pomodoro Zeitmanagement Methoden

Erfolgreiche Zeitmanagement-Methoden (und wie eine Tomate dabei helfen kann)

Feierabend … und es stehen noch fünf dringende To-dos auf der Liste? Zeitmanagement-Methoden können dabei helfen, produktiver zu sein.

Vom Slack-Team10. Oktober 2023

Es ist 16 Uhr, Zeit nach Hause zu gehen … wären da nicht noch die Präsentation für die Vorgesetzte, der Statusbericht für das wöchentliche Meeting und fünf E-Mails, die dringend eine Antwort erfordern. Gute Nachricht Nr. 1: Es geht vielen Menschen so. Gute Nachricht Nr. 2: Wer effektive Zeitmanagement-Methoden in den Arbeitsalltag integriert, kann seine Zeit besser organisieren, Aufgaben priorisieren und am Ende des Arbeitstages entspannt in den Feierabend starten. Welche Methoden des Zeitmanagements es gibt und welche Rolle u. a. eine Tomate dabei spielt, erfährst du hier.

Zeitmanagement: Was es ist und warum es wichtig ist

Ein effektives Zeitmanagement bedeutet, die Zeit, die an einem Arbeitstag zur Verfügung steht, strukturiert zu planen und zu nutzen. Das Ziel: produktiver zu sein. Schließlich kann ein Arbeitstag von vielen Unterbrechungen geprägt sein – ob von Meetings, einem Kollegen, der Hilfe braucht, oder Benachrichtigungen im Gruppen-Chat. All diese Ablenkungen können die Konzentration stören. Zeitmanagement heißt deshalb auch, beispielsweise das Smartphone für eine Stunde zur Seite zu legen oder Benachrichtigungen nur in einem bestimmten Zeitfenster zu lesen und zu beantworten, um fokussierter arbeiten zu können.

Die häufigsten Zeitmanagement-Herausforderungen im Alltag

Ein Arbeitstag kann chaotisch sein – das weißt du sicher aus eigener Erfahrung. Zwischen Meetings, spontanen Anfragen von Kolleg:innen, Push-Benachrichtigungen und dringenden Aufgaben bleibt oft kaum Raum, sich voll auf eine Sache zu konzentrieren. Diese Herausforderungen im Zeitmanagement gehören für viele Menschen zum Alltag, aber die gute Nachricht ist: Mit der richtigen Herangehensweise kannst du sie meistern.

Unterbrechungen und Ablenkungen

Hast du schon einmal versucht, an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten, während dein Smartphone unaufhörlich blinkt oder Kolleg:innen immer wieder an deinem Schreibtisch stehen? Unterbrechungen sind einer der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag. Jede Störung reißt dich aus deiner Konzentration, und es dauert im Durchschnitt 23 Minuten, bis du wieder voll bei der Sache bist. Eine bewusste Kontrolle deiner Arbeitsumgebung – wie das Abschalten von Benachrichtigungen oder die Nutzung eines „Bitte nicht stören“-Status in Tools wie Slack – kann helfen, ungestörte Zeitfenster zu schaffen.

Fehlende Prioritäten

Kennst du das Gefühl, am Ende eines Tages unzählige Dinge erledigt, aber nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben? Ohne klare Prioritäten verlierst du schnell den Überblick über deine Aufgaben. Es fällt schwer, zu entscheiden, was du zuerst angehen solltest. Hier hilft eine strukturierte Herangehensweise wie die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren.

Überfüllte To-do-Listen

Eine endlose To-do-Liste kann entmutigend wirken – und das führt oft dazu, dass du Aufgaben aufschiebst. Statt dich auf alles gleichzeitig zu konzentrieren, hilft es, deine Liste realistisch zu gestalten und gezielt Pufferzeiten einzuplanen. Die ALPEN-Methode ist hierfür besonders geeignet: Sie ermutigt dich, deine tägliche Arbeitszeit in sinnvolle Blöcke zu unterteilen und genug Spielraum für Unvorhergesehenes zu lassen.

Multitasking

Vielleicht denkst du, dass Multitasking dich produktiver macht, aber in Wahrheit verringert es deine Effizienz erheblich. Wenn du versuchst, gleichzeitig E-Mails zu beantworten, an einem Bericht zu arbeiten und ein Meeting vorzubereiten, leidet am Ende jede einzelne Aufgabe darunter. Indem du dich auf eine Tätigkeit zurzeit fokussierst – beispielsweise mit der Pomodoro-Technik, die dir kurze, intensive Arbeitsphasen ermöglicht – kannst du mehr erreichen und die Qualität deiner Arbeit verbessern.

Mangelnde Teamabstimmung

Wenn die Kommunikation im Team nicht klar geregelt ist, entstehen schnell Missverständnisse oder redundante Arbeiten. Vielleicht hast du schon erlebt, wie viel Zeit es kostet, Informationen über verschiedene Kanäle zu suchen oder fehlende Abstimmungen nachzuholen. Kollaborative Tools wie Slack können helfen, die Teamarbeit effizienter zu gestalten, indem sie alle Gespräche und Dokumente an einem zentralen Ort bündeln. Durch strukturierte Channels bleibt jeder auf dem neuesten Stand, ohne sich in einer Flut von Nachrichten zu verlieren.

Diese Herausforderungen mögen auf den ersten Blick entmutigend wirken, doch mit den richtigen Methoden und digitalen Hilfsmitteln kannst du ihnen effektiv begegnen. Im nächsten Abschnitt stellen wir dir die besten Zeitmanagement-Methoden vor, mit denen du deinen Alltag optimieren kannst.

Top Zeitmanagement-Methoden im Überblick

Zwischen Push-Benachrichtigungen, Meetings, Anrufen und Projektaufgaben kann es manchmal schwer sein, den Überblick zu behalten. Doch Hilfe ist nah: Dank der drei bekannten Zeitmanagement ALPEN, Pomodoro-Technik und Eisenhower-Prinzip fällt es leichter, strukturiert zu arbeiten, flexibel zu reagieren und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu liefern.

ALPEN-Methode: Struktur für den täglichen Workflow

Ein Blick auf die Alpen ist wunderschön – und kann im Arbeitsalltag wahre Wunder bewirken. Jeder Buchstabe des Akronyms steht für einen Schritt, der dem Tag Struktur verleiht und dich und deine Teammitglieder dem Ziel – der Bergspitze – näher bringt:

A – Aufgaben: eine Liste mit allen To-dos und Aktivitäten des Tages anlegen.
L – Länge: einschätzen, wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben notwendig ist.
P – Pufferzeit: Pufferzeiten einplanen, am besten rund 40 Prozent der regulären Arbeitszeit. 60 Prozent der Arbeitszeit sind mit den anstehenden Aufgaben gefüllt.
E – Entscheidung: To-dos priorisieren – von den wichtigsten bis zu den unwichtigsten.
N – Nachkontrolle: am Ende des Tages nachprüfen, was alles erledigt ist.

Falls du oder deine Mitarbeitenden einige Aufgaben nicht erledigen konntet, setzt ihr sie auf die Liste für den folgenden Tag und plant entsprechend Zeit dafür ein. Wer noch keine Erfahrung hat, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten notwendig ist, stoppt die jeweilige Zeit und notiert sie. Je länger die ALPEN-Methode angewendet wird, umso einfacher wird die Planung und Umsetzung der Aufgaben fallen.

Pomodoro-Technik: Fokus durch kurze Zeitintervalle

„Pomodoro“ ist das italienische Wort für Tomaten, denn die Pomodoro-Technik geht auf eine Küchenuhr in Form einer Tomate zurück. Bei dieser Zeitmanagement-Methode gliedert sich der Arbeitsalltag in Zeitintervalle von jeweils 30 Minuten, wobei 25 Minuten für konzentriertes Arbeiten zur Verfügung stehen, gefolgt von fünf Minuten Pause. Bei der Umsetzung kann ein Timer unterstützen. Nach vier Zeitblöcken ist für etwa 15 bis 20 Minuten Entspannung angesagt.

So kannst du beispielsweise 25 Minuten lang am Statusbericht fürs Projekt-Team arbeiten, nach einer kurzen Pause widmest du dich für 25 Minuten dringenden E-Mails, die seither in deinem Postfach gelandet sind, und nach einer weiteren Verschnaufpause bearbeitest du die Präsentation für das Kundenmeeting. Natürlich lassen sich die „Tomatenspalten“ auch nutzen, um kontinuierlich an einem einzigen größeren Projekt zu arbeiten.

Eisenhower-Prinzip: Prioritäten richtig setzen

Diese Zeitmanagement-Methode geht auf den ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Sie hilft dabei, eine To-do-Liste strategisch anzugehen. Dem Prinzip liegt eine Matrix aus vier Quadranten zugrunde, in die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet werden:

  • Quadrant A: Diese Aufgaben sind wichtig und müssen sofort erledigt werden.
  • Quadrant B: Die Aktivitäten in dieser Kategorie sind wichtig, sie können jedoch warten.
  • Quadrant C: Dringliche, aber weniger wichtige Aufgaben lassen sich an ein Teammitglied delegieren oder eventuell automatisieren.
  • Quadrant D: Was weder dringlich noch wichtig ist, kann von der To-do-Liste gestrichen werden.

Die vorrangigen Aktivitäten sollten so gewählt sein, dass sie beim Erreichen definierter Ziele helfen. Steht beispielsweise der Start eines neuen, wichtigen Projektes an, sollte der Fokus auf der Vorbereitung der dafür notwendigen Elemente liegen.

Pareto-Prinzip: Mit 20 % Aufwand 80 % der Ergebnisse erziele

Bei dieser Pareto-Prinzip geht es um das Verhältnis zwischen Einsatz und Ertrag. Demnach lassen sich mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes 80 Prozent der Ergebnisse erzielen, wenn der Fokus auf den wichtigsten Projektaufgaben, also dem Löwenanteil, liegt. Ein Beispiel aus dem Berufsalltag: Fokussiere dich auf diejenige Kundschaft, die den meisten Umsatz bringt oder das Potenzial dazu hat. So kannst du eine größere Umsatzsteigerung erzielen, als wenn du dich um alle Kundensegmente gleichermaßen kümmerst.

Timeboxing: Zeitfenster setzen und gezielt arbeiten

Bei umfangreichen Projekten lohnt es sich, diese in kleinere Abschnitte zu unterteilen. Dabei hilft das Timeboxing: Für jeden dieser Abschnitte definiert das jeweilige Teammitglied ein angemessenes Zeitfenster und versucht, die Aktivität innerhalb dieses Zeitraums „durchzuboxen“. Der sanfte Druck, der dadurch entsteht, fördert konzentriertes Arbeiten. Wichtig: Eine Timebox sollte nicht länger als drei Stunden sein – und danach ist Pause angesagt.

Eat-the-Frog-Methode: Schwierige Aufgaben zuerst erledigen

Kennst du das Gefühl, schwierige Aufgaben immer wieder aufzuschieben? Die Eat-the-Frog-Methode hilft dir, genau das zu vermeiden. Die Idee hinter dieser Technik, inspiriert vom berühmten Zitat Mark Twains, ist simpel: Beginne deinen Tag mit der herausforderndsten und oft unangenehmsten Aufgabe – deinem „Frosch“. Warum? Weil diese Aufgabe meist am meisten Impact hat und dir das gute Gefühl gibt, den schwierigsten Teil des Tages bereits gemeistert zu haben.

Plane deinen Arbeitstag, indem du deinen „Frosch" identifizierst und dich in der ersten konzentrierten Phase des Tages darauf fokussierst. Vermeide Ablenkungen: Schalte Benachrichtigungen aus und lass dich nicht von Kolleg:innen unterbrechen. Sobald diese Aufgabe erledigt ist, fühlst du dich motiviert und kannst den Rest des Tages effizienter gestalten.

Tools und digitale Helfer für besseres Zeitmanagement

In der heutigen Arbeitswelt gibt es zahlreiche digitale Tools, die dir helfen können, deine Zeit effizienter zu nutzen und deine Aufgaben besser zu organisieren. Von einfachen To-do-Listen bis hin zu komplexen Kollaborationstools – die richtigen digitalen Helfer machen einen großen Unterschied.

Kollaborationstools: Kommunikation und Organisation an einem Ort

Ein zentrales Tool wie Slack kann dir und deinen Kolleg:innen dabei helfen, die Teamkommunikation zu optimieren. Mit Channels für verschiedene Projekte und Themen bleiben alle Informationen an einem Ort gebündelt. So sparst du Zeit, die du sonst für die Suche nach E-Mails oder Dateien aufwenden würdest. Darüber hinaus kannst du mithilfe von Integrationen wie Google Kalender oder Asana deine Aufgaben direkt in Slack verfolgen.

Zeitmanagement-Apps für den Alltag

Tools wie Trello oder Notion eignen sich hervorragend, um Projekte visuell zu organisieren und Aufgaben zu priorisieren. Mit Kalender- und Erinnerungsfunktionen kannst du sicherstellen, dass du Deadlines einhältst und keine wichtigen Tätigkeiten übersiehst.

Timer- und Fokus-Apps

Für fokussiertes Arbeiten eignen sich Timer-Apps wie Pomodone oder Forest, die dich bei der Umsetzung der Pomodoro-Technik unterstützen. Sie fördern konzentrierte Arbeitsphasen und helfen dir, regelmäßige Pausen einzulegen.

Mit den richtigen digitalen Helfern kannst du nicht nur deine eigene Produktivität steigern, sondern auch die Zusammenarbeit im Team effizienter gestalten. Probier verschiedene Tools aus und finde heraus, welche am besten zu dir passen.

Wie du die richtige Methode für dich auswählst

Zeitmanagement ist individuell – was für deine Kolleg:innen funktioniert, muss nicht zwangsläufig auch für dich passen. Um die ideale Methode zu finden, lohnt es sich, einige Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen und verschiedene Ansätze auszuprobieren.

1. Analysiere deinen Arbeitsstil

Reflektiere, wie du am produktivsten arbeitest. Liebst du klare Strukturen? Dann könnte die ALPEN-Methode für dich geeignet sein. Arbeitest du lieber in kurzen, intensiven Phasen? Die Pomodoro-Technik unterstützt dich dabei, fokussiert zu bleiben und gleichzeitig regelmäßige Pausen einzulegen.

2. Priorisiere deine Aufgaben

Wenn du oft das Gefühl hast, dich in weniger wichtigen Tätigkeiten zu verlieren, könnte das Eisenhower-Prinzip dir helfen, deine Aufgaben besser zu priorisieren. Für größere Projekte mit flexiblen Zeitrahmen eignet sich Timeboxing, um gezielte Arbeitsphasen zu definieren.

3. Berücksichtige dein Arbeitsumfeld

In einem dynamischen Teamumfeld ist es wichtig, deine Zeitmanagement-Methode mit den Anforderungen deiner Mitarbeitenden und deiner Projekte abzustimmen. Kollaborationstools wie Slack können dir helfen, Aufgaben effizient zu kommunizieren und die richtigen Prioritäten zu setzen.

4. Experimentiere und passe an

Es gibt keine universelle Lösung. Teste verschiedene Methoden, kombiniere Ansätze und passe sie an deinen Arbeitsalltag an. Mit der Zeit wirst du herausfinden, welche Technik dir hilft, deine Ziele zu erreichen – mit weniger Stress und mehr Effizienz.

Zeitmanagement ist ein Prozess, der sich stetig weiterentwickelt – genauso wie du!

Zeitmanagement für Teams: So klappt es gemeinsam

In einem Team sind Zeitmanagement und Zusammenarbeit entscheidend, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Doch unterschiedliche Arbeitsstile und Prioritäten der Teammitglieder können schnell zu Herausforderungen führen. Mit der richtigen Strategie und passenden Tools kannst du die Zusammenarbeit optimieren.

1. Gemeinsame Ziele definieren

Ein klarer Fokus auf gemeinsame Prioritäten ist der erste Schritt zu erfolgreichem Zeitmanagement im Team. Erarbeitet zusammen eine Übersicht über die wichtigsten Aufgaben und legt fest, wer wofür verantwortlich ist. Hierbei hilft es, Ziele regelmäßig in Meetings oder über Tools wie Slack zu kommunizieren.

2. Transparente Kommunikation

Effiziente Kommunikation ist das A und O. Nutzt Kollaborationstools wie Slack, um Informationen und Dateien zentral zu organisieren. Mit Channels für verschiedene Projekte behalten alle Mitarbeitenden den Überblick und wichtige Nachrichten gehen nicht verloren. Nutze Statusfunktionen, um deine Verfügbarkeit transparent zu machen.

3. Aufgaben effizient verteilen

Die richtige Verteilung von Aufgaben fördert die Produktivität. Mit Methoden wie dem Eisenhower-Prinzip könnt ihr entscheiden, welche Tätigkeiten delegiert, automatisiert oder priorisiert werden sollten. So vermeidest du Überlastung einzelner Teammitglieder und stellst sicher, dass alle an den wirklich wichtigen Projekten arbeiten.

4. Zeit für Pausen schaffen

Auch im Team ist es wichtig, ausreichend Zeit für Erholung einzuplanen. Fördert eine Arbeitskultur, die kurze Pausen und klare Feierabendzeiten respektiert. So bleibt das Team motiviert und produktiv.

Mit den richtigen Methoden und Tools kann dein Team effizienter zusammenarbeiten und gemeinsam Höchstleistungen erzielen. Zeitmanagement ist eine Teamaufgabe – und du kannst dabei eine führende Rolle übernehmen!

Dein erster Schritt zu besserem Zeitmanagement

Zeitmanagement ist der Schlüssel zu einem produktiveren und stressfreieren Alltag. Starte, indem du eine Methode wie die ALPEN-Methode oder die Pomodoro-Technik ausprobierst und deinen Tag klar strukturierst. Digitale Helfer wie Slack unterstützen dich dabei, Aufgaben effizient zu organisieren und die Kommunikation mit Kolleg:innen zu optimieren.

Denke daran: Der erste Schritt ist immer der wichtigste. Teste, passe an und finde heraus, was für dich funktioniert. Mit jeder kleinen Verbesserung wirst du produktiver und erreichst deine Ziele schneller. Fang heute an und mache Zeitmanagement zu deiner Stärke!

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