5 passos para ajudar sua equipe a adotar o Slack

 

Parabéns! Você implementou o Slack para sua equipe.

Depois da implementação inicial, percebemos que as empresas se beneficiam muito ao criar uma estratégia de adoção do Slack para que toda a equipe use a ferramenta corretamente.

Com todos na plataforma, você terá diversos benefícios, como:

1. Comunicação mais fácil
2. Gerenciamento de projetos simples
3. Aumento do engajamento dos funcionários
4. Maior eficiência como um todo

Este guia ajuda você a aproveitar todos esses benefícios! Vamos mostrar estratégias para avaliar a adoção e dicas para os funcionários que precisarem de ajuda para se familiarizar com o Slack.

1. Desvende os segredos da adoção

A primeira missão para elaborar uma estratégia de adoção é descobrir como a equipe está usando o Slack. Afinal, como administrador do Slack, você tem ferramentas de análise poderosas para começar:

Use o painel de análise para conferir insights de como sua organização usa o Slack.

Na guia Visão geral, há informações sobre as atividades no workspace, como:

• Total de membros: o número de pessoas (não inclui os membros desativados ou convidados) com uma conta aprovada, uma conta declarada ou um convite pendente.
• Membros declarados: o número de pessoas (não inclui os membros desativados ou convidados) que entraram no seu workspace do Slack ou em sua organização pelo menos uma vez.

Se a diferença entre esses dois números for grande, é sinal de que você pode melhorar a adoção. E é aí que a análise por membro pode ajudar.

Na guia Membros, exporte um CSV com dados de membros:

Recomendamos a inclusão dos campos de dados abaixo na sua exportação para ajudá-lo a entender melhor a adoção dos membros:

• Selecione Editar colunas e a lista Exportar seus membros com os campos Data da reivindicação, Data de desativação, Dias ativos, Ativo pela última vez e outros relevantes.
• Se você é administrador ou proprietário de organização do Grid, adicione o campo Incluído na cobrança.
• Use a coluna Data da reivindicação para identificar membros que ainda não fizeram login no Slack. Caso não haja nenhuma data nessa coluna, significa que o usuário ainda não reivindicou a conta.
• Se for possível consultar o que as pessoas colocam no campo O que eu faço do perfil, procure alguma tendência entre os usuários que não estão entrando no Slack.
• Use a coluna Dias ativos para encontrar os “superusuários” do Slack.

Dica:  uma boa ideia é definir metas de adoção específicas para cada departamento ou grupo de funcionários. Isso leva em conta as taxas de adoção e o quanto você quer que aumente.

 

 

2. Forme uma equipe de adoção

Agora que você já sabe o nível de uso do Slack, é importante que as partes interessadas corretas estejam envolvidas para apoiar as metas de adoção. Uma equipe bem-sucedida pode incluir: 

• Executivo: essa pessoa tem a visão e é a responsável por impulsionar as mudanças, geralmente um CEO ou um diretor/executivo de nível médio com bastante influência e a missão de incentivar a transformação digital.
• Líderes e defensores de departamento: aquelas pessoas que impulsionam o engajamento, promovem treinamentos e ouvem a opinião dos usuários.
• Líder de projetos: a pessoa que organiza tudo enquanto você segue as estratégias de adoção.
• Administradores: são aqueles usuários que já dominam o Slack e estão dispostos a ajudar os outros solucionando problemas e respondendo a perguntas genéricas sobre o produto.
• Comunicações internas: aproveite as equipes de comunicação ou RH para aumentar o reconhecimento do Slack e incentivar o engajamento.

Dica:  chame aqueles superusuários identificados na primeira dica para montar uma rede interna de defensores. Essas pessoas podem ajudar na adoção de várias maneiras, desde a organização de treinamentos e apoio a colegas até todos usarem a ferramenta.

3. Reforce o motivo

Depois de envolver as partes interessadas certas para impulsionar a adoção, verifique se você deu à equipe ótimas razões para usar o Slack. Os usuários terão maior probabilidade de testar o Slack se entenderem por que ele foi escolhido como a ferramenta de colaboração e quando devem usá-lo.

Considere os casos de uso abaixo, que vimos gerar amplo interesse em todas as organizações:

• Crie um canal #exec-perguntas-e-respostas
• Use o canal geral para comunicados da empresa
• Administre o help desk de TI pelo Slack
• Integre novas contratações com o Slack

Dica:  além de estabelecer casos de uso claros, fale para o executivo e os líderes de departamento comunicarem o apoio deles ao Slack.

 

4. Envie um lembrete para os usuários convidados

Todo mundo precisa de um lembrete de vez em quando! É possível que, quando os funcionários foram convidados para o Slack, tenham perdido o e-mail de convite para ativar a conta.

Boas notícias… proprietários e administradores podem notificar esses membros convidados sobre qualquer mensagem em um canal onde membros convidados tenham sido adicionados.

 

• Em um canal público com membros convidados, passe o mouse sobre a mensagem que deseja compartilhar, clique no ícone de três pontos e selecione Mais atalhos de mensagem. Selecione Notificar membros pendentes e clique em Enviar e-mail.
• Os membros pendentes receberão uma notificação por e-mail com uma visualização da mensagem. Eles podem optar por abrir a mensagem no Slack ou responder por e-mail.

Dica:  considere entrevistar esses membros pendentes para entender melhor as barreiras que os impedem de usar o Slack. Aproveite a liderança de departamento e os gerentes de linha de frente para criar impulso dentro de suas equipes.

 

5. Garanta que sua equipe esteja treinada

Para funcionários iniciantes no Slack, é importante garantir o acesso aos materiais de treinamento necessários para trabalhar com competência na plataforma. Reunimos guias de início rápido, webinars e outros ótimos recursos para novos usuários do Slack!

• Compartilhe o Slack para novos usuários com seus membros pendentes. Assim, eles podem consultar esses recursos sob demanda, além do treinamento ao vivo que você pode oferecer.

Se as pessoas continuarem usando ferramentas antigas e não mais autorizadas para uso na empresa, isso pode atrapalhar a adoção do Slack. Pense em desativar outras ferramentas para que o Slack se torne a plataforma principal de comunicação da equipe.

Dica: que tal fazer plantões semanais pelos Círculos do Slack? Assim, a equipe pode tirar dúvidas sobre as novidades, os fluxos de trabalho, os apps e tudo mais relacionado à ferramenta!

Se precisar de ajuda nas etapas acima, acesse a Central de Ajuda ou entre em contato direto com a equipe do Slack pelo e-mail feedback@slack.com.

Recursos adicionais:

Guia de trabalho remoto no Slack

Webinar: primeiros passos no Slack

Comece a usar o Slack Connect

20 dicas do Slack para ter um workspace melhor