Nous avons rassemblé des conseils et bonnes pratiques pour vous aider à organiser votre conférence ou votre événement avec Slack.

Avantages ✨

• Créer un espace centralisé pour partager des informations, des mises à jour et des politiques d’entreprise
• Répondre aux questions et faire le point avec les participants tout au long de la conférence
• Poursuivre les discussions et permettre de communiquer avant et après l’événement.
  
  

Ce dont il faut tenir compte

Prenez bien en considération les informations suivantes avant de décider d’utiliser Slack :

🤖 Une organisation rigoureuse

Créer un espace de travail pour les bénévoles et les organisateurs de la conférence demande du temps et de l’organisation. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour vous aider à mettre en place votre espace de travail.

📧 Visibilité des adresses e-mail

Par défaut, les adresses e-mail des membres sont affichées sur leur profil Slack. Demandez aux participants d’utiliser une adresse e-mail qu’ils sont prêts à partager dans un environnement public. Si vous préférez, vous pouvez aussi masquer les adresses e-mail des membres. 

🛠 Des besoins de supervision

Pour démarrer, il est utile de donner des repères sur les nouveaux espaces de travail. Rédiger un Code de conduite peut mettre les membres en confiance et à l’aise. 

 

Mettre en place votre espace de travail

Tout d’abord, vous devrez créer un espace de travail pour votre conférence. Ensuite, envisagez de suivre les étapes suivantes :

• Choisir les administrateurs de votre espace de travail
  Attribuer au personnel de conférence le rôle d’administrateur de l’espace de travail pour lui permettre de vous aider à gérer votre espace de travail.
• Permettre aux participants intéressés de demander un compte Slack
  Créez un formulaire pour que les participants puissent demander des invitations à votre espace de travail. (Vous pouvez utiliser un service tel que Typeform, Wufoo ou Google Docs pour gérer les demandes.) Assurez-vous que certaines des invitations ont été acceptées avant d’en envoyer de nouvelles.
• Créer un canal dédié aux annonces.
  Configurez votre canal #général de manière à ce que seuls les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail puissent publier. Vous pouvez renommer le canal en #annonces par exemple.
• Ajustez les paramètres de votre annonce
  Nous vous suggérons de limiter l’utilisation de @canal, @ici et @tous aux propriétaires et aux administrateurs de l’espace de travail. Afin de réduire le niveau de bruit pour les participants.

Conseil : vous avez une nouvelle à annoncer ? Les administrateurs de l’espace de travail peuvent utiliser @tous sur le canal #annonces pour envoyer des notifications à tous les participants.

 

Préparez le changement :

Nous vous suggérons de maintenir l’espace de travail de votre conférence pendant au moins 3 mois :

⏳Un mois avant

Les participants ont l’occasion de faire connaissance, et ils peuvent commencer à s’organiser en vue de l’événement.

🗓 Au cours de la conférence

Slack peut servir de plateforme de communication pendant toute la durée de l’événement. Les participants peuvent prendre des initiatives de dernière minute et poursuivre des discussions. Il est conseillé de surveiller les canaux afin de répondre aux questions et de traiter tout problème qui pourrait survenir.

⌛️Un mois après

Les participants peuvent continuer à échanger des idées sur les enseignements tirés de votre événement et poursuivre les conversations avec leurs homologues.

 

Démarrez à l’aide des canaux suggérés

Dans vos Paramètres, vous pouvez autoriser les membres à créer leurs propres canaux. (Notez que vous pourrez supprimer ou archiver les canaux en fonction des besoins.) Pour éviter tout risque de confusion, vous pouvez aussi décider que les seuls canaux présents dans l’espace de travail seront ceux créés par les organisateurs.

Remarque : ajoutez à votre liste des canaux par défaut les canaux qui vous semblent essentiels. Les nouveaux membres les rejoindront automatiquement.

Canaux suggérés

#intro
Créez un canal dédié pour que les participants puissent partager une courte biographie. Épinglez un exemple sur le canal pour que d’autres personnes puissent faire de même.

#codedeconduite
Définissez des normes d’interaction entre les membres de votre équipe, que ce soit lors de la conférence ou sur Slack. Épinglez des lignes directrices et indiquez à qui se référer par message direct si besoin.

#conseils-slack
Ajoutez un canal #conseils-slack dédié au partage des bonnes pratiques pour l’utilisation de Slack.

 

Bonne chance et bonne planification !