Cuando Chanyu Xu se sintió frustrada con la medicina convencional, recurrió a la medicina tradicional china para encontrar el equilibrio que necesitaba. Así nació HER ONE. «Vi la oportunidad de posicionar una marca para mujeres, fundada por una mujer», dijo Xu, fundadora y directora general. «Condensa perfectamente mi pasión por la alimentación saludable, las marcas de bienes de consumo y el emprendimiento en startups». HER ONE tiene como propósito apoyar la salud y el bienestar de las mujeres, para lo que ofrece una amplia variedad de suplementos y vitaminas que se absorben fácilmente y se elaboran a consciencia con ingredientes de excelente calidad.
Xu a menudo se refiere a sí misma como la directora de todo, y ha trabajado incluso empaquetando y despachando productos. «Teníamos nuestro propio almacén y trabajábamos allí, en temperaturas invernales, empaquetando y haciendo envíos. Así es como crecimos». Ahora, 25 personas se dedican a la creación de productos, el diseño y el servicio al cliente, mientras que nuestros socios de procesamiento se encargan del empaquetado y el envío.
Debido a su rápido crecimiento, HER ONE necesitaba un sistema operativo que estuviera a la altura: algo escalable; que posibilitara una incorporación fluida, una comunicación sin complicaciones y la capacidad de proporcionar un soporte al cliente de alta calidad. «No puedo recordar ninguna empresa en la que no usáramos Slack, por lo que fue una elección fácil», declaró Xu. «La usé en todas las empresas de las que fui cofundadora o que ayudé a crear».
«Ya no me siento preocupada al final del día, pensando en dónde empezar. Ahora puedo manejar las tareas para las que antes solía necesitar una docena de aplicaciones en un solo lugar: Slack. Fin de la discusión».
Impulso del bienestar de adentro hacia afuera y un ahorro de 3600 horas por año
Desde probióticos amables con la flora intestinal hasta batidos para el equilibrio hormonal, hay un producto que apoya a los clientes en cada etapa de su recorrido con HER ONE. A nivel interno, cada producto tiene un canal de Slack exclusivo para compartir actualizaciones en tiempo real y un canvas compartido para los planes, el progreso y las decisiones clave. Esto favorece la visibilidad al mantener a todo el equipo alineado y al día.
En lugar de celebrar reuniones innecesarias, las juntas son una solución clara para conversaciones rápidas por audio o video. Gracias a las prácticas recomendadas que Xu planteó cuidadosamente, los equipos saben cómo sacar el mayor provecho de las aplicaciones e integraciones de Slack. Por ejemplo, con Google Drive y Calendario, los usuarios reciben notificaciones inmediatas sobre nuevos documentos, cambios en permisos de acceso y próximas reuniones, con lo que es más fácil mantener la organización y llevar un registro de los cronogramas de los proyectos.
«Uno de los mayores desafíos para las startups no son las ideas, sino su ejecución», comentó Laura Dittscheid, directora de Marketing. «Las reuniones tradicionales a menudo generaban más preguntas y elementos de acción, pero, en realidad, del 60 % al 70 % de esas reuniones podían manejarse en un mensaje de Slack».
La supresión de reuniones innecesarias, la minimización de cambios de contexto y la eliminación de correos electrónicos repetitivos ayudan a ahorrar un tiempo valioso. «Con Slack, ahorramos 45 minutos por empleado por día», dijo Charlotte Küppers, que se desempeña como Founder’s Associate. «Con 25 empleados, eso significa que ahorramos 3600 horas por año».
Para mantener la fluidez en los procesos, los flujos de trabajo personalizados de Slack permiten que el equipo automatice tareas repetitivas y mantenga la coherencia. «El cambio más decisivo es el flujo de trabajo de supervisión de indicadores de rendimiento clave», señaló Dittscheid. «Las automatizaciones de los equipos de marketing introducen los KPI clave directamente en Slack, por lo que ya no tengo que actualizar planillas manualmente. Obtenemos un resumen claro y solo nos reunimos si es realmente necesario, con lo que ahorramos tiempo para lo verdaderamente importante». El equipo incluso creó un flujo de trabajo para cuando los suministros se están agotando: explora hojas de cálculo, controla las existencias y los niveles de inventario, y envía automáticamente alertas al canal de Slack pertinente.
«Con Slack, ahorramos 45 minutos por empleado por día. Con 25 empleados, eso significa que ahorramos 3600 horas por año».
Respuestas más rápidas y menor fragmentación con Slack Connect
Slack es tan esencial para Xu que incluso configura el modo en que selecciona socios externos. «Slack es una herramienta de uso obligatorio y todos nuestros socios la usan. No se siente como si fueran elementos externos, sino que trabajamos como un solo equipo. Por este motivo, me encanta Slack Connect». Este tipo de colaboración fluida no solo hace crecer a HER ONE; respalda su compromiso con las operaciones en las que el cliente es la prioridad. Las actualizaciones en tiempo real de los pedidos, el inventario y el estado de las entregas significan que el equipo puede responder con mayor rapidez, resolver problemas en el acto y planificar con mayor eficacia, especialmente en días de mucho movimiento en las compras, como el Black Friday.
«No podemos permitirnos que nuestros clientes deban esperar siglos para obtener una respuesta», indicó Küppers. «Si un cliente no sabe dónde está su paquete o tiene una pregunta sobre la entrega, podemos escribir directamente al centro de procesamiento y responder de inmediato en Slack».
Nada de esto sería posible sin una cultura de equipo interna sólida, que Xu desarrolló intencionalmente en Slack. Aun a medida que la empresa crece, la cultura sigue prosperando gracias a canales, hilos, emojis, GIF y aplicaciones como Clappy, que hacen que sea fácil celebrar los logros y dar reconocimiento al trabajo excepcional.
Datos seguros, en cumplimiento de la normativa y bajo control
La protección de los datos, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la administración de datos son prioridades centrales para cualquier negocio en línea. Slack satisface todos los requisitos de HER ONE y Xu, ya que mantiene protegidas las comunicaciones y la colaboración. Ofrece un cumplimiento y una seguridad de nivel empresarial, al mismo tiempo que le otorga a la empresa un control total sobre sus datos.
«El tema de la seguridad de datos es extremadamente importante en Alemania», comentó Xu. «El RGPD es un término que se usa mucho. Todas las herramientas con las que trabajamos deben adherirse a esta normativa, no solo en un sentido legal, sino también en lo que respecta al cumplimiento. Slack es un socio superimportante para nosotros y satisface todos los requisitos».
Esta confianza le ha dado a Xu la seguridad de enviarse a sí misma un mensaje directo con el IBAN de la empresa. Dado que es un número difícil de recordar, Xu simplemente lo busca cuando lo necesita. Esta sensación de seguridad también favorece la creatividad del equipo, ya que pueden proponer ideas libremente a sabiendas de que todas las conversaciones están protegidas.
«Como fundadora y directora general, es muy importante saber que todos nuestros datos e información están en un lugar seguro», dijo Xu.
«No tenemos que preocuparnos en absoluto por nuestros datos en Slack. Cada mensaje, cada documento y todos los proyectos están superprotegidos».
Uso de la IA para acelerar el crecimiento y la eficiencia
En una startup como HER ONE, un día puede sentirse como una semana o un mes en una empresa de mayor tamaño. Con ese tipo de entorno ajetreado, el tiempo y la velocidad son cruciales. Con esto en mente, los equipos con madurez tecnológica y centrados en la eficiencia se han dedicado a explorar el potencial de la IA. Ya están usando varias herramientas de IA que se integran con Slack y están deseosos de profundizar en este recorrido a medida que Slack sigue ampliando sus capacidades de este tipo.
«Las soluciones de IA que pueden emprender acciones, comunicarse con nuestro almacén y enviarnos actualizaciones nos permitirían ahorrar mucho tiempo», afirmó Küppers. «Esto agilizaría los procesos, mejoraría los pronósticos y optimizaría no solo el procesamiento y la logística, sino también las adquisiciones».
Este abordaje con visión de futuro está en el centro de la cultura digital de HER ONE, y el equipo sabe que mantener la agilidad y escalar rápidamente son clave para el éxito. «Es por este motivo que elegimos Slack», señaló Xu. «Todo lo que hacemos se centra en la velocidad y la agilidad, por lo que necesitamos socios y herramientas que también tengan ese enfoque. No puedo imaginar a nuestra empresa sin Slack».
