Ein Vertriebsmitarbeiter hilft einem anderen über ein UI-Fenster beim Onboarding.
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7 Tipps für das reibungslose Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter

Es ist sehr wichtig, dass neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter schnell eingearbeitet werden und dass sie schnell auf Erfolgskurs gebracht werden. Hier erfährst du, wie das bei Slack funktioniert

Autor: Grainne O'Reilly, Sr. Enablement Partner, EMEA Onboarding5. Mai 2022Illustration von Francesco Ciccolella

Das Onboarding kann für die Zufriedenheit und den Erfolg neuer Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter entscheidend sein. Die besten Projekt-Teams im Bereich Sales Enablement und Sales Management legen Wert darauf, vom ersten Tag an ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen. Sie vernetzen neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter schon in den ersten Wochen mit Kolleginnen und Kollegen, Tools sowie Informationen – und davon profitieren diese noch lange.

Trotzdem läuft das Onboarding oft alles andere als perfekt. Jede Führungskraft hat ihre eigene Herangehensweise, und Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter haben ganz unterschiedliche Präferenzen, wie sie Informationen am besten verarbeiten. Wir bei Slack haben ein paar Tipps und Tricks entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das Wesentliche mitbekommen und dass es gleichzeitig genug Flexibilität gibt, damit die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter ihr Onboarding individuell gestalten können. Hier erfährst du, wie das funktioniert. 

1. Sorge dafür, dass neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter Zugang zum Unternehmenswissen haben

Die Suchfunktion in Slack ist dein nicht ganz so heimlicher Verbündeter beim Onboarding, denn wie alle Vertriebs- oder Onboarding-Führungskräfte wissen, haben neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele Fragen. Und sie wissen nicht unbedingt, an wen sie diese Fragen richten sollen und wie sie Antworten finden können.

Mit Slack, das nicht ganz zufällig für „Searchable Log of All Communication and Knowledge“ (auf Deutsch: durchsuchbares Protokoll aller Unterhaltungen und des gesamten verfügbaren Wissens) steht, fangen neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter nicht bei Null an. Team- und Account-Channels bieten eine Fülle an gesammeltem Wissen. Außerdem ermöglicht die effektive Suchfunktion von Slack es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, genau die Informationen zu finden, die sie benötigen. 

Unser eigener Vertriebs-Workspace kann fast ein Jahrzehnt an gesammeltem Wissen vorweisen. Daher verbringen wir viel Zeit damit, unseren Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern zu zeigen, wie sie die Suche nutzen und Filter anwenden können, um schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden. Und wer sagt, dass Onboarding keinen Spaß machen kann? Wir nutzen beispielsweise einen digitalen Escape Room, um Suchmethoden zu vermitteln. 

Willkommensnachricht im Escape Room

2. Baue mit Slack-Channels eine digitale Community auf

Wie viele andere Vertriebsteams arbeiten auch wir neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Ferne ein, was den Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls und die Schaffung gemeinsamer Erfahrungen noch wichtiger macht. Bei Slack beginnen wir diesen Prozess zwei oder drei Wochen vor der offiziellen Einstellung neuer Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, indem wir ihnen Zugang zu einem „Willkommen bei Slack“-Workspace für Gäste geben. Hier haben sie die Möglichkeit, Slack in einer stressfreien Umgebung kennenzulernen und sich mit anderen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den Bereichen Tech, Marketing, Produkt und aus weiteren Bereichen auszutauschen. 

Sobald der erste Arbeitstag ansteht, fügen wir sie einem Onboarding-Channel hinzu. An diesem geteilten digitalen Ort beginnen wir mit einigen auflockernden Beiträgen, wie z. B. „Was ist dein Lieblings-Giphy?“ oder „Poste ein Bild von deinem Haustier“, um alle zum Austausch anzuregen und dafür zu sorgen, dass sie sich schnell wohlfühlen. Der Channel wird so zu einer digitalen Community, deren Mitglieder gemeinsam die verschiedenen Phasen des Onboardings durchlaufen. 

UI-Bild eines Slack-Channels für das Onboarding der Community

Sobald die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter das allgemeine Onboarding abgeschlossen haben, werden sie in einen vertriebsspezifischen Onboarding-Channel aufgenommen, wo sie ein vierwöchiges Bootcamp absolvieren. Hier können sie untereinander Onboarding-Erfahrungen austauschen und sich gegenseitig ihre Fragen beantworten. Wir verwenden auch Donut, eine Slack-App, die soziale Kontakte erleichtert, um Mitglieder des Channels nach dem Zufallsprinzip zusammenzubringen und sie zu ermutigen, informelle Chats zum Kennenlernen zu planen. 

3. Fördere mit Hilfe von Automatisierung ein reibungsloses Onboarding

Sobald das Anstellungsdatum einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters bestätigt ist, wird es in Donut eingegeben. Dadurch wird ein Workflow ausgelöst, der den Personalverantwortlichen einen Link zu den Onboarding-Erfahrungen und den Ressourcen für die Unterstützung des neuen Teammitglieds sendet. Donut schickt den Personalverantwortlichen in den nächsten Wochen immer wieder Aktualisierungen zu, darunter Erinnerungen an die Termine für Check-ins und eine Liste der Themen, die bei jedem Check-in behandelt werden sollen. 

UI-Bild einer Donut-Nachricht an die bzw. den Personalverantwortlichen

Allen neuen Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern wird außerdem ein sog. Buddy aus dem Vertrieb zugewiesen. Diese Person ist in der Regel ein erfahrenes Mitglied des Vertriebsteams der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters und wird automatisch aufgefordert, eine Reihe von Einzelgesprächen zu planen und erhält Vorschläge für Fragen, die während dieser Gespräche gestellt werden können. 

Durch die Automatisierung des gesamten Prozesses können wir einheitliche Anlaufstellen gewährleisten. Die Aufforderungen geben den Gesprächen eine Struktur und ermöglichen es Führungskräften und Buddys, flexibel und in Echtzeit auf die Bedürfnisse ihrer neuen Kolleginnen und Kollegen einzugehen. 

4. Verwalte Aufgaben mit Workflows und Video- und Sprachnachrichten in Slack

Während des Vertriebs-Bootcamps behandeln die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter jede Woche neue Lernziele und erledigen eine Aufgabe, um zu zeigen, dass sie die Lerninhalte beherrschen. Zur Vereinheitlichung der Aufgabenübermittlung verwenden wir den Workflow-Builder, ein codefreies Tool zur Automatisierung von Routineabläufen Die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter füllen einfach den Workflow mit den erforderlichen Informationen aus und übermitteln ihren Auftrag. Das verringert nicht nur die Anzahl der Fragen von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sondern hilft dem Sales Enablement-Team und den Führungskräften auch dabei, den Überblick darüber zu behalten, wer seine Aufgaben erledigt hat und wer möglicherweise mehr Zeit benötigt. 

Wir verwenden für die Aufgabenübermittlung auch Video- und Sprachnachrichten in Slack. Wenn die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter zum Beispiel vor kurzem das Thema „Markteinführung im Vergleich zu Wettbewerbern“ behandelt haben, könnten sie aufgefordert werden, einen Wettbewerbs-Pitch aufzunehmen und einzureichen. Mit Video- und Sprachnachrichten können sie den Pitch direkt in Slack aufzeichnen und nahtlos im Channel teilen. Auf diese Weise können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Onboarding-Gruppe einander über die Schulter schauen und voneinander lernen. Führungskräfte können mit einer Erwähnung schnell eingebunden werden, um die Fortschritte neuer Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter zu überprüfen. 

Video- und Sprachnachrichten sowie Workflows machen das Onboarding für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur skalierbar und bequemer, sie sorgen auch dafür, dass die Personalverantwortlichen einen umfassenden Überblick über die Fortschritte ihrer neuen Vertriebsmitarbeiterinnen und -imtarbeiter haben und wissen, wo sie möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.
UI-Bild von der Einreichung einer Testaufgabe

5. Lass Workflows für dich arbeiten

Unsere Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter müssen das Produkt extrem gut kennen, um Produkte verkaufen zu können. Deshalb haben wir im Workflow-Builder den interaktiven Kurs „Produktgrundwissen“ entwickelt, den alle neuen Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter im Selbststudium absolvieren können, um sicherzustellen, dass sie von Anfang an über ein fundiertes Produktwissen verfügen. 

UI-Bild unseres Kurses „Produktgrundwissen“


Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter treten einfach dem Channel #product-101 (#produktgrundwissen) bei und starten den Workflow, indem sie der Willkommensnachricht eine Emoji-Reaktion hinzufügen. Der Kurs besteht aus vier kurzen Modulen, die sich jeweils auf eine wichtige Komponente des Slack-Produkts konzentrieren. Die Abschnitte werden durch Video- und Sprachnachrichten und ergänzende Links aufgelockert. Jeder Abschnitt enthält außerdem eine Aktivität in Slack, z. B. das Einstellen von Erinnerungen, und einen Wissenscheck, der Fragen zum behandelten Stoff enthält. 

Durch die Verwaltung der Inhalte über den Workflow können die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter die Inhalte in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten. Sie können das Material wiederholen, ihr neues Wissen anwenden und ihre erlernten Fähigkeiten testen – und das alles innerhalb des Produkts selbst, in Slack. 

UI-Bild eines Wissenschecks

6. Integriere wichtige Tools in Slack, damit die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter konzentriert arbeiten können

Wann immer es möglich ist, integrieren wir unsere wichtigsten Tools in Slack, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentriert arbeiten und Antworten auf ihre Fragen genau dort finden können, wo sie bereits ihre Arbeit erledigen. 

Neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können zum Beispiel unsere Integration mit der Gong-Plattform für intelligenten Umsatz nutzen, um Parameter für alle aufgezeichneten Anrufe festzulegen, die für ihren Geschäftsbereich relevant sind. Wenn ein Anruf, der ihren Kriterien entspricht, aufgezeichnet wird, erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Direktnachricht in Slack mit einem Link zur Aufzeichnung. Indem sie sie anhören, können sie lernen, wie sie das Produkt vermarkten können und welche Formulierungen bei potenziellen Kunden ankommen. 

Darüber hinaus integrieren wir unser Lern-Management-System (LMS) in Slack. Die Integration sendet sowohl an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch an deren Führungskräfte automatische Benachrichtigungen, wenn Schulungen zugewiesen werden, Fälligkeitstermine bevorstehen oder etwas überfällig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter in der Lage sind, alle anstehenden Aufgaben zu evaluieren, und dass die Führungskräfte gleichzeitig einen Überblick über die Fortschritte ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten. 

UI-Bild eines LMS-Updates in Slack

7. Schaffe mit Kollegen-Channels einen sicheren Raum für Fragen

Manchmal tauchen Fragen auf, auf die es keine einfachen Antworten gibt, selbst wenn man mehr als ein Jahrzehnt Vertriebserfahrung hat. Für diese Fälle haben wir einen Channel eingerichtet, in dem Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter ihre Kolleginnen und Kollegen fragen können. Ganz gleich, ob sie Fragen zur fairen Abrechnung haben oder Hilfe bei der Erstellung eines Pitches für einen potenziellen Kunden in der Logistikbranche benötigen – die Antworten sind in der Regel nur einen Beitrag entfernt. 

UI-Bild eines Frage-Channels für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Slack

Das Beste daran? Der Channel dient als lebendiges Archiv. Wenn die Frage schon einmal aufgetaucht ist, wird sie bestimmt wieder auftauchen, und zukünftige neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können sie in Slack finden. Das bringt uns zurück zur Slack-Suche – der wichtigsten Onboarding-Fähigkeit. 

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