Ricerca aziendale: quando è la conoscenza a venirti incontro

Un impiegato medio trascorre un terzo della giornata in attività a basso valore aggiunto come cercare informazioni, rispondere a e-mail e messaggi ripetitivi, gestire documenti. Sono azioni banali che consumano la produttività e affaticano le capacità cognitive.

È qui che entra in gioco la ricerca aziendale che, insieme alle funzionalità agentiche, sta per diventare più potente che mai. Approfondiamo cos'è la ricerca aziendale e come Slack la stia trasformando da semplice recupero di informazioni a un’era di distribuzione delle conoscenze.

Cos’è la ricerca aziendale?

La ricerca aziendale può essere paragonata a una biblioteca digitale per tutti i dati e le conoscenze aziendali. Aiuta a trovare informazioni da diverse fonti in un'unica interfaccia utilizzando due metodi: interrogando le fonti in tempo reale o indicizzando i dati provenienti da diverse fonti in un singolo sistema unificato.

La ricerca aziendale consente ai dipendenti di trovare ciò di cui hanno bisogno senza dover aprire e consultare più applicazioni o chiedere ai colleghi. Questo non solo aiuta a eliminare i silos di informazioni e a ottimizzare la produttività, ma rende anche più semplice e veloce l'accesso alle conoscenze.

Perché è importante la ricerca aziendale?

Quando le informazioni sono sparse in sistemi scollegati, i dipendenti perdono tempo prezioso nel cercare ciò di cui hanno bisogno, sottraendolo al lavoro vero e proprio. Questa inefficienza provoca decisioni ritardate, minore fiducia nelle proprie capacità e una produttività ridotta, con impatti diretti sui risultati aziendali.

Con il continuo aumento del numero di applicazioni utilizzate negli ambienti di lavoro, la ricerca aziendale sta diventando sempre più importante. Facilitare la condivisione delle conoscenze e sostenere la produttività sono tra i principali vantaggi che questa funzionalità offre.

Come la ricerca aziendale migliora la collaborazione e l'innovazione

Oltre a semplificare la condivisione delle conoscenze e aumentare la produttività, la ricerca aziendale ha anche il potenziale per trasformare la collaborazione. La ricerca tradizionale è spesso un'attività solitaria, ma il lavoro non si svolge in isolamento. La ricerca aziendale all'interno di un sistema operativo per il lavoro collaborativo come Slack consente ai team di trovare informazioni insieme, condividere istantaneamente i risultati tra team e reparti e basarsi sulle conoscenze collettive per stabilire un sistema di gestione della conoscenza efficace. Questo può creare un ciclo in cui le idee si evolvono più rapidamente e l'innovazione accelera.

Come funziona la ricerca aziendale?

I sistemi di ricerca aziendale funzionano raccogliendo, indicizzando e recuperando dati da diverse fonti. Ecco come:

Componenti e funzioni di un sistema di ricerca aziendale

Un sistema di ricerca aziendale si basa su diversi componenti chiave che lavorano insieme per raccogliere, elaborare e fornire informazioni in modo efficiente agli utenti:

• Consapevolezza dei contenuti. Un sistema di ricerca aziendale si connette alle fonti di dati presenti in tutta l'organizzazione. Queste possono includere piattaforme di collaborazione e archiviazione su cloud, server di posta elettronica, sistemi CRM (Customer Relationship Management), repository di codice, applicazioni aziendali specialistiche e molto altro.
• Elaborazione dei contenuti. Una volta connesso, il sistema analizza i contenuti, estraendo informazioni rilevanti e metadati. Questo processo può includere l'estrazione di testo per creare relazioni tra le fonti di informazione e il rilevamento della lingua o del parlante, ad esempio dalla trascrizione di una riunione.
• Indicizzazione. Le informazioni elaborate vengono quindi organizzate in indici consultabili per consentirne un rapido recupero. L'indicizzazione moderna va oltre la semplice corrispondenza di parole chiave, in alcuni casi stabilendo il significato del contenuto.
• Elaborazione delle query. Quando qualcuno effettua una ricerca, il sistema analizza la query per capire esattamente cosa sta cercando. I sistemi avanzati utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per interpretare le domande formulate in modo conversazionale anziché basarsi semplicemente sulla corrispondenza delle parole chiave, offrendo generalmente risultati più accurati.
• Corrispondenza e classificazione. Infine, il sistema individua i contenuti rilevanti e classifica i risultati in base a fattori come pertinenza, prossimità nel tempo, autorizzazioni utente e persino personalizzazione basata sul ruolo dell'utente o sulla cronologia delle ricerche.

Ad esempio, se utilizzi Slack come sistema operativo per il lavoro, puoi utilizzare la ricerca aziendale per ottenere risposte in tempo reale effettuando ricerche nei sistemi aziendali, nelle conversazioni, nei file caricati e nei contenuti condivisi in canali, conversazioni e canvas. In questo modo, puoi accedere istantaneamente alle conoscenze aziendali e preservare il flusso operativo senza uscire dall'area di lavoro.

Diversi tipi di ricerca aziendale

Comprendere le varianti associate alla ricerca aziendale aiuta le organizzazioni a scegliere l'approccio più adatto alle proprie esigenze. Analizziamo alcune tipologie:

• Ricerca interna. Questa forma di base si concentra sulla ricerca all'interno di una singola applicazione o sistema. Sebbene abbia un ambito limitato, è particolarmente efficace per usi specializzati in cui la profondità è più importante dell'ampiezza.
• Ricerca federata. Anziché creare un indice centralizzato, la ricerca federata invia simultaneamente le query a più sistemi e ne riunisce i risultati. Questo approccio permette di accedere alle informazioni in tempo reale, ma potrebbe risultare più lento rispetto alle soluzioni pre-indicizzate.
• Ricerca basata sull'IA. Questa recente evoluzione utilizza l'IA per interpretare il contesto, prevedere le esigenze degli utenti e fornire risultati più pertinenti. Ad esempio, lo strumento di ricerca basata sull'IA di Slack è in grado di comprendere le domande formulate in linguaggio naturale, apprendere dal comportamento degli utenti e persino generare riepiloghi dei risultati di ricerca.
• Ricerca basata su cloud. Queste soluzioni sono ospitate nel cloud anziché sui server aziendali, offrendo scalabilità, manutenzione ridotta e integrazione semplificata con altri servizi cloud.
• Ricerca indicizzata. Questo metodo prevede la creazione di un indice di tutti i contenuti presenti in un determinato set di dati o repository. L'indicizzazione consente agli utenti di trovare in modo rapido e semplice le informazioni pertinenti in base alla loro query.
• Ricerca frammentata. Sebbene non sia la soluzione ideale, molte organizzazioni utilizzano ancora strumenti di ricerca separati per sistemi diversi. Questo approccio richiede che gli utenti sappiano quale strumento usare per quali informazioni, il che può creare delle difficoltà.

 

Come l'IA sta trasformando la ricerca aziendale

L'IA ha rivoluzionato radicalmente le potenzialità della ricerca aziendale, permettendo di individuare connessioni tra informazioni che sarebbe difficile scoprire manualmente.

La ricerca tradizionale richiedeva che gli utenti sapessero esattamente cosa cercare e dove trovarlo. Anche con le parole chiave giuste, spesso i risultati dovevano essere accuratamente filtrati per trovare contenuti realmente pertinenti e gli utenti dovevano ripetere questo processo su più piattaforme e assemblare autonomamente le informazioni.

La ricerca aziendale basata sull'IA trasforma questa esperienza in diversi modi:

• NLP. Invece di richiedere parole chiave precise, la ricerca IA è in grado di comprendere domande formulate in linguaggio conversazionale. Puoi chiedere “Qual è lo stato della revisione del bilancio trimestrale?” invece di indovinare quali parole chiave potrebbero essere presenti nei documenti pertinenti.
• Riconoscimento dell'intento. L'IA può capire cosa stai cercando di ottenere, andando oltre le parole chiave usate per la ricerca. In genere, riesce a distinguere tra chi sta facendo una ricerca generica su un argomento e chi cerca un file specifico, anche se i termini usati sono simili.
• Consapevolezza contestuale. L’apprendimento automatico consente all'IA di personalizzare i risultati di ricerca. Nel tempo, può tenere conto del ruolo, delle attività recenti e delle esigenze rilevanti per generare i risultati di ricerca, migliorandone notevolmente la qualità e l'accuratezza.
• Sintesi e riepilogo. Forse la cosa più importante è che l'IA può combinare informazioni provenienti da più fonti in risposte semplici e coerenti. Invece di fornire un elenco di documenti da leggere, può estrarre, combinare e riassumere i punti rilevanti per rispondere direttamente alla domanda.

Ad esempio, quando chiedi informazioni sullo stato di un progetto in Slack, la ricerca basata sull'IA può estrarre informazioni dai messaggi recenti nei canali, dai documenti condivisi e dalle notifiche tracciate in un'app di terze parti per fornire un aggiornamento completo, il tutto senza dover consultare ogni sistema separatamente.

Inoltre, i nuovi progressi in ambito IA, come gli agenti di IA autonomi, stanno dando vita a casi d'uso innovativi dell'IA nell’ambiente di lavoro che vanno ben oltre il semplice recupero di informazioni e supportano attivamente il processo decisionale, la risoluzione dei problemi e l'esecuzione delle attività.

Procedure consigliate per l’implementazione della ricerca aziendale

L'implementazione di una ricerca aziendale efficace richiede una pianificazione attenta e un'ottimizzazione continua. Ecco alcune procedure consigliate da tenere in considerazione:

Valutare le esigenze aziendali per una soluzione personalizzata

Per comprendere le sfide e gli obiettivi specifici di ricerca della tua organizzazione:

• Identifica i casi d'uso chiave. Determina le aree più importanti in cui una ricerca migliorata potrebbe generare valore. Concentrati sulle ricerche ad alta frequenza o su quelle con un impatto significativo sul business. Ad esempio, un addetto alle vendite potrebbe chiedere “Cosa è successo con l'account Azienda?” oppure un project manager potrebbe chiedere “Quali pull request sono state rilasciate la settimana scorsa?”.
• Analizza le fonti di informazione esistenti. Crea una mappa della conoscenza organizzativa per dare priorità alle integrazioni in base a importanza, pertinenza e frequenza di utilizzo.
• Comprendi il comportamento degli utenti. Scopri come i diversi team cercano informazioni. I team di vendita potrebbero aver bisogno di accedere frequentemente a dati incentrati sul cliente, mentre i team tecnici potrebbero dare priorità a repository di codice e documentazione.
• Definisci le metriche di successo. Stabilisci KPI chiari in base ai casi d'uso specifici della tua organizzazione. Monitora metriche come il tasso di successo delle ricerche (confrontando gli utenti con e senza ricerca aziendale), i tassi di clic sui risultati di ricerca e le sessioni di ricerca con esito positivo. Per la ricerca basata sull'IA, monitora anche gli indicatori di competenza degli utenti, come il numero e la qualità delle domande inserite nella barra di ricerca e l'evoluzione del comportamento di ricerca nel tempo.

Ottimizzare per un successo a lungo termine

Sono necessari miglioramenti continui per mantenere efficace la ricerca aziendale. Ecco alcuni modi per garantire che il tuo sistema continui a offrire valore nel tempo:

• Analizza i log di ricerca. Controlla regolarmente cosa cercano gli utenti e se trovano risultati pertinenti. Cerca schemi ricorrenti nelle ricerche fallite per individuare eventuali lacune.
• Migliora la pertinenza. Modifica la classificazione dei risultati in base al feedback e al comportamento degli utenti. Considera fattori come la prossimità nel tempo, il ruolo dell'utente e le interazioni precedenti.
• Espandi i connettori. Man mano che la tua attività si evolve, integra nuove fonti di dati in base alle esigenze degli utenti e alle priorità organizzative.
• Offri formazione agli utenti. Aiuta i dipendenti a sviluppare competenze di ricerca efficaci e a comprendere come formulare query che producano risultati migliori.
• Definisci le giuste aspettative. La leadership può favorire l'adozione incoraggiando i team a utilizzare la ricerca aziendale come risorsa iniziale prima di chiedere ai colleghi. Questo cambiamento culturale può contribuire a massimizzare il valore del tuo investimento.

Protocolli di sicurezza e governance adeguati sono fondamentali, soprattutto con l'IA. Le organizzazioni necessitano di policy chiare su quali informazioni debbano essere accessibili e chi possa avervi accesso. Senza queste misure di controllo, anche i sistemi di ricerca più sofisticati possono inavvertitamente generare rischi per la sicurezza o la conformità.

Valorizzare la conoscenza organizzativa

La ricerca aziendale si è evoluta da semplice comodità a funzione indispensabile. Con l'aumento del volume di informazioni che i lavoratori devono elaborare quotidianamente e del numero di applicazioni utilizzate, la capacità di trovare e utilizzare rapidamente le conoscenze aziendali incide direttamente su produttività e innovazione.

I progressi nella ricerca basata sull'IA stanno rendendo enormi quantità di conoscenze organizzative accessibili, contestualizzate e fruibili. Utilizzando un sistema operativo per il lavoro collaborativo come Slack con ricerca aziendale integrata, non devi più aspettare le risposte: sono loro a venire da te.

La ricerca aziendale è disponibile per tutti i clienti con il piano Enterprise+. Per ottenere una licenza, contatta il nostro team di vendita.

Domande frequenti sulla ricerca aziendale

Cosa differenzia la ricerca aziendale dalla ricerca su web?

Sebbene sia la ricerca aziendale che la ricerca su web aiutino gli utenti a trovare informazioni, la ricerca aziendale presenta diverse caratteristiche uniche:

• Ambito. La ricerca su web esplora i contenuti pubblici su Internet, mentre la ricerca aziendale si concentra sui dati privati interni all’organizzazione.
• Sicurezza. La ricerca aziendale deve rispettare complesse strutture di autorizzazione e requisiti di conformità che non si applicano ai contenuti web pubblici.
• Personalizzazione. La ricerca aziendale può essere adattata in base a specifiche esigenze organizzative, ruoli e flussi di lavoro, in modi che la ricerca generale su web non consente.
• Tipi di contenuto. La ricerca aziendale spesso gestisce formati di documenti specializzati, record di database e informazioni proprietarie che la ricerca su web non è in grado di elaborare.

Qual è la differenza tra la ricerca aziendale e la ricerca sui siti?

La ricerca sui siti si limita a trovare contenuti all'interno di un sito web o di un'applicazione specifica, mentre la ricerca aziendale si estende su più sistemi all'interno di un'organizzazione. La ricerca sui siti in genere aiuta gli utenti esterni (come i clienti) a navigare tra i contenuti pubblici, mentre la ricerca aziendale è utile per i lavoratori interni che accedono a informazioni aziendali private.

Come ottimizzare la ricerca aziendale?

Le implementazioni più efficaci della ricerca aziendale combinano tecnologie potenti con un'attenta progettazione dell'esperienza utente e una gestione del cambiamento organizzativo. L'ottimizzazione dovrebbe concentrarsi sia sui fattori tecnici che su quelli umani:

Ottimizzazione tecnica:

• Garantisci l’indicizzazione completa di tutte le fonti di contenuti rilevanti.
• Perfeziona gli algoritmi di pertinenza in base al comportamento e al feedback degli utenti.
• Implementa filtri di sicurezza appropriati e una gestione corretta delle autorizzazioni.
• Integra l’elaborazione del linguaggio naturale per una migliore comprensione delle query.

Ottimizzazione incentrata sugli utenti:

• Fornisci interfacce di ricerca chiare e intuitive.
• Forma gli utenti sulle tecniche di ricerca efficaci.
• Stabilisci una governance per mantenere la qualità dei contenuti.
• Analizza regolarmente i modelli di ricerca per individuare opportunità di miglioramento.