Cosa significa la comunicazione efficace?

“Ci sono tre cose che non tornano mai indietro: la parola detta, la freccia scoccata e l’occasione persa”. Questo famoso proverbio cinese è un modo molto elegante di esprimere l’importanza di una comunicazione efficace e di come, attraverso le nostre parole, possiamo influenzare e condizionare chi ci circonda.

Sul posto di lavoro, molte persone sottovalutano ancora il potere delle parole. Le parole giuste al momento giusto possono risolvere un problema serio o proporre un’idea affascinante, mentre le parole sbagliate possono portare a conflitti irrisolvibili o a un grande disagio per gli altri.

La comunicazione è un potente strumento di lavoro che dobbiamo sviluppare, utilizzare e condividere, perché attraverso di essa possiamo costruire relazioni solide, risolvere conflitti e far avanzare i nostri obiettivi professionali e personali. In questo articolo esploreremo meglio questo concetto, approfondendo gli elementi che lo compongono e come possiamo migliorarlo.

Comunicazione efficace, di cosa si tratta?

Una comunicazione efficace è un processo linguistico umano che consente di trasmettere idee, emozioni, informazioni, ordini e conoscenze in modo comprensibile e non ambiguo. È una disciplina complessa che coinvolge abilità verbali e non verbali e che consente a due o più parti di comprendersi e di raggiungere accordi.

È essenziale in qualsiasi contesto, personale, accademico o professionale, e richiede un ascolto attivo ed empatico, oltre alla capacità di esprimere i pensieri in modo chiaro e preciso. Inoltre, è un’abilità che può essere appresa e migliorata sia a livello teorico che pratico.

L’obiettivo di una comunicazione efficace è far sì che il destinatario comprenda il messaggio del mittente in modo semplice, sia nelle intenzioni che nel contenuto. A tal fine, le informazioni trasmesse devono essere concise, interessanti, obiettive e veritiere e la trasmissione delle idee deve essere sicura, credibile e coerente. È importante che il mittente adatti il suo messaggio alle conoscenze e al contesto del destinatario per assicurarne la corretta comprensione.

Tipi di comunicazione efficace

In primo luogo, quando pensiamo a una comunicazione efficace, tendiamo a considerarla come una caratteristica che riguarda solo il linguaggio verbale, ovvero che dipende solo dalle parole che usiamo per trasmettere un messaggio. Tuttavia, la comunicazione efficace comprende anche altri tipi di linguaggio:

• Linguaggio verbale: come abbiamo detto, sono le parole che pronunciamo oralmente utilizzando l’apparato fonatorio umano.
• Linguaggio non verbale: comprende gesti, espressioni facciali, posture del corpo e contatto visivo. Questo tipo di comunicazione può integrare o contraddire ciò che viene detto verbalmente.
• Linguaggio paraverbale: si riferisce al tono, al ritmo, al volume e all’intonazione della voce che usiamo quando comunichiamo. Questi elementi possono trasmettere emozioni e atteggiamenti che non sono esplicitamente espressi a parole.
• Linguaggio scritto: la comunicazione può avvenire anche in forma scritta, sia attraverso i media tradizionali che quelli digitali. La mancanza di elementi non verbali in questo tipo di comunicazione rende fondamentale la scelta delle parole giuste e la strutturazione del messaggio in modo chiaro e coerente.

Invece, parlando un po’ di più di comunicazione efficace sul lavoro, possiamo anche distinguere tra:

• Formale: linguaggio utilizzato in ambienti professionali o protocollati, dove predominano una maggiore rigidità, il rispetto della gerarchia e un atteggiamento corretto.
• Informale: utilizzato in ambienti più rilassati e fiduciosi, dove il linguaggio è più colloquiale e la gerarchia non è così rigida. Questo tipo di comunicazione può favorire un ambiente di lavoro più amichevole e collaborativo.
• Verso l’alto: si verifica quando i dipendenti comunicano informazioni, suggerimenti o preoccupazioni ai loro superiori. Il rispetto, la chiarezza o l’onestà sono fondamentali in questo tipo di comunicazione.
• Verso il basso: si verifica quando le informazioni passano dai livelli superiori dell’azienda a quelli inferiori. L’accuratezza e la chiarezza sono essenziali per evitare malintesi e per garantire che i messaggi siano compresi correttamente.
• Orizzontale: si riferisce alla comunicazione tra colleghi o reparti dello stesso livello gerarchico. Questo tipo di comunicazione è essenziale per la collaborazione e il lavoro di squadra.

Quali sono le caratteristiche principali di una comunicazione efficace?

Sebbene la forma e lo stile della comunicazione possano variare a seconda del contesto e dei partecipanti, esistono alcune caratteristiche universali che definiscono una comunicazione efficace. Tra le più importanti vi sono:

• Chiarezza: senza un messaggio chiaro o non ambiguo, la comunicazione non può essere efficace. La velocità, la pronuncia, il tono, il volume, i riferimenti, ecc. così come il linguaggio non verbale o persino le parole non dette hanno un impatto sulla chiarezza del messaggio.
• Appropriatezza: implica l’uso appropriato e preciso del linguaggio, evitando gerghi o termini tecnici non necessari che possono confondere il destinatario.
• Empatia: è essenziale comprendere e considerare le emozioni e le prospettive del destinatario per stabilire una comunicazione efficace.
• Concisione: essere concisi significa trasmettere il messaggio in modo diretto e lineare, evitando informazioni inutili che potrebbero distrarre o confondere il destinatario.
• Ascolto attivo: l’ascolto attivo è un’abilità essenziale che consiste nel prestare piena attenzione all’interlocutore, mostrando interesse e comprensione e fornendo un feedback appropriato.
• Rispetto: una comunicazione efficace deve essere anche rispettosa, poiché il rispetto e la considerazione per l’interlocutore sono fondamentali per costruire un rapporto di fiducia e collaborazione.
• Adattabilità: la capacità di adattare lo stile e l’approccio della comunicazione in base alla situazione e al destinatario è fondamentale per garantire la corretta comprensione del messaggio.

Esempi di comunicazione efficace

La comunicazione efficace sul lavoro può essere vista in diverse situazioni. Di seguito alcuni scenari che evidenziano la differenza tra comunicazione efficace e inefficace.

E-mail

Si vuole inviare un’e-mail a un superiore per chiedere aiuto per un compito complesso. La chiarezza e il tono del messaggio sono fondamentali per evitare malintesi.

• Comunicazione efficace: “Ciao Pietro, come stai? Ho bisogno di aiuto per la stesura del manuale del protocollo di sicurezza. Possiamo vederci questo pomeriggio? Grazie. Saluti”. Questo messaggio è chiaro, diretto e rispettoso.
• Comunicazione inefficace: “Ciao Pietro, ti sto inviando una bozza del manuale del protocollo di sicurezza. Non so come seguirlo, puoi aiutarmi? Grazie”. Questo messaggio manca di dettagli e chiarezza.

Telefono

Le conversazioni telefoniche trasmettono emozioni e atteggiamenti attraverso il tono e l’intonazione. È fondamentale essere chiari e ascoltare attivamente.

• Comunicazione efficace: “Ciao Mario, come concordato, ti chiamo per discutere i dettagli del progetto e rispondere alle tue domande. Hai qualche minuto?”. Questo approccio professionale e chiaro facilita la comunicazione e l’ascolto attivo.
• Comunicazione inefficace: “Ciao Mario, devo parlarti del progetto. Le cose non stanno andando come concordato e dobbiamo risolverle rapidamente. Penso che tu sia confuso e non ho tempo da perdere”. Questo messaggio può generare tensioni e incomprensioni.

Team meeting

Nelle riunioni dei team, una comunicazione efficace è essenziale per il successo dei progetti e della collaborazione.

• Comunicazione efficace: “Buongiorno, team. Oggi esamineremo i progressi dei nostri progetti e discuteremo di eventuali ostacoli. Ognuno condividerà un breve aggiornamento”. Questo approccio chiaro e strutturato facilita la partecipazione.
• Comunicazione inefficace: “Bene, chi vuole iniziare? Abbiamo molto da fare e poco tempo, quindi vi prego di essere veloci”. Questo tipo di introduzione può creare stress e confusione.

7 consigli per comunicare in modo efficace al lavoro

1. Praticare l’ascolto attivo: prestare la massima attenzione all’interlocutore, mostrando interesse e fornendo un feedback appropriato.
2. Essere chiari e concisi: evitare le informazioni superflue e usare un linguaggio diretto per garantire che il messaggio venga compreso.
3. Adattare il proprio stile comunicativo: modulare il proprio linguaggio in base al contesto e al destinatario per garantire una comunicazione efficace.
4. Usare efficacemente il linguaggio non verbale: integrare le parole con gesti, espressioni facciali e posture del corpo che rafforzino il messaggio.
5. Favorire un’atmosfera di rispetto e collaborazione: trattare gli interlocutori con rispetto e favorire un ambiente in cui tutti si sentano a proprio agio nell’esprimersi.
6. Fare esercizio: la comunicazione efficace è un’abilità che può essere appresa e migliorata nel tempo. Fare pratica, analizzare e migliorare costantemente.
7. Trasmettere fiducia: è essenziale trasmettere sicurezza nelle parole e nelle azioni per creare un ambiente di comunicazione aperto e onesto.

Perché è importante comunicare in modo efficace sul posto di lavoro?

In un mondo del lavoro in cui l’automatizzazione e l’intelligenza artificiale stanno prendendo sempre più piede, le relazioni umane diventano estremamente importanti. Per natura, gli esseri umani hanno bisogno di relazioni forti ed efficaci per collaborare e raggiungere obiettivi comuni.

Sia internamente che esternamente, il modo in cui comunichiamo con gli altri è fondamentale per la produttività, la soddisfazione sul lavoro e il successo aziendale: una comunicazione efficace non solo migliora la collaborazione e la risoluzione dei conflitti, ma rafforza anche le relazioni e favorisce un ambiente di lavoro positivo.

A questo proposito, strumenti come Slack possono essere di grande aiuto per mantenere una comunicazione fluida ed efficace tra i membri del team, anche quando si lavora da remoto. La piattaforma offre tutto ciò che serve per facilitare il coordinamento, lo scambio di idee o conoscenze e la rapida risoluzione dei problemi, contribuendo così a una maggiore efficienza e coesione del team.