Slack Einführung: Wie du in 7 Schritten starten kannst

Auch wenn die Zeit knapp ist: Slack Workflows, Channels und mehr kannst du in wenigen Schritten einführen und so die Zusammenarbeit gezielt verbessern. Dieser Leitfaden unterstützt dich dabei, den digitalen Workspace schnell und effektiv in deiner Organisation zu implementieren.

Tipp: Bevor du beginnst, solltest du einen Slack Channel (nenne ihn #proj-slack) mit diesen Personen erstellen, um das Projekt „Slack Einführung” zentral zu verwalten.

1. Gewähre allen Zugriff auf deinen digitalen Workspace

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle, die Slack benötigen, Zugriff darauf haben. Du kannst mit einer einzelnen Abteilung beginnen oder gleich das gesamte Unternehmen einbeziehen.

• Zunächst lädst du neue Mitglieder ein.
• Anschließend richtest du Einstellungen für einmaliges Anmelden und andere Settings für dein Team ein.
• Erstelle Benutzergruppen für die einzelnen Abteilungen, zum Beispiel @vertrieb-team oder @it-team.

2. Erstelle deine ersten Slack Channels und unterstütze deine Mitarbeitenden beim Einstieg

Gute Kommunikation bedeutet, dass alle Mitarbeiter:innen erfahren, dass du Slack einführen wirst und welche Vorteile dieser digitale Workspace bietet. So stellst du sicher, dass Mitarbeitende nicht nur wissen, wie sie mit Slack arbeiten, sondern auch damit arbeiten wollen.

Mit einem Channel zu Ankündigungen beginnen

• Du willst eine Ankündigung mit dem gesamten Unternehmen teilen? Dann benenne den Channel #allgemein zunächst in #ankündigungen-unternehmen um. Über diesen Channel gibst du wichtige Informationen an alle weiter.
• Wenn du in deinem neuen Ankündigungs-Channel eine Nachricht an @channel sendest, benachrichtigst du außerdem per E-Mail alle, die ihre Slack-Einladung noch nicht angenommen haben. Mit dem Tag @channel stellst du sicher, dass alle deine wichtigsten Nachrichten sehen – nutze diese Option jedoch sparsam, um dein Team nicht mit Benachrichtigungen zu überfluten!
• Du kannst festlegen, dass nur interne Kommunikationsteams und Führungskräfte wichtige Informationen im Channel #ankündigungen-unternehmen posten können.
• Sende die erste Nachricht im Channel #ankündigungen-unternehmen, am besten mit einer Mitteilung des Sponsors oder der Sponsorin aus deinem Projekt-Team. Hier ein Beispiel für eine Willkommensbotschaft, die du gern verwenden kannst:

Hallo @channel, ab heute ist Slack offiziell unser digitaler Workspace – willkommen!
Wir nutzen Slack, um die Zusammenarbeit in unserem Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Slack ist eine Plattform für zentrale Zusammenarbeit, auf der wir kommunizieren, Dateien teilen und unsere Projektmanagement-Tools integrieren können. Das erleichtert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, stärkt unsere Kultur und das Engagement im gesamten Team.

Hier einige Tipps für den Einstieg:

• Slack Channels sind wie digitale Räume, die Menschen aus verschiedenen Abteilungen, in Projekten und bei gemeinsamen Interessen zusammenbringen.
• Achtet im Channel #ankündigungen-unternehmen auf wichtige Mitteilungen.
• In relevanten #hilfe-Channels wie #hilfe-leute findet ihr Unterstützung rund um Slack.
• In #slack-tipps könnt ihr hilfreiche Tipps teilen.

Wir sehen uns im Channel! 👋

Bis alle bei Slack sind, ist es eine gute Idee, diese Mitteilung auch per E-Mail zu versenden. Du kannst auch einen Leitfaden teilen, damit Nutzer:innen wissen, wie sie sich anmelden und wo sie bei Problemen Hilfe erhalten. Zum Beispiel:

Tipps für die erfolgreiche Slack Einführung:

1. Lade die Slack Apps für Desktop und Mobilgeräte herunter.
2. Öffne die E-Mail von Slack oder den Leitfaden der IT, um weitere Informationen für die Anmeldung zu finden.
3. Schau dir die Slack Tutorials an.
4. Tritt Abteilungs-, Team- und Standort-Channels bei und suche dann nach weiteren Channels in Slack, die relevant für dich sind.

3. Erstelle Slack Channels für die Zusammenarbeit

Nutze, wenn möglich, Offene Channels anstelle von Direktnachrichten (DMs). In Offenen Channels haben alle Beteiligten Zugriff auf wichtige Informationen. Unterhaltungen im Team werden so zu kollektivem, jederzeit verfügbaren Wissen, damit alle aus dem Kontext früherer Entscheidungen lernen können.

4. Erstelle Slack Channels, um in Verbindung zu bleiben

5. Verbinde Slack mit deinen Lieblings-Tools

In Slack kannst du andere Projektmanagement-Tools direkt integrieren und sie so über eine zentrale Plattform nutzen – für eine effektivere Zusammenarbeit, weniger Ablenkung durch Benachrichtigungen und einen höheren Mehrwert aus deinen bestehenden Investitionen. Über das App-Verzeichnis kannst du deine Lieblings-Tools sowie viele weitere finden und herunterladen.

Du kannst beliebig viele Anwendungen integrieren und mit dieser Anleitung direkt damit loslegen:

• Integriere zunächst deine wichtigsten Produktivitäts-Tools für Dateien, Anrufe, E-Mail und Kalender, z. B. OneDrive, Zoom, Outlook und Gmail.

 

• Verbinde Slack im Anschluss mit den wichtigen Tools deiner Abteilungen, z. B. ServiceNow für IT, PagerDuty für Techniker:innen, Salesforce für den Vertrieb, Marketo für das Marketing-Team oder Envoy für das Büro-Management.

• Schaffe eine digital ausgerichtete Arbeitskultur, indem du Slack Workflows und Apps erstellst. Dafür gibt es mehrere Optionen:
  • Mit dem Slack Workflow-Builder kannst du Prozesse und Routineaufgaben automatisieren, und zwar auch ohne Programmierkenntnisse.
  • Wer über mehr technisches Hintergrundwissen verfügt, kann Apps und vieles mehr mit der API-Dokumentation erstellen.

6. Arbeite mit Kund:innen, Partner:innen und Auftragnehmer:innen in Slack Connect

Über Direktnachrichten (DMs) in Slack Connect kannst du direkt mit einer anderen Person außerhalb deines Unternehmens kommunizieren, ohne Slack jemals zu verlassen.

• Zeige deinem Team, wie sie sich mit externen Kolleg:innen in Slack vernetzen können und so Aufgaben schneller erledigen.
• Vernetze dich mit Partnerunternehmen und Auftraggeber:innen, indem du ihnen eine Einladung zu Slack Connect sendest.
• Berechtigte Personen können die Einstellungen und Berechtigungen für Slack Connect DMs einfach anpassen.

Ein Slack Connect Channel funktioniert genau wie ein normaler Slack Channel, kann jedoch bis zu 20 Organisationen miteinander verbinden. So kann ein Projekt-Team aus deinem Unternehmen mit einer Kundin oder einem Lieferanten im selben Channel kommunizieren.

• Sprich mit deinen Projekt-Teams, die eng mit externen Partnern zusammenarbeiten (zum Beispiel Vertrieb, Business Relations, Einkauf, Vendor Management, Vertragspartner:innen) und finde heraus, ob sie ihre Kommunikation per E-Mail zu Slack verlagern möchten.
• Du möchtest gerne mit anderen Unternehmen in Slack arbeiten? Sende ihnen eine Einladung zu einem Slack Connect Channel.

7. Weitere Tipps und bewährte Methoden für digitale Zusammenarbeit in Slack

Die oben genannten Schritte erleichtern die Slack Einführung und bilden eine wichtige Grundlage für effektive Zusammenarbeit und organisatorische Transparenz, egal, wann und von wo du arbeitest. Hier sind ein paar abschließende Tipps für den Start:

• Sende in Team-Channels tägliche Updates zu deinen aktuellen Aufgaben und ermutige Kolleg:innen, dasselbe zu tun. Mit dem Befehl /erinnern lassen sich Erinnerungen automatisch an alle senden, damit ihr daraus ein tägliches Ritual machen könnt – wie ein virtuelles Stand-up-Meeting
• Verwende Slack Calls und die Bildschirmfreigabe, um in einer kurzen Unterhaltung schnellere Ergebnisse zu erzielen. Oder verwende einen Befehl wie /zoom, um ein Meeting direkt aus Slack zu starten.
• Nutze bei großen Meetings einen Channel für Fragen und gegenseitigen Austausch, damit mehr Personen an der Unterhaltung teilnehmen können.
• Verwende den Workflow-Builder zum Erfassen von Team-Feedback.
• Installiere die Donut-App, damit sich Teammitglieder zum virtuellen „Kaffeeklatsch“ verabreden können.
• Erfahre im Future Forum, wie Unternehmen den digitalen Wandel vorantreiben und in der neuen Arbeitswelt erfolgreich bleiben können.

Zusätzliche Ressourcen für die Slack Einführung

• Dein Leitfaden für das Home-Office mit Slack
• Das Manager-Handbuch für das Home-Office
• Webinar: Erste Schritte in Slack
• 8 Apps für Slack, um im Home-Office auf Kurs zu bleiben
• 5 neue Slack Workflow-Builder-Vorlagen für Remote-Teams
• Ein Leitfaden für Slack Connect
• Erste Schritte mit Slack Connect
• 20 Slack-Tipps für einen besseren Arbeitsplatz