Erfolgreiche Zeitmanagement-Methoden (und wie eine Tomate dabei helfen kann)

Es ist 16 Uhr, Zeit nach Hause zu gehen … wären da nicht noch die Präsentation für die Vorgesetzte, der Statusbericht für das wöchentliche Meeting und fünf E-Mails, die dringend eine Antwort erfordern. Gute Nachricht Nr. 1: Es geht vielen Menschen so. Gute Nachricht Nr. 2: Wer effektive Zeitmanagement-Methoden in den Arbeitsalltag integriert, kann seine Zeit besser organisieren, Aufgaben priorisieren und am Ende des Arbeitstages entspannt in den Feierabend starten. Welche Methoden des Zeitmanagements es gibt und welche Rolle u. a. eine Tomate dabei spielt, erfährst du hier.

Zeitmanagement: Definition und Ziele

Ein effektives Zeitmanagement bedeutet, die Zeit, die an einem Arbeitstag zur Verfügung steht, strukturiert zu planen und zu nutzen. Das Ziel: produktiver zu sein. Schließlich kann ein Arbeitstag von vielen Unterbrechungen geprägt sein – ob von Meetings, einem Kollegen, der Hilfe braucht, oder Benachrichtigungen im Gruppen-Chat. All diese Ablenkungen können die Konzentration stören. Zeitmanagement heißt deshalb auch, beispielsweise das Smartphone für eine Stunde zur Seite zu legen oder Benachrichtigungen nur in einem bestimmten Zeitfenster zu lesen und zu beantworten, um fokussierter arbeiten zu können.

Vorteile durch den Einsatz von Zeitmanagement

Warum lohnt es sich, die Selbstorganisation zu verbessern und Methoden des Zeitmanagements in den Arbeitsalltag zu integrieren? Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Es fällt zunehmend leichter, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.
• Wer sich bewusst Zeit für einzelne Aufgaben nimmt, arbeitet konzentrierter und fokussierter.
• Deadlines können besser eingehalten werden, weil die wichtigsten To-dos an erster Stelle stehen.
• Die Qualität der Arbeitsergebnisse und die Produktivität verbessern sich.
• Gezielt Ruhephasen einzuplanen, kann sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken.
• Zeitmanagement helfen dabei, am Ende des Tages zufriedener und weniger gestresst zu sein.
• Dank einer optimalen Zeitplanung lassen sich berufliche Ziele eher erreichen.

Drei beliebte Zeitmanagement-Methoden für den Arbeitsalltag

Zwischen Push-Benachrichtigungen, Meetings, Anrufen und Projektaufgaben kann es manchmal schwer sein, den Überblick zu behalten. Doch Hilfe ist nah: Dank der drei bekannten Zeitmanagement ALPEN, Pomodoro-Technik und Eisenhower-Prinzip fällt es leichter, strukturiert zu arbeiten, flexibel zu reagieren und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu liefern.

Die ALPEN-Methode – für mehr Struktur im Alltag

Ein Blick auf die Alpen ist wunderschön – und kann im Arbeitsalltag wahre Wunder bewirken. Jeder Buchstabe des Akronyms steht für einen Schritt, der dem Tag Struktur verleiht und dich und deine Teammitglieder dem Ziel – der Bergspitze – näher bringt:

A – Aufgaben: eine Liste mit allen To-dos und Aktivitäten des Tages anlegen.
L – Länge: einschätzen, wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben notwendig ist.
P – Pufferzeit: Pufferzeiten einplanen, am besten rund 40 Prozent der regulären Arbeitszeit. 60 Prozent der Arbeitszeit sind mit den anstehenden Aufgaben gefüllt.
E – Entscheidung: To-dos priorisieren – von den wichtigsten bis zu den unwichtigsten.
N – Nachkontrolle: am Ende des Tages nachprüfen, was alles erledigt ist.

Falls du oder deine Mitarbeitenden einige Aufgaben nicht erledigen konntet, setzt ihr sie auf die Liste für den folgenden Tag und plant entsprechend Zeit dafür ein. Wer noch keine Erfahrung hat, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten notwendig ist, stoppt die jeweilige Zeit und notiert sie. Je länger die ALPEN-Methode angewendet wird, umso einfacher wird die Planung und Umsetzung der Aufgaben fallen.

Pomodoro-Technik – Zeit in kleinere Abschnitte unterteilen

„Pomodoro“ ist das italienische Wort für Tomaten, denn die Pomodoro-Technik geht auf eine Küchenuhr in Form einer Tomate zurück. Bei dieser Zeitmanagement-Methode gliedert sich der Arbeitsalltag in Zeitintervalle von jeweils 30 Minuten, wobei 25 Minuten für konzentriertes Arbeiten zur Verfügung stehen, gefolgt von fünf Minuten Pause. Bei der Umsetzung kann ein Timer unterstützen. Nach vier Zeitblöcken ist für etwa 15 bis 20 Minuten Entspannung angesagt.

So kannst du beispielsweise 25 Minuten lang am Statusbericht fürs Projekt-Team arbeiten, nach einer kurzen Pause widmest du dich für 25 Minuten dringenden E-Mails, die seither in deinem Postfach gelandet sind, und nach einer weiteren Verschnaufpause bearbeitest du die Präsentation für das Kundenmeeting. Natürlich lassen sich die „Tomatenspalten“ auch nutzen, um kontinuierlich an einem einzigen größeren Projekt zu arbeiten.

Eisenhower-Prinzip – To-dos nach Prioritäten abarbeiten

Diese Zeitmanagement-Methode geht auf den ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Sie hilft dabei, eine To-do-Liste strategisch anzugehen. Dem Prinzip liegt eine Matrix aus vier Quadranten zugrunde, in die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet werden:

• Quadrant A: Diese Aufgaben sind wichtig und müssen sofort erledigt werden.
• Quadrant B: Die Aktivitäten in dieser Kategorie sind wichtig, sie können jedoch warten.
• Quadrant C: Dringliche, aber weniger wichtige Aufgaben lassen sich an ein Teammitglied delegieren oder eventuell automatisieren.
• Quadrant D: Was weder dringlich noch wichtig ist, kann von der To-do-Liste gestrichen werden.

Die vorrangigen Aktivitäten sollten so gewählt sein, dass sie beim Erreichen definierter Ziele helfen. Steht beispielsweise der Start eines neuen, wichtigen Projektes an, sollte der Fokus auf der Vorbereitung der dafür notwendigen Elemente liegen.

Ergänzende Zeitmanagement zur besseren Selbstmanagement

Die vorgestellten Methoden des Zeitmanagements können um verschiedene Techniken ergänzt werden und so die Arbeitszeit noch effizienter gestalten. Weitere bekannte Techniken sind:

Pareto-Methode

Bei dieser Pareto-Prinzip geht es um das Verhältnis zwischen Einsatz und Ertrag. Demnach lassen sich mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes 80 Prozent der Ergebnisse erzielen, wenn der Fokus auf den wichtigsten Projektaufgaben, also dem Löwenanteil, liegt. Ein Beispiel aus dem Berufsalltag: Fokussiere dich auf diejenige Kundschaft, die den meisten Umsatz bringt oder das Potenzial dazu hat. So kannst du eine größere Umsatzsteigerung erzielen, als wenn du dich um alle Kundensegmente gleichermaßen kümmerst.

SMART

Diese Methode hilft dabei, konkrete Ziele zu definieren. Jeder Buchstabe des Akronyms steht für eine Eigenschaft, die das Ziel erfüllen sollte:

S – Spezifisch: Das Ziel ist konkret, verständlich und detailliert formuliert.
M – Messbar: Die Erreichung des Ziels lässt sich mithilfe qualitativer oder quantitativer Methode bewerten.
A – Attraktiv: Das Ziel sollte für alle Beteiligten ansprechend sein.
R – Realistisch: In Anbetracht des Ausgangszustands und der vorhandenen Ressourcen kann das Ziel erreicht werden.
T – Terminiert: Das Ziel lässt sich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt umsetzen.

Hier zwei Beispiele, wie smarte Ziele formuliert sein können:

• Die Zahl der Follower auf dem Social-Media-Profil deines Unternehmens soll mithilfe einer neuen Content-Strategie bis zum Jahresende um 30 Prozent steigen.
• Die Projektschritte 1 bis 4 für die neue Website sollen bis zum 30. September umgesetzt sein. Der Projektfortschritt ist in eurem Projektmanagement-Tool sichtbar.

Kanban-Methode

Mit dieser Zeitmanagement-Methode lässt sich der gesamte Bearbeitungsprozess im Blick behalten. Dabei notierst du mit deinen Teammitgliedern alle Aufgaben auf Post-its und organisierst sie auf einem Whiteboard, oder ihr nutzt ein digitales Kanban-Board wie Trello oder Asana. Mit der zweiten Option können auch deine Remote Worker jederzeit den Überblick behalten.

Der Bearbeitungsstatus gliedert sich in drei Spalten: Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt. Sobald sich der Status einer Aufgabe ändert, wandert das entsprechende analoge oder digitale Post-it in die jeweilige Spalte. Weitere Spalten für einzelne Projektschritte lassen sich natürlich jederzeit ergänzen.

Timeboxing

Bei umfangreichen Projekten lohnt es sich, diese in kleinere Abschnitte zu unterteilen. Dabei hilft das Timeboxing: Für jeden dieser Abschnitte definiert das jeweilige Teammitglied ein angemessenes Zeitfenster und versucht, die Aktivität innerhalb dieses Zeitraums „durchzuboxen“. Der sanfte Druck, der dadurch entsteht, fördert konzentriertes Arbeiten. Wichtig: Eine Timebox sollte nicht länger als drei Stunden sein – und danach ist Pause angesagt.

Zeitmanagement-Methoden: Die ideale Kombination

In Sachen Zeitmanagement gibt es kein Patentrezept. Jede Methode hat sich auf ihre eigene Weise bewährt. Und welche Technik am besten passt, hängt vom Beruf, der persönlichen Arbeitsweise und den individuellen Zielen ab. Es gibt also viele unterschiedliche Wege, um die Produktivität im Projekt-Team zu steigern und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

Unser Tipp: Verschiedene Methoden ausprobieren und sie mit Techniken kombinieren, die zu einem passen. Wer nicht sofort mit der gewählten Zeitmanagement-Technik klar kommt, sollte Geduld haben. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und brauchen Zeit, um uns an Veränderungen zu gewöhnen.

Hilft die Methode im Arbeitsalltag auch nach längerer Zeit nicht wirklich weiter, lohnt es sich, ein anderes Zeitmanagement-Prinzip auszuprobieren. Scheitern gehört auf dem Weg zum Erfolg dazu. So können alle Teammitglieder mittel- und langfristig ihre individuellen Stärken optimal entfalten und herausragende Ergebnisse erzielen.

Als Führungskraft mit gutem Beispiel vorangehen

Nicht nur Führungskräfte profitieren von einem effizienten Zeitmanagement, auch Mitarbeitende werden sich mit ihren individuellen Methoden im Arbeitsalltag wohler und zufriedener fühlen. Unterstütze sie deshalb dabei, verschiedene Techniken auszuprobieren.

Du könntest beispielsweise über mehrere Monate hinweg regelmäßig einen thematischen Lunch rund um Zeitmanagement-Methoden organisieren, bei dem sich die Teammitglieder über ihre Erfahrungen austauschen und gegenseitig Tipps geben können.

Ein team- oder unternehmensübergreifendes Tool wie Slack kann zusätzlich dazu beitragen, Aufgaben besser zu strukturieren, Fristen zu organisieren und die Arbeitsergebnisse im Projekt-Team zu verbessern. Mehr dazu und wie effektives Zeitmanagement in deinem Unternehmen gelingen kann, erfährst du auf unserer Übersichtsseite zum Thema.