Проведение конференций в Slack

Мы подготовили ряд советов по планированию, чтобы вы могли использовать Slack для проведения конференций и других мероприятий.

Преимущества ✨

  • Централизованное пространство для обмена новостями, обновлениями и правилами
  • Ответы на вопросы и регистрация присутствующих на протяжении всей конференции
  • Возможность обсуждения и общения до начала и после завершения мероприятия

Важные особенности

Прежде чем использовать Slack, учтите следующее.

🤖 Нужна подготовка

Создание рабочего пространства для организаторов и волонтеров конференции требует времени и планирования. Ниже приведены советы по настройке рабочего пространства.

📧 Адреса электронной почты видны всем

По умолчанию адреса электронной почты участников отображаются в их профилях Slack. Попросите присутствующих использовать адрес электронной почты, который им комфортно сделать общедоступным. Или можно скрыть адреса электронной почты участников.

🛠 Для создания сообщества придется потрудиться

Чтобы новое рабочее пространство функционировало успешно, нужны инструкции и рекомендации. Задумайтесь о разработке правил поведения, чтобы участникам было комфортно и безопасно в рабочем пространстве. 

 

Настройка рабочего пространства

Прежде всего нужно создать рабочее пространство для конференции. Затем выполните следующие действия.

  • Выберите администраторов рабочего пространства.
    Повысьте организаторов конференции до администраторов рабочего пространства. Это облегчит им управление рабочим пространством.
  • Разрешите заинтересованным участникам запрашивать аккаунты в Slack.
    Разработайте для участников форму запроса приглашения в ваше рабочее пространство. Для управления этим процессом можно использовать такие сервисы, как Typeform, Wufoo или Google Документы. Убедитесь, что часть приглашений уже принята, прежде чем рассылать новые.
  • Создайте специальный канал для объявлений.
    Настройте канал #общий так, чтобы размещать публикации в нем могли только владельцы и администраторы рабочего пространства. Можно переименовать канал, например в #объявления.
  • Настройте параметры объявлений.
    Рекомендуется установить ограничения, чтобы упоминания @канал, @здесь и @все могли использовать только владельцы и администраторы рабочего пространства. Это поможет снизить уровень информационного шума для участников.

Совет. Хотите поделиться новостями? Администраторы рабочего пространства могут использовать упоминание @все в канале #объявления, чтобы уведомить всех участников об обновлениях.

 

Планируйте заранее

Рекомендуется использовать рабочее пространство конференции не менее 3 месяцев.

⏳ За месяц до начала

Участники могут рассказать о себе и заранее спланировать свои действия.

🗓 В ходе конференции

На протяжении мероприятия Slack может выступать в качестве контактного центра. Участники могут вносить срочные поправки в свои планы и продолжать обсуждение. Вы можете отслеживать общение в каналах, чтобы отвечать на вопросы и выявлять проблемы.

⌛️ В течение месяца после окончания

Участники могут продолжать обмениваться полученной информацией и обсуждать ее с коллегами.

 

Полезные каналы для начала

В разделе Настройки можно разрешить участникам создавать собственные каналы. При необходимости каналы можно отправлять в архив или удалять. Чтобы уменьшить информационный шум, оставьте только каналы, созданные организаторами.

Примечание. Добавьте наиболее важные каналы в список по умолчанию. Новые участники будут присоединяться к этим каналам автоматически.

Рекомендуемые каналы

#знакомство
Создайте специальный канал, где участники смогут вкратце рассказать о себе. Закрепите в канале образец для остальных пользователей.

#кодекс-поведения
Установите правила взаимодействия пользователей в ходе конференции и в Slack. Закрепите правила и укажите, кому отправлять личные сообщения по любым вопросам и проблемам.

#slack-советы
Добавьте канал #slack-советы, в котором пользователи смогут обмениваться рекомендациями по использованию Slack.

 

Удачи и успешного планирования!