Structure et conception d’Enterprise Grid

Il n’est pas forcément souhaitable que la structure de votre organisation Enterprise Grid reste fixe. Au contraire, votre organisation devrait s’adapter aux nouvelles conjonctures et changer avec le temps. En premier lieu, nous pensons que votre organisation Enterprise Grid doit refléter la structure de votre entreprise telle qu’elle est au moment de votre démarrage. Utilisez ce guide pour vous aider.


Créer une équipe de projet

Pour que tous les domaines de votre entreprise soient représentés dans le processus, composez une équipe pluridisciplinaire et demandez-lui de participer à l’élaboration de la structure de votre Enterprise Grid. La mise en commun d’idées provenant de différents départements comme l’informatique, les ressources humaines et les communications internes (ou toute autre unité opérationnelle) est un bon point de départ.

💡  Découvrez comment coordonner une équipe de lancement.


Concevoir le cadre de référence

La conception, la structure et la taille de votre organisation Enterprise Grid seront uniques. Prenez en compte les segments les plus importants de votre activité comme les divisions, les marques, les emplacements géographiques, etc. lorsque vous réfléchissez à votre Enterprise Grid. 

Une fois que vous avez élaboré votre concept, utilisez une combinaison des méthodes suivantes pour créer votre Enterprise Grid :

Votre entreprise peut tout aussi bien comporter un seul espace de travail que 1 500, ou même plus ! Voici un exemple simplifié de cadre de référence pour un Enterprise Grid :

  • Espace de travail général
    Annonces, installations, avantages, département juridique, ressources humaines et service informatique de l’entreprise
  • Espace de travail des produits et de l’ingénierie
    Recherche, développement, conception et ingénierie des produits
  • Espace de travail du marketing et des ventes
    Publicité, marketing, presse, médias sociaux et événements
  • Espace de travail de l’assistance client
    Assistance, contenu, documentation et formation des utilisateurs
  • Espace de travail social
    Canaux non professionnels consacrés à des centres d’intérêt particuliers, au lunch club, aux amateurs de fitness ou encore aux #chiens et aux #chats


❓ Espaces de travail et canaux sur plusieurs espaces de travail

Lorsque vous utilisez des canaux sur plusieurs espaces de travail, gardez à l’esprit que les flux de travail les plus simples sont les plus efficaces. Par exemple, un canal comme #commentaires-utilisateurs est parfait pour transmettre de façon régulière les commentaires de l’espace de travail des ventes et du marketing à l’espace de travail consacré aux produits et à l’ingénierie. 

Si votre processus est plus complexe et que vous avez besoin de multiples canaux sur plusieurs espaces de travail, envisagez de créer un nouvel espace de travail.  


Gérer votre Enterprise Grid

Évolution des espaces de travail

Si un espace de travail devient trop grand et perd de son efficacité, divisez-le en espaces de travail plus petits.

Il peut arriver qu’un espace de travail devienne trop petit et perde son utilité dans votre entreprise. Archivez ou déplacez les canaux dans des espaces de travail différents, puis supprimez l’espace de travail. N’oubliez pas de renommer les canaux (si cela est nécessaire) et de mettre régulièrement à jour leurs objectifs et leur thème.


Demandes de création d’espaces de travail

Même si vous avez conçu un excellent cadre de référence pour votre Enterprise Grid, vous devrez peut-être créer par la suite de nouveaux espaces de travail dédiés à de nouveaux projets ou à de nouvelles équipes. Nous vous recommandons d’autoriser les membres à demander la création de nouveaux espaces de travail. Lisez la rubrique Contrôler les demandes de création d’espaces de travail pour en savoir plus.

Remarque : présentez les nouveaux espaces de travail dans des canaux d’annonces. N’oubliez pas d’inclure une description détaillée de leurs objectifs et d’indiquer si ces espaces sont ouverts aux nouveaux membres.


Demandes de création de canaux sur plusieurs espaces de travail

Slack est plus efficace lorsque les membres sont autorisés à créer tous les canaux dont ils ont besoin pour leur travail. Ceci permet par ailleurs de renforcer la culture de collaboration et de transparence au sein de votre entreprise. Si vous limitez la création et la gestion des canaux sur plusieurs espaces de travail à certains membres de l’organisation, nous vous recommandons de créer un canal public pour superviser les demandes de création de canaux sur plusieurs espaces de travail.


Mesurer et évaluer la réussite

🏆  Définir la réussite 

Tout d’abord, identifiez ce que signifie la réussite pour les membres de votre organisation. Voici comment, par exemple, la réussite pourrait être définie :

  • Supprimer tous les cloisonnements entre les différents emplacements des bureaux
  • Faciliter la libre circulation des informations entre les espaces de travail
  • Simplifier la recherche des personnes, canaux, applications et informations
  • Faciliter la communication entre le département d’ingénierie et le service d’assistance


🔍  Évaluer les progrès

Ensuite, passez en revue les analyses de données de votre organisation Enterprise Grid pour évaluer vos progrès. Déterminez si la façon dont vous avez organisé votre Grid vous permet d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixé. Voici quelques façons de mesurer les objectifs mentionnés ci-dessus :

  • Les membres sont régulièrement actifs dans un canal sur plusieurs espaces de travail de type #tous-les-bureaux
  • Les membres envoient des messages (au lieu de lire uniquement les messages des autres).
  • Les membres rejoignent des canaux et utilisent les applis installées.
  • Les membres des espaces de travail consacrés à la vente et à l’assistance client sont actifs dans un canal sur plusieurs espaces de travail.


📈  Mesurer l’activité et examiner les analyses de données 

Consultez les mesures de l’activité et les statistiques de votre organisation Enterprise Grid pour prendre le pouls de l’entreprise. Voici quelques exemples :

  • Effectuez le suivi de l’utilisation de Slack en examinant régulièrement les statistiques de votre organisation (par exemple tous les six mois). L’objectif est de voir une augmentation du :
    • Nombre de messages envoyés
    • Nombre de fichiers chargés
    • Nombre d’applications installées et d’intégrations internes
  • En interrogeant les utilisateurs, essayez de comprendre comment Slack a amélioré la productivité de l’équipe. Posez des questions aux utilisateurs sur leur flux de travail :
    • Le temps nécessaire pour rechercher des informations
    • Le temps nécessaire pour passer d’une application professionnelle à une autre

💡  Pour en savoir plus, lisez notre article Activité des espaces de travail - Données et statistiques.

Conseil : vous pouvez créer un groupe de discussion ou faire un sondage auprès des membres pour mieux comprendre en quoi consiste leur travail et pour déterminer si le framework de votre Enterprise Grid répond à leurs besoins. Recommencez le processus autant de fois que nécessaire !

Vous avez des questions sur le lancement d’Entreprise Grid ? Contactez-nous à tout moment à l’adresse success@slack.com, nous serons ravis de vous aider !