Produktivität

Gymshark verabschiedet sich von E-Mails und setzt komplett auf Slack

Erfahre, wie dieses 1-Milliarde-Pfund-Unternehmen Slack nutzt, um seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren und ihre Produktivität zu fördern – egal, ob sie von zu Hause aus oder im Büro arbeiten.

Autor: Aoife Rogers18. Januar 2021

Die Fitnessmarke Gymshark hat es weit gebracht, seit Ben Francis sie als Teenager in der Garage seiner Eltern gründete. Das britische Unternehmen, das schon früh auf Influencer-Marketing setzte, hat in den sozialen Medien mittlerweile 12 Millionen Follower und die Kundinnen und Kunden sind verrückt nach seiner hochwertigen, Instagram-tauglichen Sportbekleidung. Das Erfolgsrezept für die außerordentliche Erfolgsgeschichte ist Teamwork – und genau aus diesem Grund hat Gymshark beschlossen, Slack zu nutzen, damit sich seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Mithilfe von Slack hat Gymshark die Kommunikation von separaten Posteingängen komplett in Channels verschoben, damit alle leichter die Informationen finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Niemand verschwendet heute mehr Zeit mit dem Durchsuchen von E-Mails nach den neuesten Dateien; in Slack sind die aktuellsten Informationen immer zur Hand. Und da das Unternehmen die Apps, die seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich nutzen, in Slack integriert hat, verbringen die Projekt-Teams weniger Zeit damit, zwischen Tabs hin- und herzuwechseln, und sind einfach produktiver.

Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, wie Gymshark Slack für seine über 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter implementiert hat. Von der Einrichtung eines unternehmensweiten Ticket-Systems bis hin zum Hosting einer Corona-konformen Produkteinführung ist Slack zum zentralen Ort geworden, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gymshark ihre tägliche Arbeit erledigen.

Eine neue Art der Unterhaltung mittels Slack-Channels

Bereits im Jahr 2017 hatte Gymshark die Zeichen der Zeit erkannt: E-Mails waren out und Instant Messaging war in. Aus Frust über unübersichtliche E-Mail-Threads nutzten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits iMessage und WhatsApp, um schneller zu kommunizieren. Doch obwohl Instant Messaging die Erreichbarkeit aller verbesserte, wurden nicht immer alle mit einbezogen. Durch die Nutzung von Slack konnte Gymshark den Informationsfluss demokratisieren, da Diskussionen nun an einem zentralen Ort ‒ den Channels ‒ geführt werden, wo alle Team-Mitglieder sie sehen, sich einbringen und sie in ihre Arbeit einbeziehen können.

„Wir haben uns auch andere Tools angesehen, aber die hatten nicht die Funktionen, die wir brauchen, und außerdem konnten wir keine Channels und Gruppen erstellen. Slack hat alles, was wir benötigen, und das Tool ist unsere intuitivste Plattform“, erzählt Richard Boon, Tech-Support Manager bei Gymshark.

Zuerst hat Gymshark Slack durch sein IT-Team testen lassen. Das IT-Team richtete einige erste Channels ein, die allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugang zu wichtigen Unterhaltungen rund um wichtige Projekte gaben. So war eine effektive, transparente Zusammenarbeit möglich, und alle Team-Mitglieder wurden eingebunden. 

Da nun alle relevanten Informationen für jedes Projekt in einem eigenen, separaten Channel enthalten waren, konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel effizienter zusammenarbeiten. Da dass alle auf dem gleichen Stand und aufeinander abgestimmt waren, treffen sie schnellere Entscheidungen, arbeiteten strategischer und schließen Projekte in Rekordzeit ab. Da die Vorteile deutlich überwogen, wurde Slack innerhalb weniger Wochen im gesamten Unternehmen eingeführt.

Inzwischen erhalten alle Gymshark-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter Slack standardmäßig, und 95 % der gesamten Kommunikation werden über die Kollaborationsplattform abgewickelt. Der #gymshark-Channel ist die Anlaufstelle für Unternehmensnachrichten und -Updates, während der Channel #refuel (#energietanken) über die Tagesgerichte in der Kantine informiert. Zudem können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Channel #liftingclub (#muckibude) vorbeischauen, um über Zoom an einer Workout-Session teilzunehmen.

Interne E-Mails sind komplett überflüssig geworden. Stattdessen vernetzen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gymshark über eine Vielzahl von Abteilungs- und Gruppen-Channels und nutzen Direktnachrichten, wenn sie ein Einzelgespräch führen müssen.

 

Richard Boon, Tech-Support Manager bei Gymshark

„Slack ist für unser Unternehmen unverzichtbar geworden. Ohne Slack wären wir wieder bei E-Mails und Instant Messaging angelangt, was ein massiver Rückschritt wäre.“

Richard BoonTech-Support Manager, Gymshark

 

Integrationen zur Erleichterung des Arbeitsalltags

Gymshark hat seine meistgenutzten Apps in Slack-Channels integriert, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr ständig zwischen verschiedenen Apps und Tools hin- und herwechseln müssen. Neben bekannten Apps wie Zoom und Outlook wurde für die Anmeldung von Besucherinnen und Besuchern Welkio hinzugefügt. Polly wird verwendet, um über Slack Mitarbeiterumfragen zu versenden.  

Mit der Welkio-Integration checken Gäste am Empfang über ein Tablet ein. Die Person, die sie dort treffen wollen, erhält dann eine Slack-Benachrichtigung, die sie darüber informiert, dass ihr Gast angekommen ist, sowie ein Foto, um doppelt sicherzugehen, dass es sich auch wirklich um die erwartete Person handelt. Polly hat sich als besonders nützlich bei der Umsetzung der Corona-Schutzmaßnahmen von Gymshark erwiesen. Ohne Slack verlassen zu müssen, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gymshark beispielsweise sofort ein Zeitfenster für die Kantine buchen und so sicherstellen, dass alle genug Platz haben und der Abstand von zwei Metern eingehalten wird.

Boon, der zum Infrastruktur- und Sicherheits-Team gehört, war besonders von der atSpoke-Integration beeindruckt, mit deren Hilfe er ein neues Ticketing-System für die IT-Abteilung erstellt hat. Vor Corona haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Direktnachrichten verwendet, um den technischen Support zu kontaktieren. Das Problem war, dass sie nicht immer wussten, wer am besten in der Lage war, ihre Anfrage zu beantworten, was in der Vergangenheit zu Verzögerungen geführt hatte, wenn Direktnachrichten an die falsche Person gesendet und nicht gleich weitergeleitet wurden.

Außerdem konnte das IT-Team nicht sehen, welche Anfragen gesendet worden waren und wie der Status lautet. Niemand konnte einfach eingreifen und ein auftretendes Problem lösen und außerdem wurden die gleichen Fragen oft mehrfach gestellt. 

„Mir ging es vor allem darum, die Kommunikation mit dem Tech-Support zu verbessern. Ich wollte sie perfektionieren: Es sollte keine Wartezeiten mehr geben, sondern nur noch schnelle, direkte Antworten.“

Mittlerweile übermitteln Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre technischen Anfragen über die atSpoke-App in Slack, und häufige Anfragen lösen eine sofortige automatische Antwort aus. Dadurch hat das Tech-Team mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten schneller Antworten. Das ist eine glatte Win-win-Situation!

Komplexere Tickets werden automatisch an die Person weitergeleitet, die am besten in der Lage ist, sie zu lösen. Updates und Lösungen werden in einem Offenen Slack-Thread geteilt, was die Verantwortlichkeit und schnellere Antworten fördert.

„Früher hat das Problem darin bestanden, dass wir all diese wichtigen Informationen über Slack-DMs erfasst haben, aber wir haben nichts damit gemacht. Durch die atSpoke-Integration können nun alle im Unternehmen einfach in den von uns beantworteten Threads nachsehen, ob es für ihre Fragen bereits eine Lösung gibt.“

Als Boon sah, wie sich die Reaktionszeiten verkürzten und wie Produktivität und Effizienz stiegen, weitete er den Einsatz auf die Finanz-, Rechts-, Produkt- und Mitarbeiter-Teams aus. Tickets zu allen Themen – von Fragen zur Gehaltsabrechnung bis hin zu Rechtsfragen – werden so nicht nur an die richtige Person in der richtigen Abteilung weitergeleitet, sondern auch schnell und vollständig bearbeitet.

„Dank der Slack-Integrationen haben wir alles, was wir benötigen, sofort zur Hand, und das hat die Reaktionszeiten, die Produktivität und die Effizienz massiv verbessert.“

Richard BoonTech-Support Manager, Gymshark
Personal in der Gymshark-Zentrale

 

Die Umstellung auf virtuelle Meetings und Produkteinführungen mithilfe von Slack

Als die Coronapandemie begann, hat Slack Gymshark die Umstellung auf Remote-Work wesentlich erleichtert, so Boon.

„Wir haben Slack zu dem Zeitpunkt zum Glück bereits genutzt. Unternehmen, bei denen das nicht der Fall war, sind in Panik geraten, weil sie sich auf E-Mails und Telefonate verlassen mussten. Ein wirklich vernetztes Arbeitsumfeld zu schaffen, ist so nahezu unmöglich.“

Natürlich musste auch Gymshark seine Arbeitsprozesse drastisch ändern, und die Zoom-Integration von Slack wurde beispielsweise zu einem wichtigen Teil der neuen Arbeitswelt. 

„Wir können jetzt von einer Unterhaltung in einem Slack-Channel aus einfach „/zoom“ eingeben und schnell einen Zoom-Anruf starten, um ein Problem zu beheben. Das erspart uns den langwierigen Prozess, Zoom zu öffnen, einen Chat zu starten und dann den Einladungs-Button zu suchen. Alles geht jetzt viel schneller.“

Gymshark präsentiert seine neuen Produktlinien in der Regel in einer internen Modenschau, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Themenschwerpunkte der bevorstehenden Saison informiert sind. Die Modenschau ist für das Produkt-Team ein sehr wichtiges Ereignis, da es die Einzelheiten seiner zukünftigen Aufgaben kennen muss. Im Jahr 2020 gab es keine Möglichkeit, die Show als Präsenzveranstaltung durchzuführen, daher musste Gymshark eine Möglichkeit finden, die Show als Remote-Event zu veranstalten. 

„Mithilfe der Zoom-Integration konnten wir ein Projekt-Team aus über 100 Personen ‒ einige in unseren Büros, aber die meisten zuhause ‒ für eine virtuelle Präsentation unserer geplanten Produkte versammeln.“ 

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten bei dem virtuellen Event die Produkte aus nächster Nähe betrachten, Fragen stellen und Meinungen abgeben, genau wie bei einer regulären Live-Modenschau.  Anschließend wurde das Video im #gymshark-Channel geteilt, damit sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein detailliertes Bild der bevorstehenden Kollektion machen konnten. 

Dieses Beispiel verdeutlicht das Streben des Unternehmens nach Transparenz ‒ es möchte, dass seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die ersten sind, die sehen, was in Zukunft ansteht. Außerdem bietet es eine offene Plattform für Diskussionen und Feedback, was das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Vernetzung zwischen den Abteilungen stärkt.

Slack als elementarer Teil des Unternehmenserfolgs

Der Wert von Gymshark wurde erst kürzlich auf über 1 Milliarde Pfund geschätzt, und er steigt unaufhaltsam. Das Unternehmen will sich mit den größten Fitnessmarken der Welt messen und wird Slack auf dem Weg dahin noch stärker nutzen. Die Fitnessmarke hat bereits mit der Nutzung von Slack Connect begonnen, wodurch die Channel-basierte Kollaboration auch mit Personen außerhalb des Unternehmens fortgeführt werden kann. Slack Connect gewährleistet eine sichere Zusammenarbeit mit allen externen Partnern – von Lieferanten und Kunden bis hin zu Kreativagenturen und strategischen Partnern –, ohne dass der eigene Slack-Workspace verlassen werden muss.

In den letzten drei Jahren hat sich Slack zu einem festen Teil der Arbeitsprozesse von Gymshark entwickelt. Slack ist aus keiner Abteilung des Unternehmens mehr wegzudenken und erleichtert die strategische Kommunikation, die für dieses ambitionierte Unternehmen unerlässlich ist. Boon geht davon aus, dass die Partnerschaft so erfolgreich ist, weil Slack so viele Möglichkeiten bietet, aber auch, weil es gleichzeitig so benutzerfreundlich ist. „Es kommt sehr, sehr selten vor, dass es eine Plattform gibt, die so gut funktioniert wie Slack.“

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