4 méthodes simples pour gagner du temps avec le Générateur de flux de travail

Si vous êtes frustré(e) de perdre du temps au travail, sachez que vous n’êtes seul(e). En moyenne, chaque actif consacre environ 23 heures de sa semaine de 40 heures à des tâches manuelles répétitives, selon le rapport Anatomy of Work Global Index 2022 d’Asana. Un temps précieux et perdu alors qu’il pourrait être consacré à des projets plus stratégiques.

Le Générateur de flux de travail est conçu pour vous aider à vous affranchir des tâches ennuyeuses et à vous dégager du temps dans la journée en convertissant les processus répétitifs en flux de travail automatisés dans Slack. Les flux de travail peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez, et se connecter à d’autres applications que vous utilisez pour effectuer votre travail. La création de flux de travail est rapide, facile et sans code. D’ailleurs, plus de 80 % des personnes qui en créent ne savent pas coder.

Poursuivez la lecture : nous allons vous montrer comment configurer le Générateur de flux de travail et vous donner quelques conseils pour créer des flux de travail qui permettent de gagner du temps en quelques minutes.

Principes de base

Vous pouvez créer un flux de travail personnalisé pour votre équipe en quelques clics :

1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
2. Sélectionnez Outils dans le menu.
3. Sélectionnez Générateur de flux de travail, ce qui ouvrira une nouvelle fenêtre.

Choisissez un modèle adapté aux flux de travail usuels, ou cliquez sur le bouton Créer pour élaborer à partir de zéro votre propre flux de travail.

1. Créez une expérience d’intégration fluide pour les nouveaux membres de l’équipe

Un nouveau collaborateur doit se familiariser avec les processus de l’équipe avant de pouvoir commencer à travailler. Vous démarrez probablement la période d’intégration d’un nouveau collègue en expliquant qui sont les principaux interlocuteurs, ce que les autres collègues attendent de lui, ou comment il peut poser des questions et recevoir des réponses.

Un flux de travail d’intégration vous permet d’informer rapidement les membres de votre équipe d’un projet ou de la meilleure façon de collaborer dès qu’ils rejoignent un canal. Ces messages de bienvenue automatisés sont pratiques pour partager les documents de lancement, les rôles et les responsabilités, les instructions quant à la formulation des demandes, et plus encore.

Premiers pas avec le modèle de flux de travail d’intégration

2. Rationalisez et standardisez les processus répétitifs

Si votre travail consiste à gérer des demandes d’informations ou de services, votre processus implique sans doute quantité d’échanges avant que vous ne puissiez vous mettre au travail.

La création d’un flux de travail consacré aux demandes vous permet de joindre des formulaires de requête à un canal et de standardiser la façon dont les collaborateurs sollicitent de l’aide ou partagent leurs commentaires. Vous n’aurez plus besoin de faire un suivi en posant de multiples questions. Si toutes les informations nécessaires figurent dans le formulaire, l’équipe a tout ce dont elle a besoin pour donner suite à votre demande.

Les formulaires renseignés peuvent être automatiquement publiés dans un canal. L’équipe peut rapidement savoir qui s’en occupe grâce à l’émoji 👀, et les fils de discussion permettront de poursuivre la conversation.

Conseil de pro : ajoutez également un flux de travail d’intégration au canal, afin que vos collaborateurs sachent qu’il existe un formulaire de demande d’aide !

Premiers pas avec le modèle de flux de travail de demande

3. Partagez et échangez des informations à votre rythme

Les gestionnaires et responsables des opérations vont être contents ! Le flux de travail consacré aux points d’équipe vous dispense d’organiser des réunions de mise à jour de l’avancement des projets et les relocalise dans Slack. Des messages automatiques rappellent aux collaborateurs de rapidement faire le point chaque jour ou chaque semaine, ce qui permet aux membres de l’équipe de partager des mises à jour dans un fil de discussion organisé à leur convenance et où qu’ils se trouvent.

Tous les salariés peuvent consulter les informations partagées par leurs collègues, sans avoir à se mettre en quatre pour organiser une réunion qui convienne à l’emploi du temps de chacun. Et, par la même occasion, l’équipe constitue ainsi un historique consultable des tâches de chacun pour éviter les duplications.

Premiers pas avec le modèle de flux de travail de point d’équipe

 

4. Répondez automatiquement aux FAQ avec des émojis

Plus besoin de copier-coller la même réponse aux questions redondantes. Les flux de travail facilitent la réponse automatique aux questions courantes par un simple clic sur une réaction émoji.

Il existe déjà un document de FAQ ? Grâce aux flux de travail déclenchés par des émojis, vous pouvez configurer un message automatisé qui indique à vos collègues où trouver les informations dont ils ont besoin.