Prevenire la perdita di sapere: cinque consigli per conservare le conoscenze aziendali in Slack

Quando i dipendenti lasciano l’azienda, portano via qualcosa di inestimabile: la conoscenza. In molti ambienti di lavoro tradizionali, questo sapere istituzionale rischia di rimanere intrappolato in caselle di posta, MD privati e diversi strumenti. Di conseguenza, i nuovi assunti e i team esistenti faticano a recuperare informazioni che un tempo erano disponibili, rallentando il progresso.

Slack è molto più di un luogo dove si svolge il lavoro. È una piattaforma basata sull'IA che riunisce conversazioni, app, persone e agenti in un unico spazio e trasforma la conoscenza in una risorsa consultabile e condivisibile, consentendo ai team di continuare a progredire, anche dopo che qualcuno se ne va.

Continua a leggere per scoprire perché la conoscenza spesso sfugge e cinque modi per aiutarti non solo a conservarla in Slack, ma anche a utilizzarla per agire più velocemente.

Perché la conoscenza sfugge?

La maggior parte dei moderni metodi di lavoro non è progettata per preservare la conoscenza aziendale. Anche i team più performanti si trovano ad affrontare sfide note, come:

• Le decisioni chiave si perdono nei messaggi privati e nelle conversazioni in tempo reale
• Le competenze sono isolate in app e strumenti disconnessi
• Il contesto critico svanisce nei messaggi diretti e nelle conversazioni offline
• Gli strumenti da usare sono troppi, con poca visibilità
• Nessun approccio scalabile per acquisire e riutilizzare la conoscenza

Il costo è significativo. Le grandi aziende perdono decine di milioni di dollari all'anno a causa della perdita di conoscenza, e ancora di più quando i dipendenti chiave se ne vanno e non c'è un modo efficace per trasferire ciò che sanno. Secondo il Workforce Lab di Slack, in media i lavoratori trascorrono il 33% del loro tempo a cercare informazioni, il che causa ritardi decisionali e inefficienze.

Ma non deve andare per forza così.

Cinque modi per conservare la conoscenza in Slack

Slack è dove la conoscenza viene acquisita, condivisa e, cosa fondamentale, preservata, in modo che i team possano continuare a progredire anche dopo che qualcuno lascia l’organizzazione.

È più facile prevenire la perdita di conoscenza prima che qualcuno se ne vada. Queste semplici procedure consigliate in Slack possono fare una grande differenza:

1. Lavora “ad alta voce” privilegiando i canali, non i messaggi diretti

Mentre le informazioni scompaiono nei messaggi privati, i canali creano un archivio condiviso per i team. È quello che potremmo definire “lavorare ad alta voce”.

Che si tratti di lanciare una funzione, risolvere un problema di un cliente o prepararsi per una riunione del consiglio di amministrazione, lavorare in un canale garantisce a tutti l'accesso alle stesse conoscenze. La ricerca basata sull'IA analizza messaggi, file e conversazioni per far emergere immediatamente informazioni rilevanti, anche da progetti o discussioni precedenti, mentre suggerimenti intelligenti suggeriscono passi successivi, risorse o esperti in base al contesto. In questo modo, quando un dipendente se ne va, le conoscenze rimangono.

2. Porta in Slack tutte le persone con cui collabori

Il tuo team allargato include spesso collaboratori esterni, partner, fornitori e altri che contribuiscono al tuo lavoro. Se non sono su Slack, il contesto critico spesso finisce per essere sepolto in lunghe conversazioni via e-mail o perso in messaggi sporadici.

Con Slack Connect, puoi invitare collaboratori esterni nei canali condivisi in modo che tutti abbiano lo stesso contesto sui progetti. Non c'è bisogno di cambiare strumento o rintracciare aggiornamenti sparsi: si lavora tutti insieme in un unico posto. Tutte le persone coinvolte hanno accesso alle stesse informazioni, conversazioni e decisioni. Inoltre, si estendono le funzionalità dell'IA e di Agentforce alla forza lavoro esterna, permettendo loro di accedere rapidamente alle conoscenze rilevanti e contribuire in modo fluido ai team interni.

3. Acquisisci le conoscenze nel flusso di lavoro

Workflow Builder è più di uno strumento di automazione low-code: acquisisce automaticamente le informazioni importanti mentre il team lavora. E ora, grazie all’IA in Slack, ti basta digitare ciò di cui hai bisogno e verrà creato un workflow per te, liberando tempo prezioso per portare a termine più attività.

Pensa a Workflow Builder come all'assistente mnemonico del tuo team. Puoi creare workflow che richiedono automaticamente note di riepilogo del progetto dopo la chiusura di una trattativa, raccolgono feedback dopo il lancio di una campagna, attivano checklist di uscita e molto altro.

In particolare, Workflow Builder cattura le conoscenze direttamente all'interno del flusso di lavoro, evitando passaggi di documentazione separati e aumentando le probabilità che le informazioni importanti vengano davvero conservate.

4. Documenta istantaneamente le conoscenze con l'IA in Slack

Che succede quando una sessione di brainstorming in Slack si conclude, vengono prese decisioni e poi qualcuno chiede un aggiornamento? Improvvisamente ti ritrovi a dover analizzare i messaggi cercando di ricostruire cosa è realmente accaduto.

Disponibile a breve*, l'assistenza alla scrittura IA sarà integrata direttamente nei canvas. Da qualsiasi conversazione in Slack, l'IA può riassumere istantaneamente i punti chiave, estrarre le attività da fare e generare una prima bozza, senza più dover esaminare manualmente le discussioni delle conversazioni. Puoi adattare il tono da informale a formale, ristrutturare il contenuto o evidenziare i passi successivi. Se la sessione di pianificazione si svolge in un incontro, l'IA prenderà appunti per te, registrando le decisioni e creando una trascrizione completa in modo che tutti rimangano concentrati e allineati.

Il risultato? Le conoscenze del team non spariscono più nella cronologia delle chat o nelle riunioni. Ogni conversazione significativa diventa ricercabile e utilizzabile, che tu stia creando brief di progetto da sessioni di brainstorming o documenti di processo da discussioni nei canali.

5. Considera la barra di ricerca come il motore IA aziendale

Nell'ambiente di lavoro digitale moderno, le informazioni sono ovunque, ma trovarle può essere sorprendentemente difficile. La ricerca aziendale trasforma il modo in cui le organizzazioni gestiscono e conservano la conoscenza creando un'esperienza di ricerca unificata tra sistemi precedentemente disconnessi.

Quando i dipendenti possono trovare rapidamente le informazioni su piattaforme come Google Drive, Microsoft Teams e Confluence, dedicano meno tempo a cercare risposte e più tempo a mettere in pratica ciò che hanno trovato. Questo aumenta la produttività e cambia radicalmente il modo in cui la conoscenza istituzionale persiste all'interno delle organizzazioni.

Anche dopo un passaggio di ruolo o l'uscita dall'azienda, i contributi dei dipendenti rimangono reperibili. La ricerca aziendale preserva questa intelligenza collettiva rendendo conversazioni, decisioni e contesti storici accessibili ai membri attuali del team. Per i nuovi assunti, questo significa accesso immediato alla memoria organizzativa senza dover ripetere le stesse domande.

Connettendo i repository esterni con le comunicazioni interne, la ricerca aziendale crea un ecosistema di conoscenze completo che rispetta le autorizzazioni di sicurezza e i requisiti di conformità esistenti. Le organizzazioni che adottano una cultura “search-first”, che dà priorità alla ricerca, beneficiano di una circolazione più rapida delle informazioni e una riduzione della ridondanza nelle comunicazioni.

Il vero valore della ricerca aziendale va oltre la semplice praticità: trasforma informazioni sparse in una knowledge base organizzata e accessibile che cresce insieme all'organizzazione, garantendo che le conoscenze critiche non vengano mai perse e siano sempre disponibili.

Trasforma il lavoro quotidiano in una base di conoscenza collettiva

Quando le persone lasciano il team, le loro conoscenze non dovrebbero andare via con loro. Lavorando nei canali di Slack, si crea una cronologia duratura e consultabile del lavoro del team.

L’IA in Slack rende questa cronologia ancora più potente. Dalle risposte immediate all'organizzazione impeccabile delle informazioni, stiamo creando un ambiente più intelligente e produttivo per il tuo team.

Alcune funzioni IA sono incluse in tutti i piani a pagamento di Slack, ma per i team che desiderano fare ancora di più, ogni piano sblocca funzionalità IA avanzate, aiutando ad automatizzare il lavoro, prendere decisioni più rapide e aumentare la produttività in tutta l'organizzazione.

• Pro fornisce la prima esperienza con l'IA integrata di Slack, con funzioni di base per il riepilogo di canali, conversazioni e incontri, rendendo più facile mettersi in pari con le conversazioni.
• Stai usando Pro e vuoi ottenere di più? Business+ offre una gamma più ampia di strumenti IA, tra cui sintesi, traduzioni, generazione di workflow e ricerca basata sull'IA. Queste funzioni aiutano il team a ridurre il lavoro manuale e mantenere alta la concentrazione.
• Hai bisogno di estendere l'IA in tutta l’azienda? Enterprise+ offre l'esperienza IA completa di Slack. Include la ricerca aziendale, una gestione avanzata delle attività e controlli di sicurezza e governance di livello enterprise. È progettato per le organizzazioni che desiderano muoversi più velocemente, operare in modo sicuro su larga scala e integrare l'IA in ogni aspetto del lavoro dei team.

Che tu stia appena iniziando o voglia approfondire, esiste un piano Slack pensato su misura per il tuo team e per crescere con te.

*Le funzioni indicate come “Disponibile a breve” sono previste per il futuro e potrebbero essere rilasciate nel corso dell'anno. Tutte le date, le funzionalità e le caratteristiche di queste funzioni sono soggette a modifiche.