Documentazione di progetto: passaggi per metterla in atto

Nonostante l’evidente importanza della documentazione di progetto, e come possa influire sulla produttività ed efficienza delle aziende, sono ancora molte le società che non hanno ancora adottato un sistema efficace di digitalizzazione e salvataggio dei propri procedimenti. Ciò non offre solo informazioni utili sui procedimenti dell’impresa, ma aiuta anche a mantenere la conoscenza istituzionale all’interno di un’organizzazione.

Una cultura aziendale in cui la documentazione di progetto non solo evita errori e rischi banali, ma favorisce anche la competitività e l’innovazione. In questo articolo andremo a vedere in cosa consiste, le tecniche da adottare e come metterla in atto in maniera sistematica ed efficace.

Che cos’è la documentazione di progetto?

Il processo di documentazione consiste nel registrare in maniera dettagliata tutti i passaggi da completare quando si svolge una mansione all’interno di un’organizzazione. Tale registro sistematico include informazioni precise sui vari passaggi (sia in formato testuale che audiovisivo), le risorse necessarie, le responsabilità e tutti gli altri dati importanti per effettuare correttamente un’attività.

L’obiettivo primario è creare una guida chiara e accessibile che permetta a tutti i membri del team di consultare, capire e riprodurre il processo in maniera coerente e ripetibile, anche se non hanno partecipato direttamente al suo sviluppo. Tutto ciò permette di uniformare i processi e di trasferire tutte le conoscenze in maniera efficace all’interno dell’azienda.

La documentazione di progetto nacque agli inizi del XX secolo, quando le teorie della gestione scientifica di Frederick Taylor sottolinearono l’importanza di uniformare e documentare i processi lavorativi. Con il tempo la pratica si è evoluta per adattarsi alle esigenze in continua evoluzione delle aziende, adottando tecnologie digitali e metodologie agili.

Perché è così importante la documentazione di progetto? Ecco 8 benefici

Documentare e digitalizzare i processi di un’azienda offre vantaggi che possono fare la differenza nella quotidianità e nella competitività generale. Tra i tanti vantaggi spiccano:

1. La ripetibilità: tutti i membri di un team possono riprodurre il flusso di lavoro in maniera identica seguendo tutti i passaggi documentati.
2. L’ottimizzazione dei processi: analizzare processi e definire il flusso di lavoro permette anche di trovare punti di miglioramento e di evitare errori già visti.
3. L’accessibilità: la documentazione di progetto viene salvata su supporti digitali, accessibili da qualsiasi posto e in qualsiasi momento.
4. La conservazione delle conoscenze: la documentazione di progetto assicura che tutte le conoscenze fondamentali di un’impresa non vadano perse quando i dipendenti cambiano ruolo o lasciano la società. Permette di mantenere una continuità operativa e di preservare le migliori pratiche.
5. Una formazione facilitata: i processi documentati sono un eccellente strumento di formazione per i nuovi dipendenti, grazie al quale possono familiarizzare rapidamente con i processi dell’azienda.
6. Una qualità migliore: stabilendo standard ben definiti, la documentazione di progetto permette di mantenere e migliorare la qualità dei prodotti o dei servizi offerti.
7. La produttività: i processi uniformati vengono eseguiti in maniera ottimale sin dal primo momento, evitando le prove e gli errori, riducendo il tempo dedicato a ogni mansione e lo spreco di risorse.
8. L’innovazione: permette di identificare aree da migliorare con nuovi approfondimenti, controllati e continui. Con una chiara comprensione dei processi esistenti è più facile proporre e implementare modifiche che favoriscano l’efficacia e la competitività di un’azienda.

Quali sono i passaggi che documentano i processi?

Nonostante esistano diversi metodi e strumenti per documentare e digitalizzare i procedimenti, i passaggi base per effettuare il processo di documentazione sono di solito molto simili. Si dividono in:

1. Identificazione: il primo passo consiste nell’identificare il processo che desideriamo documentare,  privilegiando quelli più critici o importanti.
2. Analisi: dopo aver selezionato il processo bisognerà analizzarlo meticolosamente, definendo tutti i dettagli degni di nota, dall’ambito, ai limiti e fino alle risorse necessarie e ai ruoli coinvolti.
3. Mappatura: una volta analizzato, il processo viene mappato, con un diagramma che rappresenti visivamente ogni passaggio e decisione coinvolta. Aiuta a identificare colli di bottiglia o disservizi.
4. Documentazione: dopo la mappatura viene avviata la documentazione dettagliata di ogni passaggio, comprese le esigenze specifiche, gli strumenti necessari e le variazioni o eccezioni.
5. Controllo e prova: terminata la documentazione occorrerà controllare e testare, per assicurarsi della precisione e dell’efficacia. Altri membri del team possono esaminare le istruzioni per verificare che siano chiare e complete. I feedback ottenuti in questa fase vengono sfruttati per migliorare e perfezionare la documentazione.
6. Aggiornamento: la documentazione di progetto dev’essere un documento attivo che si aggiorna regolarmente per riflettere le modifiche nei procedimenti, le tecnologie o le migliori pratiche.

Quali tecniche di documentazione esistono?

Al giorno d’oggi le imprese hanno optato per un sistema di gestione digitale per quel che riguarda la documentazione di progetto. Le tecniche digitali offrono svariati vantaggi rispetto ai metodi tradizionali, come migliore accessibilità, facilità di aggiornamento e la possibilità di integrare elementi multimediali. Tra le tecniche più utilizzate troviamo:

• Descrizioni: il processo viene elaborato utilizzando un word processor che permette di registrare tutti i passaggi dei procedimenti. È l’ideale per i processi dettagliati che richiedono lunghe spiegazioni, e inoltre è facilmente aggiornabile. Permette anche l’inserimento di link a risorse extra o a riferimenti ad altri documenti correlati.
• Schemi operativi: rappresentano visivamente il flusso di lavoro tramite simboli e frecce, mostrando tutti i passaggi e le decisioni di un procedimento. Sono perfetti per processi lineari e per trovare rapidamente colli di bottiglia o ripetizioni.
• Mappe mentali: organizzano le informazioni in maniera gerarchica e visiva, a partire da un concetto centrale. Sono fantastiche per mettere in evidenza i rapporti tra i diversi aspetti di un processo e per catturare le idee durante i brainstorming.
• Video e screencast: documentazione visiva attraverso video tutorial o screenshot animati (screencasts). Sono particolarmente utili per tutti quei processi che comprendono software o interfacce digitali.
• Wiki e knowledge base: permettono di creare, modificare e organizzare la documentazione in maniera dinamica. Sono l’ideale per i processi in costante evoluzione e che necessitano di aggiornamenti.
• Modelli e moduli: la creazione di modelli unificati e di moduli digitali facilita la raccolta di informazioni costante per procedimenti ripetitivi, garantendo che ogni dettaglio necessario venga riportato in maniera uniforme.
• Sistemi di gestione dei processi aziendali (BPMS): permettono di definire, automatizzare e monitorare processi aziendali in tempo reale.
• AR/VR: tecnologie che permettono di creare guide interattive in 3D, simulazioni di ambiente lavorativi e tutorial immersivi, particolarmente utili nei settori manifatturieri, nell’ingegneria o nella medicina.

Slack, elemento fondamentale nella documentazione di progetto

Negli ultimi anni Slack è diventato per molte aziende uno strumento fondamentale per la documentazione di progetto. Si tratta di una piattaforma di comunicazione e collaborazione che offre diverse funzionalità che facilitano la creazione, la condivisione e l’aggiornamento della documentazione in maniera efficace.

Con canali organizzati, categorie di conversazione e capacità di integrare altri strumenti, Slack favorisce la collaborazione in tempo reale e facilita l’accesso alle informazioni aggiornate. I team possono condividere documenti, immagini e file correlati, fornendo un accesso rapido alle informazioni.

Inoltre la funzione di ricerca di Slack permette ai membri dei team di trovare rapidamente la documentazione richiesta, anche di conversazioni passate. L’integrazione di strumenti di gestione di progetti e documentazione, come Trello o Google Docs, permette una sincronizzazione fluida delle informazioni tra diverse piattaforme.

Anche altri strumenti come Canvas possono facilitare il processo di documentazione, e persino permettere la creazione di documenti visivi interattivi che possono essere utilizzati per rappresentare i processi in modo più dinamico.

Con questo e altri strumenti Slack risulta una piattaforma versatile che non solo migliora la comunicazione, ma è anche in grado di favorire la gestione e la documentazione dei processi aziendali.