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Produktivität

Zeit- und Selbstmanagement: Das ist der Unterschied

Effektives Zeit- und Selbstmanagement hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Worauf es ankommt, erfährst du hier.

Vom Slack-Team23. Oktober 2023

In der modernen Arbeitswelt ist Zeitmanagement vielen bereits ein Begriff. Die Herangehensweise hilft, den Arbeitstag zu strukturieren und Ressourcen effizient zu nutzen. Selbstmanagement hingegen ist weniger bekannt, in Zeiten von Remote Work und flexiblen Arbeitsmodellen wird es jedoch zunehmend wichtiger. Was Zeit- von Selbstmanagement unterscheidet, welche Methoden es gibt und wie sie sich in den Arbeitsalltag integrieren lassen, erfährst du hier.

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement bezeichnet die Fähigkeit, sich im (Berufs-)Alltag selbst zu organisieren. Dazu gehört zum Beispiel, Emotionen wie Frustration zu regulieren und sich selbst zu motivieren – wie eine innere Stimme, die einem gut zuspricht und hilft, fokussiert zu bleiben.

Das setzt auch ein gewisses Maß an Selbstbewusstsein und -vertrauen voraus. Wer die eigenen Stärken und Schwächen kennt und nicht an den seinen Fähigkeiten zweifelt, erreicht Ziele einfacher als jemand, der sich von seinem inneren Kritiker ausbremsen lässt. Selbstmanagement ist damit nicht nur im täglichen Berufsleben, sondern auch für die persönliche Weiterentwicklung essenziell.

Zeit- und Selbstmanagement im Vergleich

Zeit- und Selbstmanagement werden oft synonym verwendet. Beim Zeitmanagement steht jedoch die zeitliche Planung von Aufgaben im Vordergrund. Ziel ist, die vorhandene Zeit möglichst effektiv zu nutzen und den Arbeitstag entsprechend zu strukturieren. Das bedeutet auch, Pausen einzuplanen oder Produktivitätskiller wie unnötige Meetings zu vermeiden.

Zeitmanagement ist somit ein Bestandteil des Selbstmanagements. Letzteres ist damit ein Überbegriff, der neben der zeitlichen Organisation auch Aspekte von Eigenverantwortung, Selbstbestimmung und Konzentration umfasst. Aufgaben werden nicht nur innerhalb bestimmter Zeitfenster abgearbeitet, sondern auch hinterfragt. Was hat Priorität? Kann die Aufgabe warten oder muss sie schnellstmöglich erledigt werden? Passen Anforderungen und Skills zusammen? Wird Unterstützung benötigt oder ist das Projekt bei jemand anderem besser aufgehoben? Gibt es möglicherweise sogar effektivere Lösungswege?

Dabei geht es nicht darum, unliebsame Aufgaben zu delegieren oder zu vermeiden, sondern die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Gerade bei flexiblen Arbeitszeitmodellen oder Remote Work sollten Mitarbeitende Prioritäten setzen und Aufwände einschätzen können. Sonst kann es passieren, dass sie sich „verzetteln“ und dringende Arbeiten liegen bleiben – wogegen Remote Führungskräfte nicht direkt ansteuern können.

Die drei Dimensionen von Selbstmanagement

Wie eingangs erwähnt, beinhaltet Selbstmanagement unterschiedliche Aspekte oder Dimensionen. Diese umfassen Selbstbewusstsein, Selbstmotivation und Selbstregulation.

Selbstbewusstsein wird oft mit Selbstvertrauen gleichgesetzt. Dabei kann Selbstbewusstsein wortwörtlich verstanden werden: sich seiner selbst bewusst zu sein. Dazu gehört, die eigenen Werte zu kennen, Fähigkeiten einzuschätzen und das eigene Verhalten zu reflektieren. Dieses Bewusstsein hilft, beispielsweise den Job nach den eigenen Werten und Fertigkeiten auszurichten oder besser mit den eigenen Kräften zu haushalten.

Selbstmotivation – also Motivation, die von innen kommt, – ist der Schlüssel zu produktivem Arbeiten, vor allem im Home-Office. Sie hilft außerdem dabei, langfristig am Ball zu bleiben – auch wenn Erfolgserlebnisse länger auf sich warten lassen. Hier spielt der Aspekt Selbstbewusstsein eine entscheidende Rolle: Wenn sich Mitarbeitende mit den Unternehmenswerten oder bestimmten Projektzielen identifizieren können, fällt es leichter, Durststrecken auszuhalten und sich das angestrebte Ergebnis immer wieder vor Augen zu führen.

Daran schließt die Dimension der Selbstregulation an. Hürden, Konflikte und negative Emotionen sind im Berufsalltag unausweichlich. Die Kunst besteht darin, souverän mit solchen Herausforderungen umzugehen. Selbstmanagement heißt, sich nicht von den eigenen Emotionen leiten zu lassen oder impulsive Entscheidungen zu treffen. Dazu gehört auch die Fähigkeit, sich Grenzen zu setzen und die eigene Work-Life-Balance im Griff zu haben. Erschöpfung ist nicht selten ein direktes Resultat schlechter Selbstregulation. Statt eine Pause einzulegen oder Aufgaben abzugeben, nimmt der Wunsch, alles zu kontrollieren, die Überhand. Wer sich dessen bewusst ist, kann aktiv gegensteuern und besser auf die eigenen Bedürfnisse achten.

Die effektivsten Selbstmanagement-Methoden

Es gibt unterschiedliche Methoden, sich selbst besser zu organisieren. Zeit- und Selbstmanagement-Methoden überschneiden sich zum Teil, die ALPEN-Methode etwa wird auch für ein besseres Zeitmanagement empfohlen. Hier findest du einen Überblick über einige gängige Zeit- und Selbstmanagement-Methoden:

Die ABC-Methode

Im Trubel des Alltags fällt es nicht immer leicht, die vielen To-dos nach ihrer Priorität zu sortieren und die eigene Zeit besser zu managen. Eine Möglichkeit ist die ABC-Methode. A steht für besonders dringliche Aufgaben, B bedeutet weniger dringliche Aufgaben und C ist wenig bis gar nicht wichtig. Wer mit einer (digitalen) To-do-Liste arbeitet, kann Textmarker oder Labels in drei verschiedenen Farben nutzen und Aufgaben nach dem ABC-Prinzip sortieren. Aufgaben mit A werden direkt angegangen, B-Aufgaben werden eingeschoben, wenn es passt, und was mit C gelabelt wird, kann an jemand anderes übertragen oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.

Die ALPEN-Methode

Diese Zeit- und Selbstmanagement-Methode hilft dabei, die Arbeitszeit zu strukturieren und effizienter zu werden. Das Akronym steht für:

  • A = Aufgaben aufschreiben  
  • L = Länge einschätzen 
  • P = Pufferzeit einplanen 
  • E = Entscheidungen priorisieren 
  • N = Nachkontrollieren erreichter Ergebnisse  

Beim Punkt Pufferzeit gilt die Faustregel, nur 60 Prozent – also etwas mehr als die Hälfte – des Arbeitstags fest zu verplanen. Die übrigen 40 Prozent sind für alle Eventualitäten wie spontane Meetings, unerwartete Verzögerungen und Ähnliches reserviert.

Die Pomodoro-Technik

Diese Technik ist nicht nur eine Zeitmanagement-Methode. Der Ansatz, Aufgaben in Arbeitsintervalle und Pausen einzuteilen, hilft, besser mit den eigenen Kräften zu wirtschaften und die Konzentration zu bewahren. Das wiederum steigert die Produktivität und sorgt dafür, dass Ziele – trotz regelmäßiger kleiner Pausen – schneller erreicht werden. Wie die Pomodoro-Technik genau funktioniert, erfährst du in unserem Artikel über die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden.

Selbstmanagement-Methoden im Alltag integrieren

Selbstmanagement ist zwar kein Selbstläufer, doch es gibt unterschiedliche Tools und Methoden, die den Prozess erleichtern. Dazu gehört, die Tagesplanung zu optimieren. Es mag zeitaufwändig klingen, doch wer sich zu Beginn des Arbeitstag Zeit nimmt, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und den zeitlichen Rahmen abzustecken, kann sich besser fokussieren und produktiver arbeiten. Dabei helfen die oben genannten Selbstmanagement-Methoden.

Digitale Helfer nutzen

Eine weitere Möglichkeit sind digitale Tools. Die effiziente Terminplanung dank smarter Kalender-Apps ist im stressigen Arbeitsalltag Gold wert, und so manches Meeting lässt sich sogar ganz vermeiden – zum Beispiel, indem Updates in für alle zugänglichen Kommunikationskanälen wie Slack Channels geteilt werden. So haben Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen und gleichzeitig mehr Zeit, um ihren Arbeitstag selbst zu gestalten.

Die digitalen Helfer bieten einen besseren Überblick über Aufgaben und erinnern automatisch an Deadlines. Wer beispielsweise etwas vergesslich oder chaotisch ist, kann dem mit Tools effektiv entgegenwirken. Wenn sich die eigene Produktivität dadurch spürbar steigert, zahlt das auch auf das Selbstbewusstsein ein.

Zentral auf alle Anwendungen zugreifen

Ablenkung durch Benachrichtigungen gehören zu den größten Produktivitätskillern und erschweren die Selbstregulation. Indem du alle Anwendungen auf einer zentralen Plattform zur Zusammenarbeit wie Slack integrierst, kannst du die Vielzahl an Updates und Push-Nachrichten auf ein Minimum reduzieren und sogar festlegen, wann und in welcher Regelmäßigkeit diese eintreffen. Außerdem fällt das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools weg, was zusätzlich Zeit spart. Hier findest du einige Beispiele für integrierbare Anwendungen und Funktionen:

  • Digitale To-do-Listen lassen sich mit Workast erstellen. 
  • Dokumente und Ordner kannst du in Box oder Google Drive für alle zugänglich ablegen. 
  • Projekt-Teams greifen auf RosterBird zurück, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, auch unter Berücksichtigung von Abwesenheiten wie Urlaub.
  • Mit dem Workflow-Builder lassen sich einfache Abläufe automatisieren.

Selbst- und Zeitmanagement im Berufsalltag

Selbstmanagement ist zwar weniger bekannt als Zeitmanagement, jedoch von zunehmender Bedeutung im Berufsalltag. Die eigenen Stärken und Schwächen zu kennen, Gefühle regulieren und sich selbst motivieren zu können sind wichtige Fähigkeiten in Zeiten von New Work und modernen Führungsstilen. Nicht nur Mitarbeitende, auch angehende Führungskräfte sollten sich mit Selbstmanagement-Methoden auseinandersetzen und ihre Skills entsprechend schärfen. Bei der Umsetzung im Alltag bieten digitale Tools die nötige Unterstützung.

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