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Gymshark abandonne les e-mails et mise sur Slack

« Slack est aujourd’hui incontournable dans notre entreprise. Sans cet outil, on continuerait à échanger des e-mails et des messages instantanés, ce qui serait une terrible régression. »

Richard BoonResponsable du support technique, Gymshark

La marque de fitness Gymshark a beaucoup progressé depuis les premières installations de Ben Francis dans le garage de ses parents. Adepte du marketing d’influence depuis le début, l’entreprise basée au Royaume-Uni est suivie aujourd’hui par 12 millions de personnes sur les réseaux sociaux. Ses clients raffolent de ses vêtements de sport instagrammables et ultra performants. Ce succès remarquable est le fruit d’un solide travail d’équipe. C’est la raison pour laquelle Gymshark a choisi Slack : l’outil permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches importantes.

Gymshark a ainsi transféré ses communications des boîtes mails cloisonnées aux canaux Slack, ce qui permet aux collaborateurs de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin pour avancer dans leur travail. Fini le temps perdu à fouiller les e-mails à la recherche des derniers fichiers. Les informations les plus récentes sont à portée de main. De plus, puisque l’entreprise a intégré à Slack les applications que ses collaborateurs utilisent quotidiennement, les équipes perdent moins de temps à passer d’un outil à l’autre et gagnent en productivité.

Voici comment Gymshark a déployé Slack pour ses 500 collaborateurs. Slack est devenu le lieu de travail central de Gymshark, que ce soit pour créer un système de billetterie à l’échelle de l’entreprise ou organiser le lancement d’un produit respectant les restrictions sanitaires.

Faire évoluer la conversation avec les canaux Slack

Dès 2017, Gymshark s’est rendu à l’évidence : les e-mails sont dépassés et sont remplacés par les messageries instantanées. Agacés par les fils d’e-mails interminables, les salariés utilisaient déjà iMessage et WhatsApp pour communiquer plus rapidement. Néanmoins, même si la messagerie instantanée facilitait les échanges, certaines personnes étaient mises à l’écart. Avec Slack, Gymshark a pu démocratiser le flux d’informations en centralisant les discussions dans les canaux, où tous les membres de l’équipe peuvent les consulter et en profiter.

« Nous avons essayé d’autres outils, mais aucun n’avait les fonctionnalités dont on avait besoin et on ne pouvait pas créer de canaux ni de groupes. Slack, en revanche, proposait cette option. C’est la plateforme la plus intuitive que nous utilisons », explique Richard Boon, responsable du support technique chez Gymshark.

Pour commencer, l’équipe technique de Gymshark a essayé Slack. L’équipe a configuré les premiers canaux en permettant à tous les membres d’accéder aux conversations essentielles en cours autour d’importants projets. Ces canaux ont permis une véritable collaboration ouverte et garanti que personne n’était mis de côté. 

Une fois que toutes les informations utiles pour chaque projet étaient répertoriées dans le bon canal, toutes les conditions étaient réunies pour gagner en efficacité. Forts de nouvelles idées, les collaborateurs pouvaient prendre des décisions plus vite, travailler de manière plus stratégique et clôturer les projets en un temps record. Autant de points positifs majeurs dont il fallait faire profiter les autres services. C’est ainsi que Slack a été déployé dans toute l’entreprise en quelques semaines.

Aujourd’hui, tous les salariés de Gymshark utilisent Slack comme outil principal,. C’est là que se déroulent 95 % des conversations. Les nouvelles et les mises à jour de l’entreprise se trouvent sur le canal #gymshark, et le menu du jour de la cafétéria dans le canal #refuel. Le personnel peut même faire un tour dans le canal #liftingclub pour suivre une séance de sport sur Zoom.

Les e-mails internes sont devenus inutiles. Dorénavant, les salariés de Gymshark se connectent à un ensemble de canaux de services et de groupes, et ils utilisent les messages directs lorsqu’ils ont besoin d’avoir une conversation privée.

 

Richard Boon, responsable du support technique chez Gymshark

« Slack est aujourd’hui incontournable dans notre entreprise. Sans cet outil, on continuerait à échanger des e-mails et des messages instantanés, ce qui serait une terrible régression. »

Richard BoonResponsable du support technique, Gymshark

 

Les intégrations qui améliorent la vie professionnelle  

Gymshark a intégré ses applications les plus utilisées dans des canaux Slack. Il n’est donc plus nécessaire de passer constamment d’un outil à l’autre. En plus des applications Zoom et Outlook, déjà bien connues, l’application Welkio, pour les inscriptions des visiteurs, a été ajoutée et Polly est utilisée pour envoyer des sondages aux salariés.  

Avec l’intégration de Welkio, les invités s’enregistrent sur une tablette à la réception. La personne qu’ils doivent rencontrer reçoit une notification Slack qui l’informe de l’arrivée de ses visiteurs, ainsi qu’une photo pour qu’elle soit sûre de les reconnaître. Polly a été particulièrement utile pour préparer les mesures de protection de Gymshark contre le Covid-19. Toujours sur Slack, les employés de Gymshark peuvent réserver un créneau à la cafétéria en un instant, s’assurant ainsi que tout le monde a assez de place pour respecter une distance de deux mètres.

Richard Boon, membre de l’équipe infrastructure et sécurité, était tout particulièrement impressionné par l’intégration d’atSpoke, qu’il utilise pour créer un nouveau système de billetterie pour le service informatique. Avant la pandémie de Covid-19, les salariés utilisaient les messages directs pour contacter le support technique. Le problème, c’est qu’ils ne savaient pas toujours qui était la personne la plus apte à répondre à leur demande, ce qui faisait perdre du temps lorsque les messages directs étaient envoyés à la mauvaise personne et n’étaient pas redirigés tout de suite.

De plus, l’équipe technique ne pouvait pas voir les demandes envoyées et leur progression. Il était impossible pour une personne d’intervenir afin de résoudre un problème et les mêmes questions étaient posées plusieurs fois. 

« Je tenais vraiment à améliorer l’échange avec le support technique. Je voulais le rendre parfait : très rapide, pas d’attente, des réponses instantanées. »

Aujourd’hui, les salariés envoient leurs requêtes de support technique via l’application atSpoke sur Slack et les requêtes récurrentes déclenchent une réponse automatique immédiate. Ainsi, l’équipe technique peut se concentrer sur les tâches importantes et les salariés ont leurs réponses rapidement. Tout le monde y trouve son compte !

Les tickets plus complexes sont automatiquement dirigés vers le spécialiste le plus apte à y répondre. L’équipe technique fournit des mises à jour et des solutions dans un fil de discussion public sur Slack, ce qui encourage la prise de responsabilité et les réponses plus rapides.

« Avant, on gardait toutes ces informations précieuses dans les messages directs Slack, mais on n’en faisait rien. Grâce à l’intégration d’atSpoke, n’importe qui dans l’entreprise peut consulter les fils de discussion traités et voir s’il existe déjà une réponse à la question. »

Lorsque Richard Boon s’est rendu compte que les temps de réponse étaient plus courts, améliorant ainsi la productivité et l’efficacité, il a étendu l’utilisation du système au service financier, au service juridique, à l’équipe produit et aux ressources humaines. Des tickets sur tous les sujets (salaires, questions juridiques, etc.) sont non seulement dirigés vers la bonne personne dans le bon service, mais aussi résolus rapidement et clairement.

« Grâce aux intégrations Slack, nous avons tout à portée de main. Les temps de réponse, la productivité et l’efficacité se sont considérablement améliorés. »

Richard BoonResponsable du support technique, Gymshark
Personnes travaillant chez Gymshark HQ

 

Passer aux réunions et aux lancements en ligne grâce à Slack 

Lorsque la pandémie de Covid-19 s’est déclarée, Slack a permis à Gymshark de passer au télétravail plus facilement, retrace Richard Boon.

« C’était vraiment un avantage d’avoir déjà mis en place l’outil. Les entreprises qui ne l’avaient pas encore installé paniquaient à l’idée de devoir échanger par e-mail et par téléphone, méthodes peu adaptées à un environnement professionnel connecté. »

Évidemment, Gymshark a dû opérer des changements drastiques sur les pratiques commerciales, et l’intégration de Zoom à Slack a joué un rôle essentiel dans son nouveau fonctionnement. 

« En tapant ‘/zoom’, on peut passer des conversations sur un canal Slack à un appel pour résoudre un problème. Cela évite d’avoir à ouvrir Zoom, de commencer une discussion, puis de chercher le bouton « Inviter ». C’est beaucoup plus rapide. »

Généralement, Gymshark lance ses nouvelles lignes de produits avec un défilé de mode interne pour que les salariés puissent se tenir informés de la prochaine saison. Il s’agit d’un événement extrêmement important pour l’équipe produit, qui doit connaître les spécificités des produits en cours de développement. En 2020, ce fut impossible d’organiser un défilé interne : Gymshark a dû trouver une solution pour le recréer à distance. 

« L’intégration de Zoom nous a permis de rassembler plus de 100 personnes de l’équipe pour une présentation virtuelle. Certains étaient dans nos bureaux, mais la plupart étaient chez eux. » 

Les participants pouvaient découvrir les produits en toute sécurité, poser des questions et donner leur avis, comme pour un lancement habituel.  Ensuite, la vidéo a été partagée dans le canal #gymshark . Tous les collaborateurs pouvaient ainsi connaître la prochaine collection sur le bout des doigts. 

Voici un exemple de la politique de transparence de l’entreprise : les salariés doivent être les premiers à découvrir les futurs projets. Elle a également mis en place un forum ouvert pour discuter et commenter, ce qui permet de renforcer l’engagement des collaborateurs et les connexions entre les services.

Suivre le rythme d’une entreprise qui se développe vite

Récemment évaluée à 1,2 milliard d’euros, Gymshark est sur une trajectoire ascendante forte. Son but est de rivaliser avec les plus grandes marques de fitness mondiales, et l’entreprise continuera à utiliser Slack pour atteindre cet objectif. Elle a déjà commencé à utiliser Slack Connect, qui étend la messagerie par canaux Slack aux personnes extérieures à l’entreprise. Cette fonctionnalité permet une collaboration sécurisée, autant pour les fournisseurs et les clients que pour les agences de création et les partenaires stratégiques. Tout cela sans quitter l’espace de travail Slack.

Au cours de ces trois dernières années, Slack est devenue partie intégrante de l’entreprise Gymshark. L’application est utilisée dans tous les services : elle facilite la communication stratégique, qui est essentielle pour cette entreprise ambitieuse. Richard Boon est convaincu que la réussite du partenariat est due aux fonctionnalités de Slack, mais aussi à sa facilité d’utilisation. « Une plateforme qui fonctionne aussi bien que Slack, c’est vraiment rare. »