, klicke auf das Symbol mit den drei Punkten und wähle Weitere Nachrichten-Tastaturkürzel aus. Wähle Ausstehende Mitglieder benachrichtigen aus und klicke auf E-Mail senden
.
• Ausstehende Mitglieder erhalten dann eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer Vorschau der Nachricht. Anschließend können sie wählen, ob sie die Nachricht in Slack öffnen oder per E-Mail antworten möchten.

Tipp:  Überlege, ob du mit diesen ausstehenden Mitgliedern sprechen möchtest, um ihre Vorbehalte gegenüber der Verwendung von Slack besser nachzuvollziehen. Außerdem kannst du die Abteilungsleiter:innen und Frontline-Führungskräfte damit beauftragen, innerhalb ihrer Projekt-Teams die nötigen Impulse zu setzen.

 

5. Sicherstellen, dass dein Projekt-Team geschult wird

Für Mitarbeitende, die ganz neu bei Slack sind, solltest du sicherstellen, dass sie Zugriff auf die Schulungsmaterialien haben, die sie benötigen, um kompetent in Slack zu arbeiten. Wir haben Kurzanleitungen, Webinare und andere hilfreiche Ressourcen für neue Slack-Benutzer:innen zusammengestellt.

• Teile unser Slack für neue Benutzer:innen mit deinen ausstehenden Mitgliedern, damit sie zusätzlich zu den Live-Schulungen, die du möglicherweise anbietest, auf diese On-Demand-Ressourcen zugreifen können.

Es kann deine Einführung von Slack beeinträchtigen, wenn Benutzer:innen weiterhin veraltete Tools verwenden, die von deiner Organisation nicht mehr anerkannt werden. Du kannst andere Kommunikationstools auslaufen lassen, sodass Slack zur primären Kommunikations- und Kollaborationsplattform für dein Projekt-Team wird.

Tipp: Versuche, wöchentliche Bürostunden via Slack Huddles zu veranstalten, in denen dein Projekt-Team Fragen zu den neuen Funktionen, Workflows, Apps und allem rund um Slack stellen kann.

Wenn du Hilfe bei den obigen Schritten benötigst, besuche das Support-Center von Slack oder kontaktiere das Slack-Team direkt unter feedback@slack.com.

Zusätzliche Ressourcen:

Dein Leitfaden fürs Home-Office mit Slack

Webinar: Erste Schritte mit Slack

Erste Schritte mit Slack Connect

20 Slack-Tipps für eine bessere Arbeitsumgebung