Informazioni su questo modello
Hai mai pianificato una riunione del team con un'agenda chiara, solo per finire col non avere abbastanza tempo, lasciando tutti confusi, e dover programmare un'altra riunione per finire la discussione? C’è un modo migliore.
Il modello di agenda per riunioni di Slack ti aiuta a migliorare l'efficienza delle riunioni, vedere risultati chiari e tangibili e risparmiare tempo registrando i progressi del team, i prossimi passaggi, i potenziali ostacoli, gli appunti, le necessità e altro ancora in un posto facilmente accessibile. È così che le agende delle riunioni dovrebbero essere.
Cos’è un modello di agenda per riunioni?
Un modello di agenda per riunioni è un documento riutilizzabile su Slack che qualsiasi team può usare per scrivere argomenti e appunti, aggiungere elementi d'azione, link e altri elementi per pianificare e condurre una riunione produttiva. Un modello di agenda per riunioni permette ai team di:
- Collabora e comunica tutto il lavoro su un unico documento
- Tieni traccia dei risultati e dei progressi
- Pubblica le responsabilità di ogni partecipante per la riunione
- Effettua aggiornamenti e visualizza tutte le modifiche in tempo reale
- Standardizza i formati delle riunioni
- Identifica le azioni da intraprendere e assegnale mentre procedi
Quali sono i vantaggi del nostro modello di agenda per riunioni?
Ottimizza le riunioni del tuo team con il nostro modello di agenda per riunioni
Il modello di agenda della riunione è una soluzione diretta ed efficiente progettata per migliorare gli appunti presi in qualsiasi tipo di riunione del team. Perfetto per i team che desiderano aumentare la produttività e migliorare la comunicazione durante le riunioni, il modello di agenda della riunione di Slack può aiutare a fornire un formato strutturato per acquisire e organizzare i dettagli delle riunioni in modo che ogni discussione sia concisa e ogni decisione venga registrata. Questo renderà le tue riunioni più efficaci, attuabili e facilmente accessibili in modo che i membri del team possano consultarle in seguito.
Preparazione collaborativa dell'agenda per riunioni
Il modello di agenda per riunioni consente ai membri del team di modificare in maniera collaborativa il canvas condiviso allo stesso tempo, oltre che a tenere traccia degli argomenti dell'agenda e dei link chiave in un'unica posizione accessibile. Questo promuove un approccio più organizzato alla preparazione delle riunioni, assicurando che tutti i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d'onda prima che la riunione inizi. Centralizzando l'agenda e le risorse correlate, i team possono risparmiare tempo, ridurre la confusione e migliorare l'esperienza complessiva della riunione. Che tu stia pianificando una riunione settimanale del team, una riunione del consiglio, o una riunione di avvio del progetto, questo modello ti aiuta a coprire tutto ciò che serve per una riunione efficace.
Migliore allineamento dei compiti con un modello di agenda per riunioni
Una delle funzioni principali del modello di agenda per riunioni è la sua capacità di aiutare i team ad allinearsi sui compiti e gli elementi d'azione durante la riunione. Questa funzionalità rende facile assegnare responsabilità e stabilire scadenze, garantendo che ogni membro del team sappia esattamente cosa deve fare dopo la riunione. Che tu stia seguendo i prossimi passaggi, monitorando le tappe del progetto o pianificando un'agenda per riunioni individuali, questa chiara delimitazione dei compiti porta a una migliore responsabilizzazione e continuità, guidando la produttività e assicurando che i risultati della riunione vengano implementati in maniera efficace, anche se qualcuno non è riuscito a partecipare alla riunione.
Ottimizza i risultati delle riunioni con un modello di agenda per riunioni
Con il modello di agenda per riunioni, i team possono non solo pianificare e condurre riunioni in modo più efficiente, ma anche monitorare i risultati e gli elementi d'azione dopo la riunione. Questo ciclo continuo di preparazione, esecuzione e follow-up trasforma le riunioni da semplici discussioni in potenti sessioni di produttività e processi decisionale. Che si tratti di una riunione formale, di una breve riunione giornaliera o di una riunione generale, il modello di agenda per riunioni è uno strumento indispensabile per rendere ogni riunione significativa. È progettato per assicurare che nulla venga tralasciato, che si tratti di monitorare i verbali della riunione o di assicurarsi che tutti siano allineati sulle procedure consigliate.
Formato dell'agenda: sei elementi essenziali per mantenere tutti sulla stessa pagina
Un formato di agenda per riunioni ben pianificato di solito ha certi componenti per coinvolgere e chiarire gli argomenti per i partecipanti: gli obiettivi, una sezione domande, i prossimi passaggi e così via. Includere questi elementi essenziali aiuta il team a sapere cosa aspettarsi prima di ogni riunione così da potersi preparare e fare domande sul programma o sugli argomenti. Se necessario, puoi anche perfezionare l'agenda per affrontare i feedback ed evitare di passare del tempo a lavorare per risolvere questi ostacoli durante la riunione vera e propria.
Che si tratti di una riunione formale, di una riunione di avvio del progetto, di una riunione generale o di una breve riunione quotidiana, ecco i sei componenti che aiuteranno a mantenere tutti informati e coinvolti:
- Obiettivi chiari: definisci il risultato desiderato della riunione sotto forma di elenco per rendere gli obiettivi chiari e facili da leggere.
- Promemoria: programma messaggi e promemoria per le riunioni per aiutare i partecipanti a ricordarsi di portare a termine le proprie responsabilità.
- Assegnazione del tempo: assegna una certa quantità di tempo ai membri del team per presentare l'argomento. Le integrazioni come Zoom o Asana garantiscono la possibilità di pianificare il tempo per la loro presentazione mantenendo in ordine l’agenda principale.
- Suggerimenti e domande: designare una sezione per suggerimenti e domande può aumentare il coinvolgimento nella riunione.
- Riferimenti o immagini: fornisci al tuo team un promemoria o un contesto sull'argomento della riunione allegando una presentazione, un file o un'immagine all'agenda.
- Prossimi passaggi: assegna ai partecipanti elementi di azione con scadenze dall'interno del modello.
Formato dell'agenda: breve riunione quotidiana? Dirigenza? Avvio del progetto? Quale modello di riunione è giusto per il tuo team?
A seconda del tipo di riunione che stai conducendo, alcuni modelli potrebbero essere più pertinenti ai tuoi obiettivi rispetto ad altri. Per esempio, i team di vendite potrebbero voler utilizzare un modello con sezioni per dimostrazioni di casi d'uso e roadmap per comunicare gli aggiornamenti del prodotto. I team di marketing possono utilizzare modelli che lasciano spazio alle parti interessate del progetto per includere le informazioni di contatto, i canali dove apparirà la campagna, i link alle risorse di marketing, i dati di marketing incorporati e così via. Esaminiamo alcuni tipi di riunioni e cosa potrebbero includere i loro modelli ideali.
Modello di agenda per riunioni
I leader del team possono utilizzare questo semplice modello di ordine del giorno della riunione per qualsiasi tipo di riunione, dagli incontri individuali alle riunioni di tutto il dipartimento. Il modello di agenda per riunioni dovrebbe includere argomenti futuri, elementi di azione e note, ma i manager possono anche aggiungere componenti per rendere la sessione il più produttiva possibile. Per esempio, una breve riunione quotidiana potrebbe avere:
- Sfide o ostacoli
- Cosa hanno realizzato dall'ultima riunione
- Cosa pianificano di realizzare prima della prossima riunione
Modello di gestione del progetto
Quando introduci una nuova iniziativa, devi fornire delle informazioni essenziali che permettano ai partecipanti alla riunione di comprendere lo scopo del progetto, gli obiettivi, le parti interessate e qualsiasi informazione necessaria per ottenere un risultato di successo. Un modello di gestione del progetto può includere sezioni per l'obiettivo del progetto, il pubblico di riferimento e dove trovarlo, i canali e le piattaforme che il team utilizzerà e così via.
- Principali parti interessate
- Cronologia del progetto, scadenze e obiettivi
- Rischi e sfide
- Risorse come risorse di marketing, specifiche del prodotto e altro
Modello di appuntamento del team
Dopo aver presentato il progetto attraverso il modello di avvio del progetto, potresti voler implementare riunioni settimanali per registrare i progressi, affrontare gli ostacoli, incollare link importanti e altro ancora. Gli aggiornamenti settimanali (ad esempio attraverso il modello di appuntamento del team di Slack) mantengono i membri del team responsabili per il raggiungimento degli obiettivi del team e individuali, mentre i manager possono capire se e quando devono fornire assistenza. Ecco cosa può includere l'agenda per riunioni di aggiornamento settimanale:
- Panoramica del progresso del progetto
- Spazio per riflettere su cosa sta andando bene
- Un'intestazione per cosa non sta andando bene
- Un'intestazione che chiede dove il dipendente sta concentrando la maggior parte delle sue energie
- Un posto per spiegare i prossimi passaggi
Modello di brief del prodotto
I product manager possono utilizzare un modello di brief del prodotto per spiegare una nuova funzione o strumento alla dirigenza. Un brief del prodotto allinea tutti su cosa sia il prodotto, le sue capacità, le tempistiche dello sviluppo, il modo in cui il team misurerà il successo e le risorse di riferimento disponibili. Ecco cosa può includere un modello di esempio:
- Principali parti interessate
- Descrizione del prodotto
- Definizione del problema
- Caratteristiche principali
- Obiettivi
- Criteri di successo
- Rischi e sfide
- Risorse
- Note dalla riunione di avvio
Formato agenda: integrazioni di terze parti per completare il modello di agenda per riunioni
A differenza di un'agenda statica su un pezzo di carta, un modello dinamico ti permette di integrare strumenti di terze parti per eseguire azioni che consentono a te e al tuo team di risparmiare tempo e lavorare in modo più intelligente. Una delle funzionalità chiave delle integrazioni è che gli utenti possono completare azioni senza lasciare il modello.
Previeni errori di comunicazione riguardo l'agenda, risparmia tempo, evita confusione e permetti ai dipendenti di completare il loro lavoro più velocemente integrando con gli strumenti che già usi e ami. Ecco uno sguardo a come le integrazioni possono beneficiare il tuo team a livello pratico:
Aggiungi contesto all'agenda della riunione del team
Quanto sarebbe comodo per un team di vendite avere un unico posto dove ascoltare la registrazione di una presentazione commerciale efficace e fare domande, in quello stesso posto, prima di una riunione? Con l’integrazioneLoom di Slack, i leader delle vendite possono fare proprio questo.
Programma promemoria e organizza riunioni
Abbiamo tutti detto che avremmo programmato un promemoria o una riunione e poi ce ne siamo dimenticati. Un'applicazione calendario, come Google Calendar, ti consente di programmare promemoria e riunioni sul momento senza lasciare il modello. Non solo questo previene avvisi non programmati, ma programmare la prossima riunione mentre il pensiero è ancora fresco nella mente evita conflitti di programmazione pian piano che il calendario di tutti i partecipanti si riempie durante la settimana.
Assegna attività e visualizza i progressi aggiornati del progetto
L'integrazione con app di gestione dei progetti come Asana è utile perché puoi vedere i progressi di preparazione dei membri del team direttamente nel modello. Invece di dimenticarti di aggiornare i progressi in un secondo momento o di dover assegnare attività sia sulla bacheca del progetto che sul modello, puoi vedere e completare le azioni da un'unica visualizzazione.
Ottieni feedback durante o dopo la riunione
Uno strumento per moduli e sondaggi come Polly può rendere i meeting brevi più efficienti e veloci facendo sì che i team agili si controllino tramite moduli a risposta istantanea. Quando i manager vogliono fare una domanda durante la riunione, possono includere un semplice questionario e visualizzare i risultati immediatamente nel modello dell'agenda della riunione settimanale.
Modello di agenda per riunioni di Slack: risultati tangibili con riunioni produttive
Non c’è bisogno di cercare su Google “come scrivere un'agenda per riunioni”. La varietà di esempi e formati di agenda per riunioni di Slack può facilmente aiutarti a raggiungere l'allineamento del team. Aggiungi elementi all'agenda, prendi appunti, tagga membri del team, aggiungi un elenco attività del progetto, registra il punto della situazione e usa migliaia di integrazioni per una collaborazione efficiente, tutto dall'interno dell'ecosistema Slack. Per la massima collaborazione del team, considera di aggiungere l'agenda per riunioni di aggiornamento settimanale di Slack alle operazioni di lavoro del tuo team.
