Modello per le riunioni Individuali

Non è un segreto che il dipendente aziendale medio teme le riunioni individuali, che si tratti di manager o dei loro sottoposti diretti. Tuttavia, quando fatte bene, le riunioni individuali possono trasformare il modo in cui lavora il tuo team. Un ottimo punto di partenza per migliorare il coaching dei dipendenti è utilizzare un modello per le riunioni individuali con un manager che delinei i passaggi chiave di una riunione pratica ed efficace.

I modelli del piano di coaching individuale per i dipendenti spesso non riescono a coinvolgere i membri del team a causa della mancanza di una struttura chiara, obiettivi e visibilità, oltre a un follow-up inconsistente (o inesistente). Il modo migliore per sfruttare un modello di coaching individuale è semplificando la comunicazione in un'area di lavoro centrale. 

Cos’è un modello per le riunioni individuali?

Un modello per le riunioni individuali è un luogo centrale dove i manager e i loro sottoposti diretti possono tenere traccia delle conversazioni individuali e delle comunicazioni sugli obiettivi condivisi. Idealmente, il modello è ospitato in un canvas dinamico, non in un semplice documento. Questo modello è più di un'agenda della riunione: è una risorsa disponibile dove i membri del team restano organizzati e allineati sugli obiettivi collettivi condividendo, monitorando e collaborando in un unico spazio.

Questi modelli per le riunioni rafforzano le relazioni dipendente-manager e promuovono il successo generale dell'organizzazione:

• Migliorando la comunicazione e il coinvolgimento del team
• Promuovendo la responsabilità e il monitoraggio dei progressi
• Ottimizzando la preparazione delle riunioni e il follow-up
• Allineando gli obiettivi del team con gli obiettivi organizzativi
• Promuovendo il miglioramento continuo e il feedback
• Aumentando la fidelizzazione e la soddisfazione dei dipendenti

Senza un modello per le riunioni individuali, i team spesso diventano disorganizzati, i loro sforzi sono sconnessi e creano ridondanze nella comunicazione che portano a sprechi di tempo e risorse. Ad esempio, senza un luogo centrale per le risorse delle riunioni individuali, il lavoro documentato nel software di gestione dei progetti del team non sarà collegato con gli obiettivi di sviluppo professionale individuale documentati in una piattaforma separata delle risorse umane. 

In questo caso, non ci vuole molto prima che il tuo dipendente provi frustrazione perché non riesce a vedere progressi chiari verso i propri obiettivi individuali nonostante le sue ottime prestazioni. In qualità di manager, potresti essere frustrato perché non lo vedi allineare il suo lavoro con i propri obiettivi. 

Tuttavia, puoi evitare questa frustrazione facilitando le riunioni individuali in un'area di lavoro centrale, dove puoi garantire una migliore visibilità e collegare chiaramente gli obiettivi organizzativi e le prestazioni agli obiettivi di sviluppo professionale.

Argomenti per il tuo modello per le riunioni individuali

Ci sono alcuni elementi chiave che dovresti includere nel tuo modello per le riunioni individuali per mantenere il tuo team coinvolto e allineato nei suoi sforzi. In generale, questi elementi rientrano in tre categorie:

• Risorse per lo sviluppo: condividi obiettivi, priorità e note
• Obiettivi e risultati chiave (OKR): allineati su ciò che è più importante e misura i tuoi progressi verso il successo
• Promemoria di preparazione per le riunioni: aiuta tutti ad arrivare preparati a ogni riunione con un elenco di argomenti di discussione chiave

Ognuna di queste categorie del modello per le riunioni individuali dovrebbe essere adattata alle esigenze specifiche tue e del tuo team. Tuttavia, alcuni elementi chiave che dovresti considerare di includere sono:

• Agenda delle riunioni e note, inclusi gli elementi d'azione in sospeso
• Piani di sviluppo professionale
• Obiettivi di carriera individuali
• Progressi trimestrali rispetto agli OKR
• Promemoria per le riunioni, inviati con un elenco di elementi d'azione prima di ogni riunione tramite un’automazione del workflow
• Report di stato
• Domande frequenti
• Messaggi individuali e cronologia dei file ricercabili

Insieme, questi elementi connettono i manager coi loro sottoposti diretti, facilitando la discussione, promuovendo la visibilità e costruendo fiducia in modo che i team possano lavorare in maniera più efficace. Qualunque cosa tu scelga di includere nel modello, è importante inserirla in un canvas del team dove le informazioni possano essere trovate con facilità e aggiornate in tempo reale.

Il potere trasformativo di un modello individuale è dato dall’equilibrio tra flessibilità e struttura, nel modo in cui lo si formatta. Un formato individuale troppo rigido non può soddisfare le esigenze uniche di ogni membro del team, mentre un formato meno strutturato non consente un meccanismo di supporto prevedibile. 

Tuttavia, quando bilanci perfettamente il tuo modello, trasformi le riunioni individuali da impegni di calendario che provocano ansia in sessioni di collaborazione strategica che sia i manager che i dipendenti non vedono l'ora di affrontare. 

I vantaggi di un modello per le riunioni individuali

Abbiamo parlato di alcuni dei vantaggi di un modello per le riunioni individuali efficace, ma diamo un'occhiata più da vicino a come può trasformare la tua organizzazione.

Trasforma il coaching dei dipendenti con riunioni individuali più semplici

Il modello per le riunioni individuali è progettato per semplificare il processo di coaching in tutta l’organizzazione. Questo modello offre un approccio semplice ma efficace per promuovere la crescita e lo sviluppo all'interno del team. Standardizzare il processo delle riunioni individuali assicura che ogni membro del team, indipendentemente dal ruolo o dal livello, riceva una guida coerente e mirata che favorisce la crescita personale e professionale, allineandosi agli obiettivi dell’azienda e migliorando la gestione e la pianificazione complessiva del team.

Favorisci un coaching efficace e ottieni risultati concreti con conversazioni aperte

Al centro di questo modello per le riunioni individuali c’è la creazione di uno spazio per conversazioni aperte e oneste. Tu e i tuoi sottoposti diretti avrete un canale privato, incoraggiando un dialogo costruttivo e rendendo più facile affrontare le sfide, celebrare i successi e discutere delle aspirazioni di carriera. La comunicazione aperta è cruciale per un coaching efficace e questo modello facilita un ambiente dove discussioni significative possono portare a intuizioni attuabili, relazioni più forti e prestazioni migliori.

Risorse condivise per un successo condiviso

Il modello include una funzione di risorse condivise, che consente lo scambio fluido di obiettivi, priorità e note. Questo repository centralizzato garantisce che entrambe le parti siano sulla stessa lunghezza d'onda e possano tenere traccia dei progressi nel tempo. Avendo tutte le informazioni pertinenti in un unico posto, la preparazione per ogni riunione individuale diventa più mirata e produttiva, aumentando il tempo disponibile per discutere di ciò che conta davvero, come i prossimi passi e gli elementi d'azione.

Controlli e responsabilità strutturati

Migliorando la funzionalità delle riunioni individuali, il modello di coaching individuali incorpora un framework OKR per aiutare a misurare e gestire il successo. Questo garantisce che ogni sessione sia orientata agli obiettivi e focalizzata sui risultati, con una responsabilità chiara e dei promemoria programmati per aiutare tutti a prepararsi in maniera efficace. Questo approccio strutturato non solo ottimizza il tempo trascorso in ogni riunione individuale, ma guida anche lo slancio e i risultati misurabili da una sessione all'altra, aiutando il tuo team e i dipendenti a rimanere allineati e in carreggiata per la crescita.

Integrazioni di terzi per completare il tuo modello per le riunioni individuali

Moltiplica l'impatto di questo modello integrandolo facilmente con le app che il tuo team sta già utilizzando. 

Gestisci il tuo calendario

Usa le integrazioni del calendario di Slack come Google Calendar e Calendly per prenotare facilmente una riunione, automatizzare i promemoria delle riunioni e persino unirti alla riunione direttamente in Slack con le integrazioni di Google Meet e Zoom. 

Aggiungi e tieni traccia delle attività

Il follow-up delle attività dei tuoi incontri individuali non è mai stato così facile, grazie alle integrazioni degli strumenti di gestione dei progetti che ti permettono di aggiungere, monitorare e creare report sulle attività direttamente in Slack. Ad esempio, puoi aggiungere una scheda attività a una bacheca di progetto in Asana o aggiornare lo stato di un'attività in Jira Cloud con un semplice tasto in Slack.

Link alla documentazione principale

Sono finiti i giorni in cui dovevi cercare tra wiki isolate per trovare la documentazione di cui avevi bisogno. Ora puoi collegare tutti i documenti più importanti per un riferimento rapido direttamente nel tuo canvas delle riunioni individuali. Le integrazioni di Slack con strumenti come Notion, Loom, e Google Drive rendono facile incorporare video con le istruzioni, aggiornare note e visualizzare rapidamente la documentazione, tutto dal tuo centro di controllo Slack.

Aumenta la collaborazione 

Hai bisogno di un supporto visivo per illustrare il tuo pensiero ma non ne puoi più di dover cambiare continuamente contesto? Nessun problema. Usa le integrazioni di Slack per fare brainstorming con Miro o condividere feedback di design in tempo reale con Figma, tutto dalla stessa finestra.

Tieni traccia delle prestazioni

Ottenere un report in tempo reale è a portata di clic: tieni traccia delle vendite trimestrali con Salesforce, ottieni informazioni sulle campagne di marketing con HubSpot, o valuta rapidamente i progressi dei dipendenti con Lattice. 

Modello per le riunioni individuali di Slack per i tutor: Una soluzione trasformativa

Il modello per le riunioni individuali di Slack è più di una guida, è una soluzione completa per trasformare lo sviluppo professionale nella tua organizzazione. Questo modello aiuterà i team a ottenere visibilità costante sugli obiettivi, collaborare in modo efficiente e stabilire una comunicazione trasparente riguardo a responsabilità e produttività.