Modello di appuntamento del team

Probabilmente, il tuo team teme la riunione settimanale. Non è colpa tua; è difficile trasformare i report sui progressi in qualcosa di coinvolgente e utile per tutto il team. 

Non è divertente nemmeno per te. Devi cercare tra aggiornamenti, attività e file settimanali per trovare i segnali che ti permettono di agire. Se la riunione di controllo settimanale è l'unico momento in cui tutti i membri del team comunicano tra loro, allora questi problemi continueranno. Ancora più importante, perderai tutti i benefici che derivano da comunicazioni semplificate e da una cultura collaborativa.

È qui che entra in gioco il modello di appuntamento del team.

I vantaggi del nostro modello di appuntamento per la produttività del team

Un buon modello di appuntamento per le riunioni è il caposaldo di un team robusto. Fornisce una comunicazione trasparente e struttura la collaborazione in modo che il tuo team abbia gli strumenti e il supporto di cui ha bisogno per lavorare al meglio. Ecco alcuni dei modi in cui il modello di appuntamento del team riesce a farlo:

Costruisce una forte cultura del team

Eleva il lavoro del tuo team in Slack con il nostro modello di riunione di appuntamento del team, progettato per migliorare senza sforzo la cultura del tuo team. Questo modello crea uno spazio dedicato in cui i membri del team possono condividere documenti importanti e tenere traccia delle priorità, aiutando con la pianificazione e la collaborazione. Per garantire responsabilità e far avanzare i progetti più velocemente, questo modello include anche messaggi programmati per raccogliere aggiornamenti di stato, così che il team possa concentrarsi sui prossimi passaggi senza alcun ostacolo.

Semplifica la gestione del team

Questa risorsa è fondamentale per i leader che mirano a mantenere una dinamica di team unita e assicurarsi che tutti i membri si sentano valorizzati. Il modello strutturato di appuntamento del team fornisce l'onboarding per i nuovi membri, aiutandoli a integrarsi senza problemi nel team e include un elenco delle priorità per identificare le opportunità di business. Mantenere tutti allineati sui più grandi obiettivi per il trimestre assicura che tutti i membri rimangano concentrati su ciò che conta di più, mentre l'agenda della riunione dell'appuntamento mantiene le riunioni organizzate e attuabili.

Incoraggia il coinvolgimento

Mantieni il tuo team coinvolto e motivato con questo modello di riunione di appuntamento del team facile da usare. Funziona come hub centrale per i membri del team per comunicare liberamente e condividere aggiornamenti, aumentando la trasparenza e la fiducia. Inoltre, include un rompighiaccio settimanale per non interrompere le conversazioni e mantenere una connessione forte, anche in ambienti da remoto o ibridi. Il coinvolgimento regolare attraverso questo modello strutturato ma flessibile può aiutarti a mantenere un ambiente di lavoro positivo, incoraggiare la collaborazione e potenziare i team per il successo a lungo termine.

Centralizza la condivisione di risorse

Il modello per le riunioni di appuntamento del team semplifica anche la condivisione e l'utilizzo delle risorse. Che si tratti di materiali formativi, ordini del giorno delle riunioni o linee guida del progetto, si può accedere a tutto da un unico posto. Questo migliora l'efficienza e incoraggia i membri a utilizzare le risorse esistenti, oltre che a crearne di nuove che possono essere condivise con l'intero team. Gli elementi d'azione e i dettagli della riunione successiva sono chiaramente delineati, aiutando i membri del team non rimanere indietro e a concentrati sui loro obiettivi.

Cosa dovrebbe essere incluso in un modello di appuntamento settimanale del team?

Ci sono alcuni elementi imprescindibili quando si tratta di un modello di appuntamento del team che ne ottimizzano la comunicazione. La chiave del successo non è solo la chiarezza, ma una collaborazione efficace. Quindi, indipendentemente da ciò che aggiungi ai tuoi appuntamenti settimanali, assicurati di includere questi tre elementi: 

• Aggiornamenti sui progressi. Rivedi le priorità del tuo team e aggiorna le attività individuali con sfide, modifiche alle scadenze o del nuovo contesto. Il modello di appuntamento settimanale di Slack ti permette di aggiornare le attività nella scheda di prioritizzazione del team e di taggare i colleghi nei commenti, il tutto all'interno del centro di comunicazione centralizzato del tuo team.
• Successi e ostacoli. Assicurati anche di controllare come sta il tuo team a livello emotivo. Di cosa sono orgogliosi questa settimana? Cosa è stato frustrante? Dove hanno speso più energia? Hanno bisogno di aiuto? Usa le automazioni dei workflow in Slack per rendere gli aggiornamenti settimanali facili, come compilare un modulo, e invia promemoria programmati al tuo team così non si dimentichino di farlo.
• Richieste di supporto. La collaborazione è il fattore più importante nella produttività del team, quindi il tuo modello dovrebbe renderla il più semplice possibile. Crea un canvas dove il tuo team può condividere i dettagli del progetto, fare domande e includere link che necessitano input dai colleghi. Le conversazioni possono avvenire nel punto esatto in cui il lavoro viene condiviso, migliorando la trasparenza e invitando tutto il team a dare assistenza e a condividere le proprie intuizioni.

La tua guida per utilizzare un modello di appuntamento sui progressi del team

Una volta che hai creato un modello che si adatta alle esigenze e allo stile di lavoro del team, è ora di iniziare a gestire delle sincronizzazioni settimanali nuove e migliorate. Il modo più efficace per utilizzare il tuo modello di appuntamento settimanale è renderlo la fonte di verità definitiva per le riunioni del tuo team. Ecco come fare:

1. Stabilisci un'agenda chiara

Anche il miglior modello non aiuterà te e il tuo team se non stabilisci un'agenda chiara. Se stai conducendo una riunione, condividi il tuo canvas di sincronizzazione settimanale il giorno prima e invita i membri del team ad aggiungere eventuali punti di cui vogliono discutere. Se stai tenendo una discussione asincrona strutturata in Slack, assicurati che sia chiaro dove, quando e come i colleghi possono inviare i propri punti all'agenda in modo che tutti abbiano il tempo e la visibilità di cui hanno bisogno per contribuire.

2. Assicurati che il tuo progetto o elenco delle attività sia aggiornato

Rendi la tua sincronizzazione settimanale il più efficiente ed efficace possibile chiedendo al team di assicurarsi che tutti gli stati dei progetti e delle attività siano aggiornati nel tuo strumento di gestione prima di iniziare la sincronizzazione. In questo modo, non perderai tempo né rischierai comunicazioni errate durante la sincronizzazione ufficiale. La scheda Priorità del team in Slack rende tutto questo comodo inserendo il monitoraggio delle attività del tuo team nello stesso canale delle tue sincronizzazioni settimanali. Puoi persino taggare i membri del team nell'attività per richiedere aggiornamenti.

3. Crea conversazioni dedicate in Slack

Non perdere le note, i commenti e le idee importanti che emergono durante una sincronizzazione settimanale. Usa un canvas condiviso per il tuo modello di sincronizzazione settimanale, quindi trasforma gli elementi dell'agenda in conversazioni dedicate selezionando l'elemento e aggiungendo un commento. Questo rende la tua agenda più dinamica e invita alla collaborazione in modo più naturale. E la parte migliore è che queste conversazioni non devono finire quando termina la riunione!

4. Inizia con un'interazione umana per migliorare il coinvolgimento

È sempre una buona idea iniziare una riunione con un po’ di coinvolgimento personale. Alcuni minuti di interazione divertente fanno molto per alleviare lo stress e aiutare il team a entrare nella giusta mentalità. Usa il tuo modello di appuntamento del team per incoraggiare l'interazione umana, che si tratti di aggiungere una “domanda della settimana” al documento dell'agenda, di dire a tutti di riempire una conversazione Slack con ogni GIF e meme che viene loro in mente quando dici "mercoledì", o di usare uno dei tanti Slackbot che generano rompighiaccio casuali.

5. Trasforma le note della riunione in elementi d'azione

Una riunione non serve a niente se non porta all'azione. Dopo la sincronizzazione del team, rivedi tutte le discussioni, gli aggiornamenti del team, le richieste di supporto e le idee emerse durante la stessa. Sfrutta Slack per continuare conversazioni importanti, organizzare risorse, creare nuovi canvas e aggiungere attività all'elenco delle priorità del tuo team. Quando mantieni l'archivio delle riunioni nello stesso spazio dove stai agendo, è facile fare riferimenti incrociati e collaborare senza perdere il contesto.

Il modello di appuntamento del team di Slack mette tutti sulla stessa lunghezza d'onda

Con il modello di appuntamento del team di Slack, puoi condurre sincronizzazioni settimanali che trasformano riunioni frustranti in sessioni di lavoro collaborative che portano all'azione, senza limitarsi alle note. Trasforma le agende in conversazioni trasparenti, gli aggiornamenti sui progressi in passi successivi e un singolo canale di Slack in un hub di comunicazione centralizzato per le attività e le risorse del tuo team.