Slack para ejecutivos y asistentes ejecutivos: Once maneras de mejorar la comunicación y agilizar las tareas

Los ejecutivos y asistentes ejecutivos tienen mucho trabajo. Deben lograr que los empleados se involucren, comunicar las estrategias con eficacia, asistir a innumerables reuniones e impulsar la sincronización entre organizaciones. Slack puede ayudar con todo eso. En esta guía, aprenderás a usar Slack para mejorar la comunicación, agilizar la colaboración y automatizar las tareas rutinarias para maximizar la productividad e impulsar el crecimiento de la empresa.

Reduce el cambio de contexto

Cuando se dirige una empresa, hay muchas piezas en movimiento. Entre la gestión de equipos, la programación de reuniones, la coordinación de viajes y el desarrollo de políticas, es posible que los ejecutivos y sus asistentes tengan que cambiar constantemente de contexto. La realidad es que la mayoría de las personas no pueden hacer más de una tarea a la vez con eficacia. Con Slack, hay varias maneras de reducir los cambios de contexto y aumentar la productividad.

Optimiza la gestión de reuniones

Slack cuenta con más de 2600 aplicaciones para elegir y hacer que trabajar en Slack sea pan comido. Si quieres mejorar y simplificar la gestión de reuniones, estas son algunas integraciones de aplicaciones que pueden ayudarte:

• Google Calendar: registra tus reuniones y nunca vuelvas a perderte una. Recibe una notificación cada mañana con una lista de resumen de las reuniones del día junto con notificaciones diez minutos y un minuto antes del inicio de la reunión. Además, puedes unirte a una llamada por Zoom con un solo clic.
• Outlook: integra sin problemas el contenido del correo electrónico en canales o conversaciones de mensajes directos de Slack, lo que te garantiza una comunicación y colaboración eficaces dentro de los equipos. Recibe notificaciones sobre nuevos correos electrónicos, reenvíalos a los canales pertinentes con facilidad y coordina las respuestas sin esfuerzo para los suscriptores a Office 365 para empresas.
• Fellow: permite que los usuarios conviertan los mensajes de Slack en elementos de un programa, establezcan recordatorios y automaticen síntesis para mejorar la eficacia de las reuniones. Con recordatorios diarios y pasos de flujo de trabajo para la automatización, los ejecutivos pueden agilizar la preparación de reuniones y conservar las interacciones de equipo importantes directamente en Slack.
• Doodle: simplifica la programación de reuniones con sugerencias de horarios, invitaciones con disponibilidad para participar y selección simple de fechas.

Hay reuniones que son innecesarias. Gana tiempo y agiliza la comunicación con flujos de trabajo automatizados. En lugar de programar reuniones formales, los miembros del equipo aportan comentarios continuos mediante la reacción a un mensaje con un emoji específico. Luego, recibirán instrucciones para compartir sus comentarios de forma sencilla.

Crea un flujo de trabajo para automatizar las siguientes tareas:

• Solicitar y programar reuniones.
• Enviar recordatorios con actualizaciones organizacionales o de equipo.
• Recopilar información o comentarios de los miembros del equipo.

Reserva, gestiona y haz un seguimiento de tus viajes

Asistir a conferencias para fortalecer las relaciones con los clientes requiere viajar mucho. Los asistentes ejecutivos pueden gestionar y llevar un control de todo con las siguientes integraciones útiles:

• Eddy Travels: usa el poder de un asistente de viajes con IA para simplificar la búsqueda de vuelos y hoteles o recibir ayuda con cualquier otra necesidad que tengas. Habla directamente con el asistente o agrégalo a un canal para colaborar en la organización de los viajes.
• Kayak for Business: coordina todas las reservas de viajes directamente en Slack. Cualquier persona o equipo puede enviar itinerarios y recibir notificaciones de actualizaciones al instante.
• Concur: controla el presupuesto con mayor facilidad mientras viajas. Establece presupuestos, carga recibos y exporta informes de gastos desde Slack.

Haz un seguimiento de la planificación de eventos

Grove transforma el escenario de la planificación de eventos. Desde la gestión de eventos en varios departamentos hasta la perfecta integración con calendarios, Grove mejora los procesos. Su base de datos de eventos simplifica la búsqueda y la clasificación y, a su vez, las páginas dedicadas a los eventos impulsan la participación. Compartir eventos por Slack o correo electrónico no requiere esfuerzo, y las herramientas integradas, como las encuestas y los formularios para quienes asisten, mejoran la interacción.

Una plantilla inicial de preparación de eventos en Slack crea un canal con un canvas previamente formateado, una lista para el seguimiento de tareas y notificaciones de estado de elementos; de este modo, puedes concentrarte en planificar el evento en lugar de perder tiempo creando documentos de planificación.

Mejora la comunicación y la colaboración

La comunicación y la colaboración son clave para alcanzar el éxito en el trabajo. Descubre las funciones especiales de Slack que facilitan las tareas y ayudan a obtener los mejores resultados.

Crea una cultura de empresa saludable

El estudio Future Forum Pulse destacó la importancia de un entorno de trabajo flexible para el personal. Puedes fomentar una cultura de empresa saludable con las funciones de Slack que favorecen esta flexibilidad en el trabajo.

• Actualizaciones de estado: permite que los miembros del equipo compartan fácilmente su ubicación de trabajo, ya sea desde casa o en una zona horaria diferente, mediante formularios automatizados en los canales de Slack.
• Recordatorio para pausas: establece recordatorios automatizados para alentar al personal a tomar su merecido descanso.
• Programa el horario laboral: permite que el equipo haga preguntas en cualquier momento mediante un formulario y sin tener que ir a una oficina.

Canales

Cuando los ejecutivos comunican con regularidad los objetivos de la empresa y se involucran con los empleados en toda la organización, crece la sincronización. Los canales de Slack son una excelente forma de hacer esto y de superar las barreras percibidas entre el liderazgo senior y los equipos más amplios.

Ejemplos de canales:

• #global para comunicar políticas y objetivos de la empresa a todos los equipos, cualquiera sea su ubicación.
• #líderes-departamentos habilita la comunicación con líderes, pronostica las necesidad de contrataciones y mantiene la sincronización con los objetivos trimestrales, por cada división, departamento o función.
• #fusión o #adquisición son canales internos que permiten discutir con discreción y seguridad oportunidades de fusiones potenciales y planes de crecimiento comercial. Puedes configurar estos canales como privados para que no estén abiertos a todos.
• #nuevonegocio para colaborar y discutir estrategias de negociaciones importantes.
• #partesinteresadas para discutir oportunidades de crecimiento y metas financieras.
• #preguntas promueve la transparencia y ofrece al personal la oportunidad de hacer preguntas de todo tipo mientras interactúan con la alta dirección.

Organiza los canales por equipo (#marketing-equipo), proyectos y cuentas (#cta-wiremax), región (#operaciones-asia) y función (#proveedor-notificaciones o #anuncios-globales) para mantener el foco de las conversaciones. Destaca los canales de uso frecuente para que aparezcan fijados en la parte superior de la barra lateral y resulte más fácil encontrarlos. Para mantener la barra lateral organizada, crea secciones para agrupar canales similares. Por ejemplo, crea una sección para líderes de equipo ( como #marketing-líderes), mensajes directos, canales de equipo y proyectos.

Genera comunicaciones ejecutivas eficaces

Cuando los ejecutivos priorizan el conocimiento sobre la jerarquía, se fomentan las preguntas en todo el equipo y se aplican estrategias de comunicación adecuadas. De este modo, se genera una cultura de comunicación abierta y de confianza dentro de la organización. A continuación, algunos consejos útiles:

• Facilita la comunicación en tiempo real: establece canales como «sesión de preguntas» para preguntas y respuestas directas. A través de la promoción del diálogo abierto, las sesiones de preguntas ofrecen una plataforma para la comunicación transparente, refuerzan las conexiones e impulsan la colaboración. Además, puedes preparar los mensajes con antelación mediante la función de envío programado de Slack para anuncios.
• Pide comentarios: contar con la opinión de tu equipo puede ayudarte a demostrar tu compromiso con la colaboración y la mejora. Para lograrlo, puedes usar Teamspective y recopilar comentarios y reflexiones de los empleados. Realiza encuestas rápidas, recibe opiniones de todos los niveles jerárquicos y mucho más dentro de Slack.
• Construye confianza a través de la participación: la participación demuestra accesibilidad y refuerza las conexiones del equipo, lo que promueve la comunicación fluida y la colaboración. Participa en canales informales y en juntas de Slack para charlas espontáneas, sesiones de intercambio de ideas y momentos para fomentar la confianza y el compañerismo, incluso a distancia.

Usa Slack Connect

Slack Connect te permite comunicarte y compartir archivos sin problemas con socios externos. Invita a socios con mensajes directos o canales para una colaboración rápida. Un canal de Slack Connect funciona del mismo modo que un canal con tu equipo interno. Pueden unirse personas de hasta 250 empresas diferentes.

También puedes compartir un mensaje mediante algunas de estas plantillas para dar la bienvenida a los socios a los canales compartidos y establecer buenas prácticas que contribuyan a la comunicación.

Comparte archivos de manera segura

Con Slack, los ejecutivos pueden gestionar con confianza sus necesidades de comunicación al tiempo que garantizan la seguridad e integridad de los archivos compartidos. Slack se integra a la perfección con los programas de intercambio de archivos seleccionados y permite el acceso directo a los archivos y compartirlos desde cualquier dispositivo. Con la función intuitiva de arrastrar y soltar, permite a los usuarios cargar archivos rápido para una productividad mayor.

Las mejores soluciones para compartir archivos:

• Google Drive: tiene cifrado estándar del sector e integración fluida con Gmail, Docs y Slack.
• Box: prioriza la seguridad con cifrado de extremo a extremo, prevención de pérdida de datos y certificaciones de conformidad.
• Dropbox: admite varios formatos de archivo, trabajo sin conexión e integración con Slack para potenciar la colaboración.
• OneDrive y SharePoint: estas soluciones de Microsoft ofrecen familiaridad a los usuarios de Microsoft 365 y una integración con Slack.

Obtén más información sobre el uso seguro de archivos compartidos e integra el servicio que elijas con Slack.
Una de nuestras armas secretas de la automatización es el Generador de flujos de trabajo de Slack, una herramienta sin código que te permite optimizar procesos, eliminar errores manuales, reducir el cambio de contexto y potenciar la innovación y el crecimiento.

Formularios de solicitud de ingreso

Agiliza las solicitudes de toda la empresa con flujos de trabajo que estandaricen el proceso de admisión.

Crea formularios de solicitud para lo siguiente:

• Aprobaciones de presupuestos para departamentos o proyectos.
• Información legal.
• Ayuda para relaciones públicas.
• Asuntos operativos.
• Asuntos del personal, como contrataciones o reclamos.

Asegúrate de agregar los formularios relevantes en el canvas (una herramienta asíncrona para compartir archivos y comunicarse) de cada canal para acceder a ellos con rapidez. También puedes usar los canvas para lo siguiente:

• Organiza información clave que tu equipo usa con regularidad. Suma recursos a los que se hace referencia en general para que los compañeros de equipo puedan encontrarlos sin tener que navegar por la conversación.
• Toma notas y mantén la sincronización con tus compañeros en las tareas clave. Organiza las prioridades y colabora con los elementos de acción en el canvas de una conversación de mensajes directos.

Actualizaciones periódicas

¿Necesitas saber cómo va la fusión para tus equipos internos? ¿Cuál es el estado de los objetivos de ingresos del año? Logra que sea más sencillo mantenerte al día con actualizaciones periódicas. Estas actualizaciones incluyen informes semanales sobre el estado de proyectos o materiales de entrega, actualizaciones sobre temas de actualidad o empresariales, actualizaciones generales sobre las tareas y prioridades en curso, y más.

Las actualizaciones periódicas envían de forma automática un mensaje a los usuarios pertinentes, recopilan las respuestas y las plasman en el canvas del canal.

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Descubre cómo Slack les permite a ti y a tu equipo aumentar la productividad con nuevos métodos de comunicación y una comunicación optimizada, para que puedan concentrarse más en el negocio. Para obtener más información sobre cómo sacar máximo partido a Slack, consulta nuestro Centro de ayuda o contacta a nuestro equipo de Asistencia.