5 Möglichkeiten, wie du in Slack Apps und Workflowsnutzen kannst

Mit Slack hast du alle deine Tools und Workflows an einem Ort beisammen

Folgendes Problem beschäftigt uns alle wohl täglich: Neue Software erleichtert uns zwar oft die Arbeit, aber durch die vielen Tools haben wir auch immer mehr Fenster und Tabs offen – und das ist unübersichtlich. In unserem Bericht über den Stand der Arbeitswelt geben 68 % der Befragten an, dass mehr Tools auch mehr helfen, aber eben leider nicht ohne Begleiterscheinungen: Mindestens 30 Minuten gehen pro Tag verloren, weil du von Fenster zu Fenster zu Fenster wechseln musst. 

Auf der Plattform von Slack werden deine Tools und Workflows an einem Ort zusammengefasst, sodass du dir über diese halbe Stunde keine Sorgen mehr zu machen brauchst. Wenn sich Informationen leicht erreichen und teilen lassen und du auch Maßnahmen daraus ableiten kannst, ist das ganze Jonglieren von Tabs überflüssig, und du hast Zeit für sinnvollere Dinge.

1. Hole Informationen aus deinen Tools in Slack

Deine Tools enthalten wichtige Zusammenhänge und Informationen, die du für die Arbeit brauchst – nur leider an unterschiedlichen Orten. Wenn du diese Informationen in Slack teilst, werden sie aus Tabs im Browser in Channels verschoben. Dort kann dein gesamtes Team sie sehen (und entsprechend aktiv werden). 

Links teilen

Natürlich muss nicht jeder Link angeklickt werden. Manchmal reichen auch ein paar Grundinfos. Anwendungen wie Zendesk parsen wesentliche Informationen in einen Vorschaulink, wenn du einen Link in einen Channel einfügst. So bekommst du einen Überblick, ohne einen neuen Browser-Tab öffnen zu müssen.

Das ist besonders praktisch, wenn nur wenige Personen Lizenzen für ein Tool haben. Projekt-Teams können sich so auch ohne den Zugriff darauf schnell über wichtige Details abstimmen und dann weiterarbeiten.

Dateien hinzufügen 

Slack lässt sich in alle wichtigen Cloud-basierten Dateiverwaltungstools integrieren, einschließlich Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox und Box. 

Du musst keinen neuen Tab öffnen, um eine Dateiverknüpfung zu suchen. Du kannst direkt aus Slack heraus nach Dokumenten suchen und diese freigeben. Klicke dazu zuerst auf die 📎 Büroklammer auf der rechten Seite des Nachrichtenfeldes. 

Nachdem du eine Datei freigegeben hast, werden Titel und Inhalte in Slack indexiert, sodass du leicht nach Diskussionen zu diesem Dokument suchen kannst. Darüber hinaus prüft die App automatisch, ob jeder Zugriff auf die Datei hat, und ermöglicht die Aktualisierung der Dateiberechtigungen mit ein paar Klicks.

2. Echtzeit-Alarme in Slack integrieren

Ganz gleich, ob du einen Vorfall bearbeitest, einen neuen Deal anstrebst oder eine andere zeitkritische Angelegenheit behandelst – die Reaktionsfähigkeit kann den Unterschied zwischen Erfolg und Rückschlag für dein Team ausmachen. 

Slack bringt die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort zusammen, um ein entsprechendes Vorgehen zu beschleunigen. Beispielsweise kannst du mit der Salesforce-App einen benutzerdefinierten Alarm einrichten. Wenn sich Verkaufschancen auftun, übernimmt die Salesforce-App das automatisch in einen Channel, sodass das funktionsübergreifende Team sofort aktiv werden kann.

Weitere Apps, die die Reaktionsfähigkeit des Projekt-Teams verbessern:

• PagerDuty hilft IT-Teams, die Lösung von Vorfällen zu beschleunigen. 
• Drift ermöglicht es Marketing- und Vertriebsteams, schnell auf eingehende Leads zu reagieren.
• Twitter hilft Kommunikations-Teams dabei, die neuesten Medienaktivitäten zu beobachten und darauf zu reagieren.

 

3. Wesentliche Tools in Slack verwenden

Integrierte Aktionen nutzen

Dank Apps kannst du lästige, sich wiederholende, wenig aufwändige Aufgaben schnell und einfach erledigen, ohne Slack zu verlassen. Klicke auf den Blitz ⚡️ neben dem Nachrichtenfeld, um direkt von Slack aus auf Aktionen zuzugreifen, die Aufgaben und Workflows in Gang setzen. 

 

Mit den Aktionen kannst du aus Apps:

• Ereignisse mit Google Kalender oder Outlook-Kalender erstellen
• Eine Abstimmung oder Umfrage mit Polly oder Simple Poll starten
• Eine neue Aufgabe mit Monday.com erstellen

Anruf starten

Wenn Diskussionen komplex werden oder ausufern, bietet es sich an, direkt miteinander zu reden. Slack hat eine eingebaute Anruffunktion, mit der du mit einem Klick auf den 📞 Telefonbutton einen Video- oder Audio-Anruf direkt aus Slack heraus starten kannst. 

 

Du kannst sogar Anrufe über führende Videokonferenz-Apps starten: Die Administratorin oder der Administrator deines Projekt-Teams muss nur noch den Telefonbutton anpassen, und schon kann es losgehen!

 

4. Routineprozesse in Slack automatisieren

Bei allen Projekten ist Koordination das A und O, wenn es vorangehen soll – ob du nun den neuesten Stand von Teammitgliedern abrufen oder Anfragen einreichen möchtest. Solche Routineaufgaben summieren sich und kosten Zeit, die man auch für wichtigere Aufgaben nutzen kann.

Benutzerdefinierte Workflows erstellen

Mit dem Workflow-Builder kann jede und jeder in einem bezahlten Slack-Team in wenigen Minuten benutzerdefinierte Workflows erstellen, zum Beispiel zur Vereinfachung der Teamkoordination oder zur Standardisierung von Prozessen wie dem Onboarding.

Einfach ausgedrückt, ist ein Workflow eine Abfolge von benutzerdefinierten Schritten und Aktionen, die mit einem Slack-Channel verbunden sind. Du kannst ganz einfach eigene Workflows komplett neu erstellen oder Vorlagen verwenden, um:

• Teamkolleginnen und Teamkollegen in einem Channel mit automatisierten Onboarding-Nachrichten willkommen zu heißen 
• Anfragen schnell mit benutzerdefinierten Formularen zu erstellen 
• Wiederkehrende Fortschrittsaktualisierungen wie Statusberichte und mehr zu vereinfachen

 

5. Workflows aus mehreren Systemen verbinden

Jeder Bastler, jede Tüftlerin und auch voll ausgestattete Softwareentwicklerinnen und -entwickler können auf die API von Slack zugreifen, um komplexe Probleme für dein Unternehmen zu lösen.

Benutzerdefinierte Apps entwickeln

Benutzerdefinierte Apps sind besonders leistungsstark dabei, mehrere Systeme, ob intern oder extern, zu einem einzigen Erlebnis zusammenzufassen, das von einer Slack-App unterstützt wird.

So hat Hearst beispielsweise einen HANS-Bot entwickelt, der Informationen aus sieben verschiedenen Quellen in 40 anpassbaren Berichten zusammenführt. Anstatt sich in einem neuen Dashboard anzumelden, rufen die 1.500 Benutzerinnen und Benutzer der App die Informationen einfach in Slack auf.

 

Erste Schritte

Apps deiner Lieblingstools entdecken

Wenn du deinen Workspace erweitern möchtest, wechsle zum App-Verzeichnis von Slack, wo mehr als 2.000 Apps auf dich warten.

Aber vielleicht verwendet dein Team ja bereits Apps in Slack. Großartig! So findest du sie: Klicke in der linken Seitenleiste von Slack auf Apps. Dort kannst du alle Apps durchsuchen, die in deinem Workspace verfügbar sind.

Einen benutzerdefinierten Workflow erstellen

Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder, um loszulegen.

Die API-Dokumentation von Slack durchsuchen

Besuche die API-Website von Slack. Dort kannst du dir die Grundlagen der Slack App-Plattform sowie die Erstellung und Installation deiner ersten App ansehen.

Du kannst auch einer Community der Slack-Plattform beitreten, um mit anderen Entwicklerinnen und Entwicklern, Buildern, Designerinnen und Designern sowie Produktmanagerinnen und -managern in Kontakt zu treten, die an der Entwicklung innerhalb von Slack interessiert sind.