ワークフロービルダーで簡単に時間を節約する 4 つの方法

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雑務のせいで多くの時間を無駄にしている気がするのは、あなただけではありません。Asana の「Anatomy of Work Global Index 2022」レポートによると、平均的な労働者は、毎週 40 時間の勤務時間のうち約 23 時間を繰り返し行う手作業のタスクに費やしています。より戦略的なプロジェクトに当てられる貴重な時間が雑務に奪われているのです。

そんな時こそ、Slack のワークフロービルダーの出番です。定型的なプロセスをワークフローとして自動化することで、雑務をさっと処理して、1 日の時間を取り戻せます。ワークフローは簡単なものから複雑なものまで自由に作成でき、仕事に使用しているほかのアプリに接続することもできます。簡単ですぐに作成でき、コーディングの必要もありません。実際、Slack でワークフローを構築している人のうち、コーディング方法を知らない人の比率は 80% を超えています。

今回は、そのワークフロービルダーを設定し、時短を叶えるワークフローを短時間で作成するためのヒントをご紹介します。

基本的な作成方法

自社のチーム向けにカスタマイズしたワークフローを、わずか数クリックで作成できます。

デスクトップアプリの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。
メニューから「ツール」を選択します。
「ワークフロービルダー」を選択すると、新しいウィンドウが開きます。

一般的なワークフローのテンプレートを選択するか、「作成」ボタンをクリックして自分のワークフローをイチから作成します。

1. 新しいチームメンバーの業務開始をスムーズに

新メンバーには、本格的な業務の前にチームのプロセスを知ってもらうことが必要です。そのためたいていの研修は、社内の連絡先、期待されていること、質問やフィードバック依頼の方法などを説明することから始まります。

研修のワークフローを使えば、新メンバーに、プロジェクトについての情報や、チームでの仕事の進め方を、チャンネルに参加してすぐに把握してもらえます。これらの自動的に送信されるウェルカムメッセージは、キックオフ資料、職務や責任範囲の説明、リクエスト方法などを共有するのに役立ちます。

導入研修ワークフローのテンプレートをさっそく使ってみる

2. 何度も行うプロセスの効率化と標準化

リクエストを取りまとめるような業務では、依頼者から必要な情報が一度では得られず、何度もやり取りすることになりがちです。

リクエストのワークフローを使って入力フォームをチャンネルに組み込めば、メンバーからのサポート要請やフィードバック共有の方法を統一できます。「予算はあるんですか？」「企画概要を教えてください」などのやり取りはもうなくなるでしょう。そうした情報がフォームに含まれていれば、依頼を受けた人がすぐに対応を始められます。

フォームへの入力が終われば、リクエスト内容がチャンネルに自動で投稿されます。それを確認した担当者は 👀 の絵文字でリアクションすることで、対応中であることを伝えられます。詳しい質問はスレッドで尋ねることで、チャンネルの会話がすっきりと整理されます。

高度な Tip : そのチャンネルに導入研修ワークフローを追加しておけば、新しいメンバーも、ヘルプをリクエストするための入力フォームがどこにあるかすぐにわかるでしょう。

リクエストワークフローのテンプレートをさっそく使ってみる

3. 自分のペースで最新情報をやり取り

マネージャーや業務リーダーに朗報です！スタンドアップ・ミーティングのワークフローを使えば、進捗確認ミーティングを Slack に移行できます。自動プロンプトで毎日または毎週の進捗を入力するようチームメンバーにリマインドすることで、東京にいるメンバーもニューヨークにいるメンバーも、それぞれ都合のよいタイミングで、スレッドを使って最新状況を共有できます。

誰もが自分のペースで同僚の状況を把握することができ、全員の予定を調整する手間や苦労もありません。また全員のタスクが蓄積されてあとから検索できるため、同じタスクを重複して実行せずに済みます。

スタンドアップ・ミーティングワークフローのテンプレートをさっそく使ってみる