Cinco maneiras de usar apps e fluxos de trabalho no Slack

O Slack reúne todos os seus fluxos de trabalho e ferramentas em um só lugar

Se há um problema que aparece diariamente no trabalho, é que, embora usar um novo software melhore a forma como trabalhamos, mais ferramentas significam mais janelas e guias, e também mais distrações. No nosso relatório sobre o estado do trabalho, 68% dos entrevistados disseram que o local de trabalho fica melhor com mais ferramentas, mas isso tem um ônus: eles gastam pelo menos 30 minutos por dia alternando entre elas. 

A plataforma do Slack reúne seus fluxos de trabalho e ferramentas em um só lugar, acabando com a necessidade de alternar de um app para outro. Quando você pode encontrar, compartilhar e usar informações de forma rápida em todas as suas ferramentas, não é mais necessário usar várias guias. Assim, você pode se concentrar nas tarefas que importam.

1. Usar as informações das suas ferramentas no Slack

Suas ferramentas armazenam contexto e informações importantes em lugares separados, e você precisa disso para trabalhar. Com o compartilhamento de dados no Slack, todo o contexto que ficava nas guias do navegador vai para os canais, onde toda a sua equipe pode vê-lo (e usá-lo). 

Compartilhar links

Não é necessário clicar em todos os links. Às vezes, você só precisa de alguns detalhes. Quando alguém cola um link em um canal, apps como o Zendesk analisam as principais informações e geram uma visualização. Assim, você pode ter mais contexto antes de decidir se quer abrir uma nova guia do navegador.

Isso é útil principalmente quando apenas algumas pessoas têm a licença de uma ferramenta. As equipes podem ficar por dentro dos principais detalhes de forma rápida e seguir adiante sem a necessidade de ter acesso total à ferramenta.

Adicionar arquivos

O Slack pode ser integrado a todas as principais ferramentas de gerenciamento de arquivos baseadas em nuvem, incluindo Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox e Box. 

Você não precisa abrir uma nova guia para encontrar um link de arquivo. Basta pesquisar os documentos e compartilhá-los diretamente no Slack. Comece clicando no botão de clipe 📎, à direita do campo de mensagem. 

Após o compartilhamento de um arquivo, o título e o conteúdo dele são indexados no Slack. Assim, você pode pesquisar com facilidade as conversas sobre o documento. Além disso, o app fará uma verificação automática para garantir que todos tenham acesso ao arquivo e facilitar a atualização das permissões de arquivos com apenas alguns cliques.

2. Enviar atualizações em tempo real no Slack

Caso você esteja lidando com um incidente, tentando fechar um negócio ou resolvendo outra questão urgente, a agilidade de resposta pode ser a diferença entre o próximo sucesso ou o próximo contratempo da sua equipe. 

O Slack reúne as pessoas certas no momento ideal e no lugar adequado para que iniciativas sejam tomadas com rapidez. É possível, por exemplo, usar o app Salesforce para configurar um alerta personalizado. Quando as oportunidades de vendas forem atualizadas, o app Salesforce informará o canal automaticamente. Desse modo, a equipe multifuncional poderá começar a trabalhar prontamente nas próximas etapas.

Outros apps que aumentam a agilidade de resposta da equipe:

• PagerDuty, que ajuda as equipes de engenharia a acelerar a resolução de incidentes. 
• Drift, que permite que as equipes de marketing e vendas respondam com rapidez a clientes potenciais.
• Twitter, que ajuda as equipes de comunicação a acompanhar e reagir às atividades de mídia mais recentes.

 

3. Realizar tarefas com ferramentas essenciais no Slack

Usar atalhos integrados

Os apps facilitam e aceleram o cumprimento de tarefas entediantes do dia a dia que exigem pouco esforço. Tudo isso sem sair do Slack. Clique no botão de raio ⚡️, ao lado do campo de mensagem, para acessar os atalhos que iniciam tarefas e fluxos de trabalho diretamente no Slack. 

 

Use os atalhos de apps para:

• Criar eventos com o Google Agenda ou o Calendário do Outlook.
• Iniciar uma enquete ou uma pesquisa com o Polly ou o Simple Poll.
• Criar uma tarefa com o Monday.com.

Iniciar uma chamada

Quando as discussões começam a ficar complexas ou longas, pode ser uma boa ideia parar de escrever e conversar cara a cara. Com o recurso integrado de chamada do Slack, basta clicar no botão de telefone 📞 para iniciar uma chamada de voz ou em vídeo. 

 

Você pode até mesmo iniciar uma chamada usando os melhores apps de videoconferência. O administrador da sua equipe só precisa personalizar o botão de telefone e pronto.

 

4. Automatizar processos de rotina no Slack

Todos os projetos precisam de coordenação para que o trabalho seja feito. É preciso reunir atualizações da equipe, enviar solicitações, entre outras coisas. Quanto mais se acumulam tarefas de rotina, menos tempo sobra para realizar o trabalho mais importante.

Criar fluxos de trabalho personalizados

Com o criador de fluxo de trabalho, qualquer integrante de uma equipe paga do Slack pode criar fluxos de trabalho personalizados em questão de minutos. É possível, por exemplo, simplificar a coordenação da equipe ou padronizar processos, como integração.

Em termos simples, um fluxo de trabalho é uma sequência de etapas e ações personalizadas que estão conectadas a um canal do Slack. É fácil criar seus próprios fluxos de trabalho do zero ou usar modelos para:

• Dar as boas-vindas a colegas de um canal com mensagens automatizadas de integração. 
• Responder a solicitações rapidamente com formulários personalizados. 
• Simplificar atualizações recorrentes de progresso, como relatórios de status, e muito mais.

 

5. Conectar fluxos de trabalho de vários sistemas

Seja você um inventor, um especialista no método “faça-você-mesmo” ou um engenheiro de software full stack, é possível acessar a API do Slack para resolver problemas complexos da sua organização.

Criar apps personalizados

Os apps personalizados do Slack são muito eficientes para simplificar vários sistemas, tanto internos quanto externos, e transformá-los em uma única experiência.

A Hearst, por exemplo, criou o bot HANS, que agrupa informações de sete fontes diferentes em 40 relatórios personalizáveis. Os 1.500 usuários do app conseguem acessar as informações com facilidade no Slack sem ter que fazer login em um novo painel.

 

Primeiros passos

Encontrar apps das suas ferramentas favoritas

Para começar a adicionar apps ao seu workspace, acesse o Diretório de apps do Slack, onde há mais de 2 mil deles esperando por você.

Mas talvez sua equipe já use apps no Slack. Isso é ótimo. Para encontrá-los, basta clicar em Apps na barra lateral esquerda. Nesse local, você pode ver todos os apps disponíveis no seu workspace.

Criar um fluxo de trabalho personalizado

No computador, clique no nome do workspace na parte superior à esquerda. Selecione Ferramentas no menu e clique em Criador de fluxo de trabalho para começar.

Conhecer a documentação sobre a API do Slack

Acesse o site da API do Slack para ver as informações básicas sobre a plataforma de apps do Slack e saber mais sobre a criação e a instalação do seu primeiro app.

Você também pode fazer parte de um grupo da Comunidade da plataforma do Slack para se conectar a desenvolvedores, criadores, designers e gerentes de produtos interessados em desenvolver apps no Slack.