Slack für Rechtsabteilungen: 3 Möglichkeiten zur Reduzierung der Anzahl an Aufgaben und eine bessere Kommunikation

Slack kann Ihrem Team dabei helfen, Barrieren in der Zusammenarbeit zu überwinden, die Arbeit zu beschleunigen und gleichzeitig die Compliance zu verbessern. Mit Slack kann Ihre Rechtsabteilung lange E-Mail-Threads und Meetings vermeiden, sodass mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben bleibt.

• 70 %

  der Mitarbeitenden sagen, dass weniger Meetings die Produktivität steigern würden

Zusammenarbeiten und organisiert bleiben 

Erfahren Sie, wie Sie mit Slack Wissen sowohl intern als auch mit externen Berater:innen und Klient:innen teilen können. 

Channels

Mit Channels kann die Rechtsabteilung effizienter arbeiten und den Fokus bei wichtigen Unterhaltungen beibehalten. Mithilfe von Channels kann die Rechtsabteilung Unterhaltungen aus dem E-Mail-Verkehr in einen zentralen Bereich verlagern. 

Beispiele für Channels: 

• #rechtsabteilung-intern, worin Ihre gesamte Abteilung Aktualisierungen und relevante Informationen austauschen kann.
• #fall-Channels, um gemeinsam an Strategien zu arbeiten, Dateien sicher auszutauschen und spezifische Falldetails in Echtzeit zu besprechen.
• #rechtsabteilung-onboarding-Channels zur Weitergabe von Organisations- und Unternehmensinformationen an neue Teammitglieder. 
• #projekt-Channels, um sich auf funktionsübergreifende oder teambasierte Projekte zu konzentrieren und die gesamte Kommunikation über das Projekt an einem Ort zu führen.
• #rechtsabteilung-branchenneuigkeiten-Channels zum Teilen wichtiger Brancheneinblicke. 
• #soziales- und #spaß-Channels, in denen Teammitglieder Verbindungen aufbauen können, indem sie ihre Interessen und Hobbys außerhalb der Arbeit teilen.

So verwenden Sie Channels: 

Entscheiden Sie sich für eine nachvollziehbare Benennung der Channels, damit sie bei Bedarf leichter zu finden sind. Sie können Channels zum Beispiel nach Team (#rechtsabteilung-intern) oder nach Funktion (#genehmigungen) organisieren.

• Markieren Sie häufig verwendete Channels mit einem Stern, sodass Sie sie immer schnell wiederfinden. Unter Deine Ordner können Sie relevante Channels and DMs zusammen verlinken.
• Schreiben Sie eine Channel-Beschreibung für jeden neuen Channel, damit alle Teammitglieder wissen, wofür der Bereich gedacht ist. Die Channel-Beschreibung kann bis zu 250 Zeichen lang sein. 
• Pinnen Sie wichtige Dokumente, wie Verträge oder rechtliche Notizen im Channel, damit alle leicht darauf zugreifen können. 
• Archivieren oder löschen Sie Channels, die nicht mehr gebraucht werden. Archivierte Channels können zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden, aber das Löschen eines Channels ist endgültig. 

Mit Offenen Channels können Sie die Transparenz erhöhen und Informationen wie allgemeine Compliance-Meldungen oder Unternehmensrichtlinien bereitstellen. In Geschlossenen Channels können Sie vertrauliche Gespräche führen, z. B. über Verträge oder Fusions- und Übernahmegespräche.

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Channel erstellen. 

Mit externen Berater:innen oder Klient:innen arbeiten 

Die Zusammenarbeit mit externen Berater:innen, Klient:innen und Partner:innen ist für eine effektive Rechtsvertretung entscheidend. Verwenden Sie Slack Connect, um die Kommunikation mit Ihren externen Stakeholder:innen in Echtzeit zu ermöglichen. So verbessern Sie die Bindung der Klient:innen ans Unternehmen, optimieren die Dokumentation und reduzieren Fehler bei der Kommunikation. 

Mit Slack Connect können Sie mit bis zu 250 externen Organisationen in einem Slack-Channel zusammenarbeiten. Wenn Sie einen Slack Connect-Channel mit einer externen Organisation einrichten, sollten Sie den Channel mit den Namen beider Unternehmen benennen (zum Beispiel #tom-und-meier-juristische-kommunikation). Dafür können Sie Slack Connect verwenden: 

• Koordination des Fallmanagements und regelmäßige Information der externen Berater:innen über den Stand der Fälle 
• Teilen von Projektbeschreibungen mit externen Partner:innen
• Einbindung von Fachleuten in unterschiedliche Projekte oder Fälle 
• Bereitstellung aktueller Informationen für die Klient:innen, Bearbeitung von Anliegen und Organisation externer Dokumente 

Erfahren Sie mehr über das Senden von Slack Connect-Einladungen. 

Routineaufgaben automatisieren 

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Team dabei unterstützen können, sich auf wertschöpfende juristische Aufgaben zu konzentrieren, indem Sie routinemäßige und langwierige Prozesse automatisieren. 

Workflow-Builder

Workflow-Builder ist ein Tool, für das keine Programmierung erforderlich ist, und mit dem Sie routinemäßige Prozesse in Slack automatisieren können. Mit Workflow-Builder können Sie zum Beispiel Workflows für Ihre Rechtsabteilung anpassen:

• Erstellen Sie einen Anfrage-Workflow, der ein kurzes Aufnahmeformular enthält. Wenn eine Abteilung eine juristische Genehmigung oder Unterstützung benötigt, kann sie ein kurzes Formular mit den erforderlichen Informationen ausfüllen, und der Workflow stellt die Anfrage automatisch in den #hilfe-rechtsabteilung-Channel ein. So stellen Sie sicher, dass bei einer neuen Anfrage die benötigten Informationen vorhanden sind und Ihr Team schnell loslegen kann.  
• Richten Sie Keywords ein, damit Sie informiert werden, wenn Personen aus anderen Teams Wörter wie „Recht“ oder „Vertrag“ erwähnen, falls sie vergessen, den #hilfe-rechtsabteilung-Channel aufzurufen. Die Keywords gelten für jeden Channel, in dem Sie sich befinden. 
• Erstellen Sie einen Workflow, um Zeit bei der Aktualisierung des Projektstatus zu sparen. Tragen Sie Statusinformationen einfach in ein Formular ein und der Workflow gibt die Informationen an einen bestimmten Channel weiter. So kann Ihr Team nachvollziehen, wie die Projekte der Rechtsabteilung vorankommen, und sie schneller abschließen. 
• Sorgen Sie dafür, dass neue Teammitglieder sofort loslegen können, indem Sie einen Onboarding-Workflow einrichten. Sobald ein neues Teammitglied einem bestimmten Channel beitritt, erhält es eine Willkommensnachricht, in der erklärt wird, wofür der Channel gedacht ist und worin die Aufgaben und Verantwortlichkeiten bestehen. 
• Erstellen Sie einen durch Emojis ausgelösten Workflow, der Teammitglieder automatisch an die FAQs weiterleitet, wenn sie ein Emoji verwenden, z. B. ein „?“. So können sie die benötigten Informationen schneller finden, ohne den Arbeitsfluss auszubremsen. 

 

In unseren vordefinierten Workflows finden Sie noch weitere Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren.  

Genehmigungen nachverfolgen

Erstellen Sie einen #rechtsabteilung-genehmigungen-Channel, um alle Genehmigungen an einem Ort zu erfassen. 

Mithilfe von Emojis können Sie den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess von Rechtsdokumenten beschleunigen. Verwenden Sie Emojis und Emoji-Reaktionen, um schnell Zustimmung zu zeigen und Projekte abzuschließen.

Verwenden Sie zum Beispiel das Augen-Emoji, wenn Sie ein Dokument gesehen haben, und setzen Sie ein Häkchen, wenn das Dokument genehmigt ist. Sie können rote, blaue oder weiße Kreis-Emojis verwenden, um anzuzeigen, wie dringend eine Aufgabe ist. 

Den eDiscovery-Prozess optimieren

Exportieren Sie Nachrichten und Dateien aus Ihren Workspaces mit der Ermittlungs-API von Slack. Die Daten werden im JSON-Format exportiert. Sie können auch eine eDiscovery-App eines Drittanbieters zum Speichern Ihrer Daten verwenden. 

Hier ist eine Übersicht der Funktionsweise von eDiscovery-Apps:

• Sie haben in der Regel nur Lesezugriff auf Nachrichten und Dateien aus Slack
• Daten können innerhalb von Slack nicht in Quarantäne verschoben, entfernt oder markiert werden
• Daten werden erfasst und in einem Data-Warehouse gespeichert 

Sie können für ein Mitglied in Slack eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht festlegen. Wenn Sie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht festlegen, werden alle Nachrichten und Dateien, die von den Mitgliedern einer Unterhaltung gesendet werden, gespeichert, unabhängig davon, ob die Mitglieder Inhalte bearbeiten oder löschen. 

Informationen schneller finden

Die Rechtsabteilung muss schnell auf wichtige Informationen zugreifen können – angefangen bei Verträgen über juristische Memos bis hin zum Schriftwechsel. Nutzen Sie die Suchfunktion von Slack, um schnell große Mengen an Informationen zu durchsuchen und das zu finden, was Sie brauchen. 

• Fügen Sie Anführungszeichen hinzu, um nach einer bestimmten Formulierung zu suchen, zum Beispiel: „juristisches Memo“.
• Fügen Sie „von:“ vor einem Anzeigenamen hinzu, um nach Informationen zu suchen, die von einer bestimmten Person geteilt wurden, z. B.: juristisches Memo von:@Ruth.
• Fügen Sie einen Bindestrich vor einem Wort ein, um Ergebnisse auszuschließen, die dieses Wort enthalten, z. B.: „juristisch -Memo“ findet Ergebnisse für „juristisch“, die das Wort „Memo“ nicht enthalten.

Wenn Sie eine Datei gefunden haben, die Sie benötigen, können Sie sie für später speichern, indem Sie den Mauszeiger über die Datei bewegen, auf das Symbol „Weitere Aktionen“ klicken und „Für später speichern“ auswählen.

Teamübergreifend kommunizieren

Entdecken Sie, wie Slack Ihr Team bei der Zusammenarbeit unterstützen kann – unabhängig vom Standort. 

Ideen für Patente sammeln 

Ordnen Sie vielversprechende Ideen für Patente mit dem Reacji Channeler in einen Channel ein. Mit dem Reacji Channeler können Teammitglieder mit einem „Glühbirnen-Reacji“ auf Patentideen reagieren. Diese werden dann automatisch zu einem #patent-ideen-Channel hinzugefügt. 

Mit asynchroner Kommunikation Zeit sparen 

Mit Video- und Sprachnachrichten können Sie Video- oder Audionachrichten aufzeichnen und Ihrem Team zur Verfügung stellen, damit sich jedes Mitglied diese ansehen kann, wann immer es ihm am besten passt. Video- und Sprachnachrichten sind eine asynchrone Möglichkeit, wichtige Aspekte eines juristischen Schriftstücks oder eines Vertrags zu kommunizieren, ohne dass Sie Ihren Kalender mit Meetings überladen müssen. 

Verwenden Sie Canvas, das sich oben rechts in jedem Slack-Channel befindet, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder hinsichtlich der für eine Kampagne benötigten Informationen auf demselben Stand sind. Mit Canvas können Sie einen Projektzeitplan verknüpfen, Updates kommunizieren und Ideen besprechen, ohne Slack zu verlassen. Verwenden Sie das Kontrollkästchen-Tool, um Aufgaben aufzulisten und sie nach und nach abzuhaken.

An Ergebnissen zusammenarbeiten

Slack bietet über 2.600 App-Integrationen, sodass Sie die gängigen Apps Ihres Teams direkt in Slack verwenden können. 

Verwenden Sie die Google Drive-Integration oder eine ähnliche App, um gemeinsam an Dokumenten oder juristischen Schriftstücken zu arbeiten.  Erhalten Sie Benachrichtigungen in Slack, wenn ein Teammitglied einem geteilten Dokument einen Kommentar hinzufügt. So kann die Arbeit schneller erledigt werden.

 Beispiele für mögliche Apps sind:

• Verwenden Sie Docusign, um juristische Dokumente und Verträge direkt in Slack zu erstellen und zu unterzeichnen. 
• Verknüpfen Sie Ihren Google Calendar oder Outlook-Kalender mit Slack, damit Sie immer über anstehende Meetings oder Veranstaltungen informiert sind. 
• Mit OneDrive können Sie Dateien teilen und Dokumente in der Vorschau anzeigen, ohne Slack zu verlassen. 

Mitteilungen posten 

Verwenden Sie #mitteilung-Channels, um Mitteilungen der Rechtsabteilung zu veröffentlichen oder mit anderen Teams zu kommunizieren. Mitteilung-Channels können auch verwendet werden für:

• Die Ausrichtung aller Beteiligten auf die Unternehmensrichtlinien
• Die Information über Sicherheits- und Datenverletzungen und die Bereitstellung bewährter Methoden 
• Die Bekanntgabe großer Geschäftsabschlüsse
• Das Teilen von Neuigkeiten aus dem Unternehmen oder der Abteilung 
• Die Bereitstellung von Informationen zu anstehenden Veranstaltungen 

Möchten Sie mehr erfahren?

Slack kann Ihrer Rechtsabteilung mit Funktionen wie Huddles, Workflow-Builder, Slack Connect und mehr helfen, die Effizienz zu steigern und Aufgaben zu optimieren. Entdecken Sie weitere Möglichkeiten, die tägliche Arbeit Ihrer Rechtsabteilung zu erleichtern, indem Sie unser Support-Center besuchen oder sich ein Webinar ansehen.