4 simple Methoden, um mit dem Workflow-Builder Zeit zu sparen

Erfahre, wie der Workflow-Builder dir helfen kann, Routineaufgaben in Slack zu automatisieren – und das ohne Programmierung

Falls du frustriert bist, weil du während der Arbeit Zeit verschwendest, dann bist du nicht allein. Laut dem Bericht Anatomy of Work Global Index 2022 von Asana verbringen Beschäftigte im Durchschnitt etwa 23 Stunden der 40-Stunden-Woche mit sich wiederholenden, manuellen Aufgaben. Das ist kostbare Zeit, die besser in strategische Projekte investiert werden könnte.

Der Workflow-Builder unterstützt dich dabei, Routineprozesse in automatisierte Workflows in Slack umzuwandeln und so wertvolle Stunden deines Tages zurückzugewinnen. Workflows können so einfach oder komplex sein, wie du möchtest, und können sogar mit anderen Apps, die du bei der Arbeit nutzt, verknüpft werden. Das geht schnell und einfach und es ist kein Code erforderlich. Tatsächlich können mehr als 80 % der Leute, die Workflows erstellen, nicht programmieren.

Wir zeigen dir, wie du den Workflow-Builder einrichtest, und geben dir Tipps zum Erstellen zeitsparender Workflows in wenigen Minuten.

Grundlagen

Mit wenigen Klicks kannst du einen benutzerdefinierten Workflow für dein Projekt-Team erstellen:

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Tools aus.
  3. Wähle Workflow-Builder. Es wird ein neues Fenster geöffnet.

Wähle eine Vorlage für gängige Workflows aus oder klicke auf den Button Erstellen, um deinen eigenen Workflow von Grund auf neu zu erstellen.

1. Biete neuen Teammitgliedern eine nahtlose Onboarding-Erfahrung

Bevor neue Teammitglieder ihre Arbeit aufnehmen können, müssen sie sich zunächst mit den Abläufen im Projekt-Team vertraut machen. Du beginnst ihr Onboarding wahrscheinlich, indem du ihnen ihre Ansprechpartner:innen vorstellst, erklärst, was ihre Kolleg:innen von ihnen erwarten und wie sie Fragen stellen und Feedback erhalten können.

Mit einem Onboarding-Workflow kannst du deine neuesten Teammitglieder schnell in ein Projekt einführen oder ihnen zeigen, wie sie am besten zusammenarbeiten können, sobald sie einem Channel beitreten. Solche automatischen Begrüßungsnachrichten können zum Teilen von Kickoff-Dokumenten, Rollen und Zuständigkeiten sowie von Anleitungen zum Stellen von Anfragen und mehr verwendet werden.

Erste Schritte mit der Onboarding-Workflow-Vorlage

2. Optimiere sich wiederholende Prozesse und vereinheitliche sie

Wenn dein Job darin besteht, Anfragen zu Informationen oder Services zu bearbeiten, beinhaltet dein Prozess wahrscheinlich eine hin- und hergehende Kommunikation, bevor du mit der eigentlichen Arbeit beginnen kannst.

Mit einem Anfragen-Workflow kannst du ein Eingabeformular an einen Channel anhängen und schaffst einen einheitlichen Ablauf, mit dem Teammitglieder Unterstützung anfordern oder Feedback teilen können. Keine umständlichen Nachfragen mehr wie z. B. „Wurden hierfür Gelder bewilligt?“ oder „Gibt es ein Kreativkonzept?“. Wenn das Formular entsprechende Angaben enthält, wissen deine Kolleg:innen, was zur weiteren Bearbeitung der Anfrage zu tun ist.

Ausgefüllte Formulare können schnell in einem Channel gepostet werden und dank eines 👀 Emoji wissen alle Teammitglieder sofort, wer die Einreichung gesehen hat, und alle weiteren Unterhaltungen werden in einem geordneten Thread koordiniert.

Pro-Tipp: Füge dem Channel auch einen Onboarding-Workflow hinzu, damit deine Teammitglieder wissen, dass es ein Eingabeformular gibt, um gegebenenfalls Hilfe anzufordern.

Erste Schritte mit der Anfrage-Workflow-Vorlage

3. Teile und erhalte Updates in deinem Tempo

Führungskräfte und Ops-Leiter:innen, freut euch! Mit einem Standup-Workflow könnt ihr Meetings zu Status-Updates streichen und sie zu Slack verlagern. Durch automatische Aufforderungen werden die Teammitglieder daran erinnert, jeden Tag oder jede Woche ein kurzes Update zu geben. So können Teammitglieder von San Francisco bis München nach Belieben Updates in einem übersichtlichen Thread austauschen.

Auf diese Weise können sich alle in ihrem eigenen Tempo darüber informieren, woran die anderen gerade arbeiten, und zwar ohne dazu alle Terminkalender miteinander synchronisieren zu müssen. Ganz nebenbei entsteht dabei außerdem ein durchsuchbarer Verlauf sämtlicher Aufgaben, was dazu beiträgt, doppelte Arbeit zu verhindern.

Erste Schritte mit der Standup-Workflow-Vorlage

 

4. Antworte automatisch mit Emojis auf FAQs

Verabschiede dich vom Kopieren und Einfügen derselben Antwort auf sich wiederholende Fragen – Workflows machen es einfach, automatisch auf häufig gestellte Fragen mit einem Klick auf eine Emoji-Reaktion zu antworten.

Hast du bereits ein FAQ-Dokument zusammengestellt? Mit durch Emojis ausgelöste Workflows kannst du eine automatische Nachricht einrichten, die deinen Teammitgliedern mitteilt, wo sie die benötigten Informationen finden können.

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