Cinco pasos para respaldar la adopción de Slack por parte de tu equipo

 

De modo que ya lanzaste Slack para tu equipo. ¡Felicitaciones por haber logrado este hito!

Después de la implementación inicial de Slack, hemos observado que las organizaciones se benefician enormemente del desarrollo de una estrategia de adopción que garantice que todo su equipo esté en línea con Slack.

Cuando todos usen Slack, empezarás a darte cuenta de los numerosos beneficios, entre los que se incluyen:

1. Mejor comunicación
2. Perfecta administración de proyectos
3. Mayor participación de los empleados
4. Mejor eficiencia general

Esta guía te ayudará a aprovechar estos beneficios, con estrategias sobre cómo medir la adopción y consejos para apoyar a los empleados que puedan necesitar ayuda mientras adoptan Slack.

1. Comprende el estado de adopción

El primer paso para diseñar tu estrategia de adopción de Slack es comprender el estado actual de adopción de tu equipo. Como administrador de Slack, tienes a tu alcance potentes análisis de datos para empezar:

Usa el panel de análisis de datos para obtener información sobre cómo tu organización usa Slack.

En la pestaña Información general, puedes tener una vista de alto nivel de la actividad de tu espacio de trabajo, que incluye:

• Total de miembros: cantidad de personas (sin incluir a los miembros desactivados o los invitados) con una cuenta aprovisionada, una cuenta registrada o una invitación pendiente.
• Miembros registrados: cantidad de personas (sin incluir a los miembros desactivados o los invitados) que iniciaron sesión en tu espacio de trabajo de Slack u organización al menos una vez.

Si ves una brecha entre el recuento del total de miembros y los miembros registrados, entonces tienes la oportunidad de mejorar la adopción, y los análisis de datos a nivel de miembros pueden ser útiles.

En la pestaña Miembros, puedes exportar un CSV de datos de los miembros:

Recomendamos incluir los campos de datos a continuación en tu exportación como ayuda para comprender mejor la adopción de miembros:

• Selecciona Editar columnas y Exportar tu lista de miembros con la Fecha de registro, Fecha de desactivación, Días de actividad, Fecha de última actividad y cualquier otro campo de interés.
• Si eres propietario o administrador de una organización Grid, debes incluir el campo Incluido en la factura.
• Usa la columna Fecha de registro para identificar los miembros que aún no hayan iniciado sesión en Slack. Si no hay ninguna fecha en esta columna, entonces el usuario aún no ha registrado su cuenta.
• Si los datos del perfil están disponibles, revisa la columna A qué me dedico y busca tendencias entre los usuarios inactivos.
• Usa la columna Días de actividad para identificar a tus superusuarios.

Consejo: Considera definir objetivos de adopción para diferentes departamentos o grupos de empleados en función de sus tasas de adopción actuales y de dónde te gustaría ver crecimiento.

 

 

2. Asegúrate de que tu equipo de adopción esté en orden

Ahora que conoces el estado de tu adopción de Slack, es importante asegurarte de contar con las partes interesadas adecuadas para respaldar tus objetivos de adopción. Un equipo exitoso podría incluir:

• Patrocinador: esta persona tiene la visión e impulsa el cambio, generalmente es un director general o un ejecutivo o director de nivel medio con mucha influencia y el mandato de motivar la transformación digital
• Líderes y promotores del departamento: estas personas pueden impulsar la participación del departamento, organizar capacitaciones y recopilar comentarios de los usuarios
• Líder de proyecto: esta persona mantiene todo en orden mientras ejecutas tus estrategias de adopción
• Administradores: estos usuarios ayudan a los empleados en el uso diario de Slack, la resolución de problemas y las preguntas generales sobre los productos
• Comunicaciones internas: aprovecha tu equipo de comunicaciones o de recursos humanos para generar conciencia sobre Slack y fomentar la participación

Consejo: Considera aprovechar los superusuarios que identificaste en el paso uno para crear una red de promotores interna. Los promotores pueden ayudar a respaldar la adopción de varias maneras, desde organizar capacitaciones y brindar apoyo entre pares hasta generar impulso desde cero.

3. Refuerza el por qué

Una vez que cuentes con las partes interesadas adecuadas para impulsar la adopción, asegúrate de haberle dado a tu equipo razones convincentes para usar Slack. Será más probable que los usuarios prueben Slack si comprenden por qué se lo eligió como herramienta de colaboración preferida y cuándo deberían utilizarla.

Considere los siguientes casos prácticos, que hemos visto que generan un gran interés en todas las organizaciones:

• Configurar un canal #ejec-sesión-de-preguntas
• Usa un canal general para los anuncios de la empresa
• Ejecuta tu servicio de ayuda de TI a través de Slack
• Incorpora a nuevos empleados con Slack

Consejo: Además de establecer casos prácticos claros, aprovecha a tu patrocinador ejecutivo y a los líderes de departamento para que comuniquen su apoyo a Slack.

 

4. Anima a tus usuarios invitados

¡Todos necesitamos un pequeño empujón a veces! Es posible que cuando los empleados recibieron la invitación a Slack, no hayan recibido el correo electrónico de invitación para registrar su cuenta.

Buenas noticias... los propietarios y administradores pueden notificar a estos miembros invitados acerca de cualquier mensaje en un canal donde se hayan agregado miembros invitados.

 

• Desde un canal público con miembros invitados, coloca el cursor sobre el mensaje que deseas compartir, haz clic en el ícono de tres puntos y selecciona Más accesos directos a mensajes. Selecciona Notificar a los miembros pendientes y haz clic en Enviar correo electrónico
• Los miembros pendientes recibirán una notificación por correo electrónico con una vista previa del mensaje. Pueden elegir abrir el mensaje en Slack o responder por correo electrónico.

Consejo: Considera realizar entrevistas a estos miembros pendientes para comprender mejor las barreras del uso de Slack y aprovechar el liderazgo del departamento y los gerentes de primera línea para generar impulso dentro de sus equipos.

 

5. Asegúrate de que tu equipo esté capacitado

En el caso de los empleados que son nuevos en Slack, querrás asegurarte de que tengan acceso a los materiales de capacitación necesarios para que trabajen de manera competente. Hemos elaborado guías de inicio rápido, seminarios web y otros excelentes recursos para los nuevos usuarios de Slack.

• Comparte el documento Slack para nuevos usuarios con tus miembros pendientes, para que puedan consultar estos recursos bajo demanda, además de la capacitación en vivo que puedas ofrecer.

Si los usuarios continúan usando herramientas obsoletas que ya no están aprobadas por tu organización, esto podría obstaculizar la adopción de Slack. Considera desactivar otras herramientas de comunicación para que Slack se posicione como la principal plataforma de comunicación para tu equipo.

Consejo: Intenta organizar reuniones de oficina semanales en las juntas de Slack donde tu equipo puede hacer preguntas sobre las nuevas funciones, flujos de trabajo, aplicaciones y todo lo relacionado con Slack.

Si necesitas ayuda con los pasos anteriores, visita el Centro de ayuda de Slack o comunícate con el equipo de Slack directamente a través de feedback@slack.com.

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