Déçue par la médecine occidentale, Chanyu Xu s’est tournée vers la médecine traditionnelle chinoise pour retrouver l’équilibre qui lui manquait. C’est ainsi qu’est né HER ONE. « J’ai su repérer l’opportunité de proposer une marque fondée par une femme, pour les femmes, explique Chanyu Xu, fondatrice et PDG. Mon entreprise est l’incarnation de mon intérêt pour une alimentation saine, les produits de soin et l’entrepreneuriat. » Dédiée au bien-être et à la santé des femmes, HER ONE propose une large gamme de compléments alimentaires et de vitamines, faciles à assimiler et soigneusement élaborés à partir d’ingrédients de qualité supérieure.
Chanyu Xu se nomme elle-même l« présidente-directrice générale de tout ». En effet, elle a même emballé et expédié ses produits. « Nous avions notre propre entrepôt et, bravant le froid hivernal, nous emballions et expédiions les commandes ; c’est comme ça que nous avons commencé. » Aujourd’hui, 25 personnes se consacrent à la création de produits, au design et au service client, tandis que des partenaires logistiques gèrent l’emballage et l’expédition.
Confrontée à une expansion rapide, l’entreprise HER ONE avait besoin d’un système d’exploitation capable de suivre le rythme : une solution évolutive, facile à prendre en main, offrant une communication fluide et la possibilité d’assurer un service client de haute qualité. « D’aussi loin que je me souvienne, j’ai utilisé Slack dans toutes les entreprises que j’ai co-fondées ou contribué à créer. Ce fut donc un choix évident », retrace Chanyu Xu.
« En fin de journée, je n’ai plus le stress de me dire que je n’ai rien fait d’efficace. Ce qui nécessitait auparavant une douzaine d’applications se gère maintenant dans un seul et même endroit : Slack. »
Favoriser le bien-être intérieur, et gagner 3 600 heures par an
Des probiotiques bénéfiques pour la flore intestinale aux formules favorisant l’équilibre hormonal, HER ONE propose des solutions pour accompagner les clientes à chaque étape de leur vie. En interne, chaque produit dispose d’un canal Slack dédié pour diffuser des informations en temps réel ainsi que d’un canevas partagé pour les plannings, la progression des tâches et les décisions clés. Cela favorise la visibilité et permet à chacun de rester informé et coordonné.
Pour les discussions audio ou vidéo rapides, les appels d’équipe sont privilégiés, éliminant ainsi les réunions superflues. Grâce aux bonnes pratiques élaborées avec soin par Chanyu Xu, les équipes sont en mesure d’exploiter au mieux les applications et intégrations Slack. Par exemple, grâce à Google Drive et Google Agenda, les utilisateurs reçoivent des notifications instantanées concernant les nouveaux documents, les modifications des autorisations d’accès ainsi que les réunions à venir, ce qui facilite l’organisation et le suivi des échéances des projets.
« L’un des plus grands défis pour les startups, ce n’est pas les idées, mais leur mise en œuvre, ajoute Laura Dittscheid, directrice du marketing. Les réunions classiques génèrent souvent plus de questions et de points à traiter, alors que 60 à 70 % d’entre elles pourraient simplement faire l’objet d’un message Slack. »
Supprimer les réunions inutiles, limiter les changements de contexte et éliminer les e-mails redondants permet de gagner un temps précieux. « Grâce à Slack, chaque collaborateur gagne 45 minutes par jour, explique Charlotte Küppers, fondatrice associée. À l’échelle de nos 25 salariés, cela représente un total de 3 600 heures par an. »
Pour le bon fonctionnement de l’ensemble des opérations, des flux de travail Slack personnalisés permettent à l’équipe d’automatiser les tâches répétitives et de garantir la cohérence. « Notre flux de travail de suivi des KPI clés (indicateurs de performance) a vraiment tout changé pour nous, explique Laura Dittscheid. Grâce aux automatisations de nos équipes marketing, les KPI clés sont directement intégrés à Slack. Je n’ai donc plus besoin de mettre à jour les feuilles de calcul manuellement. Nous obtenons un résumé clair, et nous nous réunissons uniquement lorsque c’est absolument nécessaire, ce qui nous permet de consacrer notre temps au travail à valeur ajoutée. » L’équipe a même créé un flux de travail pour la gestion des stocks : ce flux analyse les feuilles de calcul, surveille les niveaux de stock et envoie automatiquement des alertes dans le canal Slack approprié.
« Grâce à Slack, chaque collaborateur gagne 45 minutes par jour, ce qui, à l’échelle de nos 25 salariés, représente un total de 3 600 heures par an. »
Des réponses plus rapides et une réduction des silos grâce à Slack Connect
Slack est tellement essentiel pour Chanyu Xu qu’il influence même le choix de ses partenaires externes. « Slack est indispensable, et tous nos partenaires l’utilisent. C’est comme si l’on travaillait tous au sein d’une seule et même équipe plutôt qu’avec des partenaires externes. C’est pour ça que j’adore Slack Connect. » Ce type de collaboration fluide permet non seulement de développer l’activité de l’entreprise, mais aussi de soutenir l’approche centrée sur les clientes de HER ONE. Grâce aux mises à jour en temps réel de l’état des commandes, des stocks et des livraisons, l’équipe peut réagir plus rapidement, résoudre les problèmes immédiatement et planifier plus efficacement, notamment lors des journées de forte activité comme le Black Friday.
« Nous ne pouvons pas nous permettre de laisser nos clientes attendre des heures pour obtenir une réponse, insiste Charlotte Küppers. Si une cliente ne sait pas où se trouve son colis ou a une question concernant sa livraison, nous pouvons écrire directement au centre de distribution et lui répondre immédiatement dans Slack. »
Rien de tout cela ne serait possible sans une forte culture d’entreprise, que Chanyu Xu a délibérément mise en place dans Slack. Malgré l’expansion de l’entreprise, cette culture continue de s’épanouir grâce aux canaux, aux fils de discussion, aux émojis, aux GIF et aux applications comme Clappy, qui facilitent la célébration des réussites et la reconnaissance du travail bien fait.
Assurer la sécurité, la conformité et le contrôle des données
La protection des données, le respect du RGPD et la gestion des données sont des priorités absolues pour toute entreprise en ligne. Slack répond parfaitement aux besoins de HER ONE et de Chanyu Xu en la matière, en sécurisant les communications et la collaboration. La plateforme offre une sécurité et une conformité de qualité professionnelle, tout en laissant à l’entreprise un contrôle total sur ses données.
« La sécurité des données est extrêmement importante en Allemagne, explique Chanyu Xu. La question du RGPD est incontournable. Tous les outils que nous utilisons doivent respecter ce règlement, non seulement d’un point de vue juridique, mais aussi du point de vue de la conformité. Slack est un partenaire essentiel pour nous : il répond à toutes les exigences. »
Preuve de cette confiance dans Slack, Chanyu Xu a osé s’envoyer un message direct contenant l’IBAN de l’entreprise. Comme ce numéro est difficile à retenir, elle peut désormais le trouver facilement en cas de besoin. Ce sentiment de sécurité favorise également la créativité de l’équipe, car celle-ci peut échanger librement des idées en sachant que tout ce dont elle discute reste confidentiel.
« En tant que fondatrice et PDG, il est extrêmement important pour moi de savoir que toutes nos données et informations sont stockées dans un endroit sécurisé », poursuit Chanyu Xu.
« Nous n’avons absolument aucun souci à nous faire concernant nos données dans Slack. Chaque message, chaque document, chaque projet est parfaitement sécurisé. »
Booster la croissance et l’efficacité grâce à l’IA
Dans une startup comme HER ONE, une journée peut donner l’impression d’être l’équivalent d’une semaine, voire d’un mois dans une grande entreprise. Dans un environnement aussi dynamique, la rapidité et la réactivité sont essentielles. C’est pourquoi les équipes, à la fois technophiles et soucieuses d’efficacité, explorent l’IA. Elles utilisent déjà divers outils d’IA intégrés à Slack et sont impatientes de les développer davantage à mesure que Slack étend ses fonctionnalités d’IA.
« Des solutions d’IA capables d’agir, de communiquer avec notre entrepôt et de nous envoyer des mises à jour nous feraient gagner un temps précieux, explique Charlotte Küppers. Elles permettraient de rationaliser les processus, d’améliorer les prévisions et d’optimiser non seulement l’exécution des commandes et la logistique, mais aussi les achats. »
Cette approche visionnaire se retrouve au cœur même de la culture numérique de HER ONE, et l’équipe sait que l’agilité et la capacité à évoluer rapidement sont essentielles à la réussite de l’entreprise. « C’est pour cela que nous avons choisi Slack, conclut Chanyu Xu. La rapidité et l’agilité sont essentielles à toutes nos opérations. Nous avons donc besoin de partenaires et d’outils qui soient tout aussi rapides et agiles. Je ne peux pas imaginer notre entreprise sans Slack. »
