Modello di elenco di controllo per l’onboarding

Abituarsi a un nuovo ambiente di lavoro può essere tanto travolgente quanto entusiasmante per molte nuove assunzioni durante i primi giorni. Infatti, secondo un sondaggio di Glean, l'81% dei nuovi dipendenti riferisce di sentirsi sopraffatto durante l'onboarding. I nuovi dipendenti si sentono spesso ansiosi durante l'onboarding non solo a causa delle novità, ma anche dell'incognito. Il processo di onboarding può essere una sfida anche per i manager che cercano sia di svolgere il loro normale lavoro sia di mettere in pari i nuovi membri del team. Una delle cose migliori che puoi fare per alleviare le pressioni sui responsabili del team e dare ai nuovi membri un inizio forte e sicuro è utilizzare un modello di elenco di controllo per l'onboarding. 

Un modello di elenco di controllo per l'onboarding centralizza i materiali di onboarding in una struttura definita in modo chiaro, che i nuovi membri del team possono seguire. Questo garantisce che i dipendenti possano facilmente trovare le risorse di cui hanno bisogno e completare le azioni necessarie per essere completamente preparati per il loro nuovo ruolo. Processi di onboarding solidi aiutano le organizzazioni a semplificare l'integrazione dei nuovi dipendenti nei workflow collaborativi e a favorire un senso di appartenenza e allineamento con i valori aziendali. 

Perché un modello di onboarding è importante?

Un'esperienza di onboarding chiaramente definita è cruciale, non solo per far risparmiare tempo ai manager e ai neoassunti, ma anche per salvaguardare gli investimenti nella forza lavoro. In un sondaggio Gallup, il 70% dei dipendenti con esperienze di onboarding eccezionali dice di avere “il miglior lavoro possibile” e ha 2,6 volte più probabilità di essere “estremamente soddisfatto” del proprio posto di lavoro; non solo migliora la produttività ma diminuisce la possibilità di turnover.

I modelli di onboarding eliminano la confusione riguardo alle responsabilità iniziali e assicurano che compiti importanti, dai documenti delle risorse umane alle presentazioni del team, siano completati in una sequenza logica in grado di costruire fiducia e competenza.

Senza un modello di processo di onboarding solido, le organizzazioni:

• Non hanno una chiarezza sui compiti di onboarding per le nuove assunzioni (il che porta a confusione e ritardi)
• Perdono di tempo nel ricreare materiali di onboarding per ogni nuova assunzione
• Non riescono a fornire accesso tempestivo ai canali di comunicazione giusti e alle conversazioni del team
• Hanno difficoltà nel comunicare aspettative chiare per le nuove assunzioni (il che causa ansia e difficoltà nel soddisfare i loro nuovi ruoli)

Il modello di piano di onboarding ideale dovrebbe essere una guida completa con tutto ciò di cui un nuovo membro del team ha bisogno per ambientarsi nell'organizzazione e nel proprio ruolo. I modelli di onboarding non devono limitarsi a organizzare i compiti: servono come bussola culturale, aiutano i nuovi dipendenti a comprendere e abbracciare i valori e lo stile di lavoro dell’azienda.

I vantaggi del nostro modello di onboarding per i dipendenti

Che tu stia inserendo membri del team da remoto o cercando di eseguire l'onboarding di nuovo personale in ufficio, questo modello di onboarding per i dipendenti semplifica l'intero processo. Utilizzare un modello di onboarding per i dipendenti garantisce che ogni nuova assunzione riceva la stessa introduzione di alta qualità all’azienda, sentendosi personalmente accolti e valorizzati fin dal primo giorno.

Dai il benvenuto ai nuovi membri del team con facilità

Questo modello di elenco di controllo per l'onboarding è progettato per essere il punto di partenza ideale per le nuove assunzioni che si uniscono al tuo team. Una sorta di e-mail di benvenuto, ma meglio. Serve come hub centralizzato dove i nuovi arrivati possono trovare e consultare tutti i dettagli necessari, le risorse e gli strumenti per iniziare il loro percorso con la tua organizzazione. Che il tuo team lavori in ufficio o da remoto, questo modello assicura un'esperienza di onboarding fluida e coerente per tutte le nuove assunzioni. Fornendo un approccio strutturato, aiuta a creare una forte prima impressione favorendo allo stesso tempo un senso di appartenenza e coinvolgimento.

Personalizza facilmente le guide all’onboarding

Il modello include una guida di benvenuto personalizzabile, che consente alle aziende di adattare l'esperienza per riflettere la loro cultura aziendale unica. Da una panoramica dei valori e delle politiche aziendali alla presentazione dei membri principali del team, questa guida rende più facile per i manager assicurarsi che tutti i dipendenti si sentano coinvolti. Per i dipendenti da remoto, la guida può essere adattata per includere passaggi di onboarding virtuale, come l'allestimento di un ufficio domestico, sessioni di formazione o la programmazione di controlli regolari per rimanere in pari.

Definisci chiaramente le attività della prima settimana

Per migliorare il processo di onboarding, il modello offre un elenco di controllo dettagliato delle attività essenziali della prima settimana. Queste attività includono elementi come la presentazione della documentazione per i neoassunti, la partecipazione alle sessioni di orientamento, l'incontro con i membri principali del team e il completamento dei programmi di formazione iniziale. Per l'onboarding da remoto, mette in evidenza come configurare strumenti virtuali e assegnare canali del team pertinenti per garantire una comunicazione fluida. Questi passaggi aiutano i dipendenti ad ambientarsi nel loro nuovo ruolo, creare fiducia e diventare produttivi rapidamente.

Aggiungi automaticamente membri del team alle giuste conversazioni

Inserire i neoassunti nelle discussioni e nei workflow giusti è fondamentale. Con questo modello di elenco di controllo per l'onboarding, i manager possono facilmente assegnare i nuovi dipendenti ai canali del team e alle conversazioni con un solo clic. Questa funzione garantisce che i dipendenti possano affrontare la loro prima settimana dall'inizio alla fine senza perdere interazioni cruciali. È un modo semplice ma efficace per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e aiutare i neoassunti a rimanere informati.

Crea impatto dal primo giorno

Un piano di onboarding solido è essenziale per garantire una transizione fluida per i neoassunti. Questo modello non solo semplifica il processo di pianificazione ma facilita anche rivedere e aggiornare i passaggi in base alle necessità. Affrontando aspetti critici come le risorse di apprendimento, gli obiettivi di performance e i controlli regolari, aiuta le organizzazioni a fornire un'esperienza di onboarding completa. Con tutto in un unico posto, i manager e i team delle risorse umane possono essere sicuri di utilizzare il miglior programma di onboarding per preparare i neoassunti al successo.

Cosa dovrebbe essere incluso in un modello di onboarding per neoassunti per un'esperienza lavorativa di successo?

Un modello completo di onboarding per neoassunti dovrebbe servire come guida interattiva che integra perfettamente i nuovi dipendenti nella tua organizzazione assicurando che non vengano persi passaggi critici. Attraverso le robuste funzioni del modello, le organizzazioni possono creare un'esperienza di onboarding dinamica che si adatta sia ai dipendenti da remoto che a quelli in ufficio, mantenendoli coinvolti e informati durante tutto il percorso.

Guida di benvenuto e presentazione del team

Il modello dovrebbe iniziare con una guida di benvenuto personalizzata che stabilisce il tono per il percorso del dipendente. Utilizzando l'integrazione del profilo di Slack, i neoassunti possono connettersi immediatamente con i membri del loro team attraverso una sezione dedicata “Incontra il Team”, completa di profili collegati e brevi descrizioni dei ruoli che possono leggere con calma. Questo aiuta a superare i blocchi iniziali di comunicazione e facilita la costruzione naturale di relazioni dal primo giorno.

Programma della prima settimana e riunioni critiche

Struttura il modello per includere una tabella dettagliata “Riunioni Importanti” che delinea le sessioni di orientamento, i meeting brevi del team e i workshop di formazione dove imparare le basi. Attraverso l'integrazione del calendario di Slack, queste riunioni possono essere automaticamente aggiunte al calendario del dipendente, complete di programmi ricorrenti e link alle riunioni. Questo assicura che i neoassunti non perdano mai sessioni di onboarding cruciali o incontri del team.

Gestione delle attività e monitoraggio dei progressi

Implementa un elenco completo delle cose da fare per la prima settimana utilizzando le funzioni personalizzabili del tracciamento delle attività di Slack. Ogni attività dovrebbe essere categorizzata (Risorse umane, Configurazione IT, Formazione) con proprietari chiari e indicatori di stato. I campi personalizzati possono essere aggiunti per fornire ulteriore contesto, come opzioni di attrezzature o limitazioni di budget, rendendo facile per i neoassunti monitorare i loro progressi e comprendere le loro responsabilità.

Navigazione dei canali e configurazione della comunicazione

Crea un’automazione del workflow che guida i nuovi dipendenti nell'unirsi ai canali essenziali di Slack. Deve includere canali specifici del team, annunci a livello aziendale e spazi sociali. Il workflow può essere personalizzato per assicurarsi che i dipendenti ricevano le autorizzazioni e i livelli di accesso giusti mentre viene spiegato lo scopo e l'etichetta di ogni canale.

Accesso alle risorse e integrazione culturale

Sviluppa un hub centralizzato delle risorse sulla cultura aziendale con collegamenti alla documentazione importante, inclusi manuali dei dipendenti, informazioni sui benefici e sui valori aziendali. Questa sezione dovrebbe sfruttare le funzionalità di condivisione documenti di Slack per fornire facile accesso ai materiali di formazione, ai documenti di conformità e alle iniziative culturali che aiutano i neoassunti a comprendere meglio e abbracciare i valori della tua organizzazione.

Configurazione IT e accesso ai sistemi

Includi elenchi di controllo dettagliati per la configurazione IT con link per scaricare il software necessario, credenziali di accesso e richieste di attrezzature. I campi personalizzati possono specificare preferenze hardware, i requisiti software e le istruzioni di configurazione, mentre i workflow automatizzati possono attivare ticket di supporto IT e tracciare lo stato di completamento. Questo garantisce che i neoassunti abbiano tutti gli strumenti necessari per essere produttivi fin dal primo giorno.

Integrazioni di terzi per completare il tuo modello di onboarding per i nuovi dipendenti

Uno degli aspetti più potenti nell'ospitare il tuo modello di onboarding per nuovi dipendenti in Slack è la capacità di centralizzare tutto attraverso integrazioni semplici con gli altri strumenti che il tuo team utilizza.

Connetti i calendari

Trasforma la gestione della pianificazione del tuo onboarding integrando Google Calendar direttamente nella tua area di lavoro Slack. Questa integrazione sincronizza automaticamente riunioni di orientamento, sessioni di formazione e presentazioni del team, permettendo ai neoassunti di visualizzare e rispondere agli inviti del calendario senza lasciare Slack. Questo garantisce che le tappe importanti dell'onboarding vengano tracciate e programmate con promemoria automatici che mantengono tutti allineati, evitando ritardi.

Condividi file in modo sicuro

Sfrutta la potenza di Google Workspace per semplificare la condivisione dei documenti e la collaborazione. I nuovi dipendenti possono accedere, modificare e collaborare su documenti essenziali, materiali di formazione e politiche aziendali direttamente all'interno dei canali Slack. Questa integrazione garantisce che tutte le informazioni sensibili rimangano sicure mantenendo al contempo un facile accesso per coloro che ne hanno bisogno.

Sincronizza wiki interni

Migliora la condivisione delle conoscenze connettendo Notion e Loom al tuo modello di onboarding. I neoassunti possono accedere a wiki aziendali completi, alla documentazione dei processi e a tutorial video senza dover passare da una piattaforma all’altra. La base di conoscenza organizzata di Notion combinata con le dimostrazioni visive di Loom crea un'esperienza di apprendimento immersiva che aiuta i dipendenti a comprendere informazioni complesse in maniera rapida ed efficace.

Connettiti con i membri del team

Coltiva connessioni significative attraverso le integrazioni con Donut e Zoom. Donut facilita le conversazioni informali virtuali e gli abbinamenti coi mentori, mentre l'integrazione con Zoom consente videoconferenze senza interruzioni per sessioni di onboarding da remoto, riunioni del team e controlli individuali. Insieme, questi strumenti creano opportunità naturali per costruire relazioni, assicurando che ogni neoassunto si senta connesso ai membri del suo team e al manager, indipendentemente da dove si trova.