Slack でアプリとワークフローを活用する 5 つの方法

Slack であらゆるツールとワークフローを 1 か所に

新しいソフトウェアを導入すると働き方の改善につながる一方、ウィンドウやタブが増えてあちこち見なければならなくなります。日々の仕事のなかで「どうにかならないか」と思っていることとして、この問題を挙げる人は多いのではないでしょうか。私たちが実施した「ナレッジワーカー意識調査」によると、回答者の 68% がツールの切り替えに 1 日 30 分以上費やしていました。ツールが増えることは業務環境の改善につながる一方で、代償が伴うことがわかったのです。 

Slack のプラットフォームではツールとワークフローを 1 か所にまとめられるため、アプリからアプリへと移動する必要はありません。あらゆるツールからすばやく情報を見つけて共有し、それに基づいて行動することができれば、タブの切り替えに煩わされることなく、より有意義な仕事に集中することができるのです。

1.ツールの情報を Slack にまとめる

さまざまなツールを使っていると、仕事に必要なナレッジである重要なコンテキストや情報が、それぞれの場所に散らばって保管されることになります。Slack で情報を共有すると、あらゆる役立つコンテキストもチャンネルに移るため、チーム全体がそのコンテキストを確認して行動できるようになります。 

リンクを共有する

常にすべてのリンクをクリックする必要はなく、少し見れば十分な時もあります。リンクをチャンネルに貼ると、Zendesk などのアプリによって重要な情報がプレビューリンクに表示されるため、新しいブラウザタブを開くかどうか決める前にコンテキストを知ることができます。

これは特に、そのツールのライセンスを持つ人数が限られる場合に便利です。ツールへのアクセス制限があっても、チームはすぐに大事な情報についての共通認識を持ち、仕事を進めることができるからです。

ファイルを追加する 

Slack は、Google DriveMicrosoft OneDriveDropboxBox など、あらゆる主なクラウドベースのファイル管理ツールと連携可能です。 

ファイルリンクを見つけるために新しいタブを開く必要はありません。メッセージフィールドの右側にある 📎「ペーパークリップ」ボタンをクリックすると、Slack から直接ドキュメントを検索・共有することができます。 

ファイルを共有したあとは、Slack 上でタイトルとコンテンツがインデックス化されるため、ドキュメントに関するやり取りを簡単に検索できるようになります。さらに、メンバー全員がファイルにアクセスできるかどうかをアプリが自動的に確認し、数クリックでファイルのアクセス権を簡単に更新できるようになります。

2.リアルタイムのアラートを Slack に取り込む

インシデント対応や新規契約獲得時、あるいは一刻を争う問題を処理している状況など、反応の速さがチームの成功あるいは失敗の決め手になることがあります。 

Slack なら、適切なメンバーを適切なタイミングで適切な場所に集められるため、行動方針に沿ってスピーディに動くことが可能です。例えば、Salesforce アプリを使ってカスタムアラートを設定すると、営業状況が更新されるたびに Salesforce アプリがチャンネルに自動通知するようになります。通知を受けるとすぐに、部門の枠を超えたチームが次の段階の仕事を始めることができます。

チームのスピードを上げるアプリはほかにもあります。

  • PagerDuty は、エンジニアチームによるインシデント対応をスピードアップします。 
  • Drift を使うと、マーケティングチームと営業チームがインバウンドリードにすばやく対応できるようになります。
  • Twitter は、コミュニケーションチームが最新のメディア活動を追跡して対応するのに役立ちます。

 

3.Slack の基本ツールでアクションを実行する

ショートカットを使用する

よくある面倒な単純作業は、アプリを使って Slack 上で簡単にすばやく処理することができます。メッセージフィールドの横にある ⚡「稲妻」ボタンをクリックして、ショートカットにアクセスすると、Slack から直接タスクとワークフローを開始できます。 

 

例えばショートカットを使って次のようなことがアプリで実行できます。

通話する

ディスカッションが長引いたり複雑になってきたりしたら、一度タイムアウトして対面で話した方がよい場合があります。Slack にはビルトイン通話機能があるため、📞「電話」ボタンをクリックして直接ビデオ通話や音声通話を始めるのも簡単です。 

 

主なビデオ会議アプリを使って通話することもできます。チームの管理者が電話ボタンをカスタマイズするだけで準備完了です。

 

4.Slack で定型プロセスを自動化する

どんなプロジェクトでも。前に進めるためにチームの最新情報を集めたり、リクエストを送ったりするなどの連携が必要です。でもそのような定型タスクが積み重なると、ビジネスにとって重要な業務を行う時間が減ってしまいます。

カスタムワークフローを作成する

Slack 有料プランをご利用のチームは、ワークフロービルダーを使って誰でも数分でカスタムワークフローを作ることができます。例えばチームの連携にかかる作業をシンプルにしたり、研修などのプロセスを標準化したりすることが可能です。

簡単に言うと、ワークフローは Slack チャンネルで実行できるカスタムステップとアクションです。独自のワークフローを一から作ることができるほか、利用できるテンプレートもあります。例えば、次のようなことが簡単にできます。

  • チームメンバーを新たにチャンネルに迎える際に、ウェルカムメッセージを自動送信 
  • カスタムフォームでリクエストにすばやく対応 
  • ステータスレポートなど、定期的な進捗共有を簡素化

 

5.複数のシステムのワークフローを連携させる

フルスタックエンジニアも、自分であれこれやってみたい技術者も、Slack の API にアクセスして組織の複雑な問題を解決できます。

カスタムアプリを作成する

カスタムアプリは特に、内部・外部の複数のシステムを 1 つの体験にまとめたい時に効果的です。

例えば Hearst が作成した HANS bot は、7 つの異なるソースの情報を 40 のカスタマイズ可能なレポートにまとめます。1,500 名のアプリユーザーは Slack で情報を呼び出すだけでよく、新しいダッシュボードにログインする必要はありません。

 

「私たちはデータツール、取引作成ツール、出版ツールなど何十ものツールを使っていますが、HANS bot を使ってそのすべてを Slack にまとめています」

Hearst MagazinesProduct DirectorZack Packer

アプリを使ってみる

よく使うツールのアプリを追加

ワークスペースへアプリを追加するには、Slack App ディレクトリに移動します。そこでは 2,000 を超えるアプリがあなたを待っています。

もしかしたら、あなたのチームはすでに Slack でアプリを使っているかもしれませんね。だとしたらすばらしいです!アプリを見つけて追加したい時は、Slack の左サイドバーにある「アプリ」をクリックすると、ワークスペースで利用できるすべてのアプリを参照できます。

カスタムのワークフローを作成

デスクトップの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。メニューから「ツール」を選択し、「ワークフロービルダー」をクリックして始めましょう。

Slack API のドキュメントを確認

Slack アプリのプラットフォームの基本事項や、初めてのアプリの作成とインストールについては、Slack API サイトで確認してください。

また Slack プラットフォームコミュニティに参加すると、Slack でのアプリ構築に関心のある開発者、構築者、デザイナー、製品マネージャーとつながることもできます。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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