Slack pour les équipes juridiques : trois solutions pour réduire les tâches et améliorer la communication

Slack peut encourager vos équipes à collaborer et à travailler plus rapidement, tout en favorisant la conformité. Avec Slack, vos équipes juridiques peuvent dire au revoir aux longs fils d’e-mail et aux réunions interminables et enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment.

• 70 %

  des travailleurs affirment qu’une réduction du nombre de réunions augmenterait leur productivité

Collaborez et restez organisé

Découvrez comment utiliser Slack pour partager des connaissances en interne et avec des conseillers et des clients externes.

Canaux

Les équipes juridiques peuvent augmenter leur efficacité au travail et veiller à ce que chaque conversation traite un sujet précis en utilisant les canaux. Grâce aux canaux, les équipes juridiques peuvent laisser de côté la communication laborieuse par e-mail et regrouper toutes les conversations en un seul et même endroit.

Exemples de canaux :

• Le canal #équipe-juridique-interne, pour partager des mises à jour et des informations pertinentes à l’ensemble du service.
• Les canaux #affaire pour collaborer sur les stratégies, partager des fichiers en toute sécurité et échanger sur les détails spécifiques d’une affaire en temps réel.
• Les canaux #intégration-juridique pour partager les informations relatives à l’entreprise et à son organisation aux nouvelles recrues.
• Les canaux #projet pour se consacrer aux projets d’équipes internes ou pluridisciplinaires et regrouper toutes les informations d’un projet au même endroit.
• Les canaux #actualité-secteur-juridique pour diffuser les actualités principales du secteur.
• Les canaux #conversation et #divertissement sur lesquels les membres d’équipe peuvent tisser des liens et parler de leurs centres d’intérêt et de leurs passe-temps en dehors du travail.

Comment utiliser les canaux :

Donnez un nom logique à chaque canal pour les retrouver rapidement dès que vous en avez besoin. Par exemple, vous pouvez organiser vos canaux par équipe (#équipe-juridique) ou par fonction (#approbations).

• Ajoutez aux Favoris les canaux les plus utilisés pour toujours les avoir à portée de main. Vous pouvez également créer des sections personnalisées pour regrouper les canaux et les messages directs pertinents au même endroit.
• Saisissez une description pour chacun des canaux, afin que leur objectif soit clair pour tous les membres d’équipe. La description d’un canal peut contenir jusqu’à 250 caractères.
• Épinglez les documents importants, comme les contrats ou les notes juridiques, aux canaux pour les retrouver rapidement.
• Archivez les canaux dont vous n’avez plus l’utilité. Vous pouvez toujours annuler l’archivage d’un canal, mais la suppression est irréversible.

Utilisez les canaux publics pour améliorer la transparence et fournir des informations comme des messages de conformité générale ou les règles de l’entreprise. Utilisez les canaux privés pour les conversations confidentielles, y compris les échanges privés sur les contrats, les fusions ou les acquisitions.

Apprenez à créer un canal.

Travaillez avec des conseillers ou de clients externes

Pour assurer une représentation juridique efficace, la collaboration avec les conseillers, les clients et les partenaires externes est primordiale. Utilisez Slack Connect pour permettre à vos équipes et aux parties prenantes de communiquer en temps réel. Vous pourrez donc améliorer l’engagement client, rationaliser la documentation et réduire les erreurs de communication.

Grâce à Slack Connect, vous pouvez réunir jusqu’à 250 organisations dans un seul canal Slack. Lors de la configuration d’un canal Slack Connect pour une organisation externe, pensez à insérer le nom des deux entreprises dans le titre du canal (par exemple, #tom-et-jones-communications-juridiques). Utilisez Slack Connect pour :

• Coordonner la gestion des affaires et tenir les conseillers externes informés en cas de problèmes
• Partager les présentations de projet avec les partenaires externes
• Ajouter des experts en la matière sur les projets ou les affaires
• Fournir aux clients des mises à jour régulières, répondre aux préoccupations et organiser les documents externes

En savoir plus sur comment envoyer des invitations Slack Connect.

Automatisez les tâches répétitives

Découvrez comment automatiser les tâches répétitives et les processus fastidieux pour aider votre équipe à se concentrer sur les tâches juridiques axées sur la valeur.

Générateur de flux de travail

Le générateur de flux de travail est un outil sans code qui vous permet d’automatiser des processus répétitifs depuis Slack. Utilisez le générateur de flux de travail pour adapter les flux de travail à votre équipe juridique, par exemple :

• Créez un flux de travail pour les demandes contenant un court formulaire de demande. Lorsqu’un service a besoin d’approbation ou d’assistance juridique, il peut remplir un court formulaire avec les informations requises et la demande sera automatiquement envoyée dans un canal #aide-juridique. De cette façon, lorsqu’une nouvelle demande est formulée, les informations requises sont rapidement disponibles et votre équipe peut se mettre au travail.
• Configurez des mots clés pour être alerté dès que d’autres équipes utilisent les mots « juridique » ou « contrat », au cas où elles oublient d’utiliser le canal #aide-juridique Les mots clés seront actifs dans tous les canaux que vous utilisez.
• Créez un flux de travail pour gagner du temps sur les mises à jour du statut du projet. Vous n’avez plus qu’à saisir les informations du statut dans un formulaire et le flux de travail les partagera avec le canal indiqué. De cette façon, votre équipe peut prendre plus rapidement connaissance de l’avancement ou de la finalisation d’un projet.
• Intégrez les nouvelles recrues en créant un flux de travail d’intégration. Dès qu’un nouveau membre rejoint un canal spécifique, il recevra un message de bienvenue pour l’informer de l’objectif du canal, des rôles et des responsabilités.
• Créez un flux de travail sensible aux émojis qui enverra automatiquement les collaborateurs vers les FAQ lorsqu’ils utilisent un émoji, par exemple « ? ». Ils pourront ainsi trouver l’information dont ils ont besoin plus rapidement et sans ralentir le flux de travail.

 

Parcourez les modèles de flux de travail préconçus afin de découvrir davantage de solutions pour simplifier vos processus.

Suivi des approbations

Créez un canal #approbations-juridiques pour regrouper toutes les approbations au même endroit.

Accélérez le processus de vérification et d’approbation du matériel juridique. Envoyez ou réagissez aux messages avec des émojis pour exprimer votre approbation et finaliser vos projets rapidement.

Par exemple, utilisez l’émoji yeux lorsque vous avez consulté un document et l’émoji coche une fois que le document est approuvé. Vous pouvez utiliser un émoji cercle rouge, bleu ou blanc pour indiquer l’urgence de la tâche.

Simplifiez le processus eDiscovery

Exportez des messages et des documents depuis vos espaces de travail via Discovery API de Slack. Les données seront exportées au format JSON. Vous pouvez également utiliser une appli eDiscovery tierce pour stocker vos données.

Découvrons ensemble comment fonctionnent les applications eDiscovery :

• Elles ont généralement un accès en lecture seule aux données des messages et des fichiers de Slack.
• Les données ne peuvent pas être mises en quarantaine, supprimées ou taguées dans Slack.
• Les données sont capturées et archivées dans un entrepôt de données

Vous pouvez attribuer une mise en suspens à un membre sur Slack. Lorsque vous activez une mise en suspens, les messages et les fichiers envoyés par tous les membres dans une conversation seront enregistrés, et ce même si les membres modifient ou suppriment du contenu.

Trouvez des informations rapidement

Que ce soit un contrat, une note juridique ou encore un échange de messages, les équipes juridiques ont besoin d’accéder aux informations importantes dans les meilleurs délais. Utilisez la fonctionnalité Rechercher de Slack pour parcourir rapidement de grandes quantités d’informations et trouver celle dont vous avez besoin.

• Ajoutez des guillemets pour chercher une expression spécifique, par exemple : « note juridique ».
• Ajoutez « de : » devant un nom d’affichage pour rechercher des informations partagées avec une personne spécifique, par exemple : « note juridique de : @Ruth ».
• Ajoutez un tiret devant un mot pour omettre les résultats qui contiennent ce mot, par exemple la requête « juridique -note » affichera tous les résultats pour juridique qui ne contiennent pas le mot note.

Une fois que vous avez trouvé le fichier dont vous avez besoin, enregistrez-le pour plus tard en survolant le fichier, puis cliquez sur l’icône « plus d’actions » et sélectionnez « enregistrer pour plus tard ».

Communiquez avec toutes les équipes

Découvrez comment Slack favorise la collaboration d’équipe, peu importe l’emplacement des membres.

Recueillez des idées de brevet

Regroupez les idées prometteuses de brevet dans un seul canal en utilisant le Reacji Channeler. Grâce au Reacji Channeler, les collaborateurs peuvent réagir avec un émoji « ampoule » aux idées de brevet et elles seront automatiquement ajoutées au canal #idées-de-brevet.

Gagnez du temps grâce à la communication asynchrone

Grâce aux clips, vous pouvez enregistrer des notes vocales ou visuelles et les envoyer à votre équipe pour vérification dès qu’ils le pourront. Les clips sont un moyen de communication asynchrone permettant de partager les éléments principaux d’un briefing juridique sans réunion intempestive.

Utilisez les canevas, disponibles dans la barre supérieure de chaque canal Slack, pour vous assurer que tous les collaborateurs de l’équipe soient au courant des besoins de la campagne. Grâce aux canevas, vous pouvez insérer le lien d’un calendrier de projet, partager les mises à jour et échanger des idées sans quitter Slack. Utilisez l’outil case à cocher pour garder à jour votre liste des tâches au fur et à mesure que vous avancez.

Collaborez sur les livrables

Slack compte plus de 2 600 intégrations d’applications afin que vous puissiez utiliser toutes vos applications quotidiennes directement dans Slack.

Utilisez l’intégration Google Drive ou une application similaire pour collaborer sur les documents ou les présentations juridiques.  Recevez des notifications dans Slack si un collaborateur ajoute un commentaire à un document partagé. Cela vous aidera à travailler plus vite.

Exemples d’applications :

• Utilisez Docusign pour générer et signer des documents et des contrats juridiques directement dans Slack.
• Intégrez votre Google Agenda ou votre Calendrier Outlook à Slack pour ne manquer aucun rendez-vous ou événement.
• Avec OneDrive, vous pouvez partager des fichiers et des aperçus de documents sans quitter Slack.

Faites des annonces

Utilisez les canaux « #annonces » pour faire des annonces à l’équipe juridique ou pour les diffuser aux autres équipes. Les canaux d’annonce peuvent également être utilisés pour :

• maintenir tout le monde aligné sur les politiques de l’entreprise ;
• prévenir des violations de sécurité ou des atteintes aux données et partager les meilleures pratiques ;
• annoncer les grandes réussites ;
• diffuser les actualités du service ou de l’entreprise ;
• fournir des détails à propos des prochains événements.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Slack peut aider votre équipe juridique à booster son efficacité et à simplifier ses tâches grâce aux fonctionnalités comme les appels d’équipe, le générateur de flux de travail, Slack Connect et bien plus encore. Découvrez de nouvelles solutions pour simplifier le travail quotidien de votre équipe juridique en consultant notre Centre d’assistance ou en visionnant une conférence en ligne.