Gestione delle conoscenze: strumento per incentivare la produttività

Nel momento delle decisioni importanti, delle nuove strategie e processi, la gestione delle conoscenze è fondamentale. 

Un facile accesso alle informazioni aziendali facilita i processi decisionali e migliora i risultati, mentre la mancanza di accessibilità a dati e conoscenze essenziali provoca l’esatto contrario: errori, sforzo e costi maggiori e un’infinità di altri svantaggi.

Nonostante il valore inestimabile di una knowledge base interna ben organizzata, accessibile e aggiornata, molte aziende continuano a ignorare o a sottostimare l’importanza di investire in sistemi efficaci di gestione della conoscenza. 

In questo articolo scopriremo come una gestione delle conoscenze ben strutturata possa trasformarsi in un vero e proprio propulsore di produttività ed efficienza operativa, che produce anche tanti altri vantaggi.

In cosa consiste la gestione delle conoscenze di un’azienda?

La gestione delle conoscenze, Knowledge Management in inglese, è l’insieme delle azioni che permettono di generare, archiviare, condividere, trasferire e utilizzare la conoscenza presente all’interno di una società. 

L’obiettivo è registrare tutti i procedimenti e le pratiche realizzate all’interno di una compagnia per renderle accessibili e disponibili a tutti i dipendenti.

Un tipico esempio è la creazione di manuali che descrivono nel dettaglio tutti i passaggi di operazioni specifiche. I manuali possono essere consultati dai nuovi dipendenti per una formazione più rapida, o anche da dipendenti già in seno all’impresa per assicurarsi che stiano seguendo le migliori pratiche e ottimizzare così tutto il lavoro.

Quali sono gli obiettivi della gestione delle conoscenze?

Per le imprese, gli istituti scolastici o qualsiasi altro tipo di organizzazione, la gestione delle conoscenze è ormai uno strumento fondamentale per aumentare la produttività, migliorare e non smettere di imparare.

A lungo termine, il facile accesso alle informazioni e la condivisione delle conoscenze e delle esperienze contribuiscono significativamente all’innovazione e alla risoluzione dei problemi. Tutto ciò ha un effetto diretto sui risultati, sia interni che esterni, come l’esperienza del cliente e la soddisfazione di tutti gli stakeholder.

Il capitale umano, così come l’esperienza, le conoscenze e le abilità, sono un vero patrimonio delle aziende. Una risorsa molto preziosa che, se ben sfruttata, può rappresentare un gran vantaggio competitivo. Nonostante sia difficile da misurare o riprodurre, la gestione delle conoscenze permette di tramandare tutte queste informazioni e dati per poterli consultare in qualsiasi momento.

Inoltre, una corretta gestione delle conoscenze evita la fuga di dati e garantisce che quelli sensibili rimangano all’interno dell’organizzazione, anche se un dipendente lascia l’azienda. Facilita anche l’inserimento dei nuovi arrivati, poiché avranno a disposizione tutte le informazioni di cui necessitano per ogni operazione.

Quali sono i vari tipi di gestione delle conoscenze?

Tenendo questo a mente, le imprese devono imparare anche i diversi tipi di conoscenze. In questo modo sarà possibile un trattamento corretto in ogni singolo caso. Le conoscenze si dividono in:

• Conoscenza tacita: viene acquisita tramite l’esperienza individuale e l’intuito, come la capacità di interpretare le varie emozioni e reazioni. Anche se esprimibile a parole, è difficile formalizzarla e trasmetterla. Si tratta di una conoscenza che risiede nella mente e nell’indole di una persona e può essere acquisita attraverso la pratica e l’esperienza diretta.
• Conoscenza implicita: anche se a volte viene confusa con la conoscenza tacita, si tratta di due elementi distinti. Questo tipo di conoscenza infatti è facilmente codificabile e trasmissibile. In varie occasioni è proprio questo il tipo di informazioni che viene dato per scontato, anche se dev’essere documentato come tutti gli altri, perché per alcune persone potrebbe non essere così evidente.
• Conoscenza esplicita: tipo di conoscenza che può essere completamente codificato e facilmente condivisibile. Comprende dati, procedimenti, politiche e qualsiasi altro tipo di informazione che può essere archiviato e recuperato facilmente da tutti i membri dell’organizzazione.

Le 7 tappe della gestione delle conoscenze

La gestione delle conoscenze in un’azienda è un processo diviso in varie fasi, tutte fondamentali per poter trarre il massimo da tutte le informazioni disponibili all’interno di un’organizzazione. Ecco le varie tappe:

1. Identificare: identificazione e riconoscimento delle informazioni presenti in un’impresa, così come delle fonti esterne che possono essere rilevanti.
2. Registrare: raccogliere e documentare le conoscenze identificate, assicurandosi che si trovino in un formato accessibile a tutti i membri dell’organizzazione.
3. Archiviare: organizzare e salvare le conoscenze registrate in base a dati, archivi o sistemi di gestione delle conoscenze per renderle di facile accesso.
4. Condividere: distribuire e mettere a disposizione dei dipendenti le conoscenze archiviate, semplificando l’accesso e promuovendo una collaborazione e una formazione continua.
5. Applicare: utilizzare le conoscenze condivise nei processi decisionali, nella risoluzione dei problemi e nell’ottimizzazione dei processi dell’organizzazione.
6. Valutare: verificare e misurare l’impatto delle conoscenze applicate per garantire che rispettino gli obiettivi e che siano utilizzate in maniera efficace.
7. Ampliare: aggiornare ed espandere continuamente le conoscenze archiviate, incorporando nuove esperienze, scoperte e pratiche migliori per mantenere la pertinenza e l’utilità della Knowledge Base.

Come applicare la gestione delle conoscenze in un’impresa?

Nonostante la gestione delle conoscenze sia un compito riservato al dipartimento di risorse umane, si tratta di una strategia che deve essere sostenuta e promossa da tutta l’organizzazione. Tutti i suoi membri devono essere coinvolti nella creazione, registrazione e utilizzo condiviso delle conoscenze, per quella che viene chiamata “memoria aziendale”. Per riuscirci occorre seguire diversi punti che possono aiutare ad adottare questa strategia:

• Allineare gli obiettivi strategici: assicurarsi che gli obiettivi strategici dell’azienda siano in linea con i fini e gli obiettivi della gestione delle conoscenze. Occorre identificare quali tipi di conoscenze si vuole preservare.
• Promuovere una cultura di scambio di conoscenze: stimolare la creazione di un ambiente aperto in cui i dipendenti si sentano motivati, dopo aver visto i vantaggi, a condividere le proprie conoscenze ed esperienze con i colleghi.
• Investire nella tecnologia: acquistare e mantenere sistemi tecnologici avanzati che facilitino l’accesso, l’archiviazione e la condivisione delle conoscenze all’interno di un’organizzazione. Al giorno d’oggi l’automazione e l’intelligenza artificiale possono essere di grande aiuto.
• Fornire una formazione: offrire programmi di formazione e aggiornamento continui per migliorare le abilità e le competenze dei dipendenti, assicurandosi che siano a conoscenza delle migliori pratiche e dei benefici di questi processi.
• Disporre di team dedicati: formare team specializzati nella gestione delle conoscenze, che saranno i responsabili dell’implementazione delle strategie e degli strumenti per raccogliere, organizzare e diffondere le informazioni.
• Misurare e valutare: stabilire metriche e processi che misurino l’efficacia delle azioni della gestione delle conoscenze ed effettuare valutazioni periodiche per individuare i punti da migliorare.

Con il passare degli anni Slack, oltre a essere un valido strumento di comunicazione interna, è diventato anche un centro di produttività e gestione delle conoscenze per molte imprese. Uno strumento digitale con varie funzionalità che permettono di scambiare dati indipendentemente dal luogo e dal momento, in maniera semplice, rapida e scalabile.

L’integrazione con altri sistemi e applicazioni, la ricerca avanzata dei messaggi, la facilità di condivisione dei file o la presenza di canali tematici, facilitano la collaborazione e l’accesso alle conoscenze. 

Inoltre, funzioni come Canvas permettono al personale di documentare e organizzare i dati in maniera strutturata. Tutto ciò rende Slack uno strumento prezioso per la gestione delle conoscenze, che aiuta le imprese a essere più efficienti e produttive.

Clips, una funzionalità che permette di registrare e condividere video brevi, facilita la comunicazione visiva e la condivisione di conoscenze asincrone. Il creatore dei flussi di lavoro invece permette di automatizzare operazioni ripetitive e la raccolta di informazioni, migliorando l’efficienza operativa.

E se non fosse ancora abbastanza, l’incorporazione dell’IA sulla piattaforma facilita ancora di più la creazione e la condivisione delle conoscenze. Dai riassunti delle conversazioni ai suggerimenti e alle risposte rapide, l’intelligenza artificiale su Slack aiuta a ottimizzare processi e a prendere decisioni consapevoli in maniera molto più semplice. Tutte queste funzionalità in un’unica piattaforma facilitano di molto la gestione delle conoscenze.