Slack でアプリとワークフローを使用する 5 つの方法

Slack はすべてのツールとワークフローを 1 つにまとめる

新しいソフトウェアを導入すると働き方は向上するが、ツールが多くなるとウィンドウとタブが増え、注意が散漫になる。毎就業日に思案する問題が 1 つあるとすれば、これでしょう。当社の State of Work レポートでは回答者の 68% が、ツールが増えれば作業環境が向上するが、それには代償が伴うと答えています。1 日の 30 分以上をツールの切り替えに費やすというのです。 

Slack のプラットフォームではツールとワークフローが 1 つの場所にまとめられるため、アプリ間を移動する精神的負担が軽減されます。ツール全体ですばやく情報を見つけて、共有し、その情報に基づいて行動できれば、タブの切り替えを止め、より有意義な仕事に集中し続けることができます。

1.ツールの情報を Slack にまとめる

ご使用のツールは、重要なコンテキストや情報、つまり仕事に必要な知識を別々の場所に保管しています。Slack で情報を共有すると、ブラウザのタブにある有用なすべてのコンテキストがチャンネルに移動されるため、チーム全体でそのコンテキストを確認（して行動）できるようになります。 

リンクを共有する

すべてのリンクをクリックする必要があるとは限りません。少しの情報が欲しいだけのこともあります。リンクをチャンネルに貼りつけると、Zendesk などのアプリが重要な情報をプレビューリンクにパースするため、コンテキストを収集してから、新しいブラウザタブを開く判断をすることができます。

これは、数人のメンバーしかツールのライセンスを持っていない場合に特に便利です。ツールに対するアクセス制限があっても、チームはすぐに主要な情報についての共通認識を持ち、仕事を進めることができます。

ファイルを追加する 

Slack は、Google ドライブ、Microsoft OneDrive、Dropbox、Box など、あらゆる主要なクラウドベースのファイル管理ツールと連携します。 

ファイルリンクを見つけるために新しいタブを開く必要はありません。Slack から直接ドキュメントを検索して、共有できます。まず、メッセージフィールドの右側にある 📎「ペーパークリップ」ボタンをクリックします。 

ファイルを共有すると、Slack でタイトルとコンテンツがインデックス化されるため、ドキュメントに関するディスカッションを簡単に検索できます。さらにアプリでは、メンバー全員がファイルにアクセスできるかどうかを自動的に確認し、数クリックでファイルのアクセス権限を簡単に更新できるようにします。

2.リアルタイムのアラートを Slack に取り込む

問題に取り組んでいても、新しい案件を追い求めていても、あるいは一刻を争う事柄を処理していても、反応の速さがチームの次の成功あるいは失敗の分かれ目になる可能性があります。 

Slack は適切なメンバーを適切なタイミングで適切な場所に集めることで、迅速に行動計画を進められるようにします。例えば、Salesforce アプリを使用して、カスタムアラートを設定できます。販売機会が更新されると、Salesforce アプリは自動的にチャンネルに通知するため、部門の枠を超えたチームがただちに次の段階の作業を開始できます。

チームの対応力を高めるアプリはほかにもあります。

• PagerDuty は、エンジニアリングチームによる問題解決の迅速化に役立ちます。 
• Drift を使用すると、マーケティングチームとセールスチームはインバウンドリードにすばやく対応できます。
• Twitter は、コミュニケーションチームによる最新のメディアアクティビティの追跡および対応をサポートします。

 

3.Slack で基本ツールを使ってアクションを実行する

組み込みのショートカットを使用する

アプリによって、頻発するあまり努力を要しない面倒な作業を、Slack を離れずに、すばやく簡単に処理できるようになります。メッセージフィールドの横にある「稲妻」⚡ ボタンをクリックして、ショートカットにアクセスすると、Slack から直接タスクとワークフローを開始できます。 

 

アプリからショートカットを使用して、以下を実行できます。

• Google カレンダーまたは Outlook の予定表でイベントを作成する
• Polly または Simple Poll を使用して、投票またはアンケートを開始する
• Monday.com で新しいタスクを作成する

通話を開始する

ディスカッションが複雑化または長期化し始めたときは、タイムアウトを要求して、対面でチャットするのがよいかもしれません。Slack にはビルトイン通話機能があるため、📞「電話」ボタンをクリックすると、簡単に Slack から直接ビデオ通話や音声通話を開始できます。 

 

主要なビデオ会議アプリを使用して通話を開始することもできます。チームの管理者が電話ボタンをカスタマイズするだけで、準備完了です。

 

4.Slack で定型的なプロセスを自動化する

どんなプロジェクトでも、業務を遂行するために、チームの最新情報を集めたり、リクエストを送ったりして、連携を取る必要があります。このような定型業務が増えると、ビジネスに不可欠な作業に費やす時間がなくなります。

カスタムのワークフローを作成する

ワークフロービルダーを使用すると、有料プランを使用している Slack チームのメンバーなら誰でも、数分でカスタムのワークフローを作成して、例えばチームの連携を簡素化したり、研修などのプロセスを標準化したりすることができます。

簡単に言うと、ワークフローは Slack チャンネルに連携された一連のカスタムのステップとアクションです。ゼロから独自のワークフローを作成したり、テンプレートを使用したりして、以下のことを簡単に行うことができます。

• 自動化されたオンボーディングメッセージで、チームメンバーをチャンネルに迎える 
• カスタムフォームでリクエストを迅速に処理する 
• ステータスレポートなど、繰り返される進捗状況の更新を簡素化する

 

5.複数のシステムのワークフローを連携させる

何でも屋であっても、DIY のプロであっても、複数の技術に精通しているソフトウェアエンジニアであっても、Slack の API にアクセスして、オーガナイゼーションの複雑な問題を解決できます。

カスタムアプリの作成

カスタムアプリは、複数の（内部および外部）システムを、Slack アプリを備えた単一の環境にまとめる際に特に役立ちます。

例えば Hearst は HANS bot を作成しました。このアプリは、7 つの異なるソースの情報を 40 のカスタマイズ可能なレポートにまとめます。アプリの 1,500 のユーザーは Slack で情報を呼び出すだけでよく、新しいダッシュボードにログインする必要はありません。

 

開始する

お気に入りのツールからアプリを探す

ワークスペースにアプリを追加するには、Slack App ディレクトリに移動します。そこでは 2,000 を超えるアプリがあなたを待っています。

しかし、あなたのチームはすでに Slack でアプリを使用しているかもしれませんね。だったらすばらしいです！ここで、アプリの見つけ方をご説明します。Slack の左サイドバーにある「アプリ」をクリックします。そこでは、ワークスペースで利用できるすべてのアプリを参照できます。

カスタムのワークフローを作成する

デスクトップの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。メニューから「ツール」を選択し、「ワークフロービルダー」をクリックして開始します。

Slack の API のドキュメントを見つける

Slack API サイトに移動して、Slack アプリのプラットフォームの基本事項を参照し、初めてのアプリの作成とインストールについて確認します。

Slack プラットフォームコミュニティに参加して、Slack の構築に関心のある、ほかの開発者、ビルダー、設計者、製品マネージャーとつながることもできます。