4 simple Methoden, um mit dem Workflow-Builder Zeit zu sparen

Erfahre, wie der Workflow-Builder dir helfen kann, Routineaufgaben in Slack zu automatisieren – und das ohne Programmierung

Wenn du frustriert bist, weil du den ganzen Tag über Zeit verlierst, bist du nicht allein. Laut Asanas Bericht „Anatomy of Work Global Index 2022“ verbringt die durchschnittliche Arbeitskraft ungefähr 23 Stunden der 40-Stunden-Arbeitswoche mit sich wiederholenden, manuellen Aufgaben. Das ist wertvolle Zeit, die durch Fleißarbeit verloren geht und besser für strategischere Projekte verwendet werden könnte.

Der Workflow-Builder hilft dir dabei, derlei lästige Aufgaben hinter dir zu lassen und gleich mehrere Stunden deines Tages zurückzugewinnen, indem du Routineprozesse in automatisierte Workflows in Slack verwandelst. Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie du möchtest, und können sogar eine Verknüpfung zu anderen Apps herstellen, die du zum Erledigen deiner Arbeit verwendest. Er ist schnell, einfach und codefrei. Tatsächlich können mehr als 80 % der Personen, die Workflows erstellen, nicht programmieren.

Wir zeigen dir, wie du den Workflow-Builder einrichtest, und geben dir Tipps zum Erstellen zeitsparender Workflows in wenigen Minuten.

Grundlagen

Mit wenigen Klicks kannst du einen benutzerdefinierten Workflow für dein Projekt-Team erstellen:

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Tools aus.
  3. Wähle Workflow-Builder. Es wird ein neues Fenster geöffnet.

Wähle eine Vorlage für gängige Workflows aus oder klicke auf den Button Erstellen, um deinen eigenen Workflow von Grund auf neu zu erstellen.

1. Biete neuen Teammitgliedern eine nahtlose Onboarding-Erfahrung

Bevor neue Teammitglieder mit ihrer Arbeit beginnen, müssen sie sich mit den Abläufen im Projekt-Team vertraut machen. Du beginnst ihr Onboarding wahrscheinlich damit, ihnen ihre Ansprechpartner:innen vorzustellen, zu erklären, was ihre Kolleg:innen von ihnen erwarten und wie sie Fragen stellen und Feedback erhalten können.

Mit einem Onboarding-Workflow kannst du Teammitglieder schnell über ein Projekt oder die beste Art der Zusammenarbeit informieren, sobald sie einem Channel beitreten. Diese automatisierten Willkommensnachrichten sind praktisch, um Kick-off-Dokumente, Rollen und Zuständigkeiten, Anleitungen zum Stellen von Anfragen und mehr zu teilen.

Erste Schritte mit der Onboarding-Workflow-Vorlage

2. Optimiere und standardisiere sich wiederholende Prozesse

Wenn dein Job darin besteht, Anfragen zu Informationen oder Dienstleistungen zu stellen, beinhaltet dein Prozess wahrscheinlich eine hin- und hergehende Kommunikation, bevor du mit der eigentlichen Arbeit beginnen kannst.

Mit einem Anfrage-Workflow kannst du Eingabeformulare an einen Channel anhängen und vereinheitlichen, wie Teammitglieder um Hilfe bitten oder Feedback geben. Keine Follow-ups mehr wie „Gibt es dafür ein Budget?“ oder „Hast du ein Kreativkonzept?“ Wenn es im Formular steht, wissen deine Kolleg:innen, was erforderlich ist, um eine Anfrage weiterzuleiten.

Ausgefüllte Formulare können schnell in einem Channel gepostet werden und dank eines 👀 Emoji wissen alle Teammitglieder sofort, wer die Einreichung gesehen hat, und alle weiteren Unterhaltungen werden in einem geordneten Thread koordiniert.

Pro-Tipp: Füge dem Channel auch einen Onboarding-Workflow hinzu, damit deine Teammitglieder wissen, dass es ein Eingabeformular gibt, um gegebenenfalls Hilfe anzufordern.

Erste Schritte mit der Anfrage-Workflow-Vorlage

3. Teile und erhalte Updates in deinem eigenen Tempo

Führungskräfte und Ops-Leiter:innen, freut euch! Mit einem Team-Check-in-Workflow könnt ihr Status-Update-Meetings absagen und sie stattdessen in Slack abhalten. Automatisierte Anweisungen erinnern Teammitglieder daran, täglich oder wöchentlich schnelle Updates bereitzustellen, sodass alle unabhängig von ihrem Standort Updates in einem übersichtlichen Thread nach Belieben austauschen können.

Alle können in ihrem eigenen Tempo überprüfen, was ihre Kolleg:innen vorhaben, ganz ohne Hektik – oder Kopfzerbrechen – angesichts der Synchronisierung aller Terminpläne. Und ganz nebenbei erstellt das Projekt-Team einen durchsuchbaren Verlauf der Aufgaben aller Beteiligten, um doppelte Arbeiten zu vermeiden.

Erste Schritte mit der Team-Check-in-Workflow-Vorlage

 

4. Antworte automatisch mit Emojis auf FAQs

Verabschiede dich vom Kopieren und Einfügen derselben Antwort auf sich wiederholende Fragen – Workflows machen es einfach, automatisch auf häufig gestellte Fragen mit einem Klick auf eine Emoji-Reaktion zu antworten.

Hast du bereits ein FAQ-Dokument zusammengestellt? Mit durch Emojis ausgelösten Workflows kannst du eine automatische Nachricht einrichten, die deinen Teammitgliedern mitteilt, wo sie die benötigten Informationen finden können.

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