Cinco formas de usar aplicaciones y flujos de trabajo en Slack

Con Slack tendrás todas tus herramientas y flujos de trabajo en un solo lugar

Si hay un problema sobre el que reflexionamos cada día de trabajo, es este: la adopción de un software nuevo mejora la forma en que trabajamos, pero el uso de más herramientas implica un mayor número de ventanas y pestañas y, por lo tanto, más distracciones. En nuestro informe Estado del trabajo, el 68 % de los encuestados nos dijeron que el hecho de utilizar más herramientas mejora el espacio de trabajo, pero que tiene un precio: pasan al menos 30 minutos al día cambiando de un lugar a otro. 

La plataforma de Slack consigue que el uso de las herramientas y los flujos de trabajo resulte más eficiente al disponer de ellos en un solo lugar, lo que disminuye la carga mental de tener que ir saltando de una aplicación a otra. Cuando eres capaz de buscar y compartir información con rapidez, así como de actuar sobre ella, a través de las herramientas, puedes dejar de hacer malabares con las pestañas y centrarte en el trabajo que importa.

1. Trae la información de tus herramientas a Slack

Tus herramientas guardan contexto e información importante en lugares separados, conocimiento que necesitas para llevar a cabo el trabajo. Compartir información en Slack saca todo ese contexto útil de las pestañas del navegador y lo introduce en los canales, donde todo tu equipo puede verlo (y actuar sobre él). 

Compartir enlaces

No es necesario hacer clic en todos los enlaces, a veces solo se necesitan algunos datos. Después de pegar un enlace en un canal, aplicaciones como Zendesk analizan la información clave en un enlace de vista previa para que puedas obtener el contexto antes de decidir abrir una pestaña nueva en el navegador.

Esto resulta útil sobre todo cuando solo unas pocas personas disponen de licencias para una herramienta: los equipos se pueden alinear con rapidez en los detalles clave y avanzar sin necesidad de contar con acceso completo a una herramienta.

Añadir archivos 

Slack se integra con todas las principales herramientas de gestión de archivos en la nube, entre las que se incluyen Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox y Box. 

No hace falta abrir una pestaña nueva para encontrar el enlace de un archivo, puedes buscar documentos y compartirlos desde Slack. Empieza haciendo clic en el botón del clip 📎 situado en el lado derecho del campo de mensajes. 

Después de compartir un archivo, el título y el contenido se indexan en Slack, para que puedas buscar con facilidad conversaciones sobre el documento. Además, la aplicación comprobará automáticamente si todo el mundo tiene acceso al archivo y facilitará la actualización de los permisos de este con unos pocos clics.

2. Envía alertas en tiempo real a Slack

Ya sea que estés supervisando una incidencia, persiguiendo un trato nuevo o gestionando otro asunto urgente, la capacidad de respuesta puede marcar la diferencia entre el próximo éxito o fracaso del equipo. 

Slack reúne a las personas adecuadas, en el momento oportuno y en el lugar indicado para avanzar rápidamente con una línea de acción. Por ejemplo, puedes utilizar la aplicación Salesforce para configurar una alerta personalizada. Cuando se actualicen las oportunidades de venta, la aplicación de Salesforce informará automáticamente a un canal para que el equipo interfuncional pueda empezar a trabajar de inmediato en los siguientes pasos.

Más aplicaciones que aumentan la capacidad de respuesta del equipo:

• PagerDuty ayuda a los equipos de ingeniería a agilizar la resolución de incidencias. 
• Drift permite que los equipos de marketing y ventas respondan con rapidez a los clientes potenciales.
• Twitter ayuda a los equipos de comunicación a realizar el seguimiento de la actividad más reciente en las redes sociales y reaccionar en consecuencia.

 

3. Utiliza las herramientas esenciales en Slack

Usa los accesos directos incorporados

Las aplicaciones consiguen que resulte rápido y fácil ocuparse de esas molestas tareas que se llevan a cabo con mucha frecuencia y poco esfuerzo sin salir de Slack. Haz clic en el botón del rayo ⚡️ situado junto al campo de mensajes para acceder a los accesos directos que ponen en marcha las tareas y los flujos de trabajo directamente desde Slack. 

 

Usa los accesos directos de las aplicaciones para lo siguiente:

• Crear eventos con Google Calendar o Calendario de Outlook
• Iniciar una encuesta o un sondeo con Polly o Simple Poll
• Crear una tarea nueva con Monday.com

Hacer una llamada

Cuando las conversaciones empiezan a resultar complejas o largas, puede ser un buen momento para pedir una pausa y charlar cara a cara. Slack tiene una función de llamada incorporada, así que es fácil iniciar una llamada de vídeo o de voz directamente desde Slack haciendo clic en el botón de teléfono 📞. 

 

Incluso puedes comenzar una llamada con las principales aplicaciones de videoconferencia: todo lo que tiene que hacer el administrador del equipo es personalizar el botón del teléfono y ya está, ¡todo listo!

 

4. Automatiza los procesos rutinarios en Slack

Todos los proyectos requieren de coordinación para sacar adelante el trabajo: reunir actualizaciones del equipo, presentar solicitudes, etc. Estas tareas rutinarias se van sumando y quitan tiempo para el trabajo básico de la empresa.

Crear flujos de trabajo personalizados

Gracias al creador de flujos de trabajo, cualquiera en un equipo de pago de Slack puede crear flujos de trabajo personalizados en cuestión de minutos: por ejemplo, para simplificar la coordinación del equipo o estandarizar procesos como la incorporación.

En pocas palabras, un flujo de trabajo es una secuencia de pasos y acciones personalizados conectados a un canal de Slack. Es fácil desarrollar tus propios flujos de trabajo desde cero o usar plantillas para lo siguiente:

• Dar la bienvenida a compañeros de equipo a un canal con mensajes de incorporación automatizados 
• Enviar rápidamente las solicitudes con formularios personalizados 
• Simplificar las actualizaciones de progreso periódicas como los informes de estado, etc.

 

5. Conecta los flujos de trabajo de varios sistemas

Independientemente de que seas un aficionado, un friki de la tecnología o un desarrollador de software todoterreno, puedes acceder a la API de Slack para resolver problemas complejos de tu organización.

Diseñar apps personalizadas

Las aplicaciones personalizadas son especialmente potentes para optimizar varios sistemas (internos y externos) en una sola experiencia con la tecnología de una aplicación de Slack.

Por ejemplo, Hearst desarrolló el bot HANS, que fusiona información de siete fuentes distintas en 40 informes personalizables. En lugar de acceder a un panel nuevo, los 1500 usuarios de la aplicación solo tienen que pedir la información en Slack.

 

Primeros pasos

Descubre aplicaciones de tus herramientas favoritas

Para empezar a añadir aplicaciones a tu espacio de trabajo, dirígete al Directorio de Aplicaciones de Slack, donde encontrarás más de 2000 aplicaciones esperándote.

No obstante, puede que tu equipo ya esté usando aplicaciones en Slack; sería fantástico. A continuación, te explicamos cómo buscarlas: haz clic en Aplicaciones en la barra lateral izquierda de Slack. Allí, puedes navegar por todas las aplicaciones disponibles en tu espacio de trabajo.

Cómo crear un flujo de trabajo personalizado

Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda. Selecciona Herramientas en el menú y, a continuación, haz clic en Creador de flujos de trabajo para empezar.

Analiza la documentación de la API de Slack

Dirígete al sitio de la API de Slack para recorrer los fundamentos de la plataforma de aplicaciones de Slack y hacer un viaje a través de la creación e instalación de tu primera aplicación.

También puedes unirte a un capítulo de la Comunidad de la plataforma de Slack para conectarte con otros desarrolladores, creadores, diseñadores y directores de producto que estén interesados en trabajar en Slack.