Slack pour les RH, le recrutement et l’inclusivité

Les ressources humaines constituent un pilier qui soutient l’expérience des employés. Pour avoir un impact réel du recrutement jusqu’à l’employé permanent, les équipes de RH se tournent vers Slack pour collaborer entre les services, partager les ressources et stimuler l’engagement, le tout dans un espace centralisé.

• 24 %

  de réduction du temps nécessaire pour atteindre la pleine productivité des employés lorsque les entreprises utilisent Slack

• 5,9 %

  d’augmentation de la satisfaction des employés utilisant Slack

• 89 %

  des utilisateurs reconnaissent que Slack améliore leur coordination d’équipe

Communiquez plus clairement

Apprendre à utiliser Slack pour communiquer efficacement en interne

Canaux

Aujourd’hui, les recruteurs et leurs collègues s’attendent à une approche élégante et moderne de la communication au travail, et les outils de collaboration traditionnels tels que les e-mails et les conférences téléphoniques ne sont plus suffisants. Utilisez les canaux Slack pour communiquer en temps réel. Les employés, les managers et les autres intervenants seront ainsi tenus au courant à chaque étape.

Exemples de canaux :

• #canal-équipe-rh pour proposer aux membres de l’équipe un espace dédié pour discuter des stratégies de recrutement, coordonner les programmes de formation et assurer la conformité avec les lois et réglementations en vigueur.
• #recrutement-poste, un canal privé pour chaque personne qui passe un entretien, afin de permettre aux responsables et à la gestion des talents de disposer d’un lieu centralisé pour l’ensemble du parcours de recrutement. Tous les membres du panel et les parties prenantes auront accès aux notes d’entretien, aux commentaires et au CV, et seront en mesure de communiquer lorsqu’un recruteur ne peut pas être présent.
• #présentation ou #bienvenue, des canaux à l’échelle de l’entreprise pour présenter les nouveaux employés et les aider à nouer des liens plus rapidement. Créez des canaux #bienvenue plus petits pour les équipes individuelles, comme l’expérience client, les ventes, le marketing, etc. Et bien sûr, les anecdotes sont les bienvenues ici, notamment si la nouvelle recrue possède des chatons.
• #salaire, pour permettre aux responsables de discuter et d’approuver la rémunération des employés actuels et potentiels. Veillez à en créer un par personne, comme #proposition-michel-boulanger ou #promotion-agnes-lecaille.
• #annonces-rh pour communiquer les dates d’échéance, les tâches d’évaluation des performances et les changements de politique à l’échelle de l’entreprise.
  #parents, #lgbtq et d’autres groupes de ressources pour les employés afin d’offrir aux personnes d’horizons divers un endroit où trouver du soutien et créer des liens. Encouragez les employés à rejoindre ou à créer de nouveaux groupes de ressources pour les employés avec lesquels ils sont en phase afin de créer une culture inclusive.
• #animaux, #sports et d’autres canaux pour proposer aux employés un espace ludique où partager leurs loisirs et leurs centres d’intérêt.

Ajoutez aux favoris les canaux fréquemment utilisés afin qu’ils soient épinglés en haut de votre barre latérale et faciles à trouver. Pour que votre barre latérale reste organisée, créez des sections pour regrouper les canaux similaires. Par exemple, créez une section pour les demandes d’embauche, les promotions, les messages directs, les canaux d’équipe et les projets.

 

En savoir plus sur la création d’un canal.

Différences entre canaux privés et publics

Les canaux privés ne sont pas ouverts à tous les membres, ce qui permet de sécuriser les informations et les communications sensibles. Dans un canal privé, les utilisateurs ne peuvent être ajoutés que par quelqu’un qui est déjà membre du canal. Les messages ou fichiers publiés ne peuvent être consultés que par les membres du canal. Utilisez-les pour :

• Les discussions sur l’embauche
• Les révisions des rémunérations
• Les bilans de promotion
• Les groupes de ressources pour les employés (pour les membres uniquement)

Les canaux publics sont ouverts à tous les membres et constituent un excellent moyen de renforcer la transparence et l’inclusion. Tous les membres de votre espace de travail peuvent consulter et rejoindre les canaux publics, ce qui leur permet d’effectuer des recherches dans tous les messages et fichiers qui y sont partagés. Utilisez les canaux publics pour :

• La présentation des nouveaux employés
• Les annonces générales en matière de ressources humaines
• Les canaux sociaux
• Le soutien aux groupes de ressources pour les employés

Lorsque vous créez un canal, décidez s’il doit être public ou privé. Si nécessaire, vous pouvez convertir le canal à tout moment. Une fois qu’un projet ou un recrutement est terminé, archivez le canal pour que l’espace de travail Slack de tout le monde reste clair et ordonné. Le contenu du canal restera consultable et sera converti en lecture seule. Les canaux publics archivés sont consultables par tous, tandis que les canaux privés archivés ne sont consultables que par ses membres.

Profils Slack

Dans un environnement de travail à distance et hybride, le contexte est primordial, en particulier lorsqu’il s’agit de travailler avec de nouveaux coéquipiers au sein de l’organisation. Même les employés permanents peuvent se demander, lors de grandes réunions virtuelles, « qui c’est, déjà ? ». Aidez les employés à se connecter et à collaborer rapidement avec les bonnes personnes dans le bon contexte grâce à des profils Slack détaillés.

Avec l’aide d’un administrateur, ajoutez des champs de profil pour tous les membres de votre organisation. Voici quelques exemples de champs que vous pouvez ajouter :

• Informations de contact : ajoutez plusieurs adresses e-mail et numéros de téléphone pour que les coéquipiers sachent comment se contacter.
• Prononciation du nom : prononcer correctement le nom d’un coéquipier l’aide à se sentir respecté et valorisé. Les utilisateurs peuvent enregistrer la prononciation de leur nom ou ajouter l’orthographe phonétique.
• Pronoms : créez une culture inclusive en encourageant tout le monde à ajouter ses pronoms. Lorsque vous survolez le profil Slack d’une personne, les pronoms s’affichent dans la carte contextuelle.
• Heure et localisation : recommandez aux employés d’ajouter leur heure locale et leur localisation (notamment à distance, hybride ou au bureau) afin que leurs collègues sachent dans quel fuseau horaire et dans quel environnement ils travaillent. Ils peuvent également cocher la case « Définir automatiquement le fuseau horaire » pour que le fuseau horaire soit mis à jour lorsqu’ils sont en déplacement. Conseil de pro : mettez à jour votre statut Slack avec la mention « 🏢 au bureau » afin de pouvoir rencontrer vos collègues en personne.
• Organigramme : si vous avez un forfait Enterprise Grid ou Business+ avec le module complémentaire Slack Atlas, vous pouvez créer un organigramme pour que les employés puissent facilement avoir un aperçu de la hiérarchie de votre organisation. Les organigrammes sont remplis automatiquement en mettant à jour le champ managerId à l’aide du SCIM ou de l’API Web.

En savoir plus sur l’extension des fonctionnalités des profils de votre organisation avec Slack Atlas.

Rationalisez les processus, du recrutement à l’intégration des employés

Intégrez votre système de suivi des candidatures

Les candidats ne sont pas les seuls à vouloir faire une bonne première impression, c’est également votre cas. La concurrence pour attirer les meilleurs candidats est plus féroce que jamais, et un processus d’embauche efficace, rapide et moderne peut vous permettre de vous démarquer.

En intégrant votre système de suivi des candidatures, vous pouvez passer moins de temps à basculer entre les applications pour ordinateur natives ou les onglets de votre navigateur et plus de temps à faire avancer le processus de recrutement pour embaucher la bonne personne. Grâce à ces intégrations, les candidats et les parties prenantes sont informés à chaque étape du recrutement :

• Greenhouse : recevez des notifications de recrutement envoyées directement à un utilisateur ou à un canal Slack spécifique, y compris les approbations, les nouveaux candidats, les nouvelles recommandations, les demandes d’agences et les dates d’échéance des cartes de pointage. Vous pouvez même approuver ou rejeter des offres d’emploi directement dans Slack.
• Lever : impliquez toute votre équipe dans le processus d’embauche en envoyant des notifications détaillées depuis l’application Lever vers Slack. Partagez une nouvelle candidature prometteuse, rappelez aux candidats de laisser des commentaires, modifiez les créneaux d’entretien sur site, et plus encore.
• Recruitee : suivez ce qui se passe à chaque étape grâce à des notifications sur vos candidats, votre pipeline d’embauche et les activités de l’équipe de recrutement. Soyez averti(e) lorsqu’un responsable fait passer un candidat d’une étape à l’autre ou laisse des commentaires ou des évaluations.

Consultez la liste complète des intégrations de recrutement.

Offre d’emploi

La publication d’une offre d’emploi demande beaucoup de travail, notamment car vous avez besoin des retours de plusieurs parties prenantes. Accélérez la recherche de nouveaux talents en créant un canal privé pour le poste pour lequel vous recrutez, comme #recrutement-directeur-marketing. Ajoutez les responsables du recrutement, les chefs de service et les recruteurs à ce canal afin que chacun puisse discuter du champ d’application, de la fourchette de salaire, du titre et des responsabilités du poste. Après avoir collaboré à la rédaction d’une description de poste, publiez-la sur le canal et épinglez-la pour pouvoir vous y référer rapidement par la suite.

Une fois l’offre d’emploi publiée en ligne, discutez du calendrier de la première série d’entretiens. Utilisez des canevas (un espace où vous pouvez créer et partager du contenu mis en page) pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. Créez une liste de contrôle ou un calendrier des étapes importantes du processus d’embauche. Les parties prenantes peuvent consulter les informations à tout moment en déplaçant le curseur de leur souris sur le bouton « canevas » dans le coin supérieur droit du canal.

Examinez les candidats

Lorsque les candidatures commencent à affluer, recueillez les premiers commentaires des parties prenantes dans le canal privé #recrutement-poste. Ne manquez jamais un candidat qualifié en intégrant l’application Greenhouse pour recevoir des alertes directement dans le canal lorsque de nouveaux candidats postulent.

Les parties prenantes peuvent discuter des candidats entre elles et parvenir plus rapidement à une décision sur une liste restreinte d’entretiens. Utilisez ensuite les fils de discussion pour créer des discussions organisées autour de chaque candidat présélectionné. Grâce aux fils de discussion, vous pouvez mieux suivre le retour d’information au fur et à mesure que le processus de recrutement avance et faciliter la recherche relative à chaque candidat.

Coordonnez les entretiens et les retours des intervenants

Il n’est pas facile d’organiser un entretien entre plusieurs parties prenantes. Utilisez votre canal pour coordonner plus facilement un entretien. Envoyez un message avec une liste d’horaires possibles et demandez aux parties prenantes de répondre avec une réaction émoji pertinente pour voir quel créneau horaire convient le mieux à tout le monde.

Une fois l’entretien confirmé, fixez un rappel pour toutes les parties prenantes. Conseil de pro: veillez à fixer un rappel la veille ou 30 minutes avant l’entretien.

Le moment venu, Slackbot donnera enverra une notification à chaque membre du canal, lui permettant d’examiner la candidature et d’autres informations avant l’entretien.

Vous pouvez également utiliser des applications de recrutement spécialisées comme Lever pour avertir les parties prenantes d’un entretien à venir à l’aide d’une carte récapitulative directement dans Slack. Par la suite, Lever peut inviter les personnes interrogées à soumettre leurs commentaires, qu’il s’agisse d’une note rapide pour le candidat ou d’un commentaire écrit plus approfondi.

Organisez les documents

Des CV aux lettres de candidature en passant par les fiches d’évaluation, il est nécessaire de conserver pléthore de documents au cours du processus de recrutement. Restez organisé(e) en épinglant les documents essentiels en haut des canaux d’embauche afin de pouvoir les retrouver à tout moment.
Vous pouvez également utiliser un canevas pour créer un centre personnalisé d’informations sur les candidats. Ajoutez le nom de chaque candidat et joignez leurs CV, fiches d’évaluation et autres documents importants dans un espace centralisé. Vous pouvez même organiser un canevas en colonnes pour que votre calendrier d’embauche et d’autres informations sur les candidats soient bien structurés.

Intégration

Une fois le contrat signé, le nouvel embauché va commencer sa première journée. Faites en sorte qu’il s’implique, qu’il soit à la hauteur et qu’il se sente considéré comme un membre important de l’équipe dès le premier jour :

• Accueillez-le dans un canal #présentation ou #global. Présentez-le dans un canal réservé à l’ensemble de l’entreprise ou à une équipe spécifique afin qu’il se sente à l’aise et qu’il interagisse avec les autres membres de l’équipe.
• Créez un canal unique pour chaque vague de nouveaux employés. Créez des canaux pour chacune d’entre elles (par exemple #recrues-25-sept) afin de former des mini-communautés privées de soutien mutuel. Épinglez les FAQ, les documents importants et d’autres informations en haut du canal pour que les nouvelles recrues puissent trouver rapidement les réponses aux questions les plus courantes.
• Invitez le nouvel employé dans les canaux pertinents. Ajoutez-le dans les canaux des projets, des comptes clients ou des services dans lesquels il pourrait travailler à l’avenir. Il pourra ainsi consulter les messages épinglés, les fichiers, les membres de l’équipe et les conversations en les faisant défiler ou en les recherchant à son propre rythme.
• Programmez des messages automatiques. Utilisez GreetBot pour programmer des messages automatisés afin d’aider l’employé à rester sur les rails. Envoyez des messages automatiques pour donner des indications, planifier des entretiens, rappeler de remplir les demandes de prestations et encourager les échanges avec les collègues.
• Utilisez un modèle d’intégration des nouveaux employés pour bénéficier d’un canal prêt à l’emploi comprenant toutes les informations importantes pour l’intégration de votre nouvel employé. Ce modèle comprend un guide d’accueil, une liste de contrôle pour la première semaine et un bot d’accueil, le tout en un seul endroit facile d’accès. Il ne vous restera qu’à ajouter votre touche personnelle !

Donnez aux employés les moyens d’agir grâce au libre-service RH

Comment utiliser Slack pour automatiser et rationaliser l’assistance aux employés ?

Canaux d’information et d’aide des RH

Les canaux tels que #annonces-RH ou #aide-RH permettent à chacun d’être informé des politiques et des mises à jour importantes. Veillez à épingler ou à ajouter des documents ou des informations importants sur le canevas du canal, notamment :

• Le manuel de l’employé
• Les options de mutuelle
• Les plans de retraite 401(k)
• Les lignes directrices et délais d’inscription
• Les directives et délais en matière de rémunération et d’évaluation des performances

Si les employés ne trouvent pas de réponse à leur question sur les ressources épinglées, encouragez-les à utiliser la fonctionnalité de recherche de Slack. Veillez à ajouter des FAQ en mode lecture seule dans le canevas du canal pour que les employés puissent s’y référer rapidement. Et s’ils ont encore besoin d’aide, faites en sorte qu’ils puissent facilement vous contacter pour en obtenir. Une fois votre formulaire complété, copiez le lien et épinglez-le en haut du canal pour que les employés puissent le retrouver facilement.

Utilisez le modèle de guide des avantages sociaux des employés, qui simplifie votre travail en vous fournissant un canevas dans lequel il vous suffit de saisir des informations dans des zones prédéfinies, ce qui vous décharge de la tâche d’organiser l’information.

Automatisez les demandes de congés, les approbations, l’accès aux fiches de paie, etc.

Ajoutez vos outils de RH directement dans Slack pour que les employés puissent s’occuper des tâches administratives personnelles essentielles sans que vous n’ayez à effectuer de tâches compliquées. Intégrer ADP Virtual Assistant permet à vos employés de :

• Créer des demandes de congé
• Consulter leur dernier bulletin de salaire
• Accéder aux soldes de congés en cours
• Consulter le solde de retraite
• Consulter les affiliations actives aux prestations

Une fois que vous avez approuvé les demandes de congés, les employés en sont automatiquement informés. Plusieurs autres intégrations peuvent également répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Nous vous recommandons ces outils RH essentiels :

• Workday : accédez à 75 actions rapides pour accomplir des tâches clés avec un tableau de bord personnalisé dans Slack. Soumettez des demandes de congé, vérifiez votre solde de RTT, envoyez des commentaires de pairs, recherchez des collègues, et plus encore.
• AttendanceBot : permet aux employés d’indiquer qu’ils sont malades, de demander des congés, de pointer pour la journée, d’établir des calendriers de vacances et de voir qui est absent pour la journée, le tout sans quitter Slack.
• BambooHR : utilisez les fonctionnalités les plus populaires de BambooHR directement dans Slack, telles que les soldes de RTT, les demandes de congés, un annuaire des employés et la liste des personnes absentes du bureau.

 

Renforcez l’implication des employés

Comment utiliser Slack pour maintenir l’implication des employés afin qu’ils puissent s’épanouir pleinement au travail tous les jours ?

Heures d’ouverture des bureaux

Dans un environnement de travail hybride ou à distance, il est difficile de reproduire les interactions impromptues qui se produisent au bureau ou devant la machine à café. Grâce à Slack, vous pouvez toutefois faciliter ces rencontres virtuelles. Créez des heures de bureau ouvertes afin que chacun puisse se rendre dans un canal pour obtenir de l’aide, rencontrer de nouveaux employés ou simplement discuter de ses projets pour le week-end. Encouragez tous les responsables et chefs d’équipe à organiser des heures d’échange à la même heure chaque semaine ou une fois par mois en utilisant les appels d’équipe, des conversations vidéo ou audio uniquement qui se déroulent dans Slack.

Une fois que vous avez lancé un appel d’équipe, tout le monde dans le canal peut vous rejoindre. Vous pouvez également ajouter un sujet, activer les sous-titres en direct et définir un thème pour l’appel d’équipe.

Les rencontres dans les couloirs peuvent également avoir lieu dans un bureau numérique grâce à l’intégration de l’application Donut. Donut associe automatiquement les coéquipiers via un message direct dans Slack et les encourage à discuter autour d’un café virtuel en tête-à-tête.

Bien sûr, il n’y a rien de tel que de passer du temps en personne avec ses collègues. Si vous faites partie d’une entreprise ayant une main-d’œuvre hybride, vous pouvez gérer les demandes et la planification d’horaires de bureau directement dans Slack. Utilisez l’intégration de l’application Scoop pour demander quand tout le monde sera au bureau, voir un résumé personnalisé de la situation de vos collègues et fixer l’heure qui convient le mieux à tout le monde pour se rencontrer. L’application Robin est parfaite pour gérer ce type de demandes, tandis que Semana permet de synchroniser les horaires de travail hybrides de chacun.

Consultez la liste complète des applications de gestion de bureau.

Canaux d’appréciation

Lorsque vous ne voyez pas vos collègues en personne tous les jours, il peut être difficile de savoir si votre travail est apprécié. Créez une culture saine de reconnaissance avec des canaux d’appréciation, comme #félicitations ou #champagne. Fixez un rappel tous les vendredis pour encourager les employés à envoyer un message de remerciement à une personne ou à un groupe de personnes qui ont contribué à la réalisation d’un projet ou à la conclusion d’une grosse affaire.

Si vous souhaitez faire passer vos témoignages de reconnaissance professionnelle au niveau supérieur, envisagez ces intégrations d’applications :

• HeyTaco : chaque employé dispose de cinq tacos virtuels à distribuer chaque jour. Les employés envoient des tacos aux autres (par le biais d’un message) pour montrer leur gratitude et souligner des réalisations.
• PeerFives : un flux de travail simple qui utilise un système de points permettant aux employés de mettre en avant le travail acharné des autres. Lorsqu’un employé atteint un certain nombre de points, il peut les échanger contre des prix amusants sur le marketplace de PeerFives.
• Dankon : les employés peuvent envoyer aux autres une belle carte de remerciement directement dans Slack. Personnalisez les couleurs de la carte et ajoutez des émojis amusants pour faire plaisir à un collègue.

Réalisez régulièrement des enquêtes d’engagement

Lorsqu’il faut jongler entre l’embauche, l’intégration, les demandes de congés et une foule d’autres tâches, il peut être difficile de suivre l’engagement des employés. La bonne nouvelle, c’est que Slack permet de suivre facilement les niveaux d’engagement au sein même de votre environnement de travail.

Utilisez Polly pour créer des enquêtes à une ou plusieurs questions pour vos employés, par exemple :

• Des points d’équipe quotidiens
• Des questions-réponses lors des réunions de l’ensemble de l’entreprise
• Des contrôles trimestriels
• Des contrôles d’implications hebdomadaires ou mensuels

Vous obtiendrez des résultats plus rapidement, vous verrez les réponses en temps réel et vous accéderez aux données dans des tableaux de bord faciles à comprendre.

Personnalisez vos émojis

Les émojis constituent un excellent moyen de faire avancer le travail tout en s’amusant. Chaque espace de travail Slack est livré avec un ensemble préchargé, mais les entreprises peuvent facilement créer leur propre ensemble pour améliorer leur utilisation des émojis.

Encouragez les employés à enrichir la bibliothèque d’émojis de votre entreprise. Vous pouvez également formaliser le processus de création d’émojis en limitant les autorisations des créateurs et en créant un formulaire de demande à l’aide du générateur de flux de travail.

Tout d’abord, gérer les autorisations des créateurs d’émojis puis créez votre formulaire de demande d’émoji. Ajoutez des champs pertinents dans le formulaire, tels que l’image à utiliser (y compris les exigences de mise en page) et la convention de dénomination (par exemple, #travail-d-équipe). Veillez à épingler le lien du formulaire en haut du canal concerné, par exemple les canaux publics auxquels tous les employés ont accès, tels que #entreprise ou #culture-nom de l’entreprise. Une fois le formulaire envoyé, un administrateur peut approuver la demande et créer le nouvel émoji ou refuser la demande si elle ne répond pas à des exigences spécifiques ou si elle enfreint les politiques de l’entreprise.

Découvrez d’autres façons d’utiliser les émojis pour rationaliser le travail.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Slack vous aide, vous et vos équipes, à recruter plus rapidement, à soutenir la coordination et à stimuler l’engagement pour aider votre entreprise à prospérer. Pour découvrir d’autres façons d’optimiser votre utilisation de Slack, consultez notre Centre d’assistance.