Wie du die Zusammenarbeit mit Projektmanagement-Tools vereinfachen kannst

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Projektmanagement-Tools steigern Transparenz und Effizienz — laut PMI erreichen nur 68 % der Projekte ihre Ziele.
• Slack integriert über 2.600 Apps, darunter Trello, Asana und Jira, für nahtlose Kommunikation.
• Mit dem Workflow-Builder automatisierst du Routineaufgaben und sparst wertvolle Zeit.

 

34,5 % der Arbeit in Deutschland findet in Projekten statt. Mit der entsprechenden Projektmanagement-Software kannst du Aufgaben einfach organisieren, Wissen speichern, Prozesse automatisieren und die Kommunikation in deinem Team erleichtern. Diese Projektmanagement-Tools lassen sich auch in Slack integrieren, und in diesem Artikel erfährst du mehr darüber. 

 

Was sind Projektmanagement-Tools?

Ein Projektmanagement-Tool ist eine Software oder Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, die Organisation und Ausführung von Projekten zu unterstützen. Diese Tools sind darauf ausgerichtet, dir das Leben leichter zu machen, indem sie komplexe Prozesse vereinfachen und dir einen klaren Überblick über den Fortschritt deines Projekts bieten. Egal, ob du in einem kleinen Team oder in einem großen Unternehmen arbeitest, Projektmanagement-Tools passen sich deinen Bedürfnissen an und helfen dir, deine Ziele effizient zu erreichen.

Ein wesentlicher Aspekt von Projektmanagement-Tools ist ihre Vielseitigkeit und Funktionalität:

• Die Aufgabenverwaltung ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu priorisieren, sodass alle Teammitglieder stets wissen, was zu tun ist und welche Fristen einzuhalten sind.
• Mit Zeitmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen und Kalendern kannst du den Fortschritt von Projekten verfolgen und Zeitpläne effektiv verwalten.
• Ressourcenmanagement-Funktionen helfen, Budgets, Arbeitskräfte und Materialien optimal einzusetzen, um Projekte im Rahmen der verfügbaren Mittel abzuschließen.
• Zudem fördern integrierte Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen wie Chats und Diskussionsforen den Austausch und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
• Schließlich sorgen Dokumentenverwaltungsfunktionen dafür, dass alle relevanten Dokumente und Informationen zentral verfügbar sind und Missverständnisse oder Doppelarbeit vermieden werden.

Die Verwendung von Projektmanagement-Tools bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Erhöhte Transparenz: Alle Teammitglieder haben Zugriff auf wichtige Projektinformationen, was die Transparenz erhöht und sicherstellt, dass alle auf dem Laufenden ist.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und gut organisierte Workflows reduzieren die Zeit, die für administrative Aufgaben benötigt wird, und ermöglichen es dir, dich auf die wichtigen Aspekte deines Projekts zu konzentrieren.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Egal, wo sich deine Teammitglieder befinden, moderne Projektmanagement-Tools unterstützen die Zusammenarbeit in Echtzeit und helfen, kulturelle und geografische Grenzen zu überwinden.
• Besseres Risikomanagement: Du kannst potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Maßnahmen zu ihrer Minderung ergreifen, bevor sie zu ernsthaften Problemen führen.

Welche Projektmanagement-Tools integriert Slack?

Entdecke die besten Projektmanagement-Tools, die deine Teamarbeit effizienter machen und die Kommunikation sowie Organisation in deinen Projekten verbessern.

Slack für Projektmanagement

Slack ist nicht nur ein Kommunikationswerkzeug; es ist auch ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit und die Effizienz in Teams jeder Größe verbessern kann. Mit Slack kannst du nahtlos kommunizieren, Aufgaben verteilen und den Fortschritt deiner Projekte verfolgen.

Benutzerdefinierte Channels ermöglichen die Zusammenstellung von Projektteams und die Zentralisierung von Informationen. Echtzeit-Kommunikation ermöglicht sofortiges Feedback und schnelle Entscheidungen. Slack lässt sich nahtlos in Tools wie Trello, Asana und Jira integrieren, wodurch Aufgaben direkt in Slack aktualisiert werden können.

Trello: Visuelles Projektmanagement

Trello verwendet Kanban-Boards, um Projekte und ihren Fortschritt visuell darzustellen. Dieses Tool ist ideal für dich, wenn du einen klaren Überblick über deine Aufgaben haben möchtest. Auf Trello-Boards erstellst und verschiebst du Aufgabenkarten und aktualisierst ihren Status von „Zu tun“ über „In Bearbeitung“ bis hin zu „Erledigt“. Es ist intuitiv und benutzerfreundlich, vor allem für Teams, die gerade erst mit dem Projektmanagement beginnen. Trello eignet sich gut für Projekte, die eine hohe Transparenz des Arbeitsablaufs erfordern, z. B. bei der Softwareentwicklung und Eventplanung.

Asana: Aufgaben- und Projektverfolgung

Asana ist ein flexibles Werkzeug, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu organisieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Mit Asana kannst du Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben gliedern, Deadlines setzen und Diskussionen zu jeder Aufgabe führen. Die Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, schnell zu sehen, was gemacht werden muss, wer dafür verantwortlich ist und wann es fällig ist.

Microsoft Project: Umfangreiche Projektplanung

Microsoft Project ist bekannt für seine robusten Funktionen, die umfassende Projektplanungen ermöglichen. Dieses Tool bietet detaillierte Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement und Budgetierungsfunktionen, die dir helfen, die verschiedenen Aspekte deines Projekts zu verwalten. Microsoft Project ist ideal für komplexe Projekte mit vielen beweglichen Teilen, kann aber eine steile Lernkurve für neue Benutzer:innen haben und ist im Vergleich zu anderen Tools auf dem Markt relativ teuer.

Jira: Agile Projektmanagement-Software

Jira ist das Tool der Wahl für agile Teams, die iterative und inkrementelle Arbeit bevorzugen. Jira unterstützt Scrum- und Kanban-Frameworks und bietet benutzerdefinierte Workflows, Backlog-Priorisierung und Bug-Tracking, was es zu einem mächtigen Werkzeug für Softwareentwicklungsteams macht. Jira lässt sich hervorragend in Code-Repositories wie GitHub und CI/CD-Tools integrieren, um eine nahtlose Entwicklungs-Workflow-Pipeline zu schaffen.

Wie strukturierst du die Projektkommunikation mit Slack?

Ganz gleich, ob du klassisches Projektmanagement oder agile Methoden nutzt: der Erfolg deines Teams steht und fällt mit der Projektkommunikation. Zum einen ist es wichtig, dass du Ziele, Aufgaben und Rahmenbedingungen klar und zeitnah an alle Beteiligten kommunizierst. Zum anderen möchtest du die Zusammenarbeit aller Beteiligten fördern und Gespräche unter vier Augen ermöglichen.

Kollaborationsplattformen wie Slack haben dafür spezielle Lösungen entwickelt. Bei Slack kannst du zum Beispiel gezielt unterschiedliche Kommunikations-Channels einsetzen:

• Über Direktnachrichten kannst du private Gespräche führen – etwa, um individuelles Feedback zu geben oder ein offenes Ohr anzubieten. Denn wo Menschen zusammenarbeiten, gibt es immer mal Konflikte oder persönliche Umstände, die sich auf die Zusammenarbeit auswirken können. Versuche jedoch, Probleme nicht direkt im Chat zu klären, sondern ohne Umwege ein persönliches Gespräch zu vereinbaren.
• Geschlossene Channels helfen dir, Aufgaben und wichtige Updates gezielt mit Beteiligten zu kommunizieren. Hast du für dein Projekt zum Beispiel ein Entwicklungsteam zusammengestellt, kann es in einem Geschlossenen Channel zusammenarbeiten und neuen Code teilen – ohne dabei nur indirekt Beteiligte abzulenken.
• Offene Channels sind für alle Mitglieder deiner Organisation zugänglich. Mit diesem Kommunikationskanal sorgst du für Transparenz und kannst die Motivation deines Teams fördern. Im Offenen Channel können alle etwa allgemeine Neuigkeiten teilen oder z. B. mit GIFs oder Emojis einen erreichten Meilenstein feiern.
• Slack Connect ist ein organisationsübergreifender Channel. Falls in deinem Projekt externe Stakeholder:innen wie Kund:innen oder Agenturen involviert sind, kannst du mit ihnen über diesen Channel in Kontakt bleiben und beispielsweise Feedback während der Umsetzungsphase einholen.

So wählst du das richtige Projektmanagement-Tool

Die Wahl des passenden Projektmanagement-Tools ist entscheidend, um deine Ziele zu erreichen. Wähle ein Tool, das flexibel ist und sich an verschiedene Projektgrößen anpasst. Ein intuitives Design erleichtert die Nutzung ohne umfangreiche Schulungen. Achte auf gute Integration mit vorhandener Software, um eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten. Überlege, welche Funktionen wie Aufgabenverwaltung oder Zeitverfolgung für dein Projekt wichtig sind.

Wie integrierst du Projektmanagement-Tools in Slack?

Die effektive Integration verschiedener Projektmanagement-Tools kann die Zusammenarbeit erheblich verbessern. Stelle sicher, dass die ausgewählten Tools kompatibel sind und Daten problemlos austauschen können. Verwende eine zentrale Plattform wie Slack, um alle Tools und Kommunikationskanäle zusammenzuführen, was die Transparenz fördert und den Informationsfluss erleichtert. Automatisiere Routineaufgaben mit Tools wie dem Workflow-Builder von Slack, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

So automatisierst du Workflows in Slack

Es gibt Prozesse, die wesentlich sind, im Grunde aber automatisch ablaufen können. Indem du bestimmte Prozesse – sogenannte Projektmanagement-Workflows – automatisierst, schonst du wichtige Ressourcen und stellst gleichzeitig sicher, dass Routineaufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Bei Slack kannst du mit dem Workflow-Builder Routineaufgaben identifizieren und automatisieren. Ein Beispiel: Du organisierst ein Projekt mit der Scrum-Methode und hältst jeden Tag kurze Meetings (sogenannte Dailys) ab, damit alle Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand sind? Aus diesen und ähnlichen wiederkehrenden Terminen kannst du zum Beispiel einen Workflow kreieren und Erinnerungen einstellen. Oder du formulierst eine automatische Begrüßungsnachricht, in der die wichtigsten Informationen zusammengefasst sind. So erhalten (neue) Kolleg:innen automatisch alle relevanten Daten, sobald sie dem Channel beitreten – ohne, dass du dafür aktiv werden musst. Lass dich auch von unserem E-Book inspirieren, wie du deine Routineaufgaben noch effizienter gestalten kannst: 16 Tipps für intelligenteres Arbeiten mit Slack-Apps und -Workflows.

 

FAQ

Was ist das beste Projektmanagement-Tool?

Das hängt von deinen Anforderungen ab. Für visuelle Aufgabenverwaltung eignet sich Trello, für agile Teams Jira, und für umfassende Projektplanung Asana oder monday.com.

 

Welche Projektmanagement-Tools sind kostenlos?

Trello, Asana und ClickUp bieten kostenlose Versionen für kleine Teams. Slack selbst lässt sich in alle integrieren und bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan.

 

Wie verbessert Projektmanagement-Software die Zusammenarbeit?

PM-Tools zentralisieren Aufgaben, Deadlines und Kommunikation. Alle Teammitglieder sehen den aktuellen Stand — das reduziert E-Mails und Missverständnisse.

 

Wie integriere ich Projektmanagement-Tools in Slack?

Besuche den Slack Marketplace, suche nach deinem Tool (z. B. Trello) und klicke auf „Installieren”. Nach der Autorisierung erhältst du Updates direkt in deinen Channels.