5 étapes pour aider votre équipe à adopter Slack

 

Vous avez lancé Slack pour votre équipe. Félicitations, c’est un pas de géant !

Après le déploiement initial de Slack, nous avons constaté que les entreprises bénéficient fortement du développement d’une stratégie d’adoption qui garantit que toute leur équipe est à l’aise avec Slack.

Lorsque tout le monde utilise Slack, vous découvrez ses nombreux avantages, notamment :

1. Une communication améliorée
2. Une gestion de projet facilitée
3. Un investissement plus fort des collaborateurs
4. Une efficacité globale renforcée

Ce guide vous aidera à bénéficier de ces avantages, grâce à des stratégies qui permettent de mesurer l’adoption et des astuces pour aider les salariés qui en ont besoin pour bien démarrer sur Slack.

1. Évaluez le niveau d’adoption

La première étape pour renforcer votre stratégie d’adoption de Slack consiste à évaluer le niveau d’adoption actuel de votre équipe. En tant qu’administrateur Slack, vous avez accès à une analyse des données approfondie pour vous lancer :

Le tableau de bord d’analyse des données vous permet d’obtenir des informations sur la manière dont votre entreprise utilise Slack.

Depuis l’onglet Vue d’ensemble, vous avez accès à un aperçu détaillé de l’activité de votre espace de travail, qui comprend :

• Le nombre total de membres : le nombre de personnes (hors membres désactivés ou invités) ayant un compte provisionné, un compte revendiqué ou une invitation en cours
• Les membres revendiqués : le nombre de personnes (hors membres désactivés ou invités) qui se sont connectées au moins une fois à votre espace de travail ou organisation Slack

Si vous constatez un écart entre le nombre total de membres et les membres revendiqués, cela signifie que vous avez identifié un levier pour améliorer l’adoption. Pour ce faire, l’analyse des données au niveau des membres peut vous aider.

Depuis l’onglet Membres, vous pouvez exporter un fichier CSV contenant les données des membres :

Nous vous recommandons d’inclure les champs de données ci-dessous dans votre exportation pour vous aider à mieux évaluer l’adoption des membres :

• Sélectionnez Modifier les colonnes et Exporter la liste de vos membres avec la Date de revendication, la Date de désactivation, les Jours actifs, la Dernière activité et tout autre champ qui vous intéresse.
• Si vous êtes propriétaire ou administrateur d’une organisation Grid, ajoutez le champ Inclus dans la facture.
• Utilisez la colonne Date de revendication pour identifier les membres qui ne se sont pas encore connectés dans Slack. Si cette colonne ne contient pas de date, cela signifie que l’utilisateur n’a pas encore revendiqué son compte.
• Si les données du profil sont disponibles, consultez la colonne Mon rôle et recherchez des tendances auprès des utilisateurs inactifs.
• Consultez la colonne Jours actifs pour identifier les utilisateurs assidus.

Conseil : envisagez de définir des objectifs d’adoption pour différents départements ou groupes de collaborateurs, en fonction de leur taux d’adoption actuel et des domaines que vous souhaitez améliorer.

 

 

2. Assurez-vous que votre équipe d’adoption est opérationnelle

Maintenant que vous avez une idée de l’état de l’adoption de Slack, il est important de vous assurer que les bonnes personnes sont impliquées pour atteindre vos objectifs d’adoption. Pour monter une équipe efficace, pensez à désigner : 

• Un parrain ou une marraine : cette personne est clairvoyante et promeut le changement. Il peut s’agir d’un(e) PDG, d’un(e) cadre ou d’un(e) responsable ayant beaucoup d’influence et apte à encourager la transformation numérique.
• Des leaders de service et des spécialistes : ces personnes peuvent encourager l’implication d’un service, organiser des formations et recueillir les retours des utilisateurs.
• Un(e) chef(fe) de projet : cette personne s’occupe de maintenir une bonne organisation tandis que vous mettez en œuvre votre stratégie d’adoption.
• Des administrateurs : ces utilisateurs assistent les salariés dans leur utilisation quotidienne de Slack, les dépannent et répondent à leurs questions sur le produit.
• Des personnes assurant les communications internes : faites appel à votre équipe de communication ou des RH pour promouvoir Slack et encourager l’implication des utilisateurs.

Conseil :  tirez parti des utilisateurs assidus que vous avez identifiés à la première étape pour créer un réseau de spécialistes internes. Les spécialistes peuvent vous aider à renforcer l’adoption de plusieurs manières, par exemple en organisant des formations et en proposant de l’aide à leurs collègues pour générer un élan d’adoption.

3. Exposez les avantages

Une fois que les bonnes personnes sont opérationnelles pour encourager l’adoption, assurez-vous d’avoir indiqué à votre équipe les raisons d’utiliser Slack. Les utilisateurs seront plus enclins à l’utiliser s’ils comprennent pourquoi Slack a été choisi en tant qu’outil de collaboration, et pourquoi ils devraient l’utiliser.

Prenez connaissance des cas d’utilisation ci-dessous, car nous avons constaté qu’ils suscitaient un large intérêt au sein des entreprises :

• Créez un canal#q&r-direction
• Utilisez un canal général pour les annonces d’entreprise
• Mettez en place votre centre d’assistance informatique dans Slack
• Intégrez les nouvelles recrues dans Slack

Conseil :  en outre, faites appel à votre parrain ou marraine de la direction et aux chefs de service pour transmettre leur engouement pour Slack.

 

4. Envoyez un rappel aux utilisateurs invités

Tout le monde a parfois besoin d’un rappel ! Il est tout à fait probable que certains des collaborateurs invités à rejoindre Slack aient manqué l’e-mail leur demandant de revendiquer leur compte.

Bonne nouvelle : les propriétaires et administrateurs peuvent envoyer une notification aux membres invités pour les messages des canaux auxquels ils ont été ajoutés.

• Depuis un canal public avec des membres invités, survolez le message que vous souhaitez partager, cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez Raccourcis messages supplémentaires. Sélectionnez Envoyer une notification aux membres en attente et cliquez sur Envoyer un e-mail.
• Les membres en attente recevront une notification par e-mail contenant un aperçu du message. Ils pourront alors choisir d’ouvrir le message dans Slack ou de répondre par e-mail.

Conseil : envisagez de mener des entretiens avec ces membres pour mieux comprendre pourquoi ils n’utilisent pas Slack, et tirez parti de la direction du service et des responsables de première ligne pour créer un élan au sein de leurs équipes.

 

5. Formez votre équipe

Il est crucial que les salariés qui découvrent Slack aient accès aux ressources de formation dont ils ont besoin pour optimiser leur utilisation de l’outil. Nous avons rassemblé des guides de démarrage rapide, des conférences en ligne et d’autres ressources utiles pour les nouveaux utilisateurs de Slack !

• Envoyez notre page Slack pour les nouveaux utilisateurs à vos membres en attente, afin qu’ils puissent s’appuyer librement sur ces ressources, en plus des formations en direct que vous pouvez proposer.

Les utilisateurs continuent d’utiliser des outils obsolètes qui ne sont plus approuvés par votre entreprise ? Cela peut ralentir l’adoption de Slack. Envisagez de retirer d’autres outils de communication afin que Slack devienne la principale plateforme de communication de votre équipe.

Conseil : essayez d’organiser des sessions d’appels d’équipe Slack hebdomadaires, durant lesquelles votre équipe peut poser des questions sur les nouvelles fonctionnalités, les flux de travail, les applications et tout ce qui concerne Slack !

Si vous avez besoin d’aide pour appliquer certains des conseils ci-dessus, consultez le centre d’assistance de Slack ou contactez directement l’équipe Slack à l’adresse feedback@slack.com.

Ressources supplémentaires :

Guide du télétravail dans Slack

Conférence en ligne : Premiers pas dans Slack

Découvrir Slack Connect

20 conseils Slack pour améliorer votre environnement de travail