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Zeit- und Selbstmanagement: Das ist der Unterschied

Effektives Zeit- und Selbstmanagement hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Worauf es ankommt, erfährst du hier.

Vom Slack-Team23. Oktober 2023

In der modernen Arbeitswelt ist Zeitmanagement vielen bereits ein Begriff. Die Herangehensweise hilft, den Arbeitstag zu strukturieren und Ressourcen effizient zu nutzen. Selbstmanagement hingegen ist weniger bekannt, in Zeiten von Remote Work und flexiblen Arbeitsmodellen wird es jedoch zunehmend wichtiger. Was Zeit- von Selbstmanagement unterscheidet, welche Methoden es gibt und wie sie sich in den Arbeitsalltag integrieren lassen, erfährst du hier.

Warum sind Zeit- und Selbstmanagement wichtig?

Eine klare Struktur im Arbeitsalltag ist entscheidend, um deine Ziele zu erreichen und gleichzeitig stressfrei zu bleiben. Zeit- und Selbstmanagement-Methoden helfen dir dabei, Prioritäten zu setzen, effizienter zu arbeiten und den Überblick über deine Aufgaben zu behalten – egal, ob im Büro oder im Homeoffice.

Effizienz steigern und Stress reduzieren

Effektives Zeit- und Selbstmanagement sorgt dafür, dass du deine Ressourcen optimal nutzt. Indem du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisierst, kannst du unnötige Stressfaktoren vermeiden. Methoden wie die ALPEN-Methode oder das Eisenhower-Prinzip bieten dir praktische Ansätze, um deinen Arbeitstag zu strukturieren. Sie helfen dir nicht nur, deine Produktivität zu steigern, sondern auch deine Konzentration zu bewahren, selbst bei hohem Arbeitsaufkommen. Plane bewusst Pufferzeiten ein, um spontane Meetings oder unerwartete Herausforderungen flexibel zu meistern. So bleibt dein Stressniveau niedrig, während du trotzdem Ergebnisse lieferst.

Herausforderungen beim Selbstmanagement

Selbstmanagement bedeutet, Verantwortung für deine Aufgaben und Ziele zu übernehmen. Das kann herausfordernd sein, besonders wenn Ablenkungen, wie ständige Benachrichtigungen, deinen Fokus stören. Hier hilft dir eine klare Tagesplanung: Nutze digitale Tools wie Slack, um Projekte zu organisieren und den Austausch mit Kolleg:innen zu strukturieren. Setze dir realistische Ziele und reflektiere regelmäßig deine Fortschritte. So kannst du langfristig erfolgreich und stressfrei arbeiten.

Mit der richtigen Strategie und den passenden Werkzeugen wird Zeit- und Selbstmanagement zu einem Schlüssel für deinen Erfolg im Arbeitsalltag.

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, deine eigenen Ziele zu definieren, Prioritäten zu setzen und deine Ressourcen effektiv einzusetzen – sei es Zeit, Energie oder Aufmerksamkeit. Es geht darum, Verantwortung für deinen Arbeitsalltag zu übernehmen und dabei flexibel auf Herausforderungen zu reagieren.

Im Gegensatz zum Zeitmanagement, das sich auf die Strukturierung und Einteilung deiner Zeit konzentriert, stellt Selbstmanagement dich selbst in den Mittelpunkt. Es umfasst die Planung deiner Aufgaben, die Motivation, sie umzusetzen, und die Reflexion deiner Fortschritte. Diese Kombination macht Selbstmanagement besonders wertvoll in einer Arbeitswelt, die zunehmend auf Remote Work und flexibles Arbeiten setzt.

Wichtig ist dabei, dir Tools und Methoden zunutze zu machen, die dich unterstützen. Digitale Lösungen wie Slack helfen dir, Aufgaben und Projekte effizient zu organisieren und den Austausch mit Kolleg:innen zu vereinfachen. Selbstmanagement ermöglicht dir nicht nur, deine Produktivität zu steigern, sondern auch langfristig stressfreier und zufriedener zu arbeiten – ganz nach deinen individuellen Zielen und Bedürfnissen.

Zeit- und Selbstmanagement im Vergleich

Zeit- und Selbstmanagement sind zwei Ansätze, die sich in ihrem Fokus unterscheiden, aber gemeinsam deine Produktivität steigern können. Während das Zeitmanagement dir hilft, deinen Arbeitstag effizient zu planen, legt Selbstmanagement den Schwerpunkt auf deine persönliche Organisation und Motivation.

Definitionen und Unterschiede

Zeitmanagement konzentriert sich darauf, deine Aufgaben zeitlich zu strukturieren. Mithilfe von Methoden wie der Eisenhower-Matrix priorisierst du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und schaffst dir Pufferzeiten für Unvorhergesehenes. Selbstmanagement hingegen greift tiefer: Es zielt darauf ab, wie du dich selbst steuerst, Entscheidungen triffst und langfristig motiviert bleibst. Du lernst, eigenverantwortlich zu arbeiten, deine Stärken gezielt einzusetzen und mit Herausforderungen souverän umzugehen.

Wie sich beide Ansätze ergänzen

Die Kombination aus Zeit- und Selbstmanagement schafft eine ideale Balance. Zeitmanagement liefert dir die Struktur, um effizient zu arbeiten, während Selbstmanagement dir die Flexibilität gibt, auf Veränderungen einzugehen und nachhaltig produktiv zu bleiben. Tools wie Slack helfen dir, beide Ansätze zu verbinden: Organisiere Projekte in Channels, teile wichtige Informationen mit Kolleg:innen und reflektiere regelmäßig deine Fortschritte. So erreichst du deine Ziele, ohne den Überblick oder deine Motivation zu verlieren.

Die drei Dimensionen von Selbstmanagement

Selbstmanagement umfasst drei zentrale Dimensionen: Planung, Motivation und Reflexion. Diese Bereiche helfen dir, deinen Arbeitsalltag zu strukturieren, produktiver zu arbeiten und langfristig erfolgreich zu sein.

Planung

Eine gute Planung ist der erste Schritt zu einem effektiven Selbstmanagement. Indem du deine Aufgaben priorisierst und klare Ziele setzt, schaffst du dir eine solide Grundlage für den Tag. Methoden wie die ALPEN-Methode helfen dir dabei, deine Aufgaben nach Dringlichkeit zu strukturieren und Pufferzeiten einzuplanen. Tools wie digitale To-do-Listen oder Kalender-Apps ermöglichen dir, deinen Zeitplan übersichtlich zu gestalten und Deadlines im Blick zu behalten. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren, ohne dich in Details zu verlieren.

Motivation

Motivation ist der Schlüssel, um deine Pläne in die Tat umzusetzen. Sie gibt dir die Energie, auch anspruchsvolle Projekte anzugehen. Finde heraus, was dich antreibt – sei es die Erreichung eines wichtigen Ziels oder die Anerkennung durch Kolleg:innen. Auch kleine Erfolgserlebnisse, wie das Abhaken einer Aufgabe, stärken deine Motivation. Nutze Tools wie Slack, um in Channels gemeinsam mit deinem Team Fortschritte zu teilen und dich gegenseitig zu inspirieren.

Reflexion

Reflexion hilft dir, deine Erfolge zu analysieren und aus deinen Erfahrungen zu lernen. Frage dich regelmäßig: Was hat gut funktioniert? Was kannst du verbessern? Nimm dir Zeit, um deine Methoden anzupassen und deine Strategien zu optimieren. Digitale Werkzeuge wie Slack-Workflows unterstützen dich dabei, Prozesse zu automatisieren und den Überblick über deine Fortschritte zu behalten.

Mit Planung, Motivation und Reflexion legst du die Grundlage für ein erfolgreiches Selbstmanagement – angepasst an deine individuellen Bedürfnisse und Ziele.

Die effektivsten Selbstmanagement-Methoden

Es gibt unterschiedliche Methoden, sich selbst besser zu organisieren. Zeit- und Selbstmanagement-Methoden überschneiden sich zum Teil, die ALPEN-Methode etwa wird auch für ein besseres Zeitmanagement empfohlen. Hier findest du einen Überblick über einige gängige Zeit- und Selbstmanagement-Methoden:

Die ABC-Methode

Im Trubel des Alltags fällt es nicht immer leicht, die vielen To-dos nach ihrer Priorität zu sortieren und die eigene Zeit besser zu managen. Eine Möglichkeit ist die ABC-Methode. A steht für besonders dringliche Aufgaben, B bedeutet weniger dringliche Aufgaben und C ist wenig bis gar nicht wichtig. Wer mit einer (digitalen) To-do-Liste arbeitet, kann Textmarker oder Labels in drei verschiedenen Farben nutzen und Aufgaben nach dem ABC-Prinzip sortieren. Aufgaben mit A werden direkt angegangen, B-Aufgaben werden eingeschoben, wenn es passt, und was mit C gelabelt wird, kann an jemand anderes übertragen oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.

Die ALPEN-Methode

Diese Zeit- und Selbstmanagement-Methode hilft dabei, die Arbeitszeit zu strukturieren und effizienter zu werden. Das Akronym steht für:

  • A = Aufgaben aufschreiben  
  • L = Länge einschätzen 
  • P = Pufferzeit einplanen 
  • E = Entscheidungen priorisieren 
  • N = Nachkontrollieren erreichter Ergebnisse  

Beim Punkt Pufferzeit gilt die Faustregel, nur 60 Prozent – also etwas mehr als die Hälfte – des Arbeitstags fest zu verplanen. Die übrigen 40 Prozent sind für alle Eventualitäten wie spontane Meetings, unerwartete Verzögerungen und Ähnliches reserviert.

Die Pomodoro-Technik

Diese Technik ist nicht nur eine Zeitmanagement-Methode. Der Ansatz, Aufgaben in Arbeitsintervalle und Pausen einzuteilen, hilft, besser mit den eigenen Kräften zu wirtschaften und die Konzentration zu bewahren. Das wiederum steigert die Produktivität und sorgt dafür, dass Ziele – trotz regelmäßiger kleiner Pausen – schneller erreicht werden. Wie die Pomodoro-Technik genau funktioniert, erfährst du in unserem Artikel über die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine bewährte Methode, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Diese Technik teilt Aufgaben in vier Kategorien auf:

  • Dringend und wichtig: Sofort erledigen.
  • Wichtig, aber nicht dringend: Für später einplanen.
  • Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren.
  • Weder dringend noch wichtig: Eliminieren.

Diese Methode hilft dir, den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu legen und dich nicht von unnötigen Tätigkeiten ablenken zu lassen. Mit digitalen Tools wie Slack kannst du Aufgaben klar zuordnen und Fortschritte in Channels mit Kolleg:innen teilen. So bleiben alle Projekte organisiert und produktiv.

Getting Things Done (GTD)

Die GTD-Methode, entwickelt von David Allen, ist ideal für komplexe Aufgaben. Sie basiert auf fünf Schritten:

  1. Erfassen: Alle anstehenden Aufgaben sammeln.
  2. Verarbeiten: Klären, was zu tun ist.
  3. Organisieren: Aufgaben in Kategorien sortieren.
  4. Durchsehen: Regelmäßig Fortschritte überprüfen.
  5. Erledigen: Aufgaben effizient abarbeiten.

GTD sorgt für klare Strukturen und reduziert Stress, da du immer weißt, was als Nächstes zu tun ist. Nutze Tools wie digitale To-do-Listen in Slack, um Aufgaben zu kategorisieren und Erinnerungen zu setzen. So bleibst du organisiert und konzentriert – auch bei einem vollen Arbeitstag.

Selbstmanagement-Methoden im Alltag integrieren

Selbstmanagement ist zwar kein Selbstläufer, doch es gibt unterschiedliche Tools und Methoden, die den Prozess erleichtern. Dazu gehört, die Tagesplanung zu optimieren. Es mag zeitaufwändig klingen, doch wer sich zu Beginn des Arbeitstag Zeit nimmt, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und den zeitlichen Rahmen abzustecken, kann sich besser fokussieren und produktiver arbeiten. Dabei helfen die oben genannten Selbstmanagement-Methoden.

Digitale Helfer nutzen

Eine weitere Möglichkeit sind digitale Tools. Die effiziente Terminplanung dank smarter Kalender-Apps ist im stressigen Arbeitsalltag Gold wert, und so manches Meeting lässt sich sogar ganz vermeiden – zum Beispiel, indem Updates in für alle zugänglichen Kommunikationskanälen wie Slack Channels geteilt werden. So haben Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen und gleichzeitig mehr Zeit, um ihren Arbeitstag selbst zu gestalten.

Die digitalen Helfer bieten einen besseren Überblick über Aufgaben und erinnern automatisch an Deadlines. Wer beispielsweise etwas vergesslich oder chaotisch ist, kann dem mit Tools effektiv entgegenwirken. Wenn sich die eigene Produktivität dadurch spürbar steigert, zahlt das auch auf das Selbstbewusstsein ein.

Zentral auf alle Anwendungen zugreifen

Ablenkung durch Benachrichtigungen gehören zu den größten Produktivitätskillern und erschweren die Selbstregulation. Indem du alle Anwendungen auf einer zentralen Plattform zur Zusammenarbeit wie Slack integrierst, kannst du die Vielzahl an Updates und Push-Nachrichten auf ein Minimum reduzieren und sogar festlegen, wann und in welcher Regelmäßigkeit diese eintreffen. Außerdem fällt das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools weg, was zusätzlich Zeit spart. Hier findest du einige Beispiele für integrierbare Anwendungen und Funktionen:

  • Digitale To-do-Listen lassen sich mit Workast erstellen. 
  • Dokumente und Ordner kannst du in Box oder Google Drive für alle zugänglich ablegen. 
  • Projekt-Teams greifen auf RosterBird zurück, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, auch unter Berücksichtigung von Abwesenheiten wie Urlaub.
  • Mit dem Workflow-Builder lassen sich einfache Abläufe automatisieren.

Selbst- und Zeitmanagement im Berufsalltag

Selbstmanagement ist zwar weniger bekannt als Zeitmanagement, jedoch von zunehmender Bedeutung im Berufsalltag. Die eigenen Stärken und Schwächen zu kennen, Gefühle regulieren und sich selbst motivieren zu können sind wichtige Fähigkeiten in Zeiten von New Work und modernen Führungsstilen. Nicht nur Mitarbeitende, auch angehende Führungskräfte sollten sich mit Selbstmanagement-Methoden auseinandersetzen und ihre Skills entsprechend schärfen. Bei der Umsetzung im Alltag bieten digitale Tools die nötige Unterstützung.

Praxisbeispiele für die Anwendung im Berufsalltag

Selbstmanagement gelingt besonders gut, wenn du praktische Beispiele in deinen Alltag integrierst. Plane deinen Arbeitstag morgens mit der ALPEN-Methode, um Prioritäten zu setzen und Pufferzeiten einzuplanen. Nutze Slack-Channels, um mit Kolleg:innen Informationen auszutauschen, ohne E-Mails hin- und herzuschicken. Delegiere Aufgaben mit Tools wie RosterBird und erstelle klare To-do-Listen in Workast. Für regelmäßige Reflexion kannst du dir jeden Freitag Zeit nehmen, um deine Woche zu analysieren und Verbesserungen zu planen. Mit diesen Ansätzen behältst du den Überblick, arbeitest produktiver und schaffst dir Freiräume für kreative Tätigkeiten.

Selbst- und Zeitmanagement im Berufsalltag

Ein gutes Selbst- und Zeitmanagement hilft dir, deinen Berufsalltag effizienter zu gestalten. Erfahre, wie du die passenden Methoden für deinen Arbeitsstil findest und langfristig nachhaltige Verbesserungen erzielst.

Die richtige Methode für deinen Arbeitsstil finden

Es gibt keine universelle Lösung für Selbst- und Zeitmanagement. Passe die Methoden an deinen individuellen Arbeitsstil an. Bist du detailorientiert, könnte die ALPEN-Methode ideal sein. Für kreative Projekte empfiehlt sich Getting Things Done (GTD). Nutze Tools wie Slack, um Aufgaben und Projekte effizient zu organisieren und dich mit Kolleg:innen abzustimmen.

Langfristige Verbesserungen erzielen

Selbst- und Zeitmanagement sind kontinuierliche Prozesse. Reflektiere regelmäßig, welche Methoden für dich funktionieren, und justiere bei Bedarf. Digitale Plattformen wie Slack erleichtern dir den Einstieg und fördern nachhaltige Verbesserungen durch klare Kommunikation und strukturierte Workflows. Mit kleinen Anpassungen schaffst du langfristig mehr Produktivität und weniger Stress.

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