Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende

So verwendest du diese Vorlage in Slack (Schritt für Schritt)

Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfordert Zeit, Organisation und eine gut geplante Herangehensweise. Slacks Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende vereinfacht dies mit einem einheitlichen digitalen Onboarding-Framework für neue Beschäftigte, das du mit Aufgaben, Ressourcen, Kontakten und anderen wichtigen Informationen anpassen kannst. Und so fängst du an:

• Klicke auf „Vorlage verwenden”, um diese Vorlage zu deinem Betriebssystem für die Arbeit, Slack, hinzuzufügen.Wähle die Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende aus der Bibliothek aus und klicke auf „Vorlage verwenden” unten links.

• Füge Aufgaben und Fristen hinzu.Füge eine Liste von Aufgaben hinzu, die neue Mitarbeitende in ihrer ersten Woche erledigen sollten. Verwende ein Checklisten-Format, um den Fortschritt einfach zu verfolgen.

• Pflege Meetings und Events ein.Füge Onboarding-Sitzungen und erforderliche Meetings hinzu, wie etwa zur Einführung, zu Personalunterlagen, Onboarding-Formularen, IT-Setup, Team-Vorstellungen und Einzelgesprächen mit Führungskräften. Schließe Daten, Zeiten und wiederkehrende Meetings ein.

• Weise Onboarding-Buddys zu.Verwende @, um Teammitglieder direkt zu erwähnen und so schnell Kontakt herzustellen. Klicke auf den Anzeigenamen, um die Profilkarte des jeweiligen Teammitglieds hinzuzufügen.

• Richte Workflows ein, um neue Mitarbeitende zu relevanten Slack-Channels hinzuzufügen.Füge mehrere neue Mitarbeitende auf einmal zu allen relevanten Slack-Channels (Team, Projekt und soziale) hinzu, indem du einen Workflow erstellst, der Channel-Einladungen und Erinnerungen automatisiert.

• Teile Ressourcen zur Unternehmenskultur.Bette Links und Videos zu Unternehmenskultur und -werten ein, damit neue Beschäftigte einfach an einem Ort darauf zugreifen können. Du kannst jeden Link von Slack, YouTube oder deiner Unternehmens-Website in die Vorlage kopieren und einfügen, um eine Karte zu erstellen.

Was ist eine Onboarding-Vorlage?

Eine Onboarding-Vorlage ist ein standardisiertes Framework, das Organisationen dabei hilft, neue Mitarbeitende zu begrüßen und zu integrieren. Sie organisiert wichtige Aufgaben und Ressourcen, die neue Beschäftigte in ihren ersten Tagen, Wochen und Monaten im Job benötigen. Anstatt für jede:n neue:n Mitarbeiter:in eine Checkliste zu erstellen, können Führungskräfte die Vorlage als Leitfaden für das Onboarding von Mitarbeitenden verwenden, um Aufgabenzuweisungen, Fristen und geplante Aktivitäten zu verfolgen, damit nichts übersehen wird.

Es gibt einige wichtige Gründe, warum Unternehmen anpassbare Onboarding-Vorlagen verwenden:

• Konsistenz. Vorlagen stellen sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden die gleiche hochwertige Onboarding-Erfahrung erhalten, unabhängig von Abteilung, Führungskraft oder Startdatum. Dies bewahrt die Unternehmenskultur und stellt sicher, dass wichtige Schritte nicht übersprungen werden.
• Einhaltung von Richtlinien. Eine einheitliche Checkliste zum Onboarding von Mitarbeitenden hilft HR-Teams und Führungskräften dabei, notwendige Unterlagen, Richtlinienbestätigungen und Pflichtschulungen zu verfolgen. Die Sicherstellung, dass diese Aufgaben abgeschlossen werden, kann rechtliche Risiken verringern und die Organisation auf Audits vorbereiten.
• Die Zufriedenheit.von MItarbeitenden Ein gut organisierter Onboarding-Prozess hilft neuen Beschäftigten dabei, sich willkommen, vorbereitet und selbstbewusst in ihren neuen Rollen zu fühlen. Die Verwendung einer Onboarding-Vorlage ermöglicht es ihnen, sich mit Teammitgliedern zu vernetzen, einfach auf wichtige Ressourcen zuzugreifen und schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden.

Was in eine Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende gehört

Eine umfassende Vorlage enthält alles, was neue Beschäftigte brauchen, um sich gut aufgenommen, vernetzt und produktiv zu fühlen. Hier sind die wesentlichen Elemente, die du einbeziehen solltest.

Aufgaben der ersten Woche

Beginne mit einer Checkliste wichtiger Aufgaben, die notwendig sind, um neue Beschäftigte erfolgreich ins Unternehmen einzuführen. Dazu gehört:

• Einfühung
• Papierkram
• Sonderleistungen für Mitarbeitende Informationen
• Ausrüstung und Account-Einrichtung
• Richtlinienüberprüfungen
• Richtlinien-Schulung
• Onboarding-Buddy oder Mentor:in

Füge für jede Aufgabe Fristen und eine Kontaktperson hinzu, die den Fortschritt verfolgen und Fragen beantworten kann.

Wichtige Meetings

Liste erforderliche Schulungssitzungen und Meetings auf, wie HR-Einführung, Team-Vorstellungsrunden, Einzelgespräche mit ihrer Führungskraft und wichtigen Personen und alle abteilungsspezifischen Schulungen. Gib klar an, welche Meetings verpflichtend und welche optional sind, und füge Kalender-Links oder Terminplanungsanweisungen hinzu.

Onboarding-Buddys

Ordne allen neuen Mitarbeitenden Kolleg:innen oder Ansprechpartner:innen zu, die Fragen beantworten und in den ersten Wochen Unterstützung bieten können. Nenne ihre Namen, Rollen und wie sie helfen können. Zum Beispiel könnte ein Teammitglied bei kulturellen Fragen und Vorstellungen helfen, während ein IT-Kontakt für technischen Support zur Verfügung steht.

Channels zum Beitreten

Liste die Slack-Channels auf, denen neue Mitarbeitende sofort beitreten sollten. Kategorisiere diese in Gruppen wie Kernteam-Channels, projektspezifische Bereiche, die sie für ihre Arbeit benötigen, unternehmensweite Ankündigungs-Channels und soziale oder kulturbildende Channels.

Ressourcen zur Unternehmenskultur

Stelle Links zu wichtigen Ressourcen wie deinem Unternehmenshandbuch, Leitfaden zu Sonderleistungen für Mitarbeitende, Unternehmenswerten, Leitbild und Dokumenten bereit, die erklären, wie deine Organisation arbeitet. Füge Informationen über soziale Veranstaltungen, Mitarbeiterressourcengruppen und andere Möglichkeiten hinzu, wie sich Mitarbeitende vernetzen und Kontakte in deiner Organisation knüpfen können.

Vorteile der Verwendung einer Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende

Onboarding-Vorlagen vereinfachen den Einstellungsprozess für alle – von HR-Teams, die mehrere neue Mitarbeitende betreuen, bis hin zu Führungskräften, die ihr erstes Teammitglied begrüßen, und Mitarbeitenden, die neue Rollen antreten. Durch die Bereitstellung eines klaren, schrittweisen Aktionsplans helfen dir Slack-Vorlagen dabei:

Eine konsistente Erfahrung in der ersten Woche zu bieten

Alle neuen Mitarbeitenden durchlaufen denselben Prozess, erhalten dieselben wichtigen Informationen und wissen genau, was sie in der ersten Woche erwarten können. Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen oder Standorten durchlaufen trotzdem dasselbe Onboarding-Erlebnis, und Führungskräfte müssen sich keine Sorgen machen, wichtige Schritte zu verpassen.

Produktivität und Mitarbeiterbindung zu verbessern

Wenn neue Mitarbeitende einen klaren Fahrplan für ihre ersten Wochen haben, werden sie schneller produktiv. Sie wissen, wen sie um Hilfe bitten können, wo sie Ressourcen finden und wie Erfolg in ihrer Rolle aussieht. Dieser strukturierte Ansatz hilft auch dabei, dass sich Mitarbeitende vom ersten Tag an selbstbewusst und kompetent fühlen, was eine effektive Strategie zur Mitarbeiterbindung sein kann.

Administrativen Aufwand zu reduzieren

Vorlagen sparen Zeit, indem sie alle Onboarding-Aufgaben an einem Ort zentralisieren. Anstatt für jede neue Person neue Checklisten zu erstellen oder nach Informationen zu suchen, können Führungskräfte einfach eine Standardvorlage anpassen. HR-Teams können den Fortschritt bei mehreren neuen Mitarbeitenden gleichzeitig überwachen, Probleme schnell identifizieren und sicherstellen, dass Richtlinien erfüllt werden.

Fünf bewährte Methoden für das Onboarding von Mitarbeitenden in Slack

Eine Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende ist ein guter Ausgangspunkt, muss aber mit einer effektiven Onboarding-Strategie kombiniert werden. So stellst du sicher, dass sie echten Mehrwert bietet.

• Halte die Vorlage mit aktuellen Ressourcen auf dem neuesten Stand. Eine veraltete Vorlage kann Verwirrung stiften. Überprüfe deine Onboarding-Vorlage vierteljährlich, um sicherzustellen, dass alle Links funktionieren, Channel-Namen aktuell sind und Kontaktinformationen korrekt sind. Wenn dein Unternehmen Richtlinien aktualisiert, neue Tools einführt oder sich neu organisiert, aktualisiere die Vorlage sofort.

• Ermutige Führungskräfte und Onboarding-Buddys, sich früh zu engagieren. Selbst die besten Onboarding-Vorlagen können menschlichen Kontakt nicht ersetzen. Ermutige Einstellungsmanager:innen, sich vor dem ersten Tag mit einer Willkommensnachricht und hilfreichen Vorbereitungsinformationen zu melden. Onboarding-Buddys sollten sich früh in der ersten Woche vorstellen und regelmäßige Check-ins einrichten, anstatt zu warten, bis neue Mitarbeitende Fragen stellen.

• Nutze Agentforce zur Unterstützung neuer Teammitglieder. Schule neue Mitarbeitende in der Nutzung von Agentforce in Slack als Support und um bei der Sache zu bleiben. Sie können zum Beispiel Fragen stellen wie: „Was sind meine Onboarding-Aufgaben für Woche drei?" oder „Was muss ich tun, um das Ready-to-Sell-Training abzuschließen?" Agentforce hilft neuen Mitarbeitenden auch dabei, komplexe Themen zu verstehen, wie etwa Unterschiede zwischen Produkten, indem es detaillierte, dialogorientierte Antworten bereitstellt.

• Sorge für ein Gleichgewicht zwischen Struktur und Flexibilität für verschiedene Rollen und Teams. Konsistenz ist wichtig, aber deine Vorlage sollte auch Anpassungen basierend auf der Rolle, Abteilung und Erfahrungsstufe der Mitarbeitenden ermöglichen. Zum Beispiel benötigt eine erfahrene Entwicklerin andere Ressourcen als ein Berufseinsteiger im Marketing-Bereich. Erstelle eine Kernvorlage, die das Wesentliche abdeckt, und füge dann rollen- oder abteilungsspezifische Bereiche hinzu, die Führungskräfte einfach ein- oder ausschließen können.

• Hol dir Feedback von Mitarbeitenden. Füge Fragen zur Mitarbeitendenzufriedenheit zum Onboarding-Prozess hinzu, um Probleme zu identifizieren und die Erfahrung zu verbessern. Frage zum Beispiel, ob der Onboarding-Prozess klar und ansprechend war, ob sich neue Mitarbeitende bezüglich ihrer Rolle und Verantwortlichkeiten sicher fühlten und ob sie sich willkommen und als Teil des Teams gefühlt haben.

Jetzt loslegen mit Slacks Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende

Ein durchdachter Onboarding-Prozess legt den Grundstein für den Erfolg, das Engagement und die Bindung von Mitarbeitenden. Wenn neue Mitarbeitende verstehen, was sie erwartet, einfachen Zugang zu Ressourcen haben und sich von Anfang an mit ihrem Team verbunden fühlen, sind sie bestens positioniert, um erfolgreich zu sein. Slacks Onboarding-Vorlage für Mitarbeitende bringt all diese Elemente an einem Ort zusammen. Sie zentralisiert Aufgaben, Ressourcen und Verbindungen und stellt sicher, dass nichts übersehen wird und sich jede:r neue Mitarbeitende als Teil des Teams fühlt.
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