員工就職範本

如何在 Slack 中使用此範本 (逐步指示)

新員工就職需要時間、良好的安排，以及周全的規劃。Slack 的員工就職範本將此過程簡化，採用標準化的數位新進員工就職流程架構，讓你可以自訂工作、資源、聯絡人，以及其他重要資訊。以下介紹如何開始使用。

• 按一下「使用範本」，將此範本加入 Slack 作業系統。從資源庫中選取員工就職範本，然後按一下左下方的「使用範本」按鈕。

• 新增工作和截止期限。新增工作清單，列出新進員工第一週要完成的事項。使用檢查清單格式，方便追蹤進度。

• 填入會議和活動。新增就職訓練和必要會議，例如就職引導、人力資源文書工作、就職表單、IT 設定、團隊介紹，以及與主管一對一會面。附上日期、時間和重複的訓練。

• 指派就職夥伴。使用 @ 直接標記團隊成員，即可快速聯絡。按一下顯示名稱，新增此團隊成員的個人檔案卡片。

• 設定工作流程，自動將新進員工加入相關的 Slack 頻道。建立可將頻道邀請和提醒自動化的工作流程，一次將新進員工新增至所有相關 Slack 頻道 (團隊、專案和社群)。

• 分享文化資源。內嵌介紹公司文化和價值觀的連結與影片，讓新進員工可以在同一處輕鬆存取。你可以複製 Slack、YouTube 或公司網站上的連結，然後貼到範本中，即可建立卡片。

什麼是就職範本？

就職範本是一個標準化架構，幫助組織迎接新進員工，讓他們盡快融入組織。此範本能整理新進員工就職最初幾天、幾週及幾個月內需要完成的核心工作和必要資源。經理不必為每位新進員工建立檢查清單，可將此範本當成員工就職指南，用於追蹤工作指派、截止期限及預定活動，確保不會遺漏任何事項。

公司使用可自訂的就職範本是出於以下關鍵理由：

• 一致性。範本可確保每位新進員工都獲得同樣的高品質就職體驗，不受部門、經理或開始日期的影響，這有助於維護公司文化，並確保不會遺漏關鍵步驟。
• 合規性。標準員工就職檢查清單幫助人力資源團隊和經理追蹤必要的文書工作、政策確認和強制性訓練的進度。確保這些工作已完成，可降低法律風險，讓組織做好接受稽核的準備。
• 員工滿意度。規劃良好的就職流程讓新進員工感覺受到歡迎、做好準備，並對新職務充滿信心。使用就職範本可讓他們與團隊成員建立聯繫、輕鬆存取主要資源，並迅速找到問題的解答。

員工就職範本應包含的內容

完整的就職範本應包含新進員工所需的一切，讓他們能夠熟悉環境、與其他成員建立聯繫並提升生產力。以下是應納入範本的必要元素。

第一週的工作

首先準備一份列出核心行動項目的檢查清單，這是幫助新進員工順利進入狀況的必要步驟。當中包括：

• 就職引導
• 文書工作
• 員工福利資訊
• 設備和帳號設定
• 政策檢視
• 合規訓練
• 就職夥伴或導師

每項工作都包含截止期限，以及負責追蹤進度和解答問題的聯絡人。

要參加的會議

列出必須參加的訓練課程和會議，例如人力資源部門的就職引導、團隊介紹、與經理及主要共同作業者一對一交流，以及任何部門專門訓練。明確標註哪些會議必須參加，哪些可以選擇性參加，並附上行事曆連結或會議安排說明。

就職夥伴

為每位新進員工指派一位同儕導師或支援聯絡人，幫忙在就職前幾週解答疑問並提供指導。附上就職夥伴的名字、職務以及能提供的協助。例如，團隊成員可以協助解答公司文化相關問題並為新進員工介紹公司，IT 聯絡人則提供技術支援。

要加入的頻道

列出新進員工應立即加入的 Slack 頻道。將這些頻道分類，例如分為核心團隊頻道、工作所需的專案頻道、全公司公告頻道，以及社群或公司文化建立頻道。

文化資源

提供重要資源的連結，例如公司手冊、員工福利指南、公司價值觀、使命宣言，以及說明組織運作方式的文件。附上社群活動、員工資源團體，以及員工在組織內互相聯繫和建立社群的其他途徑相關資訊。

使用員工就職範本的好處

就職範本簡化了所有人的聘僱流程，不論是管理多位新進員工的人力資源團隊，還是迎接首位團隊成員的經理，抑或是剛開始新職務的員工，此範本都相當適用。透過提供清楚的逐步行動計畫，Slack 範本能幫助你：

提供一致的第一週體驗

每位新進員工都遵循相同流程，取得相同的重要資訊，並清楚瞭解第一週的安排。即便所在部門或地點不同，員工仍經歷相同的就職流程，經理也不必擔心遺漏任何關鍵步驟。

提升生產力和留任率

當新進員工在就職前幾週有清楚的行動規劃時，他們能更快進入狀況，產出工作成果。他們知道該找誰尋求協助，該到哪裡找資源，以及所任職職位的成功指標。這種有條理的方式也能讓員工從就職第一天就充滿自信、覺得能夠勝任，這同時也是一種有效的留才策略。

減少管理負擔

範本將所有就職工作集中在同一處，有助於節省時間。經理無需為每位新進員工建立新的檢查清單或搜尋資訊，只要自訂標準範本即可。人力資源團隊可以同時追蹤多位新進員工的進度、快速發現問題，並確保流程符合規範標準。

在 Slack 上安排員工就職的 5 個最佳做法

員工就職範本是一個很好的起點，但必須搭配有效的員工就職策略。以下方法可確保範本真正發揮價值。

• 確保範本中的資源為最新版本。過時的範本可能會造成混淆。每季檢視一次就職範本，確保所有連結可使用、頻道名稱為最新版本，而且聯絡資訊正確無誤。當公司更新政策、引入新工具或進行組織重整時，請立即更新範本。

• 鼓勵經理和就職夥伴及早與新進員工互動。即便是最好的就職範本，也無法取代人際交流。鼓勵招募經理在就職第一天前主動聯絡新進員工，傳送歡迎訊息及實用的準備資訊。就職夥伴應在第一週剛開始時就自我介紹，並安排定期跟進，而不是等著新進員工來提問題。

• 使用 Agentforce 支援新進團隊成員。訓練新進員工使用 Slack 的 Agentforce，以獲得支援並確保能專注處理工作。例如，他們可以提出這類問題：「我的第三週就職工作有哪些？」或「我需要做什麼才能完成銷售新手入門訓練？」Agentforce 還能提供詳盡的對話式解答，幫助新進員工理解複雜主題，例如產品之間的差異。

• 在不同職務與團隊之間，平衡流程的結構性與彈性。一致性固然重要，但範本也要能依據員工的職務、部門及經驗程度靈活調整。例如，新進的資深工程師所需的資源，與初階行銷協調員就不相同。建立涵蓋基本事項的核心範本，並加入個別職務或部門專屬的部分，讓經理可以輕鬆選擇是否放入範本中。

• 徵求員工的意見回饋。附上針對就職流程的員工參與度調查問卷，以找出問題並改善體驗。例如，可詢問就職流程是否清楚且具有吸引力，新進員工是否有信心承擔職務和責任，以及是否覺得受到歡迎，而且能夠融入團隊。

開始使用 Slack 的員工就職範本

周到的就職流程為員工取得好表現，以及員工參與度與留任率奠定基礎。當新進員工瞭解即將面對的情況、能輕鬆取得資源，並從一開始就與團隊打成一片時，他們就能順利上手。Slack 的員工就職範本將所有這些元素匯集到同一處，當中集中管理工作、資源與人脈交流，確保不遺漏任何事項，並讓每位新進員工都感覺自己融入團隊當中。

準備好改造就職流程了嗎？立即使用 Slack 的員工就職範本，立即開始打造更優質的就職體驗。[# /]