ワークフロービルダーで簡単に時間を節約する 4 つの方法

Slack でワークフロービルダーを使って、定型業務を自動化する方法をご紹介。コーディングは必要ありません。

雑務のせいで多くの時間を無駄にしている気がするのは、あなただけではありません。Asana の「Anatomy of Work Global Index 2022」レポートによると、平均的な労働者は、毎週 40 時間の勤務時間のうち約 23 時間を繰り返し行う手動のタスクに費やしています。より戦略的な仕事に当てられる貴重な時間が雑務に奪われているのです。

そんな時こそ、Slack のワークフロービルダーの出番です。定型的なプロセスをワークフローとして自動化することで、雑務をさっと処理して、時間を取り戻せます。ワークフローは簡単なものから複雑なものまで自由に作れ、仕事に使用しているほかのアプリを連携させることもできます。スピーディーで簡単なうえにコーディングも不要。実際、ワークフローを作成した人のうち 80% はコーディングの経験がありません。

今回は、そのワークフロービルダーを設定し、時短を叶えるワークフローを短時間で作成するためのヒントをご紹介します。

基本的な作成方法

自らのチーム向けにカスタマイズしたワークフローを、わずか数クリックで作成できます。

  1. デスクトップアプリの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。
  2. メニューから「ツール」を選択します。
  3. 「ワークフロービルダー」を選択すると、新しいウィンドウが開きます。

一般的なワークフローのテンプレートを選択するか、「作成」ボタンをクリックして自分のワークフローをイチから作成します。

1. 新しいチームメンバーの業務開始をスムーズに

新しくチームに加わったメンバーには、業務に取りかかる前に仕事のプロセスを知ってもらう必要があります。一般的には、主要メンバーの連絡先、チームから期待されていること、質問したりフィードバックを受けたりする方法などを、まず説明するのではないでしょうか。

導入研修のワークフローを使えば、新メンバーに、プロジェクトについての情報や、チームでの仕事の進め方を、チャンネル内ですぐに把握してもらえます。具体的には、ウェルカムメッセージを自動で送信して、キックオフ資料や、役割・職務の説明、リクエストの方法などを必要に応じて共有できます。

導入研修ワークフローのテンプレートをさっそく使ってみる

2. 反復的なプロセスを効率化・標準化

リクエストを取りまとめるような業務では、依頼者から必要な情報が一度では得られず、何度もやり取りすることになりがちです。

リクエストのワークフローを使えば、入力フォームをチャンネルに組み込んで、メンバーがヘルプを求めたり、フィードバックを共有したりする際の方法を統一できます。「予算はいくらですか?」「企画概要書はありますか?」といった質問を繰り返す必要はもうなくなるでしょう。リクエストする側もフォームを通じて、どのような情報や資料が必要なのかを把握できます。

フォームへの入力が終われば、リクエスト内容がチャンネルに自動で投稿されます。それを確認した担当者は 👀 の絵文字でリアクションすることで、対応中であることを伝えられます。詳しい質問はスレッドで尋ねることで、チャンネルの会話がすっきりと整理されます。

高度な Tip : そのチャンネルに導入研修ワークフローを追加しておけば、新しいメンバーも、ヘルプをリクエストするための入力フォームがどこにあるかすぐにわかるでしょう。

リクエストワークフローのテンプレートをさっそく使ってみる

3. 各自のペースで進捗状況を共有

マネージャーや業務リーダーに朗報です。スタンドアップ・ミーティングのワークフローを使えば、定期的な進捗確認ミーティングを Slack に移行できます。自動プロンプトで毎日または毎週の進捗を入力するようチームメンバーにリマインドすることで、東京にいるメンバーもトロントにいるメンバーも、それぞれ都合のよいタイミングで、スレッドを使って最新状況を共有できます。

これにより、誰もが自分のペースで同僚の状況を把握でき、全メンバーの予定を調整する苦労もなくなります。また、全員のタスク情報が保存され、あとから検索できるため、仕事の重複防止にもつながります。

スタンドアップ・ミーティングワークフローのテンプレートをさっそく使ってみる

 

4. よくある質問に絵文字で自動応答

同じような質問に何度もコピー&ペーストで回答する必要はもうありません。ワークフローを使えば、絵文字リアクションをクリックするだけで、よくある質問に自動で応答できます。

よくある質問への回答集をすでに作成している場合なら、絵文字をきっかけに開始されるワークフローを使って、チームメンバーに必要な情報のありかを知らせる自動メッセージを設定できます。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。