ここでは、Slack をカンファレンスやイベントの開催に活用するための企画面でのヒントやベストプラクティスをまとめています。

利点 ✨

• ニュースや最新情報、ポリシーを共有するために、一元化された場所を作成できる
• カンファレンス開催中、質問に回答して参加者の反応を確認できる
• イベント前後に議論の機会が生まれ、つながりを深めることができる
  
  

留意点

Slack を利用するかどうか判断する際、以下の点も考慮してください。

🤖 まずは打ち合わせから

カンファレンス主催者やボランティアのためのワークスペースの作成と運用開始には時間と計画が必要です。ワークスペース設定の Tip を参考にしてみましょう。

📧 メールアドレスはほかの参加者にも表示される場合がある

デフォルトの設定では、メンバーのメールアドレスが Slack プロフィールに表示されます。そのため、参加者に一般に公開されても問題のないメールアドレスを利用して登録するよう伝えてください。または、メンバーのメールアドレスを非表示に設定することもできます。 

🛠 コミュニティを軌道に乗せる

新しいワークスペースを軌道に乗せるには、ガイダンスが必要です。メンバーが安心して楽しく利用できるよう、行動規範の作成を検討してみてください。 

 

ワークスペースを設定する

まずは、カンファレンス用のワークスペースを作成します。そのうえで、以下の手順を実行するようお勧めします。

• ワークスペースの管理者を選択する
  カンファレンスの担当者をワークスペースの管理者に昇格させ、ワークスペースの管理を手伝ってもらいましょう。
• 参加希望者から Slack アカウント作成のリクエストを募る
  参加者がワークスペースへの招待をリクエストできるよう、フォームを作成しておきます（Typeform、Wufoo、Google Docs などのサービスを利用するとよいでしょう）。 一度に大量の招待を送信する前に、まず数名の参加希望者に招待を送信し、承諾されるかどうかを確認しましょう。
• お知らせ用の専用チャンネルを作成する
  ワークスペースのオーナーと管理者のみが投稿できるように、#general チャンネルを設定します。チャンネル名は #お知らせなどに変更できます。
• お知らせ設定を調整する
  @channel、@here、@everyone を使用できるメンバーは、ワークスペースのオーナーと管理者のみに限定することをお勧めします。これにより、不要な情報を削減できます。

Tip :  共有したいニュースがある時は、ワークスペースの管理者は #お知らせチャンネルで @everyone を使用してすべての参加者に告知できます。

 

前もって計画する

カンファレンス専用の Slack ワークスペースの運用期間は少なくとも 3 か月間と想定することをお勧めします。

⏳ 1 か月前

この期間に参加者は、自己紹介をしたり、事前にプランを立てたりできます。

🗓 カンファレンスの開催中

イベント開催中は Slack を中心にコミュニケーションできます。参加者は、Slack で最終的な計画を立て、議論を続けることができます。チャンネルをモニタリングし、質問に回答しながら問題がないかどうかを常にチェックします。

⌛️ 1 か月後

参加者は、ほかの参加者と学んだ知識を共有し、引き続きやり取りできます。

 

便利なチャンネルから始める

ワークスペースの設定から、メンバーが自分でチャンネルを作成できるよう設定可能です（必要に応じてチャンネルのアーカイブや削除もできる）。 チャンネルは主催者の作成したものに限定し、不要な情報を減らしましょう。

注意 : 重要なチャンネルはデフォルトのチャンネルリストに追加しておきましょう。それらのチャンネルに新しいメンバーは自動的に追加されます。

推奨チャンネル

#自己紹介
参加者が簡単な自己紹介を投稿できる専用チャンネルを作成します。自己紹介の例をチャンネルにピン留めしておけば、参加者の参考になります。

#行動規範
カンファレンス中や Slack 上で守ってもらいたい行動やコミュニケーションのマナーおよびルールを共有します。問題が発生した場合の連絡先といった連絡事項もピン留めしておきます。

#slack-tips
#slack-tips チャンネルも追加して、参加者から Slack 活用のベストプラクティスを共有してもらいましょう！

 

参考になったでしょうか？カンファレンスの成功をお祈りしています！