Wissensverlust verhindern: Fünf Tipps zur Wissenssicherung in Slack

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, nehmen sie etwas Unbezahlbares mit: Wissen. In vielen traditionellen Arbeitsumgebungen kann dieses Unternehmenswissen in E-Mail-Postfächern, privaten Direktnachrichten und verschiedenen Tools gefangen bleiben. Dies führt dazu, dass neue Mitarbeitende und bestehende Teams nach Informationen suchen müssen, die einmal vorhanden waren, was den Fortschritt verlangsamt.

Slack ist mehr als nur der Ort, an dem die Arbeit stattfindet. Es ist eine KI-gestützte Plattform, die deine Unterhaltungen, Apps, Personen und Agenten an einem Ort zusammenbringt und dieses Wissen in eine durchsuchbare, teilbare Ressource verwandelt, sodass Teams auch dann vorankommen, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Lies weiter, um zu erfahren, warum Wissen oft verloren geht, und lerne fünf Möglichkeiten kennen, die dir helfen, nicht nur Wissen in Slack zu bewahren, sondern es auch zu nutzen, um schneller zu handeln:

Warum geht Wissen verloren?

Die meisten modernen Arbeitsweisen sind nicht darauf ausgelegt, Unternehmenswissen zu bewahren. Selbst leistungsfähige Teams stoßen auf bekannte Herausforderungen, wie zum Beispiel:

• Wichtige Entscheidungen gehen in privaten Nachrichten und Live-Gesprächen verloren
• Fachwissen ist in voneinander getrennten Tools und Apps isoliert
• Entscheidende Zusammenhänge verschwinden in Direktnachrichten und Offline-Gesprächen
• Zu viele Tools, zu wenig Übersichtlichkeit
• Kein skalierbarer Ansatz zur Erfassung und Wiederverwendung von Wissen

Die Kosten sind erheblich. Große Unternehmen verlieren jährlich Millionenbeträge durch verlorenes Wissen und noch mehr, wenn wichtige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und es keine gute Möglichkeit gibt, ihr Wissen weiterzugeben. Laut des Workforce Labs von Slack verbringen Beschäftigte durchschnittlich 33 % ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen, was zu Verzögerungen bei Entscheidungen und Ineffizienz führt.

Aber das muss nicht so sein.

Fünf Möglichkeiten, Wissen in Slack zu bewahren

Slack ist der Ort, an dem Wissen erfasst, geteilt und – entscheidend – bewahrt wird, damit Teams auch dann weiter Fortschritte machen können, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Es ist einfacher, Wissensverlust zu verhindern, bevor jemand geht. Diese einfachen bewährten Methoden in Slack können einen großen Unterschied machen:

1. Arbeite „öffentlich”, indem du standardmäßig Channels statt Direktnachrichten nutzt

Während Informationen in privaten Nachrichten verschwinden, sind Channels eine gemeinsame Dokumentationsmöglichkeit für Teams. Man könnte dies als „öffentliches Arbeiten" bezeichnen.

Ob es um die Einführung einer Funktion, die Lösung eines Kundenproblems oder die Vorbereitung einer Vorstandssitzung geht – die Arbeit in einem Channel gewährt allen Zugang zum gleichen Wissen. Die KI-gestützte Suche durchforstet Nachrichten, Dateien und Unterhaltungen, um sofort relevante Informationen aufzuspüren – auch aus vergangenen Projekten oder Diskussionen – während intelligente Empfehlungen basierend auf dem Kontext nächste Schritte, Ressourcen oder Expert:innen vorschlagen. Auf diese Weise bleibt das Wissen erhalten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

2. Hole alle deine Partner:innen zu Slack

Dein erweitertes Team umfasst oft Auftragnehmer:innen, Partner:innen, Lieferant:innen und andere, die zu deiner Arbeit beitragen. Wenn sie nicht in Slack sind, landen wichtige Informationen oft in E-Mail-Threads oder gehen in einzelnen Nachrichten verloren.

Mit Slack Connect kannst du externe Mitwirkende in gemeinsame Channels einladen, sodass alle den gleichen Kontext für Projekte haben. Es ist nicht nötig, zwischen Tools zu wechseln oder verstreute Updates ausfindig zu machen; ihr arbeitet alle gemeinsam an einem Ort. Alle Beteiligten haben Zugang zu denselben Informationen, Gesprächen und Entscheidungen. Slack Connect erweitert auch die Funktionen von KI und Agentforce auf deine externe Belegschaft und hilft ihnen, schnell auf relevantes Wissen zuzugreifen und nahtlos zu deinen internen Teams beizutragen.

3. Erfasse Wissen während des Arbeitens

Der Workflow-Builder ist mehr als nur ein Low-Code-Automatisierungs-Tool; er erfasst auch automatisch wichtige Informationen während der Arbeit deines Teams. Und mit KI in Slack kannst du jetzt einfach eintippen, was du brauchst, und es wird einen Workflow für dich erstellt, was Zeit spart, sodass du mehr erledigen kannst.

Betrachte den Workflow-Builder als Gedächtnisstütze für dein Team. Du kannst Workflows erstellen, die automatisch nach Projektabschlussnotizen fragen, nachdem ein Geschäft abgeschlossen wurde, Feedback nach einem Kampagnenstart sammeln, Ausstiegschecklisten auslösen und vieles mehr.

Das Beste daran ist, dass der Workflow-Builder Wissen während deiner Arbeit erfasst, anstatt separate Dokumentationsschritte zu erfordern, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass wichtige Informationen erhalten bleiben.

4. Dokumentiere Wissen sofort mit KI in Slack

Was ist, wenn eine gute Brainstorming-Session in Slack endet, Entscheidungen getroffen werden und dann jemand nach einem Update fragt? Plötzlich durchsuchst du Nachrichten und versuchst zusammenzusetzen, was tatsächlich passiert ist.

In Kürze* wird eine KI-Schreibunterstützung direkt in Canvases integriert sein. Aus jeder Slack-Unterhaltung kann die KI sofort die wichtigsten Punkte zusammenfassen, Aufgaben extrahieren und einen ersten Entwurf generieren – kein manuelles Durchsuchen von Chat-Threads mehr. Du kannst den Ton von lässig bis formell anpassen, den Inhalt umstrukturieren oder nächste Schritte hervorheben. Wenn deine Planungssitzung in einem Huddle stattfindet, wird die KI sogar Notizen für dich machen, Entscheidungen erfassen und ein vollständiges Transkript erstellen, damit alle fokussiert und abgestimmt bleiben.

Das Ergebnis? Das Wissen deines Teams verschwindet nicht mehr im Chat-Verlauf oder in Meetings. Jede bedeutsame Unterhaltung wird durchsuchbar und nutzbar, egal, ob du Projektbriefings aus Brainstorming-Sessions erstellst oder Prozessdokumente aus Channel-Diskussionen aufbaust.

5. Nutze die Suchleiste als deine eigene KI-Suchmaschine

In der heutigen digitalen Arbeitswelt sind Informationen überall – aber sie zu finden kann überraschend schwierig sein. Die Enterprise-Suche verändert, wie Organisationen Wissen verwalten und bewahren, indem sie eine einheitliche Sucherfahrung über zuvor getrennte Systeme hinweg schafft.

Wenn Mitarbeitende schnell Informationen über Plattformen wie Google Drive, Microsoft Teams und Confluence hinweg finden können, verbringen sie weniger Zeit damit, nach Antworten zu suchen, und mehr Zeit damit, Erkenntnisse anzuwenden. Dies steigert die Produktivität und verändert grundlegend die Art und Weise, wie institutionelles Wissen in Organisationen erhalten bleibt.

Selbst nachdem Mitarbeitende ihre Position im Unternehmen wechseln oder das Unternehmen verlassen, bleiben ihre Beiträge auffindbar. Die Enterprise-Suche bewahrt diese kollektive Intelligenz, indem sie vergangene Unterhaltungen, Entscheidungen und Kontexte für aktuelle Teammitglieder zugänglich macht. Für neue Mitarbeitende bedeutet dies sofortigen Zugang zum Unternehmenswissen, ohne wiederholt dieselben Fragen stellen zu müssen.

Durch die Vernetzung externer Repositories mit interner Kommunikation schafft die Enterprise-Suche ein umfassendes Wissensökosystem, das bestehende Sicherheitsberechtigungen und Compliance-Anforderungen berücksichtigt. Organisationen, die eine „Search-First”-Kultur implementieren, erleben einen schnelleren Wissensfluss und reduzierte Redundanz in der Kommunikation.

Der wahre Wert der Enterprise-Suche geht über bloße Bequemlichkeit hinaus – sie verwandelt verstreute Informationen in eine organisierte, zugängliche Wissensbasis, die mit deiner Organisation wächst und sicherstellt, dass wichtige Erkenntnisse nie verloren gehen und immer verfügbar sind.

Verwandle die tägliche Arbeit in eine kollektive Wissensbasis

Wenn Personen dein Team verlassen, sollte ihr Wissen nicht mit ihnen gehen. Indem du in Slack-Channels arbeitest, erstellst du eine dauerhafte, durchsuchbare Historie der Arbeit deines Teams.

KI in Slack macht diese Historie noch leistungsfähiger. Von blitzschnellen Antworten bis hin zu mühelos organisierten Informationen schaffen wir eine intelligentere und produktivere Umgebung für dein Team.

Einige KI-Funktionen sind in jedem kostenpflichtigen Slack-Plan enthalten, aber für Teams, die noch mehr erreichen möchten, schaltet jeder Plan erweiterte KI-Fähigkeiten frei. Diese helfen dir, deine Arbeit zu automatisieren, schnellere Entscheidungen zu treffen und die Produktivität in deiner gesamten Organisation zu skalieren.

• Pro bietet dir deine erste Erfahrung mit Slacks integrierter KI, mit grundlegenden Zusammenfassungsfunktionen für Channels, Threads und Huddles, sodass du ganz einfach Gespräche nachholen kannst.
• Du nutzt Pro und bist bereit für mehr? Business+ schaltet eine breitere Palette an KI-Tools frei, darunter Übersichten, Übersetzungen, Workflow-Generierung und KI-gestützte Suche. Diese Funktionen helfen deinem Team, manuelle Arbeit zu reduzieren und fokussiert zu bleiben.
• Musst du KI unternehmensweit skalieren? Enterprise+ beinhaltet Slacks komplettes KI-Repertoire. Es umfasst die Enterprise-Suche, weiterentwickeltes Aufgabenmanagement sowie Sicherheits- und Governance-Kontrollen auf Enterprise-Ebene. Es ist für Organisationen konzipiert, die schneller agieren, sicher skalieren und KI in jede Ebene der Arbeitsweise ihrer Teams integrieren möchten.

Egal, ob du gerade erst anfängst oder bereit bist, tiefer einzusteigen, es gibt immer einen Slack-Plan, der auf dein Team zugeschnitten ist und mit dir wächst.

*Funktionen, die als „in Kürze verfügbar” beschrieben werden, sind zukunftsgerichtet und können im Laufe des Jahres veröffentlicht werden. Alle Daten, Funktionen und Funktionalitäten für diese Features können sich ändern.