Frustrada con la medicina convencional, Chanyu Xu recurrió a la medicina tradicional china para encontrar el equilibrio que sentía que le faltaba, y así nació HER ONE. “Vi la oportunidad de posicionar una marca fundada por una mujer y pensada para mujeres”, explica Xu, fundadora y directora general. “Refleja a la perfección mi pasión por la alimentación saludable, las marcas de consumo y el emprendimiento en startups”. Comprometida con el bienestar y la salud de las mujeres, HER ONE ofrece una amplia gama de suplementos y vitaminas de fácil absorción, elaborados cuidadosamente con ingredientes de alta calidad.
Xu suele definirse a sí misma como directora general generalista, y llegó incluso a encargarse personalmente del empaquetado y el envío de los productos. “Teníamos nuestro propio almacén y pasábamos allí horas, con temperaturas invernales, preparando pedidos y enviándolos; así fue como crecimos”. Hoy, 25 personas se centran en la creación de producto, el diseño y la atención al cliente, mientras que los socios logísticos se encargan del empaquetado y los envíos.
Con un crecimiento tan rápido, HER ONE necesitaba un sistema operativo capaz de seguirle el ritmo: escalable, con un proceso de incorporación fluido, una comunicación sencilla y la capacidad de ofrecer una atención al cliente de alta calidad. “No recuerdo ninguna empresa en la que no usáramos Slack, así que fue una elección fácil”, afirma Xu. “Lo he utilizado en todos los negocios que he cofundado o ayudado a construir”.
“Ya no termino el día estresada pensando por dónde empezar. Lo que antes requería una docena de aplicaciones, ahora lo gestiono en un solo lugar: Slack. Y punto.”
El bienestar desde dentro (y ahorrando 3600 horas al año)
Desde probióticos beneficiosos para la salud intestinal hasta fórmulas que ayudan a equilibrar las hormonas, HER ONE ofrece opciones de apoyo para cada etapa del recorrido de sus clientas. A nivel interno, cada producto cuenta con un canal de Slack específico para actualizaciones en tiempo real y un canvas compartido donde se recogen planes, avances y decisiones clave. Esto fomenta la visibilidad al mantener a todo el equipo alineado y al tanto de lo que ocurre.
En lugar de reuniones innecesarias, las juntas se han convertido en la opción preferida para charlas rápidas por audio o vídeo. Gracias a prácticas recomendadas preparadas cuidadosamente por Xu, los equipos saben cómo sacar el máximo partido a las aplicaciones e integraciones de Slack. Por ejemplo, con Google Drive y Calendar, los usuarios reciben notificaciones instantáneas sobre nuevos documentos, cambios en los permisos de acceso y próximas reuniones, lo que facilita mantenerse organizados y seguir los plazos de los proyectos.
“Uno de los mayores retos para las startups no son las ideas, sino llevarlas a la práctica”, señala Laura Dittscheid, directora de marketing. “Las reuniones tradicionales suelen generar aún más preguntas y tareas pendientes, cuando en realidad entre el 60 % y el 70 % de todo eso podría resolverse con un mensaje en Slack”.
Eliminar reuniones innecesarias, reducir el cambio constante de contexto y prescindir de correos redundantes ayuda a ahorrar un tiempo muy valioso. “Con Slack recuperamos 45 minutos por empleado y día”, explica Charlotte Küppers, cofundadora. “Y con 25 empleados, eso supone 3600 horas al año”.
Para que todo funcione sin contratiempos, los flujos de trabajo personalizados en Slack permiten al equipo automatizar tareas repetitivas y mantener la coherencia. “El mayor punto de inflexión ha sido nuestro flujo de trabajo de seguimiento de KPI”, señala Dittscheid. “Las automatizaciones de nuestros equipos de marketing envían los KPI clave directamente a Slack, así que ya no tengo que actualizar hojas de cálculo manualmente. Obtenemos un resumen claro y solo nos reunimos cuando es realmente necesario, lo que nos permite ahorrar tiempo para lo que de verdad importa”. El equipo incluso creó un flujo de trabajo para cuando los suministros empiezan a escasear: analiza hojas de cálculo, supervisa los niveles de stock e inventario y envía alertas automáticamente al canal de Slack correspondiente.
“Con Slack recuperamos 45 minutos por empleado y día, y con 25 empleados, eso supone 3600 horas al año”.
Respuestas más rápidas y menos silos gracias a Slack Connect
Slack es tan esencial para Xu que incluso influye en cómo elige a sus socios externos. “Slack es imprescindible y todos nuestros socios lo usan. No se siente como si fueran externos; trabajamos como un solo equipo. Por eso me encanta Slack Connect”. Este tipo de colaboración fluida no solo escala, sino que también refuerza el compromiso de HER ONE con una operativa centrada en el cliente. Las actualizaciones en tiempo real sobre pedidos, inventario y estado de las entregas permiten al equipo reaccionar con mayor rapidez, resolver incidencias al momento y planificar mejor, especialmente en días de alta demanda como el Black Friday.
“No podemos permitirnos que los clientes esperen una eternidad para obtener una respuesta”, explica Küppers. “Si un cliente no sabe dónde está su paquete o tiene una duda sobre la entrega, podemos escribir directamente al centro logístico y responder de inmediato en Slack”.
Nada de esto sería posible sin una sólida cultura de equipo interno, que Xu ha construido de forma intencionada en Slack. Incluso a medida que la empresa crece, la cultura sigue prosperando gracias a los canales, los hilos, los emojis, los GIF y aplicaciones como Clappy, que facilitan celebrar los logros y reconocer el buen trabajo.
Cumplimiento normativo, control y protección de los datos
La protección de datos, el cumplimiento del RGPD y la gestión de la información son prioridades clave para cualquier negocio en línea. Slack cumple con todos los requisitos para HER ONE y para Xu al mantener la comunicación y la colaboración de forma segura. Ofrece seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial, al tiempo que da a la empresa un control total sobre sus datos.
“La seguridad de los datos es extremadamente importante en Alemania”, señala Xu. “El RGPD es clave. Todas las herramientas con las que trabajamos deben cumplir estas directrices, no solo desde el punto de vista legal, sino también en materia de cumplimiento normativo. Slack es un socio muy importante para nosotros; cumple todos los requisitos”.
Esta confianza le ha dado a Xu la tranquilidad de enviarse a sí misma un mensaje directo con el IBAN de la empresa: como no es fácil de recordar, lo busca cuando lo necesita. Esa sensación de seguridad también fomenta la creatividad del equipo, ya que pueden hacer lluvias de ideas con total libertad sabiendo que todo lo que comentan está protegido.
“Como fundadora y directora general, es fundamental saber que todos nuestros datos y nuestra información están en un entorno seguro”, señala Xu.
“No tenemos que preocuparnos en absoluto por nuestros datos en Slack. Cada mensaje, cada documento y todos los proyectos están totalmente protegidos”.
Aprovechar la IA para acelerar el crecimiento y mejorar la eficiencia
En una startup como HER ONE, un solo día puede sentirse como una semana o incluso un mes en una empresa más grande. En un entorno tan acelerado, el tiempo y la velocidad son factores decisivos. Con esto en mente, los equipos (tecnológicamente preparados y centrados en la eficiencia) están explorando el potencial de la IA. Ya utilizan diversas herramientas de inteligencia artificial que se integran con Slack y están entusiasmados por seguir avanzando a medida que Slack amplía sus capacidades de IA.
“Las soluciones de IA capaces de actuar, comunicarse con nuestro almacén y enviarnos actualizaciones nos ahorrarían mucho tiempo”, explica Küppers. “Agilizarían los procesos, mejorarían las previsiones y optimizarían no solo el proceso logístico, sino también las compras”.
Este enfoque orientado al futuro es la esencia de la cultura digital de HER ONE, y el equipo tiene claro que mantenerse ágil y escalar con rapidez es clave para su éxito. “Por eso elegimos Slack”, afirma Xu. “Todo lo que hacemos gira en torno a la velocidad y la agilidad, así que necesitamos socios y herramientas que estén a la altura. No me imagino nuestra empresa sin Slack”.
