5 pasos para ayudar a tu equipo a empezar a usar Slack

 

Si estás leyendo esto es porque has decidido incorporar Slack en tu equipo. ¡Enhorabuena! Es un gran paso.

Tras la implementación inicial de Slack, pudimos observar que, para las organizaciones, resulta muy útil disponer de una estrategia de adopción que ayude a todo su equipo a aprender a usar Slack.

Una vez que todo el equipo esté utilizando Slack, empezarás a percibir sus muchas ventajas, como por ejemplo:

1. Mejora de la comunicación
2. Gestión de proyectos fluida
3. Aumento en la participación del personal
4. Eficiencia general mejorada

Esta guía te enseñará a aprovechar estas ventajas, con estrategias para medir la adopción y consejos para ayudar a los empleados durante el proceso.

1. Identifica el punto del proceso de adopción en tu empresa

El primer paso para elaborar una estrategia de adopción de Slack es saber en qué parte del proceso se encuentra tu equipo. Como administrador de Slack, dispones de algunos análisis de datos muy útiles para empezar:

Usa el panel de control de análisis de datos para obtener información sobre la forma en que tu organización utiliza Slack.

En la pestaña Información general, puedes ver una perspectiva excelente de la actividad de tu espacio de trabajo, por ejemplo:

• Número total de miembros: El número de personas (sin incluir a los miembros o invitados desactivados) con una cuenta creada, una cuenta reclamada o una invitación pendiente.
• Miembros reclamados: El número de personas (sin incluir a los miembros o invitados desactivados) que se han conectado a tu organización o espacio de trabajo de Slack al menos una vez.

Si ves una diferencia entre el número total de miembros y el de miembros reclamados, significa que tienes una oportunidad de mejorar la adopción, y los análisis de datos de los miembros pueden ayudarte.

Desde la pestaña Miembros, puedes exportar un CSV con los datos de los miembros:

Te recomendamos que incluyas los siguientes campos en la exportación, ya que te ayudarán a comprender el proceso de adopción:

• Selecciona Modificar columnas y exporta tu lista de miembros con Fecha de reclamación, Fecha de desactivación, Días de actividad, Activo por última vez y cualquier otro campo relevante para ti.
• Si eres propietario o administrador de una organización Grid, incluye también el campo Incluido en la factura.
• Utiliza la columna Fecha de reclamación para identificar a los miembros que aún no se han conectado a Slack. Si no aparece ninguna fecha en esta columna, significa que el usuario aún no ha reclamado su cuenta.
• Si los datos del perfil están disponibles, revisa la columna A qué me dedico y busca tendencias entre los usuarios inactivos.
• Utiliza la columna Días de actividad para identificar a tus superusuarios.

Consejo:  Puedes definir objetivos de adopción para distintos departamentos o grupos de empleados en función de sus tasas de adopción actuales y de las áreas que te gustaría desarrollar.

 

 

2. Asegúrate de que el equipo de adopción está listo

Ahora que ya conoces el estado de adopción de tu equipo, es importante que te asegures de contar con las partes interesadas adecuadas para respaldar tus objetivos. El equipo ideal debería incluir a las siguientes personas: 

• Promotor: Esta persona tiene las ideas e impulsa el cambio, por lo general es un director general o un ejecutivo o director de nivel medio con mucha influencia y responsabilidad para motivar la transformación digital.
• Jefes de departamento y embajadores: Estas personas pueden impulsar la participación de los departamentos, organizar cursos de formación y recabar las opiniones de los usuarios.
• Jefe de proyecto: Esta persona mantiene todo en orden mientras llevas a cabo las estrategias de adopción.
• Administradores: Son los usuarios que ayudan a los empleados con el uso diario de Slack, la resolución de problemas y las preguntas generales sobre el producto.
• Comunicaciones internas: Haz que tu equipo de Comunicación o Recursos Humanos dé a conocer Slack y fomente la participación.

Consejo:  Puedes aprovechar a los superusuarios que identificaste en el primer paso para crear una red interna de embajadores. Los embajadores pueden contribuir a la adopción de muchas maneras, desde la organización de cursos de formación y el apoyo entre compañeros hasta el impulso desde el inicio.

3. Reafirma el porqué

Una vez que tengas a las partes interesadas adecuadas para impulsar la adopción, asegúrate de haber dado a tu equipo razones de valor por las que usar Slack. Los usuarios estarán más interesados en probar Slack si entienden por qué se ha elegido como herramienta de colaboración y cuándo deben utilizarla.

Aquí tienes algunas ideas de casos que han demostrado despertar un gran interés en todas las organizaciones:

• Crea un canal de #preguntas-ejec.
• Usa un canal general para los avisos de la empresa.
• Gestiona el servicio de asistencia informática a través de Slack.
• Incorpora a los nuevos empleados usando Slack.

Consejo:  Además de plantear ejemplos de uso, pide a tu promotor ejecutivo y a los jefes de departamento que transmitan su confianza en Slack.

 

4. Vuelve a contactar con tus usuarios pendientes

Todos necesitamos un empujón de vez en cuando. Es posible que algunos empleados no recibieran el correo electrónico de invitación para reclamar su cuenta cuando se les envió.

La buena noticia es que los propietarios y administradores pueden notificar a los miembros pendientes sobre cualquier mensaje de los canales en los que se hayan añadido miembros pendientes.

 

• En un canal abierto con miembros pendientes, pasa el cursor sobre el mensaje que quieras compartir, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona Más accesos directos para los mensajes. Selecciona Notificar a los miembros pendientes y haz clic en Enviar correo electrónico.
• Los miembros pendientes recibirán una notificación de correo electrónico con una vista previa del mensaje. Pueden optar por abrir el mensaje en Slack o responder por correo electrónico.

Consejo:  Puedes hablar con los miembros pendientes para saber por qué no han dado el paso de usar Slack, y aprovechar el liderazgo del departamento y los responsables de atención al cliente para fomentar su uso entre los equipos.

 

5. Asegúrate de que tu equipo cuenta con la formación necesaria

En el caso de los empleados que nunca hayan usado Slack, es importante asegurarse de que tienen acceso a los materiales de formación necesarios para trabajar sin dificultad. Hemos reunido una serie de guías de inicio rápido, webinarios y otros recursos muy útiles para los nuevos usuarios de Slack.

• Comparte la guía Slack para nuevos usuarios con los miembros pendientes para que puedan consultar estos recursos a su ritmo, así como cualquier formación en directo que quieras ofrecerles.

Si los usuarios aún utilizan herramientas obsoletas que ya no están aprobadas por tu organización, esto podría dificultar el proceso de adopción de Slack. Valora la posibilidad de eliminar otras herramientas de comunicación para que Slack se convierta en la principal plataforma de comunicación de tu equipo.

Consejo: Organiza reuniones semanales con juntas de Slack para que tu equipo pueda resolver sus dudas sobre las nuevas funciones, flujos de trabajo, aplicaciones y todo lo relacionado con Slack.

Si necesitas ayuda con alguno de estos pasos, visita nuestro Centro de Ayuda o contacta directamente con el equipo de Slack en feedback@slack.com.

Recursos adicionales:

Guía para teletrabajar en Slack

Webinario: Primeros pasos en Slack

Primeros pasos en Slack Connect

20 consejos prácticos de Slack para crear un espacio de trabajo mejor