Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung

Eine Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung verschafft Teams eine klare Sicht auf die Vertriebs-Pipeline, genaue Prognosedaten und eine Möglichkeit zur Leistungsmessung. Sie hilft Vertriebsmitarbeitenden dabei, Aktivitäten zu protokollieren, Geschäftsstufen zu verfolgen und nächste Schritte zu dokumentieren, um Opportunitys voranzubringen. Für Führungskräfte bietet er Einblicke in den Fortschritt und potenzielle Engpässe.

Die Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung von Slack bringt Geschäftsinformationen in Slacks Betriebssystem für die Arbeit, teilt Updates in Echtzeit und macht Aktivitäten leicht nachvollziehbar. Teams können sie an ihren Workflow anpassen – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Geschäftsabschluss.

So verwendest du die Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung von Slack

Die Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung von Slack ist darauf ausgelegt, jedes Geschäft sichtbar und aktuell zu halten. Sie organisiert Leads nach Stufen, erfasst wichtige Details und verknüpft Updates mit den Channels, in denen Vertriebsteams bereits zusammenarbeiten.

So richtest du sie ein:

1. Klicke auf „Vorlage abrufen”. Füge den vorkonfigurierten Vertriebsnachverfolgungs-Channel zu deinem Slack-Workspace hinzu.
2. Füge Leads im Tab „Geschäfts-Tracker” hinzu. Ordne jede Opportunity der richtigen Stufe zu: Bewertung, Qualifiziert, Angebot erstellen, Verhandlung, Abgeschlossen oder Verloren.
3. Fülle die Geschäftsdetails aus. Erfasse Geschäftswert, Priorität, Channel, nächste Schritte und Hauptansprechpartner:innen. Füge zusätzliche Spalten hinzu, wenn du weitere Informationen verfolgen möchtest.
4. Richte einen Workflow ein. Erstelle im Tab „Workflows” einen Workflow, der automatisch in einen Slack-Channel postet, wenn ein Geschäft als abgeschlossen markiert wird.
5. Teile mit deinem Team. Verbreite den Workflow-Link oder poste ihn direkt in den Vertriebs-Channel, damit Mitarbeitende und Führungskräfte auf ihn zugreifen können.
6. Aktualisiere in Echtzeit. Verfolge den Pipeline-Fortschritt über Slack-Channels, Dashboards und den „Abgeschlossenes Geschäft-Workflow”.
7. Überprüfe ihn regelmäßig. Nutze das Tool zur Nachverfolgung in Team-Check-ins oder Pipeline-Reviews, um den Fortschritt zu messen und Prognosen anzupassen.

Was ist ein Tool zur Vertriebsnachverfolgung?

Ein Tool zur Vertriebsnachverfolgung ist ein Tool, mit dem Opportunitys während des Verkaufsprozesses organisiert und überwacht werden. Er bietet Teams einen zentralen Ort, um Geschäftsdetails zu erfassen, den Fortschritt durch verschiedene Phasen zu verfolgen und die Leistung über die Zeit zu messen. Tools zur Vertriebsnachverfolgung helfen Mitarbeitenden, sich bei Nachfassaktionen verantwortlich zu fühlen, geben Führungskräften Einblick in die Pipeline und unterstützen präzise Prognosen.

Gängige Felder eines Tools zur Vertriebsnachverfolgung

• Geschäft: der Name der Opportunity oder des Accounts
• Abschlussdatum: das erwartete oder tatsächliche Datum, an dem das Geschäft abgeschlossen wird
• Phase: wo sich das Geschäft in der Pipeline befindet (zum Beispiel Qualifiziert, In Verhandlung)
• Vertriebsmitarbeitende:r: die Person, die für das Geschäft verantwortlich ist
• Conversion-Rate: der Prozentsatz der Geschäfte, die von einer Stufe zur nächsten weitergehen oder erfolgreich abgeschlossen werden

Beispiele für gängige Vertriebsnachverfolgungs-Vorlagen und deren Verwendung

• Vertriebs-Pipeline: verfolgt Geschäfte vom ersten Kontakt bis zum Abschluss und zeigt, wie sich Opportunitys entwickeln und wo sie möglicherweise ins Stocken geraten
• Tägliche/wöchentliche Vertriebsaktivität: protokolliert Anrufe, E-Mails und Meetings, um das Aktivitätsvolumen und die Beständigkeit zu messen
• Vertriebsprognose: verwendet Geschäftswert, Stadium und Wahrscheinlichkeit, um zukünftige Umsätze zu schätzen
• Teamleistung/KPIs: überwacht Kennzahlen wie Abschlussquoten, durchschnittliche Geschäftsgröße und Quotenerreichung durch Vertriebsmitarbeitende

Vorteile der Verwendung einer Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung

Eine Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung bietet eine Struktur für den Vertriebsprozess und verhindert, dass wichtige Details verloren gehen. Zu den Vorteilen der Verwendung gehören:

• Konsistenz und eine einheitliche Berichterstattung: Alle protokollieren Geschäfte auf dieselbe Weise, wodurch Vergleiche und zusammengefasste Berichte zuverlässiger werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit: Vertriebsmitarbeitende und Führungskräfte können auf einen Blick sehen, wer zuständig ist und welche Schritte als nächstes anstehen.
• Schnellere Updates, weniger verpasste Gelegenheiten: Änderungen in Echtzeit halten die Pipeline aktuell und reduzieren das Risiko übersehener Nachfassaktionen.
• Bessere Prognose-Genauigkeit: Verlässliche Daten zu Geschäftswert, Phase und Timing helfen Manager:innen dabei, Umsätze selbstbewusster zu prognostizieren.
• Klarere Sichtbarkeit in die Pipeline: Teams können genau sehen, wo sich Geschäfte konzentrieren und welche Phasen mehr Aufmerksamkeit benötigen.
• Zeitersparnis: Anstatt mehrere Tabellen oder Tools manuell zu aktualisieren, aktualisieren Vertriebsmitarbeitende eine einzige Vorlage und teilen den Fortschritt sofort.
• Anpassbare Nachverfolgung: Spalten und Felder können individuell angepasst werden, um das zu verfolgen, was am wichtigsten ist – von der Geschäftsgröße bis zur Produktlinie.
• Historische Aufzeichnung der Aktivität: Abgeschlossene Geschäfte bleiben im Tool zur Nachverfolgung und bieten eine Referenz zur Analyse vergangener Leistungen und zur Identifizierung von Trends.
• Integration in Team-Workflows: Bei der Verwendung in Slack werden Updates und Benachrichtigungen direkt mit den Unterhaltungen verknüpft, wo Vertriebsaktivitäten bereits stattfinden.

Metriken für die Nachverfolgung in einem Tool zur Vertriebsnachverfolgung

Eine Vorlage zur Vertriebsnachverfolgung vereinfacht es, die Leistung zu messen, und zwar über Geschäfte, Vertriebsmitarbeitende und Zeiträume hinweg. Häufig nachverfolgte Metriken sind:

• Länge des Vertriebszyklus: Die durchschnittliche Anzahl der Tage, die benötigt wird, um ein Geschäft vom ersten Kontakt bis zum Abschluss zu bewegen. In Slack kannst du Daten in deiner Vorlage nachverfolgen und Erinnerungen verwenden, um überfällige Opportunitys zu kennzeichnen.
• Abschluss-/Verlustrate: Der Prozentsatz der Opportunitys, die zu erfolgreich abgeschlossenen Geschäften führen, im Vergleich zu verlorenen Geschäften. Ein „Abgeschlossenes Geschäft-Workflow” in Slack kann Channels automatisch aktualisieren, wann immer ein Geschäft abgeschlossen wird, um die Ergebnisse sichtbar zu machen.
• Konversionsraten nach Stufe: Der Anteil der Geschäfte, die von einer Pipeline-Stufe zur nächsten vorankommen. Teams können schnell Engpässe erkennen, wenn alle Updates in einem Tool zur Nachverfolgung protokolliert und in Slack-Channels geteilt werden.
• Umsatzprognosen vs. Ist-Werte: Wie sich prognostizierte Umsätze im Vergleich zu tatsächlich abgeschlossenen Umsätzen verhalten. Vorlagen können Geschäftswerte erfassen, während Slack-Dashboards und Integrationen Daten in Berichte einbeziehen.
• Aktivitätskennzahlen der Vertriebsmitarbeitenden: Durchgeführte Anrufe, versendete E-Mails, abgehaltene Meetings und abgeschlossene Nachfassaktionen. Mitarbeitende können diese Aktivität direkt in der Vorlage erfassen oder CRM-Integrationen vernetzen, die sie automatisch in Slack protokollieren.
• Durchschnittliche Geschäftsgröße: Typischer Umsatz pro erfolgreich abgeschlossenem Geschäft, was dabei hilft, Ziele zu setzen und Opportunitys zu priorisieren. Manager:innen können dies während Pipeline-Reviews direkt in Slack überprüfen.
• Pipeline-Wert: Der gesamte potenzielle Umsatz aller aktiven Geschäfte. Teams können dies in der Vorlage nachverfolgen und Updates während wöchentlicher Stand-ups teilen.
• Lead-Reaktionszeit: Die Zeit, die Mitarbeitende benötigen, um nach dem ersten Kontakt nachzufassen. Slack-Benachrichtigungen helfen dabei, Reaktionszeiten zu verkürzen, indem sie neue Leads in Echtzeit sichtbar machen.
• Zielerreichung: Der Prozentsatz der erreichten individuellen oder Team-Ziele. Kennzahlen können in der Vorlage nachverfolgt und mit Slack-Benachrichtigungen hervorgehoben werden, wenn Meilensteine erreicht werden.
• Auswirkung auf Abwanderung oder Bindung: Für Erweiterungs- oder Verlängerungsteams kann das Tool zur Nachverfolgung kennzeichnen, welche Geschäfte mit Kundenbindung verknüpft sind, wobei Updates in Slack geteilt werden, um Transparenz zwischen Kundenerfolg und Vertrieb zu schaffen.

Bewährte Methoden für die Vertriebsnachverfolgung

Ein paar konsistente bewährte Methoden können deine Vertriebsnachverfolgung genau, benutzerfreundlich und wertvoll für das ganze Team machen:

• Halte es einfach: Beschränke die Anzahl der Felder auf das Wesentliche, wie Geschäftsname, Phase, Wert und nächster Schritt. Zu viele Spalten können Updates verlangsamen und die Nachverfolgung schwerer wartbar machen.
• Einheitliche Update-Zeitpläne: Lege einen regelmäßigen Zeitplan fest, ob täglich oder wöchentlich, damit Vertriebsmitarbeitende den Geschäftsstatus und die nächsten Schritte aktualisieren. Das hält die Pipeline aktuell und zuverlässig für Prognosen.
• Kombiniere die Nachverfolgung mit Dashboards: Nutze Dashboards, um Manager:innen und anderen Führungskräften einen Überblick über Kennzahlen wie Pipeline-Wert, Abschlussquoten und prognostizierte Umsätze zu geben, während die Nachverfolgung Details auf Geschäftsebene erfasst.
• Integriere Slack-Benachrichtigungen und -Warnungen: Richte Slack-Workflows ein, um neue Geschäfte anzukündigen, stockende Opportunitys zu kennzeichnen oder abgeschlossene Geschäfte zu feiern. Echtzeit-Warnungen halten das Team im Einklang und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.

Diese Praktiken helfen Vertriebsteams dabei, eine Nachverfolgung aufzubauen, die im täglichen Gebrauch nützlich bleibt und gleichzeitig die zuverlässigen Daten liefert, die Führungskräfte für Planung und Entscheidungsfindung benötigen.

Die Vertriebsnachverfolgung mit Slack vereinfachen

Eine strukturierte Vertriebsnachverfolgung gibt Teams Einblick in die Pipeline, genauere Prognosen und eine klare Aufzeichnung des Fortschritts. Mit Slacks Vorlage für die Vertriebsnachverfolgung weiten sich diese Vorteile auf Unterhaltungen und Workflows aus, mit denen der Vertrieb bereits täglich arbeitet. Vertriebsmitarbeitende können Geschäftsphasen aktualisieren, Manager:innen können den Pipeline-Status überprüfen und Erfolge können in Echtzeit geteilt werden — alles an einem Ort.

Lade die Vorlage herunter und beginne heute mit der Nutzung. Wir haben auch mehrere andere Vorlagen in unserer Galerie, einschließlich Slacks Geschäfts-Tracker-Vorlage, die du verwenden kannst, um deinen Workflow zu verbessern, zusammen mit Leitfäden, die dir zeigen, wie du sie verwendest.