Formation

Leçon 6 : collaborer efficacement dans les chaînes

Voici Sarah.

  • Sarah a récemment intégré Fiction S.A., une entreprise comme la vôtre.
  • Fiction S.A. a adopté Slack il y a quelque temps. Sarah découvre la façon dont l’outil a changé le fonctionnement de l’entreprise.
  • Dans cette leçon, Sarah souhaite découvrir comment les chaînes permettent à l’équipe de collaborer plus efficacement.

Introduction

L’expérience de Sarah avant Slack

Dans son entreprise précédente, Sarah a découvert que la communication avait lieu à plusieurs endroits différents. Elle recevait un flux d’e-mails constant dans sa boîte de réception, y compris des e-mails inutiles ou qui ne la concernaient pas. Les fichiers étaient partagés individuellement, et les décisions étaient souvent prises sans que tout le monde soit au courant. En raison de ce cloisonnement de la communication, il était difficile de se coordonner, de garder une trace des informations et de rester à la page.

L’utilisation de Slack par Fiction S.A.

  • Les fichiers et les conversations sont centralisés dans des chaînes, ce qui signifie que Sarah a toujours accès aux informations les plus actuelles.
  • Sarah a remarqué que les collaborateurs se répondaient de façon efficace à l’aide des réactions et des mentions, qui permettent à l’équipe d’attirer l’attention de personnes en particulier, sans distraire d’autres personnes.

Exemple de Fiction S.A.

Contexte…

  1. Dans la chaîne #proj-campagne-email, Sarah et son équipe travaillent sur la prochaine lettre d’informations qui sera envoyée à leurs clients.
  2. Lise a besoin d’un briefing de projet à jour, alors elle mentionne Sarah dans un message.
  3. Sarah partage le briefing du projet dans la chaîne. Tout le monde peut consulter la dernière version du document en ligne, dans la conversation.
  4. Lise ajoute une réaction sur le message de Sarah afin de lui faire savoir, à elle et à l’ensemble des membres de la chaîne, qu’elle a bien vu le fichier.
  5. Lise répond en indiquant les prochaines étapes de façon conviviale.

Attirer l’attention de personnes en particulier à l’aide de mentions

Lise a besoin d’attirer l’attention d’une personne en particulier afin de faire avancer le travail. Elle mentionne donc Sarah directement dans son message. Sarah reçoit une notification qui lui indique qu’une personne a besoin de son aide. En parallèle, l’équipe reste informée de ce qui se passe dans la conversation.

Partage de fichiers avec l’équipe

Lorsque Sarah travaille avec son équipe, elle souhaite que les fichiers et les conversations soient côte à côte de sorte que toute le monde puisse avoir accès aux informations les plus actuelles. Il est bien plus simple de mener à bien un travail lorsque tout le monde a accès aux mêmes informations !

Les réactions au service de l’efficacité des réponses

Lise pourrait accuser réception du fichier de Sarah en envoyant un message de ce type dans la chaîne : « Merci Sarah, je vais y jeter un œil ! » Cependant, l’envoi d’un message marquerait la chaîne comme non lue, et le commentaire n’apporterait pas grand-chose à la conversation. À la place, Lise peut ajouter la réaction émoji Yeux au message de Sarah afin de lui indiquer qu’elle a bien vu le fichier et qu’elle est en train d’y jeter un œil. Ainsi, la chaîne n’est pas marquée comme non lue.

La mise en forme des messages au service de l’organisation

En prenant le temps de mettre en forme clairement son message, Lise veille à ce que tous les membres de la chaîne puissent rapidement parcourir le contenu du message et comprendre les prochaines étapes.

À vous de jouer

💡 Mentionnez des collègues dans une chaîne afin d’attirer leur attention.

💡 Ajoutez une réaction à un message dans une chaîne.

💡 Importez un fichier et partagez-le dans une chaîne.

💡 Essayez quelques techniques de mise en forme pour votre prochain message !

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