Agile Methoden: Lösungen für die moderne Arbeitswelt

Ein hoch kompetitives Umfeld, gestiegener Innovationsdruck und sich ständig ändernde Marktbedingungen – all das stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Eine Möglichkeit, mit diesen Herausforderungen proaktiv umzugehen, ist, neue Arbeitsweisen zu etablieren. Agile Arbeitsmethoden eröffnen Unternehmen Chancen, um flexibler und schneller auf Veränderungen zu reagieren und dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. Welche agilen Methoden es gibt, wodurch sie sich auszeichnen und wie digitale Tools dich dabei unterstützen, erfährst du in diesem Beitrag.

Was sind agile Arbeitsmethoden?

Das Wort „agil” geht auf das lateinische Wort „agilis“ zurück und bedeutet so viel wie regsam, wendig, sehr beweglich. Auf den Unternehmenskontext übertragen, steht der Begriff für Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Proaktivität. Agile Methoden können Prozesse flexibler gestalten, innovatives Denken fördern und die Handlungsfähigkeit von Unternehmen beschleunigen. Das macht Unternehmen fit für die Anforderungen der digitalisierten und schnelllebigen Welt, in der wir leben.

Agile Arbeitsmethoden haben ihren Ursprung in verschiedenen Bereichen, darunter in der Softwareentwicklung und in der Startup-Kultur. Mittlerweile haben sie sich in vielen Branchen und Industriezweigen erfolgreich etabliert. Dabei ist ganz wichtig zu verstehen: Agile Methoden gehen mit einem agilen und offenen Mindset einher – die Einführung und Anwendung der Arbeitsweisen allein wird einem Unternehmen nicht zum gewünschten Erfolg verhelfen. Das Gleiche gilt beispielsweise auch beim Agile Leadership.

Das zeichnet agile Methoden aus

Ob Unternehmensgründung, Produktentwicklung oder Projektmanagement – die Anwendungsbereiche für agile Methoden sind vielfältig. Die modernen Arbeitsweisen haben zudem einige gemeinsame Merkmale, die sie von klassischen Vorgehensweisen abgrenzen:

• Iteratives Vorgehen: Iterativ bedeutet Schritt für Schritt, das heißt, die finale Lösung ist zu Beginn eines Projektes noch nicht bekannt. Vielmehr wird beispielsweise ein Produkt fortlaufend weiterentwickelt, getestet und verbessert. 
• Kunden- und Nutzerzentrierung: Im Mittelpunkt aller Aktivitäten steht von Anfang der übergeordnete Nutzen eines Produktes oder einer Dienstleistung. Agiles Arbeiten bedeutet, wertorientiert zu arbeiten. Finanzielle Aspekte wie gesteigerte Umsätze spielen zwar auch eine Rolle, sind aber eher hintergründig.
• Verantwortungsvolle Teamarbeit: Die Teammitglieder kommunizieren eng und regelmäßig miteinander, verantworten eigenständig ihren Aufgabenbereich und organisieren ihre Zusammenarbeit im kleinen Projekt-Team größtenteils selbst.

Agile Arbeitsmethoden: Ein Überblick

Vier agile Methoden sind heutzutage in der Unternehmenswelt besonders weit verbreitet. Hierzu zählt die Scrum-Methode, die als Grundlage für alle anderen agilen Arbeitsmethoden dient. Des Weiteren gibt es die Kanban-Methode für das Projektmanagement, Design Thinking für kreative Prozesse und die Lean-Startup-Methode zur Umsetzung neuer Geschäftsideen.

Scrum Methode: In kleinen Schritten besser ans Ziel kommen

Herzstück der Scrum-Methode sind die kurzen Sprints, in denen ein Projekt-Team Ergebnisse erarbeitet. Diese Sprints bezeichnen einen definierten Zeitraum von meist zwei bis vier Wochen und haben jeweils ein klares Ziel.

Regelmäßige Scrum-Meetings

In diesem vorgegebenen Zeitraum finden mehrere regelmäßige Scrum-Meetings statt. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der agilen Arbeitsmethode und in ihrer Anzahl und Dauer klar definiert:

• Zu Beginn plant das Projekt-Team den Sprint und entwickelt den Sprint Backlog, eine Liste mit allen erforderlichen Arbeitsschritten. 
• Jeden Tag findet sich das Projekt-Team für 15 Minuten zusammen, um kurz Rücksprache zu halten. 
• Nach Abschluss eines Sprints findet die Sprint Review statt – eine Analyse der erledigten Aufgaben und erzielten Ergebnisse.

Wer die Scrum-Methode in seinem Unternehmen nutzt, arbeitet nach einer klaren Struktur und mit einer standardisierten Vorgehensweise. Das erhöht die Effizienz erheblich. Zugleich sind zu jedem Zeitpunkt Anpassungen und Verbesserungen des Prozesses möglich.

Feste Rollenverteilung

Damit das agile Projektmanagement mit Scrum erfolgreich funktioniert, braucht jedes Teammitglied eine klar definierte Rolle. Üblicherweise gibt es diese drei:

• Scrum Master: Diese Person stellt sicher, dass das Scrum-Team die Regeln versteht und einhält. 
• Product Owner: Als Schnittstelle zwischen allen Beteiligten achtet diese Person auf ein Gleichgewicht zwischen den Interessen des eigenen Unternehmens (Business Value) und den Interessen der Kunden (User Value).
• Entwicklungsteam: Die drei bis acht Teammitglieder arbeiten autonom und setzen eigenverantwortlich die für den jeweiligen Sprint definierten Aufgaben um.

Kanban: Visuelle Arbeitsverwaltung

Ziel der agilen Methode Kanban ist Transparenz: Arbeitsfluss und Arbeitslast in Projekt-Teams sollen für alle Beteiligten klar ersichtlich sein. Denn nur so lassen sich die zu erledigenden Aufgaben und die verfügbaren Ressourcen optimal verteilen. Auch hier gehen die Teammitglieder iterativ vor. Workflows und Prioritäten lassen sich immer wieder flexibel anpassen, um auf Veränderungen schnell zu reagieren. Im Vergleich zu Scrum zeichnet sich diese agile Arbeitsmethode durch weniger strikte Regeln und Rollenverteilungen aus. Daher eignet sie sich sowohl für kleine als auch größere Projekt-Teams.

Das Kanban-Board

Die wichtigste Komponente dieser agilen Projektmanagement-Methode ist das Kanban-Board. Im Prinzip handelt es sich dabei um eine Pinnwand, auf der jede Arbeitsphase eine eigene Spalte erhält. Die Aufteilung kann dabei eher grob sein, zum Beispiel „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Sie kann aber auch sehr detailliert sein und zahlreiche Arbeitsschritte umfassen. Jede Aufgabe, beispielsweise die Erstellung einer Kundenpräsentation, entspricht einer einzelnen Karte auf dem Kanban Board.

Dieses Board lässt sich digital oder analog mit Post-its umsetzen. Digitale Projektmanagement-Tools nach Kanban-Art erleichtern nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Kommunikation, insbesondere bei remote arbeitenden Projekt-Teams. Für eine bessere Übersichtlichkeit können die Spalten oder Karten mit verschiedenen Farben und Symbolen kreativ gestaltet werden.

Design Thinking: Kreative Lösungen finden

Design Thinking ist eine Kreativitätstechnik, mit der Unternehmen oder Projekt-Teams systematisch innovative Lösungen und Ideen entwickeln können. Der Ursprung dieser agilen Methode liegt in der Architektur und Städteplanung. Da Bauwerke vorrangig von Menschen genutzt werden, erklärt sich auch hier die starke Nutzerzentrierung dieser Vorgehensweise.

Heute kommt Design Thinking in unzähligen Branchen zur Anwendung und verfolgt stets dasselbe Ziel: Innovative und lebensorientierte Lösungen für komplexe Fragestellungen in unterschiedlichen Bereichen zu entwickeln. Die Projekt-Teams bestehen dabei idealerweise aus maximal sechs Personen, die verschiedene Fachgebiete abdecken. So können vielfältige Perspektiven im Lösungsfindungsprozess berücksichtigt werden.

5 iterative Phasen

Wie bei den anderen agilen Methoden gehen die Projekt-Teams iterativ vor. Der Prozess im Design Thinking umfasst dabei fünf Phasen:

1. Empathie: Die Teammitglieder versuchen, die Problemstellung zu verstehen. Sie schauen sich die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen an und analysieren die Problemstellung aus deren Sichtweise. 
2. Definition: Nun ist das Projekt-Team in der Lage, das Problem eindeutig aus Nutzersicht zu formulieren. Diese Definition bildet den Ausgangspunkt für die anschließende Suche nach Lösungen. 
3. Ideenfindung: Die Teammitglieder generieren innovative Ideen und nutzen dazu verschiedene Kreativitätstechniken wie Brainstorming. 
4. Prototyping: Das Projekt-Team entwickelt einfache Modelle, sogenannte Prototypen, um die erarbeiteten Ideen auf Realitätstauglichkeit zu überprüfen.
5. Testen: Verschiedene Nutzergruppen testen die Prototypen und geben Feedback, damit das Projekt-Team das finale Produkt entsprechend verbessern kann. Manchmal ist es notwendig, einzelne Phasen im Design-Thinking-Prozess erneut zu durchlaufen.

Lean-Startup-Methode: Viel Feedback für schlanke Prozesse

Die Lean-Startup-Methode wurde Anfang der 2000er-Jahre nach dem Platzen der Dotcom-Blase entwickelt und ursprünglich in der Startup-Szene angewendet. Mit dieser agilen Methode lassen sich nicht nur Unternehmensgründungen vereinfachen, sondern auch neue Geschäftsideen umsetzen. Das Ziel: Das Risiko zu scheitern so weit wie möglich zu reduzieren. Produktentwicklungszyklen werden verkürzt und so die Marktrisiken minimiert.

Dies gelingt durch eine schlanke Herangehensweise: Ein Projekt-Team entwickelt möglichst schnell eine Lösung für ein Problem und verbessert das Produkt oder den Service fortlaufend durch Feedbackschleifen und Tests. Es folgt dabei einem kontinuierlichen Zyklus, der aus den drei Phasen „Build“, „Measure“ und „Learn“ besteht:

1. Bauen (Build): Ein Unternehmen oder Projekt-Team entwickelt schnell und kostengünstig einen Prototypen, das sogenannte „Minimum Viable Product“ (MVP). Damit kann das Unternehmen von den jeweiligen Zielgruppen frühzeitig Feedback zum neuen Produkt erhalten und Verbesserungen vornehmen.
2. Messen (Measure): Damit die Testergebnisse möglichst vergleichbar und aussagekräftig sind, definiert das Projekt-Team Kennzahlen, beispielsweise Nutzeranzahl, Nutzungsdauer oder Konversionsraten. Anschließend formulieren die Teammitglieder Hypothesen und legen das MVP den Zielgruppen zum Testen vor. Diese Testphase ist ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg oder Misserfolg des finalen Produktes.
3. Lernen (Learn): Das Projekt-Team analysiert die Testergebnisse und vergleicht sie mit den Hypothesen. Daraus kann es notwendige Änderungen für das Produkt ableiten. Die Teammitglieder gehen wieder zu Schritt 1 über.

Digitale Tools für agile Arbeitsmethoden

Agilität verändert in Organisationen nicht nur die Prozesse, sondern die gesamte Unternehmenskultur. Wenn sich ein Unternehmen für die Einführung agiler Methoden entscheidet, handelt es sich dabei um ein längerfristiges Projekt, in das verschiedene Stakeholder eingebunden sind.

Zahlreiche digitale Tools unterstützen dabei, agile Arbeitsmethoden in den beruflichen Alltag zu integrieren. Hierzu gehören unter anderen die Kollaborationsplattform Slack, Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana oder Trello sowie Wrike für Design Thinking und UserTesting für den Lean-Startup-Ansatz.

Slack: Die digitale Plattform für die Kommunikation

Ein Schlüsselelement für den Erfolg agiler Arbeitsmethoden ist die Kommunikation unter den Teammitgliedern. Die Kollaborationsplattform Slack hilft Projekt-Teams dabei, besser miteinander in Kontakt zu bleiben – auch über die Distanz:

• In Channels können sich die Teammitglieder austauschen. Diese Kommunikationskanäle lassen sich thematisch organisieren und als offene oder geschlossene Gruppen konzipieren. 
• Mithilfe der Funktion „Document Sharing“ können alle Beteiligten auf geteilte Dokumente zugreifen und sie ortsunabhängig gemeinsam bearbeiten.
• Slack Canvas ermöglicht es Projekt-Teams, komplexe Informationen wie die Aufgabenverteilung oder Projektpläne ansprechend zu visualisieren, sie anschließend zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. So behalten alle den Überblick.

Darüber hinaus bietet Slack zahlreiche Integrationsmöglichkeiten für verschiedene weitere Apps. So müssen Projekt-Teams nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln, sondern können alles über ein und dieselbe Benutzeroberfläche erledigen.

Jira: Ein Tool für das agile Projektmanagement mit Scrum

Jira ist ein umfassendes Projektmanagement- und Issue-Tracking-Tool, das auf der Scrum-Methode basiert. Projekt-Teams können mithilfe des Tools die Sprints planen, Sprintziele festlegen und die notwendigen Ressourcen verwalten. Die Kommunikation und Zusammenarbeit werden damit vereinfacht, da alle Kommentare, Anhänge und Updates an einem zentralen Ort gesammelt werden.

Asana: Für agiles Projektmanagement nach Kanban

Das Projektmanagement-Tool Asana unterstützt agiles Arbeiten mithilfe digitaler Kanban-Boards. Ähnlich wie bei Jira können alle Beteiligten den Status von Aufgaben, Zielen und Projekten ortsunabhängig in Echtzeit einsehen. Das Tool liefert darüber hinaus Hilfestellung für ein optimales Zeitmanagement, beispielsweise Gantt-Diagramme.

Trello: Vereinfachte Kanban-Boards für effizientes Projektmanagement

Trello verbessert ebenfalls die agile Zusammenarbeit im Projekt-Team. In Umfang und Gestaltung ist es etwas einfacher konzipiert als Asana – der Fokus liegt aber auch hier auf Kanban-Boards. Mit der Slack-Integration lässt sich zudem die Kommunikation zwischen allen Beteiligten direkt in die Kollaborationsplattform integrieren.

Wrike: Zur Unterstützung des Design-Thinking-Prozesses

Das Tool Wrike wurde in erster Linie nicht als Design-Thinking-Tool entwickelt. Seine Funktionen können aber den kreativen Prozess unterstützen, indem Kampagnen und Ideen visuell dargestellt werden. Während eines Projektes können die Beteiligten mithilfe dieses Tools ihre Zusammenarbeit organisieren und den Status von Aufgaben verfolgen.

UserTesting: Für direktes Kundenfeedback zu Prototypen und Produkten

Wenn sich ein Unternehmen für die agile Lean Startup-Methode entscheidet, kann die Software UserTesting vor allem die zweite Zyklusphase, das Testen, unterstützen. Das Tool sammelt nicht nur Kundenfeedback zu digitalen oder physischen Erfahrungen mit einem Produkt oder Service, sondern analysiert auch die Ergebnisse. Die Slack-Integration zeigt darüber hinaus Zusammenfassungen zu jeder Studie an.

Vor- und Nachteile agiler Arbeitsmethoden

Wie bei jeder neuen Herangehensweise stellt sich die Frage, ob sich die Einführung agiler Methoden für ein Unternehmen lohnt. In manchen Fällen kann klassisches Projektmanagement eher zum Erfolg führen als agile Arbeitsweisen, sofern ein Projekt mehr Planungssicherheit erfordert und die Anforderungen konstant bleiben sollten.

Zu den Nachteilen agiler Methoden gehören:

• Der hohe Kommunikations- und Abstimmungsaufwand: Gerade zu Anfang haben Führungskräfte die Aufgabe, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen und sie in die neuen Vorgehensweisen sowie Tools einzuführen. 
• Mögliche Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden: In Unternehmen, die agil arbeiten, sind die Hierarchien flach. Wenn Rollen und Zuständigkeiten nicht klar definiert und kommuniziert werden, kann das zu Verwirrung führen.
• Überforderte Teammitglieder: Manche Mitarbeitende benötigen mehr Anleitung und Struktur im beruflichen Alltag als andere und haben mit selbstbestimmtem und unabhängigem Arbeiten Schwierigkeiten.

Demgegenüber stehen zahlreiche Vorteile:

• Reduzierung von Komplexität: Komplexe Aufgaben wie die Entwicklung eines neuen Produktes lassen sich schrittweise bewältigen.
• Hohe Flexibilität: Kommt es zu unvorhergesehenen Änderungen, etwa im Marktumfeld oder im Nutzerverhalten, lassen sich diese Aspekte jederzeit berücksichtigen.
• Frühzeitige Fehlerkorrektur: Da regelmäßige Feedbackschleifen bei agilen Methoden zum Standard gehören, können Fehler frühzeitig erkannt und entsprechend korrigiert werden.
• Erhöhte Motivation für die Mitarbeitenden: Die flachen Hierarchien fördern individuelles Verantwortungsbewusstsein und geben den Teammitgliedern mehr Mitspracherecht.
• Starker Teamgeist: Mehr Eigenverantwortung und eine offene sowie klare Kommunikationskultur fördern den Zusammenhalt im Team.
• Effizientere Arbeitsabläufe: Projekte können schneller starten, da nicht alles bis ins kleinste Detail geplant werden muss. Ergebnisse sind zudem bereits nach kurzer Zeit sichtbar.

Agile Methoden erfordern ein ganzheitliches Umdenken

Agilität im Unternehmen einzuführen, ist kein leichtes Unterfangen. Es geht mit zahlreichen Umstrukturierungen und neuen Prozessen einher. So müssen die Teammitglieder lernen, auf neue Art und Weise miteinander zu kooperieren. Aber auch Führungskräfte müssen in der Lage sein, Verantwortung an ihre Mitarbeitenden abzugeben. Agile Methoden verändern mit ihren Werten und Prinzipien die Unternehmenskultur. Dieser Wertewandel ist für zukunftsorientierte Unternehmen äußerst wichtig, da sie nur so dauerhaft am Markt bestehen können – und sich zugleich als moderner Arbeitgeber präsentieren.

Wer agile Arbeitsmethoden schrittweise ins eigene Unternehmen einbinden möchte, kann auf hybride Ansätze im Projektmanagement setzen.