Ajouter des étapes à un flux de travail

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
  • Tous les membres (par défaut)
  • Disponible avec les forfaits Standard, Plus et Enterprise Grid.

Les flux de travail sont des tâches ou processus automatisés à plusieurs étapes (sans compétence en codage requise) qui démarrent dans votre espace de travail Slack. Ils peuvent être exécutés directement depuis Slack ou liés à d’autres outils et services.

Après avoir terminé la configuration initiale de votre flux de travail, vous allez y ajouter des étapes et les personnaliser. Les étapes de votre flux de travail seront traitées dans l’ordre que vous souhaitez et peuvent servir à la collecte ou à l’envoi d’informations dans Slack, ou entre Slack et d’autres services.

Ce que vous allez apprendre


Vue d’ensemble des étapes de flux de travail

Les étapes sont constituées d’une série d’actions effectuées pour accomplir un flux de travail. Lors du démarrage de votre flux de travail, celui-ci présentera les étapes que vous avez ajoutées dans l’ordre spécifié. Il existe trois types d’étapes que vous pouvez ajouter aux flux de travail : les messages, les formulaires et les étapes issues d’applications installées dans votre espace de travail.

Étapes de type Message

Envoyez des messages dans le cadre de votre flux de travail pour transmettre des informations à la personne qui l’a initié ou à d’autres membres dans Slack qui ont besoin d’effectuer une action à partir d’informations soumises sur un flux de travail. Les étapes de type Message peuvent servir à envoyer des messages directs à certaines personnes ou à publier dans un canal ou un fil de discussion. Les messages du générateur de flux de travail prennent en charge la mise en forme des messages automatiques et les hyperliens.

Étapes de type Formulaire

Ajoutez des formulaires à votre flux de travail pour organiser et recueillir des informations. Les formulaires comprennent entre autres les espaces réservés aux réponses personnalisées et les invitations à choisir des options parmi une liste. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez choisir d’envoyer les réponses à un canal ou à une personne spécifique par message direct.

Remarque : les réponses contenues dans les formulaires ne peuvent pas être modifiées après leur soumission via le générateur de flux de travail.

Étapes d’applications

Certains développeurs de l’application Slack proposent des étapes de flux de travail personnalisées pour leurs applications. Les étapes d’applications sont uniques et vous permettent de lier un flux de travail dans Slack à d’autres services de façon spécifique. Pour utiliser les étapes d’une application dans le générateur de flux de travail, vous devez d’abord ajouter l’application à votre espace de travail, ce qui peut exiger l’approbation de l’administrateur. 

Lorsqu’une application est ajoutée à votre espace de travail, vous pouvez y lier votre compte pour effectuer des actions dans un autre service sans quitter Slack. Les étapes d’applications sont similaires : en ajoutant une étape issue d’une application à un flux de travail, vous pouvez envoyer des informations recueillies par celui-ci à un autre service ou extraire des informations de ce service vers Slack. Vous pouvez ensuite retrouver ces informations dans d’autres étapes de votre flux de travail, ou bien d’autres personnes peuvent s’en servir, sans que personne n’ait besoin de copier des informations entre les différents outils.

Gardez à l’esprit que les développeurs d’application décident de quelle façon les étapes de flux de travail fonctionnent pour leurs applications. Dans de nombreux cas, vous pouvez personnaliser les étapes d’applications après les avoir ajoutées à votre flux de travail, mais il est impossible de modifier l’expérience de base que l’étape est censée fournir.

Bibliothèque d’étapes de flux de travail

Lorsque vous serez prêt à ajouter des étapes à votre flux de travail, vous les trouverez dans la bibliothèque d’étapes du générateur de flux de travail, à partir de laquelle vous pourrez les ajouter. Vous pouvez rechercher des étapes spécifiques ou parcourir l’ensemble des étapes disponibles pour votre espace de travail.

Bibliothèque d’étapes du générateur de flux de travail montrant les étapes issues de Slack et d’autres applications

Pour consulter les étapes créées par Slack (comme les étapes de type Message et Formulaire), cliquez sur Conçu par Slack dans la colonne gauche. Cliquez sur le nom de votre organisation pour afficher l’ensemble des étapes disponibles pour les applications personnalisées conçues par les membres de votre espace de travail. Sélectionnez une application pour voir les étapes de flux de travail créées par le développeur de cette application. 

Remarque : si une application est installée dans votre espace de travail et qu’aucune de ses étapes ne s’affiche dans le générateur de flux de travail, il se peut que vous ayez besoin de réinstaller la version la plus récente ou d’en demander l’approbation.


Personnaliser des étapes à l’aide de boutons et variables

Lorsque vous ajoutez des étapes à un flux de travail, il se peut que vous souhaitiez retrouver des informations soumises à votre flux de travail (comme une réponse à l’une des questions d’un formulaire ou le nom de la personne qui a démarré le flux de travail). Vous pourriez également vouloir suspendre votre flux de travail au niveau d’une certaine étape pendant que son utilisateur effectue une action spécifique ou termine une tâche.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des boutons et variables pour personnaliser les étapes de votre flux de travail.

Boutons

Lorsque vous ajoutez un bouton à une étape de votre flux de travail, ce dernier ne démarrera qu’à compter du moment où un utilisateur cliquera sur ce bouton. Il n’est possible de cliquer qu’une seule fois par flux de travail sur les boutons. Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas les ajouter à des flux de travail que plusieurs personnes sont susceptibles d’utiliser (par exemple, un flux de travail avec date et heure programmées rappelant à une équipe de cinq personnes de partager leur mise à jour quotidienne sur l’avancement d’un projet).

Variables

Les variables vous permettent d’insérer les informations d’une étape de votre flux de travail dans une étape suivante et vous donnent ainsi encore plus de flexibilité pour personnaliser vos flux de travail et lier les informations entre plusieurs étapes. Les variables disponibles dépendront de la façon dont votre flux de travail démarre, des personnes qui interagissent avec les étapes à certains niveaux et des informations transmises vers le flux de travail (comme les réponses contenues dans un formulaire). Si vous utilisez des étapes d’applications, vous pouvez également vous servir de variables propres à ces étapes.


Exercice pratique de ce que vous venez d’apprendre

Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter des étapes à votre flux de travail et les personnaliser à l’aide de boutons et variables, si vous le souhaitez.

Étape 1 : ajouter des étapes à votre flux de travail

  1. Ouvrez votre flux de travail dans le générateur de flux de travail.
  2. Cliquez sur Ajouter une étape pour ouvrir la bibliothèque d’étapes.
  3. Recherchez l’étape que vous souhaitez ajouter ou sélectionnez l’option dans la colonne gauche pour choisir une étape issue soit de Slack, soit d’une autre application.
  4. Cliquez sur Ajouter à côté de l’étape que vous souhaitez utiliser.

Générateur de flux de travail dans Slack montrant un déclencheur sélectionné et un bouton pour ajouter des étapes


Étape 2 : personnaliser vos étapes

Ajoutez du texte et des boutons ou variables à des étapes de type Message, paramétrez des formulaires personnalisés et configurez des étapes d’applications si vous en utilisez.

Étapes de type Message

Étapes de type Formulaire

Étapes d’applications

Configuration de base pour les étapes

  1. En dessous de l’option Envoyer ce message à, choisissez un canal ou une personne à partir du menu déroulant.
  2. Ajoutez le contenu de votre message dans le champ Texte du message.
  3. Cliquez sur Enregistrer.


Ajouter des boutons ou variables

  • Cochez la case située à côté de l’option Inclure un bouton pour ajouter un bouton sur lequel les personnes qui utilisent votre flux de travail peuvent cliquer pour passer à l’étape suivante.
  • Cliquez sur Insérer une variable pour faire figurer une variable dans le texte de votre message. Les variables seront surlignées en bleu pour qu’elles soient faciles à distinguer des autres éléments de votre message.

Générateur de flux de travail dans Slack montrant une étape de type Message d’un flux de travail disposant d’une variable et d’un bouton

  1. Choisissez un canal ou une personne à partir du menu déroulant.
  2. Si vous le souhaitez, cliquez sur l’icône en forme de crayon  pour modifier le message et le texte du bouton qui s’afficheront avec votre formulaire. Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.
  3. Saisissez le titre du formulaire.
  4. Ajoutez une question à votre formulaire et choisissez son type à partir du menu déroulant. Cliquez sur Ajouter une question si vous souhaitez en ajouter une autre.
  5. Choisissez l’emplacement d’enregistrement des réponses apportées à votre formulaire.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Chaque étape de flux de travail d’une application est conçue de façon différente et propose ses propres options de personnalisation. Après avoir cliqué sur Ajouter pour utiliser une étape issue d’une application dans votre flux de travail, vous pouvez suivre les instructions de l’étape pour la personnaliser et y ajouter des variables parmi celles qui sont disponibles.

Conseil : vous pouvez utiliser les réponses apportées aux questions du formulaire en tant que variables dans toute étape de type Message que vous ajoutez à votre flux de travail après une étape de type Formulaire.


Prochaine étape : ajouter des collaborateurs à votre flux de travail

Maintenant que vous avez ajouté des étapes, il est temps d’intégrer d’autres membres de votre espace de travail en tant que collaborateurs de votre flux de travail. N’hésitez pas à ignorer cette étape si vous n’avez pas besoin d’ajouter de collaborateur et passez plutôt à la publication de votre flux de travail.